高校電子檔案利用中的信息安全問題

文/南京中醫(yī)藥大學(xué) 種金成

一、高校電子檔案開發(fā)利用的意義

高校電子檔案一般指通過對傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔、網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)等收集形成的一種電子化形式，以計算機磁盤等載體進行存儲，可以通過現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對外提供開發(fā)利用。在校園數(shù)字化進程飛速發(fā)展的今天，電子檔案越來越發(fā)揮重要的作用，通過電子檔案的利用，不僅可以提升高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還可以對高校整體工作的發(fā)展起到推進作用。目前，隨著高校電子檔案的利用率普遍提高，其利用過程中遇到的各種風(fēng)險也越來越多，這就需要高校檔案管理部門在提高電子檔案利用率的同時，做好信息安全保障工作。

2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式實施，亮點之一就是新增了一個章節(jié)，對檔案信息化建設(shè)提出了明確的要求，其中規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用”，這可以說是新時期從國家層面指出了電子檔案利用的有效性。高校檔案管理部門也應(yīng)該以新修訂的檔案法為法律依據(jù)，做好檔案信息化工作并大力開發(fā)電子檔案信息資源，提高利用率，這對高校檔案工作的發(fā)展有著舉足輕重的意義。

二、高校電子檔案開發(fā)利用中面臨的安全因素

（一）來自外界的不可控因素。電子檔案能否安全保管和長期存儲，與周圍的環(huán)境有著密不可分的聯(lián)系，外部環(huán)境的變化時刻影響著電子檔案的存儲載體，例如，突如其來的自然災(zāi)害（雷電、暴雨、地震等）直接影響了電子檔案存儲設(shè)備的安全性，有可能直接導(dǎo)致這些設(shè)備的斷電、磁盤磁道損壞，從而致使所存儲的電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失。另外，由于電子檔案的存儲載體（介質(zhì)）使用頻率較少，從而使得設(shè)備檢測不及時，導(dǎo)致出現(xiàn)設(shè)備材料的氧化、消磁等問題，造成數(shù)據(jù)丟失，也嚴(yán)重影響了高校電子檔案的長期保管和開放利用。

（二）信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險因素。新信息技術(shù)的應(yīng)用，是保障高校電子檔案有效傳播利用的關(guān)鍵因素，電子檔案的管理及傳播利用對計算機系統(tǒng)和客戶端有著較高的依賴，如果在管理或者利用過程中出現(xiàn)了信息技術(shù)方面的漏洞，將造成檔案信息的泄密和檔案數(shù)據(jù)的被篡改，這都影響了檔案信息資源的可靠性和真實性。例如，大數(shù)據(jù)與云計算的發(fā)展為電子檔案的安全管理帶來了新的風(fēng)險，但是也為電子檔案的存儲提供了新的技術(shù)方案。同時，隨著網(wǎng)絡(luò)提供的便利性，電子檔案在進行網(wǎng)絡(luò)傳播時（不管是基于外網(wǎng)還是校園內(nèi)網(wǎng)），都會面臨網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，它們以各種形式對檔案管理系統(tǒng)、計算機操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等進行攻擊，只要有其中一項出現(xiàn)漏洞，帶來的后果不堪設(shè)想。因此，高校檔案部門需要對電子檔案的開發(fā)利用加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用。

（三）檔案人員內(nèi)部的管控因素。電子檔案的開發(fā)與利用與人員素質(zhì)有直接的聯(lián)系，高校電子檔案開發(fā)利用過程中涉及三類人員：一是電子檔案的管理人員，主要負(fù)責(zé)電子檔案的采集、整理、編目和管理工作；二是電子檔案信息的開發(fā)編研人員，主要對存檔的電子檔案進行二次或者三次編研開發(fā)，使得電子檔案成為有利用價值的形式；三是電子檔案的服務(wù)利用人員，主要負(fù)責(zé)電子檔案的對外利用工作，例如電子檔案的在線借閱、借閱審批、拷貝等工作。管理人員的信息安全防控意識強不強，直接影響了電子檔案的開發(fā)和利用安全，這也對他們的綜合能力素質(zhì)提出了較高的要求。

（四）管理制度及相關(guān)規(guī)范因素。由于高校檔案館（室）屬于事業(yè)單位內(nèi)部館（室），在管理體制機制、檔案類型、軟硬件環(huán)境、業(yè)務(wù)流程、服務(wù)對象等諸多方面，均與國家綜合檔案館有較大差異，高校電子檔案管理在參照執(zhí)行國家有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的過程中，往往會遇到諸多困難和問題，尤其是電子檔案的開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)章制度等方面缺乏指導(dǎo)性文件，使得高校電子檔案的開發(fā)利用過程不夠規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)。

（五）協(xié)調(diào)保障因素。高校電子檔案的信息安全是一個需要多層次、全方位綜合管控的過程，不僅需要技術(shù)手段，還需要依靠人的干預(yù)和多部門協(xié)調(diào)保障管理等綜合因素來實現(xiàn)。這就要求高校檔案管理部門將電子檔案的管理融入學(xué)校層面的信息化管理中，通過與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全中心等部門的合作確保檔案數(shù)據(jù)的物理和邏輯安全，如果檔案管理部門實行“閉門造車”的管理模式，一旦出現(xiàn)信息安全問題，僅憑本部門的能力來處理，往往會面臨束手無策的困境。

