大數據時代人事檔案管理信息化建設分析

文/青島市衛生健康人才發展中心 丁夏 程燕霞

人事檔案在整個系統或組織運行中發揮著不可或缺的作用，能為人力資源管理助力。管理人員應借助大數據技術的優勢，在人事檔案管理建設中融入信息化的概念，提高數據信息的安全性和利用率。

一、人事檔案管理信息化建設的必要性

隨著技術的不斷進步，大數據信息時代逐漸出現在人們的面前，并給我國的各項事業帶來了巨大影響。大數據時代引發當前社會結構不斷改革，是當前社會發展的必然趨勢。人事檔案管理能否和大數據信息進行一次成功的“親密接觸”，是眾多學者目前關注的焦點問題。隨著我國經濟快速發展，社會大眾生活水平不斷提高，事業單位人事檔案管理面臨著改革創新，傳統的事業單位人事檔案管理模式已經滿足不了新時期大數據信息時代事業單位的發展要求，如何利用大數據來實現人事檔案管理的發展，是我們需要探索的重要課題。

首先，大數據信息化的檔案管理模式能克服紙質版檔案管理的諸多弊端，為人才決策工作提供助力，保障人才戰略落實效果，增強組織的可持續發展能力。其次，大數據信息化檔案管理可以提升人事信息互聯的效果，提高人事部門掌握檔案信息的速度和質量，保障人事檔案調動的科學性。最后，實現大數據信息化檔案管理，可以提高檔案管理的存儲和運用的效率，加快人事檔案現代化管理的速度。從我國人事檔案管理現狀來看，由于人事檔案具有較高的保密性，且利用范圍小和利用率低的特點，傳統的人事檔案管理制度已經不能適應當下我國經濟發展的需要，人事檔案管理進行改革是勢在必行的。傳統的人事檔案管理制度利用范圍主要是黨政機關和行政事業單位，隨著我國社會主義經濟體制改革的深入和非公有制經濟的迅速發展，非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等單位也成為吸納高層次人才資源的重要渠道。與此同時，行政事業單位的人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，有些行政事業單位人員由擁有“鐵飯碗”逐漸轉變為“社會自由人”，主要通過市場機制的作用使行政事業單位工作人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織。而市場化配置人力資源又加快了人員的流動頻率。據此，再使用傳統的人事檔案利用制度顯然不能適應現代人力資源的開發需要，這是擺在我們面前亟須解決的現實問題。因此，對人事檔案管理進行大數據信息改革勢在必行。

二、大數據時代人事檔案管理信息化建設的措施

（一）加強宣傳工作，提升管理能力，優化服務意識。檔案管理工作既是一項業務性很強的工作，又是一項要求很高的服務性工作，做好宣傳工作，增強意識尤為重要。要借助宣傳工作加強工作人員對檔案信息化建設重要性的認識，還要按照檔案管理工作規程和工作性質要求，經常組織工作人員學習新知識，新技能。另外，從事檔案管理的工作人員不僅要有扎實的業務功底、管理能力，還要有較強的服務意識，不斷更新知識，以適應大數據信息時代對檔案管理人員的要求。在建設大數據信息化平臺時，要注意發揮技術優勢，達到資源共享的目的。在人事檔案管理中融入信息化的理念。

（二）以材料為依托，建立數據庫。建立數據庫，對檔案材料的長期保存至關重要。傳統的檔案管理模式較為落后，依靠人工的形式。一是紙質檔案資料較多而且容易受到外界環境的影響，包括氣候、溫度、濕度、檔案室條件的影響。二是隨著檔案的保存年限，調檔閱讀的次數，檔案文本會受到污染，遭到不同程度的污損和腐蝕，難以長期保存。三是溫度的高低，空氣環境潮濕的影響，會促使紙質材料水解，字跡洇化、風化，建立數據庫可以有效地保護檔案材料長期存放，解決了紙質檔案在保存上存在的許多弊端。四是大數據技術可以將檔案材料進行分類，進而做好編目、檢索的工作。另外，大數據技術的應用可以促進檔案管理工作的信息化和數字化。

（三）培養管理人員，提高管理素質。檔案管理工作是一項業務性很強的工作，同時也是服務性很強的工作，培養一名合格的檔案管理人員，提高檔案管理人員的素質尤為重要。這就需要從事檔案管理的工作人員要練好內功，具備扎實的業務技能、較強的管理能力、一流的服務意識。增強檔案為社會服務理念，及時有效地為檔案利用者提供有效的檔案信息，熱情周到細致的優質服務，盡最大努力讓檔案利用者滿意。在為檔案利用者服務程序上變繁為簡，在手續完備的情況下盡量簡化查閱手續，多為檔案利用者著想做好服務窗口的工作。

