合同管理中常見問題與應對策略探析

莊 芹

（云南省林業調查規劃院生態分院，昆明 650031）

0 引言

事業單位合同管理同單位的長遠發展之間存在著緊密聯系，故而強化合同管理對單位的發展有現實性的意義。通過合同管理可以使事業單位的內部結構得到改善、優化，并提高單位的綜合管理水平，從而使事業單位的職能得到有效發揮。此外，合同管理工作的開展還可以切實防范可能導致的經營風險。另外，科學、有效的合同管理還可以使單位的經濟效益最大化，并能有效降低單位的運行成本。因此，適時開展合同管理對單位的意義不言而喻。但以目前的狀況看，單位在其合同管理過程中依然存在一定的問題，這些問題會對事業單位的發展造成不利影響。

1 事業單位合同管理中的常見問題分析

1.1 單位合同管理制度不完善

在單位開展工作的過程中，不完善的合同管理制度通常會給單位合同管理帶來直接影響，并會對單位的經營管理、經濟效益等產生不利影響。一般情況下，合同從簽訂、審核、保管到執行的過程需要一整套完善的單位合同管理制度作為支撐，若單位缺乏完善的合同管理制度，便會給合同管理工作帶來不利影響。此外，有部分單位在合同管理制度中存在沖突以及權責不明的情況，這些情況會導致單位合同管理制度的效力無法得到充分發揮。同時，還有部分單位在開展經濟活動時，并不會選擇通過正式簽訂合同的方式進行經濟業務的往來，這樣一旦出現問題，單位無法憑借合同來維護自身的法律權益［1］。

1.2 合同簽訂前準備工作不足

在業務活動往來以及合同簽訂時，單位需要考量對方的資信狀況以及評級，只有對方信用符合要求，才可以進行合同的簽訂。單位在簽訂合同前若沒有對對方資信評級進行充分考量、審核，便有可能給單位帶來直接的經濟損失，甚至會對單位的工作開展產生極為不利的影響。另外，有部分單位在合同簽訂前雖然對資信評級進行了審查，但沒有持續關注對方的財務狀況、運營狀況，這很有可能導致合同簽訂后，對方內部出現重大變故，單位無法迅速作出反應，進而給單位的發展造成一定的經濟損失。

1.3 合同文本存在漏洞

雙方在簽訂合同前，往往傾向于使用本單位所擬定的示范合同文本，因為自身擬定的合同文本往往存在有符合自身的基本用語、條款等，更為符合自身的使用習慣，同時這也有利于單位自身的內部管理，便于單位開展相應的談判。而在簽訂合同的過程中，若使用對方的合同文本，如不仔細查看便有可能無法及時發現合同中的疏漏甚至是文字陷阱。同時，受時間因素的限制，單位在簽訂對方提供的合同文本時，往往不能及時發現存在的錯誤和漏洞，這很有可能導致合同的執行結果不利于本單位［2］。

1.4 合同履行階段缺少動態監控

許多單位在合同簽訂完成后，通常不會采取必要的動態監控措施來對合同簽訂后的執行情況進行監控。在這樣的情況下，合同糾紛發生的風險概率便會明顯增加，這會對單位的經濟利益、運行情況等造成極為不利的影響。其中，常見的因缺少動態監控而出現的問題包括書面傳輸不及時、合同內容未核實及未按相關程序變更條款等。

1.5 合同管理法律意識缺乏

在法律范疇中，具有法律效力的書面證據主要指的是與同事密切相關、內容明確、有簽名且在有效期內的原件。通常情況下，單位在合同履約的過程中，若沒有進行必要的簽字確認，便很有可能導致合同發生糾紛時無法舉證，進而使單位敗訴。此外，若合同簽訂雙方存在有應收賬款拖欠且沒能在時效期內進行訴訟也會導致單位蒙受經濟損失。因此，單位需要秉持必要的合同管理法律意識，否則很容易為此蒙受不必要的經濟損失。

1.6 專業人員素質不高

合同管理人員需要具備良好的法律知識、經濟知識及管理知識。若單位缺少具備綜合素質的人才，那么單位在合同簽訂的過程中便很難有效把握條款的內涵，這便會為單位埋下隱患。此外，合同管理人員若對合同管理工作不重視，同樣會讓合同管理工作無法充分得到落實，導致合同信息無法得到充分利用。

