疾控中心信息化檔案管理工作

文/泰州市姜堰區(qū)疾病預(yù)防控制中心 葛美

信息化是現(xiàn)今社會(huì)的主流，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、聯(lián)系廣等諸多特點(diǎn)。信息化浪潮觸發(fā)了計(jì)算機(jī)與多學(xué)科之間聯(lián)動(dòng)的開關(guān)，信息化迅速滲透到學(xué)校、企事業(yè)單位等各行業(yè)。疾病預(yù)防控制中心擔(dān)負(fù)著承擔(dān)政府公共衛(wèi)生職能、疾病預(yù)防控制等職責(zé)，疾病預(yù)防控制檔案是指在疾病預(yù)防與控制、健康相關(guān)因素信息管理、健康危害因素監(jiān)測(cè)與控制、健康宣傳與健康教育、疾病病原生物檢測(cè)和物理/化學(xué)因子檢測(cè)、應(yīng)用研究及業(yè)務(wù)指導(dǎo)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖像以及其他不同形式的歷史記錄載體。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式已無(wú)法滿足現(xiàn)階段的辦公信息化工作需求，建立疾控中心檔案信息化系統(tǒng)勢(shì)在必行。

一、檔案管理信息化的意義

（一）檔案管理信息化的重要性。檔案管理信息化是指合理地運(yùn)用信息化的技術(shù)、信息化管理系統(tǒng)的平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的價(jià)值挖掘，拓寬檔案信息的來(lái)源渠道，準(zhǔn)確把握各種檔案信息，對(duì)各種類型的檔案集中管理。檔案管理信息化是基層疾控中心面對(duì)信息化發(fā)展的形勢(shì)所作出的積極回應(yīng)，是推動(dòng)檔案管理改革的重要選擇。檔案管理的信息化能解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存存在的檔案室空間不足、檔案易損壞丟失等問題，強(qiáng)化檔案管理，為檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展提供支撐。新形勢(shì)下，構(gòu)建高效、便捷、共享的疾控中心信息化檔案管理系統(tǒng)，有助于做好疾控中心檔案資料的分類整理及收集，將一些老檔案請(qǐng)出“深閨”，用好、用活各種檔案資源，釋放新的動(dòng)能，實(shí)現(xiàn)各部門工作“共贏”。信息化的檔案管理能夠在信息收集、加工、處理的時(shí)候，嚴(yán)格把控檔案的準(zhǔn)確性，提供真實(shí)而又全面的信息，助力檔案管理工作量質(zhì)齊升。

（二）檔案管理信息化的必要性。檔案管理的信息化是全面推進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量的重要保證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案在管理、查詢時(shí)，需要消耗大量的人力、時(shí)間，過程較為漫長(zhǎng)，工作較為繁雜，容易造成諸多問題。面對(duì)海量的數(shù)據(jù)，檔案人員可以通過信息化的方式，及時(shí)收集、整理資料，挖掘數(shù)據(jù)、分享利用資源，分類管理以便于開發(fā)利用數(shù)據(jù)。信息化的運(yùn)用有利于有效地節(jié)約時(shí)間，提升工作人員的工作效率，獲得事半功倍的成效。在信息化時(shí)代，只有妥善運(yùn)用好信息化管理方式，才能更好地契合疾控工作不斷變化的需求，成為推動(dòng)疾控工作發(fā)展的主力軍。因此，要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，重視檔案管理信息化的重要作用，深入剖析、多措并舉，助推疾控中心檔案管理改革的發(fā)展。

