食品經營許可檔案管理問題分析與對策研究

文/山東省萊陽市市場監督管理局執法大隊 王星妹

政府部門在食品安全領域投入了足夠的重視，強調針對國家食品安全體制和規制進行必要的優化改革，以最大限度地保障食品安全。以此為背景，食品安全規制相關的職能被從衛生部轉移到了國家食藥總局的職能范圍內，不僅如此，食藥總局還對原本分屬不同單位的食品安全規制方面的職能進行了整合。《食品經營許可管理辦法》的實施，進一步規范和完善了食品經營許可的內容，要求有關部門進一步做好食品經營許可檔案管理工作。

一、食品經營許可概述

《食品安全法》的修訂和完善，對于食品經營許可提出了新的要求，強調國家對食品生產經營實施相應的許可制度，所有從事食品生產、銷售等相關服務的人員和機構都需要依照相關程序，獲取食品經營許可。食品經營許可適用于以下經營者：一是在網上開設的，從事食品銷售和餐飲外賣的店鋪，如美團、餓了么等餐飲平臺上的店鋪，都需要取得食品經營許可；二是食品店、超市、綜合商場、品牌食品專業店、自動食品售貨等；三是從事食品批發、零售的經營者；四是現制現售的手工食品經營者。

二、食品經營許可檔案管理問題

依照國家食藥總局的統一部署，在全國范圍內，推動了食品經營許可工作的實施。相關調查數據顯示，全國大中城市和主要區域都已經全面推進了食品經營許可相關事項，也取得了較為理想的成果，但是，也暴露出不少問題：

（一）制度不全。《食品經營許可管理辦法》第四十三條明確規定，所有縣級以上，從事食品和藥品監管的組織機構，需要結合實際情況，對相應的食品經營許可檔案管理制度和規范進行完善。以完善的制度作為支撐，推動食品經營許可辦理環節的相關資料以及發證情況及時歸檔。現階段負責相關工作的是縣市區級食品藥品監督管理局，如果上級部門在相關工作實施的過程中，沒有提出具體可行的指導意見，僅單純依靠基層部門掌握的權利和資源是很難制定出科學的規章制度，即便完成了制度的制定，也可能出現不同地區采用不同標準的問題，影響了后期數據信息的整合與共享。

（二）任務繁重。很多地區的食品藥品監督管理局在實施食品經營許可檔案管理的過程中，都面臨著管理任務繁重的問題。以杭州蕭山區為例，曾在全區范圍內開展了食品經營許可，到當年年底，已經受理的相關事項接近8000項，而每一項的案卷平均達到了20頁，想要完全依照相關規范的要求開展檔案管理工作，至少在當前基層工作人員有限的情況下，很難實現。

（三）檔案分散。對當前我國食品經營許可證進行分析，可以發現其包含了兩個方面的內容，分別是食品流通許可證和餐飲服務許可證。國家食藥總局對此做出了明確規定：原本的許可證在有效期內可以繼續使用，不需要換發，而其有效期為三年，這也表明在食品經營許可相關工作啟動的最初三年的時間內，市場中會出現三種不同許可證同時存在的現象，給管理工作增加了難度。同時，在改革措施落實前，食品流通許可證與餐飲服務許可證分別由不同的單位和部分負責。不同部門對于檔案管理工作要求不一致的情況下，想要對現有的存量檔案進行收集和整理，存在很大難度。

（四）利用不足。食品經營許可可以看作是政府相關部門對食品經營相關行為的規范和約束，是保障食品安全的一道非常重要的門檻，而在許可申請、辦理以及證件頒發的過程中，會產生數量龐大的檔案資料，能夠為有關部門監督食品經營主體的行為提供參考和借鑒。但是就目前來看，在前期建檔工作管理不當、進度不統一、數字化程度相對較低的情況下，缺乏對檔案資源的有效利用。

