縣級公安機關檔案管理數字化策略分析

文/甘肅省莊浪縣公安局后勤管理服務中心 張珺珠

檔案數字化建設，就是采用數據庫、計算機等信息技術，將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，通過大數據技術針對檔案內容實施分類和整理，構成完善的檔案數據庫。縣級公安機關數字化建設，不僅能夠為公安機關檔案長期儲存、檔案快速發展、檔案查詢等服務提供便利，也能促進縣級公安機關檔案的規范化、有序發展，保證縣級公安機關更好地服務于各個行業，提高工作效率，為提高人民群眾生活質量奠定基礎。

一、檔案數字化建設分析

（一）檔案數字化內涵。檔案數字化建設，就是將計算機技術與檔案工作結合起來，利用先進的信息技術將紙質檔案轉變為數字化檔案，從而提高檔案查詢和應用的便利性。檔案數字化建設，能夠為人們提供直觀、全面的檔案信息，提高了檔案管理和應用的安全性。當前階段，信息技術改革發展速度快，不僅要求縣級公安機關檔案管理向數字化建設方向發展，也能為數字化建設提供豐富的技術支持。數字化檔案建設中，常用的技術為數據壓縮、高速掃描等，從而有效實現了紙質檔案向數字化檔案的轉變，同時利用大數據技術提高了檔案管理效果。

（二）檔案數字化建設的內容。1.檔案管理的數字化建設。實現檔案管理的數字化建設，就要轉變傳統檔案管理的工作手段，通過數字化管理模式創新檔案管理措施。在傳統紙質檔案管理工作中，主要依靠人力針對檔案信息進行收集、整理、歸納和應用，由于人力操作工作效率較低，工作量過大也會造成人工操作的失誤，不利于保證檔案管理的質量。檔案數字化將紙質檔案轉變為電子文件檔案，然后儲存在計算機中，檔案管理人員只需要通過計算機技術就能查找所需的信息，并且也能有效率地開展檔案管理。采用互聯網技術，能夠實現檔案信息的共享，在數字化檔案建設中，管理人員要針對檔案內容進行分類和儲存，從而提高檔案管理的規范程度，完善搜索關鍵詞、維護計算機安全性等功能，同時也是構建數字化檔案建設的關鍵舉措。2.當前階段，采用先進的信息技術，能夠將數字化檔案管理的優勢發揮出來，將傳統紙質檔案管理的問題暴露出來，提高管理效果。在檔案數字化建設過程中，要實現檔案資料快速轉變為數字化資料，常用的手段就是人工錄入和掃描儲存兩種方法：掃描存檔方式的準確度更高，能夠保證檔案內容的準確性。人工錄入也是保證紙質檔案轉變為電子檔案的重要手段，不過錄入效率較低。

二、縣級公安機關數字化檔案管理中存在的問題

信息技術的發展，使縣級公安機關檔案管理數字化發展進程加快，也促進了檔案管理模式的優化及創新。當前階段，縣級公安機關的檔案管理中，依然存在很多問題。

（一）檔案管理人員缺乏信息化意識的滲透，綜合素質較差。針對幾個縣級公安機關的檔案人員進行調查和分析，發現沒有配備檔案專業及信息技術專業的人才，所有檔案員都是在崗前進行了短期培訓，因此缺乏完善、專業的檔案技術，信息化操作水平較差。還有一些縣級公安機關中只有1名檔案管理人員，甚至還存在著檔案員身兼多職的情況，由于精力有限，且缺乏信息技術意識，從而導致縣級公安機關中依然采用傳統的檔案管理模式，不具有合理應用數字化檔案管理的意識，無法實現對檔案管理的優化和創新。

（二）檔案管理基礎較差，缺乏保障。當前階段，縣級公安機關的檔案管理重視程度較差，對數字化檔案管理機制和信息建設水平等都缺乏全面的認知，不重視檔案數字化、信息化建設的重要性，導致遲遲沒有針對數字化檔案建設進行合理的規劃，未能給予充足的人力、資金保障，嚴重阻礙了檔案管理數字化發展。縣級公安機關在檔案管理實踐的時候，缺乏信息技術的建設，且當前采用的計算機設備、人才團隊等都無法滿足數字化檔案的管理需求，阻礙縣級公安機關數字化建設的發展。

（三）數字化檔案管理推廣效率較差。檔案管理數字化建設中，縣級公安機關及其下屬單位的各部門發展水平不統一，導致檔案信息資源無法合理歸納，出現了信息壁壘。由于對信息資源的重視度不夠，缺乏完善、科學、有效的信息資源應用對策，導致大多數資源出現了閑置的情況，無法保證信息資源的有效利用。各地區公安檔案信息系統構建后，無法針對其持續進行研發和創新，也未能針對檔案資源實施深入開發和研究，導致檔案信息遠程管理的共享機制無法發揮積極的作用，因為采用傳統的檔案管理措施，阻礙了縣級公安機關數字化管理的發展。

