企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的實踐與思考

文/長江三峽通航管理局 李丹

數(shù)字檔案室建設(shè)是我國檔案事業(yè)的發(fā)展方向，同時又是未來智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。建設(shè)新型數(shù)字檔案室不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，還能有效提高檔案工作服務(wù)水平，最大限度確保檔案信息的真實和完整，保管和保護室藏檔案的實體安全。近年來，長江三峽通航管理局（以下簡稱三峽局）結(jié)合自身實際，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施的原則，精心組織，認(rèn)真落實，數(shù)字檔案室建設(shè)取得了很大進展。

一、三峽局檔案管理基本情況和問題

（一）三峽局檔案管理基本情況。三峽局是交通運輸部為適應(yīng)三峽工程建設(shè)及樞紐通航管理的需要，按照“集中領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一對外”的原則，經(jīng)整合原三峽工程現(xiàn)場航運指揮部、葛洲壩船閘管理局及壩區(qū)海事、航道、通信等機構(gòu)，于1998年元月組建的具有通航綜合行政管理職能的正局級行政類事業(yè)單位，人員總編制1000余名。三峽局檔案工作溯及1983年葛洲壩船閘運行之初。檔案工作始終作為三峽局的重要工作之一，持續(xù)改進加強，由局辦公室統(tǒng)一組織和集中管理，建立了2名專職人員組成和20名兼職人員組成的檔案管理隊伍，建成集管理、收集、存儲、加工、傳遞與應(yīng)用為一體的檔案管理體系，現(xiàn)有檔案用房630多平方米，其中檔案庫房和榮譽室面積約580余平方米，配備密集架170余組，管理原葛洲壩船閘管理局、三峽工程現(xiàn)場航運指揮部和現(xiàn)三峽局三個全宗檔案，檔案庫藏總量約6萬余卷。

（二）存在的問題。三峽局自2006年開展檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)有一定的信息化基礎(chǔ)，但隨著全局內(nèi)部管理信息化水平的不斷提高，OA電子公文流轉(zhuǎn)廣泛應(yīng)用，信息化建設(shè)、管理的各項規(guī)章制度逐步完善，檔案信息化水平在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的地位也日益凸顯。另外，三峽局機關(guān)辦公大樓搬遷，檔案管理員隨機關(guān)辦公，但檔案庫房仍在原辦公基地，不僅庫房內(nèi)無人實時管理，存在安全隱患，檔案利用也成為費時費力的大問題，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的需求迫在眉睫。為適應(yīng)檔案工作的發(fā)展趨勢，解決人館分離的內(nèi)部矛盾，經(jīng)過認(rèn)真的研究決定，開展數(shù)字檔案室建設(shè)。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)任務(wù)

緊緊依靠已建成使用的三峽局檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，充分利用政務(wù)網(wǎng)平臺、公眾網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡(luò)資源，以先進的信息技術(shù)為手段，集中建設(shè)適應(yīng)三峽局當(dāng)前及今后一段時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的數(shù)字檔案室平臺，開發(fā)和應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動室藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用服務(wù)。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案室建設(shè)在原有的檔案信息化基礎(chǔ)上，內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化掃描、檔案制度建設(shè)、人才素質(zhì)提升等。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)軟硬件以及一些輔助設(shè)備。三峽局將檔案網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)于通信信息中心機房內(nèi)，配備獨立服務(wù)器、存儲和備份設(shè)備，配備專用檔案查詢終端，安裝有正版操作系統(tǒng)、殺毒軟件、辦公軟件等，并結(jié)合工作需要配備數(shù)碼相機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、備用電源等設(shè)備。為方便庫房安全管理，增添了消防報警系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)、恒溫恒濕控制系統(tǒng)、溢水報警系統(tǒng)等庫房環(huán)境管控系統(tǒng)，先進的裝備讓檔案安全防線更加厚實可靠。

（二）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。三峽局綜合檔案管理系統(tǒng)2013年開始設(shè)計，2016年建成并應(yīng)用，具備檔案門類管理、檔案接收管理、檔案編目、著錄、存儲、檔案利用、鑒定、檔案調(diào)整、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理和權(quán)限管理等功能，奠定了數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，但依據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》標(biāo)準(zhǔn)要求，功能上尚有欠缺，需進一步升級完善。

對照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及檔案日常管理需要，在現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，主要新增元數(shù)據(jù)方案擴展管理、自動記錄接收采集業(yè)務(wù)行為元數(shù)據(jù)、保管期限表和保管期限處置表管理、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出、檔案內(nèi)容檢查功能，升級完善接收采集、鑒定處置、統(tǒng)計等功能。