2 事業單位合同管理的優化策略

2.1 構建完善的合同管理制度

單位若要切實保證合同管理工作的規范化、科學化，便應該嘗試構建完善的合同管理制度，從而以制度建設為基礎，確保合同管理工作的有效性。首先，合同管理制度需要囊括資信評級、合同簽訂、合同審批、合同登記及合同備案等多方面的工作。其次，單位相關工作人員要對合同文本進行必要的規范，通過制度化建設的方式，規避文本漏洞問題。同時，進行制度建設還要相關工作人員嘗試構建相應的獎懲機制，以此來確保合同管理人員能夠嚴肅對待合同管理工作［3］。此外，因為單位自身工作規劃具有一定特殊性，這就需要合同管理制度具有一定的科學性、嚴謹性。而在對合同管理制度進行確立的過程中，單位應該確保多個部門參與合同管理制度的建立、完善。其中，單位內部的法律部門或審核部門需要作為合同的簽訂以及檢查部門，而單位內部的其他生產部門則需要配合好法律或審核部門的工作，同時做好監督工作，以此來完善單位內部的合同管理制度。

2.2 強化單位合同管理人員的培訓工作

合同簽訂前準備不足、缺少動態監控、法律意識缺乏等問題的發生同人員建設有著緊密關系。通過高效、規范的人員建設，可以切實強化對單位合同管理人員的培訓。因此，單位應該試著加強對合同管理人員的知識培訓、技能培訓，并持續提高單位管理人員的法律意識、管理意識、風險意識以及經濟意識，以此來確保單位合同管理的有效性和高效性，使單位合同管理的作用能夠得到充分發揮。

首先，單位需要加大對合同管理人員的培訓力度，并以定期培訓、定期考核的方式確保單位合同管理人員素質的提升，使其可以做好簽訂前的準備、動態監控及相關合同履行等工作。其次，單位還要強化對合同管理人員的法律知識、簽約技巧的培訓，注重對合同管理人員管理知識、經濟知識的培訓，進而提高其綜合素質。再次，單位應該注重對單位合同管理人員的考核，尤其要提高單位合同管理人員的責任意識以及工作積極性，通過競爭招聘的方式，招募一定量的優秀員工，以此來構建全面、高效的合同管理團隊。最后，單位還應根據市場環境的變化，不斷結合市場情況對合同管理人員進行風險意識培訓［4］。

2.3 強化對單位合同的風險控制

開展風險管理工作可以有效規避文本漏洞、簽訂準備不足等問題。因此，單位應充分結合實際情況，通過完善法律部門或聘請法律顧問的方式不斷提升自身的風險控制管理能力，以對客觀存在的風險進行審查、控制以及管理。然而，在單位開展合同風險控制工作的過程中，法律部門或審核部門應切實加入單位合同的審查、指導及監督工作中，尤其是前期要對單位的合同進行識別和評審，加強對合同履行的監督，避免合同風險發生。同時，相關人員還要對文本擬定、條款等進行仔細審查，以便能夠及時發現其中可能存在的風險內容。此外，在合同項目論證開始后，相關人員要參與合同簽訂的整個流程，嚴格遵循資信評級查詢、合同文本起草、合同談判、合同履行的合同管理流程，并要配合單位對合同簽訂后的執行過程開展動態監控工作。一旦發生糾紛，單位可以通過法律對其合法權益進行保障［5］。

2.4 強化合同的履行管理

通常情況下，合同履行的過程中需要應對多種類型的風險，這就需要單位切實強化對相關方面的監督管理，規避一系列風險問題的發生。在合同簽約履行的過程中，單位工作人員應及時對相關資料進行收集，確保單位管理者可以及時掌握合同的具體履行狀況。而在合同變更的過程中，單位工作人員還需要通過重新簽訂變更協議或者補充協議，以確保其合同法律效力持續有效。另外需要指出的是，合同管理人員需要對合同中的各項條款有深入的理解和認識，并幫助單位按照具體程序執行，以規避可能會出現的經濟風險和法律風險。

2.5 強化合同違約糾紛的管理

合同雙方都要受到法律的約束，若有一方存在違反合同條款的情形，便會導致違約行為的發生。此時，違約方需要賠付一定量的違約金，或是通過法律方式進行強制執行。通常情況下，單位若存在此種情況，其自身的形象便會大打折扣。因此，單位的法律部門、審核部門需要加強對合同條款的審核，以規避違約、糾紛事件的發生。若糾紛發生，則應該按照協商、仲裁和調解的方式及時解決糾紛，必要時要通過法律途徑維護單位的合法權益，積極減少單位的經濟損失［6］。

3 結語

單位合同管理工作的開展對單位自身的發展而言，有著重要的意義。因此，在日常工作開展的過程中，事業單位需要對合同管理中存在的問題進行深入考量，并以此為基礎不斷提高單位合同管理的科學性、有效性，使合同管理能夠符合單位的長遠發展需求，從而降低合同違約的發生率，繼而保證自身長遠、健康地發展。