三、高校電子檔案開發(fā)利用的安全策略

（一）電子檔案外部環(huán)境安全監(jiān)控及存儲載體的有效管理。首先，高校檔案庫房、機房的建設(shè)要以JGJ25-2010檔案館建筑設(shè)計規(guī)范、DA/T76—2019 綠色檔案館建筑評價標(biāo)準(zhǔn)等一系列國家標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)的恒溫恒濕庫房，配備門控系統(tǒng)、監(jiān)控報警系統(tǒng)和區(qū)域保護措施等。其次，為了確保檔案載體的安全，要以檔案防火、防潮等八防要求，加強設(shè)備實體如磁盤、防磁柜等等設(shè)備的定期檢測，防止消磁問題導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，及時進行庫房環(huán)境及載體的安全評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

（二）保障高校電子檔案信息安全的高新信息技術(shù)應(yīng)用。在高校電子檔案開發(fā)利用進程中，要通過各種高新技術(shù)來保證檔案信息安全，從總體目標(biāo)來看，高校電子檔案的開發(fā)利用過程中，信息安全一直在首位，但信息安全技術(shù)在不斷變化發(fā)展，不同的技術(shù)能夠保障同一目標(biāo)的安全，一種技術(shù)也能保障多個目標(biāo)的安全，例如信息審計技術(shù)的應(yīng)用可以確保檔案信息利用流程的安全，也能夠達(dá)到安全預(yù)警的目的。為了提高電子檔案在利用過程中的安全性，檔案管理機構(gòu)應(yīng)采用多種安全防護技術(shù)，構(gòu)建全方位、多角度、多層次的安全保障體系，例如電子身份認(rèn)證技術(shù)、信息審計技術(shù)、電子文件保護技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)和數(shù)字簽署技術(shù)等。

（三）強化管理人員的風(fēng)險防范意識。高校檔案管理人員首先要從源頭上認(rèn)識到電子檔案安全工作的重要性，從思想上轉(zhuǎn)變區(qū)別于傳統(tǒng)載體檔案的管理模式，樹立電子檔案信息安全保障意識。另外，高校檔案管理部門需要強化檔案信息安全的繼續(xù)教育工作，可以通過新進人員的崗前培訓(xùn)、在職人員的繼續(xù)教育或者短期集訓(xùn)等方式，提高相關(guān)人員的檔案信息安全素質(zhì)水平。

（四）構(gòu)建有效的容災(zāi)備份及安全預(yù)警機制。容災(zāi)備份是保障高校電子檔案數(shù)據(jù)安全的重要手段，目前檔案數(shù)據(jù)信息的備份主要分為硬件備份和軟件備份，其中硬件備份是通過硬件載體（例如移動硬盤、藍(lán)光光盤、服務(wù)器等）實現(xiàn)電子檔案的備份，但是此種方式無法預(yù)防數(shù)據(jù)邏輯錯誤；另一種軟件備份是通過相關(guān)技術(shù)將電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)到備份節(jié)點的狀態(tài)，此種方式有可能會丟失一部分?jǐn)?shù)據(jù)信息。同時備份的方式也各種各樣，例如增量數(shù)據(jù)備份、全量數(shù)據(jù)備份、即時備份、定時備份等，高校情況不同，可根據(jù)實際需求定制備份方式。此外，還需要建立一套有效的高校電子檔案安全預(yù)警機制，高校信息安全預(yù)警機制的建立需要學(xué)校、網(wǎng)絡(luò)信息部門、檔案部門三個層面的協(xié)作，要建立多層次立體式的預(yù)警機制，以應(yīng)對因自然災(zāi)害、人為因素、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)因素等方面引起的安全問題，實現(xiàn)未雨綢繆，以便快速應(yīng)對突發(fā)事件。

（五）構(gòu)建高校電子檔案多維度管理機制。檔案開放利用中的矛盾并非“空穴來風(fēng)”，且這些矛盾的化解并非只是檔案部門和檔案用戶兩方面的責(zé)任。首先，高校檔案管理部門需要建立長效的電子檔案安全組織保障體系，統(tǒng)籌電子檔案開發(fā)利用過程中的信息安全工作，同時以新《檔案法》為法律依據(jù)，指導(dǎo)電子檔案的開發(fā)利用工作。其次，高校檔案管理部門需要針對檔案部門和檔案用戶制定完善的規(guī)章制度，使得電子檔案的利用有規(guī)可依，同時要構(gòu)建完善的保密規(guī)范，確保電子檔案開發(fā)利用安全。

四、結(jié)語

現(xiàn)階段，高校電子檔案的規(guī)模日漸增大，品類越來越豐富，可供利用的價值也越來越大，在進行開發(fā)利用的同時，也要時刻注意電子檔案信息安全問題。信息安全是保障電子檔案有效開發(fā)和利用的基礎(chǔ)和必備條件。高校收集、開發(fā)和利用電子檔案的目的不是讓其靜默，而是從中挖掘可供學(xué)校、師生、社會各界應(yīng)用的有價值的內(nèi)容，汲取相關(guān)經(jīng)驗從而指導(dǎo)日常工作，從而促進學(xué)校教學(xué)、科研工作的更好發(fā)展。因此，雖然推動高校電子檔案的挖掘及利用有著深遠(yuǎn)的意義，但是也要時刻警惕信息安全問題對電子檔案開發(fā)利用工作帶來的挑戰(zhàn)。只有不斷地發(fā)現(xiàn)問題、吸取經(jīng)驗，不斷的嘗試運用新技術(shù)，建立全方位、多維度的安全保障機制，才能在檔案信息化道路上走得長遠(yuǎn)。