二、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善。俗話說(shuō)，不以規(guī)矩，不能成方圓。疾控中心想要做好檔案管理工作，就必須有它的“規(guī)矩”，循規(guī)蹈矩，按章辦事。然而，目前筆者所在單位姜堰疾控中心在檔案管理方面沒有全面詳實(shí)的綜合管理制度，沒有在檔案管理工作改革中實(shí)施扎實(shí)有效的措施，組織保障未完全到位；沒有明確落實(shí)考核要求，下發(fā)硬性任務(wù)，落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，予以定期督查，這是制約中心檔案管理改革發(fā)展的關(guān)鍵“瓶頸”之一。在人員培訓(xùn)方面，中心沒有出臺(tái)明確的管理規(guī)范，檔案管理工作人員缺少自我管理意識(shí)，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)。只有建立和完善嚴(yán)密的規(guī)章制度、嚴(yán)格的考核才能促進(jìn)疾控中心檔案管理部門和個(gè)人重視、落實(shí)責(zé)任，推動(dòng)中心檔案管理工作改革，保障檔案管理工作發(fā)展向好。

（二）檔案管理認(rèn)識(shí)滯后。疾控中心肩負(fù)著疾病的預(yù)防、控制等多項(xiàng)重要的責(zé)任，關(guān)乎千家萬(wàn)戶，其檔案管理更是中心能夠有序地開展各項(xiàng)工作的前提。但由于檔案管理工作與中心考核沒有直接關(guān)系，疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)常常忽視檔案管理工作對(duì)中心其他各項(xiàng)工作的“輻射”作用，沒能很好地站在全局高度，將檔案管理工作納入整個(gè)中心的全局工作規(guī)劃，檔案管理改革這一工作僅僅被局限在一個(gè)小小的圈子。檔案管理信息化改革也就處于滯后的狀態(tài)，發(fā)展愈發(fā)艱難，無(wú)法真正迎合新時(shí)代檔案管理工作的需要。同時(shí)，檔案管理工作者對(duì)信息化檔案管理工作的認(rèn)知也存在諸多問題，有的檔案管理者沒有專業(yè)的知識(shí)指導(dǎo)，自身發(fā)展遭遇“瓶頸”、無(wú)法滿足檔案管理發(fā)展的新需求；有的管理者對(duì)自身的工作認(rèn)知不足，信息化意識(shí)、自我發(fā)展意識(shí)匱乏，固守自己的老方法、老路子；還有的責(zé)任意識(shí)不明確，缺乏干勁、疲于應(yīng)付，這些問題匯聚到一起，嚴(yán)重掣肘了檔案管理改革的進(jìn)程，削弱改革的成效。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、人才匱乏。建好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，才能筑牢疾控中心工作高質(zhì)量發(fā)展的基石。基礎(chǔ)設(shè)施薄弱是制約疾控中心檔案管理的發(fā)展、影響改革效果的堵點(diǎn)和難點(diǎn)。目前姜堰疾控中心檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還一直處在摸索中，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，信息化建設(shè)的內(nèi)容未能夠完全得到落實(shí)，信息化進(jìn)程緩慢。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理改革的重要保證，只要疏通“堵點(diǎn)”，抓好“硬件升級(jí)”，補(bǔ)足基礎(chǔ)設(shè)施的短板，疾控中心檔案管理改革的活力就能被激發(fā)出來(lái)。信息化作為推進(jìn)中心檔案管理改革的必由之路，需要我們清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作總的來(lái)說(shuō)是一種“以人為中心”的工作。人才則是助推檔案管理工作高效運(yùn)行的內(nèi)生動(dòng)力。檔案管理人員需要的是既懂信息化檔案管理又懂疾病預(yù)防控制等相關(guān)知識(shí)的復(fù)合型人才。近年來(lái)，姜堰疾控中心通過相關(guān)措施，一定程度上優(yōu)化了檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)，整體素質(zhì)有了一定的提高，但是真正具有較高的疾控中心信息化檔案管理水平的人才較為缺乏。目前，中心的檔案管理工作隊(duì)伍還缺乏專業(yè)性、科學(xué)性的指導(dǎo)，工作人員綜合能力不強(qiáng)，部分人員有心無(wú)力，一定程度上阻礙了中心檔案管理變革前進(jìn)的步伐。