三、促進縣級公安機關檔案管理數字化建設的對策

在縣級公安機關的發展中，需要認識到檔案管理的重要性，優化檔案管理對策，將檔案管理的核心價值和作用發揮出來，促進檔案管理數字化發展水平，制定完善、科學的管理對策，提高檔案管理效果。

（一）構建完善的管理系統。以檔案管理數字化發展作為基礎，積極開展資源整合和數據共享。檔案數字化管理需要以計算機網絡作為基礎，要重視信息化系統的應用，做好提前的規劃和準備，加強頂層設計，制定統一的領導方案、管理路徑和管理框架。在縣級公安機關中統一規范信息化檔案管理系統，制定完善的科學管理機制和標準體系，針對管理各個細節和流程進行分析，將檔案管理的內容通過信息化管理系統呈現出來，采用科學、有效的管理機制和工作標準，規范管理人員的檔案管理技術，通過各種管理手段實現對檔案內容的篩查、利用、分類等工作，通過制定完善的管理模式，促進檔案信息管理、收集、儲存的信息化水平。

舉例來說，福建的公安機關，2012年就構建了完善的檔案信息系統，完善了檔案流程、標準管理內容，充分發揮了數字化檔案資源有效管理的對策。

（二）做好檔案管理的提前規劃。應構建完善、統一的檔案信息管理平臺，檔案資源建設和管理需要縣級公安機關制定合理的對策。縣級公安機關要將檔案管理的數字化建設納入機關單位的重點發展項目中，通過組織領導力量，通過深入調查制定完善的檔案管理對策，推動數字化檔案建設的水平，構建電子政務、本地智慧城市等系統，促進縣級公安機關的信息化全面發展。加強檔案管理的基礎設施建設，加大資金的投入力度，促進管理技術的完善性，合理投入硬件設備，為檔案數字化建設營造良好的發展環境。

要想提高縣級公安機關檔案管理信息化發展水平，就要做好檔案管理工作的整體規劃，避免重復操作導致工作效率降低，影響檔案管理信息化建設的穩定發展。考慮縣級公安機關資金不足、人為因素等影響，可采用分步走的管理對策，促進數字化檔案建設進程。規范程序要求構建案卷以及卷內文件的數據目錄，符合條件的就要實施數字化建設。從2018年到2020年期間，福建公安機關部門采用計件方式聘請專業人才的輔助，一共整理了8730條案卷目錄和10238條文件級目錄，不過由于缺乏專業人才，導致檔案管理質量較差，因此需要積極做好檔案管理的規劃，要求在2024年底，實現縣級公安機關中紙質傳統檔案轉化電子檔案率達到100%。在檔案管理數字化建設中，要做好全案規劃和部署，規范數字化檔案管理工作標準，將工作任務外包給專業的檔案管理企業，提高管理成效。

（三）構建專業的檔案管理團隊。隨著檔案管理數字化建設水平的發展與進步，給檔案管理人員的專業水平提出極高的要求。要提高檔案管理人才團隊的構建，就要配備專業的信息化人才保障機制，提高縣級公安機關檔案管理水平。

縣級公安機關需要按照信息化檔案管理需求，引進復合型檔案管理人才，構建一支專業化檔案人才團隊，要豐富年輕的人才力量，開展更多培訓，為其提供升職和發展的機會，調動工作人員的工作積極性和工作熱情，滿足崗位的需求。通過制定完善的培訓機制，加強檔案工作人員的培訓，提高管理人員綜合素質和管理水平，從而提高縣級公安機關檔案管理水平，為打擊犯罪、加強社會治理服務提供保障，促進檔案資源的合理應用。通過信息技術，以及檔案管理系統的應用，充分提高資源的應用率，充分發揮檔案的應用價值，提高縣級公安機關檔案管理的創新水平。

四、結語

在檔案管理的信息化建設中，數字化對策的應用是最佳選擇，數字化建設也是向信息化發展的必備條件，要保證縣級公安機關檔案管理的效果，就要認識到數字化檔案建設的重要性，針對其中存在的問題進行分析，制定合理的改善措施。隨著信息技術的發展，縣級公安機關要順應時代的發展，堅持問題導向的改革措施，針對問題制定合理的改善對策，促進檔案管理數字化建設，為公安機關更好地向社會各界提供服務做好保障。