三、食品經營許可檔案管理問題的解決對策

（一）完善歸檔制度。想要做好食品經營許可檔案管理工作，需要對食品經營許可行為進行規范，對許可事項及時公示，對辦事流程進行完善，確保相關制度可以被一次性告知。同時，應該對食品經營許可文書的制作進行規范，不斷提升工作人員的專業能力和職業素養，對于一些關鍵環節應該加強管理，包括經營者提交的申請材料受理、相關文書制作的現場監督管理以及相應的審批審核等工作，通過這樣的方式來確保檔案管理工作的順利實施。有關部門需要結合《食品經營許可管理辦法》的要求，對相應的歸檔制度進行健全和完善，為食品經營許可檔案管理工作提供相應的制度保障，不過結合實際情況分析，基層檔案管理制度在面對更大范圍的檔案數據整合利用需求時，表現出了很大的局限性，需要省市相關部門加快食品經營許可檔案規范管理指導意見的制定，從宏觀層面進行規范和統一。

（二）推動事務外包。檔案管理工作量巨大，如果單純地依靠現有的管理人員，并不能很好地滿足檔案管理工作的需求。針對這樣的問題，建檔單位應該及時對自身的觀念進行更新，采用服務外包的方式，將食品經營許可檔案管理相關的事務外包為第三方機構，彌補自身人力資源短缺和專業能力不足所帶來的檔案管理方面的缺陷。在外包環節，必須加強對服務機構資質及信譽的審查，簽訂完善的保密協議，以確保不會發生檔案信息的泄漏。

（三）優化歸檔方法。應該對相應的歸檔方法進行優化，依照“先理增量，后清存量”的方式，針對檔案建設工作進行適當和步驟劃分。對于相關政策全面落實后產生的申請和文件，需要優先處理，做好相應的建檔工作，借助數字化掃描等形式，將其錄入計算機系統中，做好上傳和歸檔。增量處理完成后，再針對原來的食品流通許可和餐飲服務許可檔案進行整理。想要確保歸檔工作實施的有效性，有關部門必須將申請主體本身的性質以及經營規模等因素考慮在內，做好分步歸檔，例如，杭州蕭山區采用的是先針對企業和事業單位食品經營許可文件資料進行整理和歸檔，然后再對個體工商戶食品經營許可文件資料進行歸檔的方式，保證歸檔工作的有序實施。

（四）引入先進技術。想要促進檔案利用率的提高，需要積極引入信息技術，促進檔案管理工作數字化水平的提高。建檔單位必須時刻關注存量檔案的數字化工作，做好增量檔案數字信息采集。伴隨著行政許可網上申報以及“最多跑一次”等便民措施的貫徹落實，申請人可以通過網絡完成相關文件資料的提交，食品經營許可電子檔案可以從審批系統中獲取，完成電子化歸檔。有關部門在推動食品經營許可檔案數字化的過程中，一方面，可以借助市場監督管理系統，掌握企業登記檔案、企業信用信息等；另一方面，應該加強與其他部門檔案資源的共建共享，將智慧檔案的作用充分發揮出來。

（五）重視檔案利用。電子檔案在編制、檢索和共享等方面存在較大的優勢，在實施電子歸檔的過程中，應該提前構建相應的開發利用模式，從服務對象的角度，做好相應的用戶分類工作，依照內部服務和外部服務兩個方面，定向提供食品經營許可檔案信息。內部用戶可以細分為食品監管、信息協同共享，外部用戶則可以分為許可申請單位、公檢法辦案機關、公眾以及社會經濟活動等，檔案查詢系統可以對不同用戶群體進行識別，提供不同類型的服務。

四、結語

總而言之，食品經營許可檔案管理工作關系著相關文件信息的管理，能夠為后期的經營者資質查詢、申請資料審核等提供數據信息支持，是開展行政復議和訴訟的重要證據，也是食品安全日常監督執法的依據，需要得到有關部門的重視，對檔案管理中存在的問題進行分析和解決，促進檔案管理效率和效果的提高。