（四）加強紀律約束，提高保密意識。檔案管理工作具有很強的保密性。不管是人事檔案還是技術檔案都是國家機密，檔案管理人員必須謹記保密條例，嚴守秘密。一個合格的檔案管理人員，必須具有為黨、為檔案利用者負責的意識，不斷提高自身政治素質和專業技能，加強政治責任感，把人事檔案工作看作是一項重要的政治工作，堅持原則、遵守紀律、保守秘密。新時期加強人事檔案的管理與利用是一項十分重要的工作，因此，需要不斷創新工作思路提高工作能效和工作質量，以推進檔案管理工作上一個新臺階。

三、新時期檔案管理應注意做好以下幾個方面的工作

（一）樹立責任意識。檔案管理工作，是人事工作中的重要組成部分，檔案管理工作人員應牢記黨組織的囑托，負責任地管理好各類檔案材料。忠于職守，具備做好檔案管理工作的責任心和使命感，堅持原則、嚴守制度、盡職盡責地管好用好檔案資料。

（二）樹立奉獻意識。檔案管理工作具有人事工作的特殊性、隱蔽性、保密性，因此，要求從事這項工作的人員必須具備較高的政治素質和耐得住寂寞的良好工作態度，不張揚而默默無聞地工作。

（三）樹立服務意識。檔案管理工作是一項內部的服務性工作，要求工作人員要樹立全心全意為利用者服務的思想，耐心細致的工作作風，時時處處為利用者著想，認真負責地做好檔案管理和利用工作。堅持在做好保密工作的前提下，積極主動、熱情周到地為組織人事部門和檔案利用者提供最優質的服務。

（四）樹立保密意識。檔案管理工作與人事管理工作密切相關，工作人員應該謹言慎行，保密意識一刻不能放松，嚴格按照《保密條例》和保密工作要求及規定接收、鑒別、整理、保管、轉遞和銷毀檔案材料，以確保檔案材料及信息的絕對安全。檔案管理工作繁雜瑣碎、枯燥單調，很容易出現差錯和失誤，因此，在工作中必須保持高度的責任心，才能減少失誤和差錯。不辜負黨組織的信任。

（五）不斷學習注重專業修養。檔案管理工作也是一門學問，也有不斷提高的空間，若想做好這項工作，必須不斷學習。因此，在工作中必須注重自身專業知識水平的提高，通過自學、參加培訓等方式不斷充實自我，熟知檔案管理工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理方法，提高工作效率和檔案管理水平。檔案管理人員在信息化建設中發揮著重要的作用，所以還應提高他們的工作能力，建設高素質的人才隊伍。進行定向培養工作，提高人員的業務能力和工作水平。只有業務知識量充足了，專業技能過硬的管理人員才能提高信息化建設的效率，才能勝任在大數據信息時代賦予我們管理人員的數據和信息資源。與此同時，檔案管理人員還應該具備良好的職業素養，提高對本職崗位的熱愛，只有熱愛本職崗位才能做好這項管理工作。值得注意的是，應以人事檔案管理信息化建設中存在的問題為基礎，為管理人員提供有針對性的指導，引導管理人員把理論知識和實踐經驗進行整合，確保能在第一時間發現問題，并能找到對應的處理整改措施，提升信息化建設的先進性。

四、增加資金投入，完善建設工作

以國家對檔案建設的相關要求為基準，增加對人事檔案管理信息化建設的經濟投入，根據信息化的運行標準，配置專業化的設備，建立人事檔案電子檔案，為人事檔案發展提供堅實的保障。在人事檔案信息管理時，要發揮數據庫的內在價值，及時采集和匯總各項人事數據，形成動態化的管理模式，這樣能提高人事檔案的完整性、利用率。為進一步提升檔案的價值，要細化并規范檔案管理工作的細節。如果想完成動態化的檔案專業的管理模式，必須增加資金的投入量，引入高新科學技術的設備以及專業的數字化人才，提高人事檔案數據的可靠性和利用率。在資金的助力下，人事檔案的電子信息化程度才會大大加深，為人事檔案管理工作提供切實的技術和人才保障。

五、結語

綜上所述，新時期大數據時代人事檔案管理信息化建設要結合組織結構的實際情況，加強人事檔案管理人員的電子信息化建設工作，采集、整理、分類、匯總各項人事信息，提高管理人員對信息化檔案的重視度、責任感和保密意識，充分利用各項資料、提高檔案管理的質量、效率，完善人事檔案管理信息化建設工作，發揮人事檔案的內在價值。