三、檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變理念在思想上“破冰”。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，決定和指導(dǎo)行動(dòng)。檔案管理工作想改革，思想一定要先解放。疾控中心的管理者應(yīng)當(dāng)樹立正確的檔案管理觀，主動(dòng)在思想上“破冰”，與時(shí)俱進(jìn)；要充分認(rèn)識(shí)和重視檔案的價(jià)值與作用，尤其是檔案的潛在作用，結(jié)合實(shí)際情況，加大重視程度、加深創(chuàng)新力度，多措并舉助推信息化在檔案管理中的重要作用，落細(xì)落實(shí)每項(xiàng)任務(wù)，落實(shí)檔案管理目標(biāo)任務(wù)；建立健全周密的檔案管理制度以規(guī)范管理檔案工作；提高對(duì)檔案管理的關(guān)注度，加大檔案管理信息化的宣傳力度，提升檔案管理工作者的配合；建立獎(jiǎng)懲制度提升工作者的積極性、主動(dòng)性；充分發(fā)揮組織作用，定期組織集中學(xué)習(xí)和思想交流，在潛移默化中提高工作人員的思想認(rèn)知，提升集體的團(tuán)結(jié)力、凝聚力，繪就檔案管理改革最大同心圓。檔案管理工作者們要牢固樹立責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，守好檔案的收集、整理、利用、鑒定等每一個(gè)環(huán)節(jié)，為檔案的有效利用奠定基礎(chǔ)；要遵守職業(yè)道德素質(zhì)，熱愛工作，積極主動(dòng)提供、利用檔案，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值；要增強(qiáng)覺悟，改變觀念、重視管理，自覺學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)，鉆研檔案管理新技術(shù)，確保人員不斷充電，助力自身“續(xù)航”能力。

（二）加強(qiáng)疾控中心檔案管理的軟硬件建設(shè)。配備齊全檔案管理所需的硬件設(shè)施是檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐。在疾控中心檔案信息化管理工作中，采用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，不僅能夠促使檔案管理與分析的精準(zhǔn)化，而且能夠顯著減少檔案管理工作的人力資源耗費(fèi)。檔案信息化管理主要是電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行，須配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、移動(dòng)硬盤和安全設(shè)備等。此外，通過建立疾控中心檔案管理軟件系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類檔案資源的管理，包括檔案的接收、管理、查閱、統(tǒng)計(jì)、共享，通過多模塊的設(shè)計(jì)，深度整合、加工有參考利用價(jià)值的檔案信息，盤活“資料庫(kù)”，滿足檔案管理工作中所遇到的多種需要，最大限度地發(fā)揮檔案的效能。

（三）抓好檔案管理人才培養(yǎng)。人才是支撐改革發(fā)展的第一資源。做好檔案管理信息化建設(shè)，需要適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展變化要求的新型管理人才，需要其不斷加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新。疾控中心要注重檔案管理工作者的“造血”功能，聚焦人才隊(duì)伍的建設(shè)，補(bǔ)足人才發(fā)展的短板，夯實(shí)檔案管理改革高質(zhì)量發(fā)展的根基。要根據(jù)崗位工作需要，明確知道需要怎樣的人才，“對(duì)癥下藥”加大投入招引人才，聚才而用之；要適度解放思想，聚焦中心發(fā)展需要，制定新的人才評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，招攬真正適合的人才，不能把某些硬性指標(biāo)作為衡量人才的唯一標(biāo)準(zhǔn)。人才引進(jìn)來(lái)后，并非“高枕無(wú)憂”了，關(guān)鍵還要“留得住”，要讓人才有“賓至如歸”的感覺，在日常生活中給予人才必要的支持，讓人才有歸屬感，在工作上建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓人才更有獲得感，這樣他們才能有扎根基層、發(fā)光發(fā)熱的信心。要適時(shí)開展人才的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，多途徑、多方式對(duì)其開展專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓其盡快提高自身綜合素養(yǎng)，從而適應(yīng)當(dāng)前的疾控檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，為疾控中心檔案管理的發(fā)展積蓄新活力、增添新動(dòng)力。