（三）檔案數(shù)字化掃描。三峽局檔案庫藏豐富，種類多、數(shù)量大，雖在往年進行過兩次數(shù)字化掃描，但掃描檔案僅占室藏檔案的四分之一，仍有大量檔案未數(shù)字化。經(jīng)研究討論，決定分批次進行檔案數(shù)字化，先對利用率較高的文書檔案進行數(shù)字化，再對科技檔案、照片檔案進行數(shù)字化。并通過一系列管理機制實現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化，一是將待數(shù)字化重點檔案全部數(shù)字化并歸入檔案管理系統(tǒng)；二是堅持收發(fā)電子檔OA流轉(zhuǎn)存入檔案管理系統(tǒng)；三是科技檔案（建設(shè)項目、設(shè)備工程等的竣工文書及圖紙）實行電子文檔與紙質(zhì)文檔同步存檔制度，電子文檔歸入檔案管理系統(tǒng)。

（四）檔案制度建設(shè)。三峽局在貫徹執(zhí)行國家、湖北省和長航局有關(guān)檔案法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作要求的基礎(chǔ)上，制定了切合本單位檔案管理實際的8個檔案管理規(guī)定辦法及實施細(xì)則、7個科學(xué)實用的檔案分類方案以及4個關(guān)于考核、歸檔、安全、資源的創(chuàng)新機制。為進一步完善工作制度，確保各項制度落實，建立了包括檔案工作各項制度的10個檔案工作職責(zé)制度，規(guī)范了檔案管理工作行為，約定了職責(zé)范圍，明確了責(zé)任主體，為各項制度的落實打下了堅實的基礎(chǔ)。為適應(yīng)數(shù)字檔案室建設(shè)下的檔案工作要求，更新了《三峽局檔案管理辦法》《三峽局電子文件歸檔與電子檔案管理實施細(xì)則（試行）》《三峽局檔案利用制度》等工作制度，確保三峽局檔案工作有制可依、有規(guī)可守。

（五）人才素質(zhì)提升。1.在現(xiàn)有的檔案人才基礎(chǔ)上采取走出去、請進來、沉下去等多種方式，積極開展檔案人才培訓(xùn)，鼓勵繼續(xù)教育，切實提高各檔案員政治素質(zhì)、專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。三峽局在數(shù)字檔案室建設(shè)期間，組織現(xiàn)場觀摩優(yōu)秀數(shù)字檔案館，開展檔案專業(yè)技能競賽和檔案知識答題活動，特邀檔案專家舉辦專題講座，開設(shè)檔案公眾號“蘭臺小課堂”專欄，定期發(fā)布數(shù)字檔案室相關(guān)檔案專業(yè)知識。這一系列活動的組織，大大提高了單位檔案員的管理水平。2.引進計算機方面人才。三峽局原兩名專職檔案員年齡都在50歲以上，計算機水平有限，為做好數(shù)字檔案室建設(shè)工作，特招一名信息管理專業(yè)大學(xué)生加入專職檔案隊伍，彌補了專職檔案員在計算機水平方面的缺陷，更好地適應(yīng)新的工作發(fā)展。

四、總結(jié)和思考

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是建成數(shù)字檔案室的關(guān)鍵。檔案工作作為一項需長期建設(shè)與發(fā)展的工作，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是做好數(shù)字檔案室建設(shè)工作的重要前提和關(guān)鍵，建立和落實數(shù)字檔案室建設(shè)工作責(zé)任制，明確人員職責(zé)是數(shù)字檔案室建設(shè)的組織保障。在此基礎(chǔ)上，檔案工作的收集、歸檔、保管等工作才能得以落實，并成為數(shù)字檔案室建設(shè)的“物質(zhì)”基礎(chǔ)，因此，領(lǐng)導(dǎo)重視對建設(shè)數(shù)字檔案室具有重大意義。

（二）加大資金投入，完善硬軟件設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的保障。在信息時代，新技術(shù)對設(shè)備的依賴性強，要做好數(shù)字檔案室建設(shè)工作，首先要改造檔案工作的軟硬件環(huán)境，而軟硬件環(huán)境的現(xiàn)代化都必須要有充足的資金保障。最初，三峽局檔案工作設(shè)備配置不完善，如掃描儀、移動辦公設(shè)備等缺乏，原有配備的電腦、打印機等設(shè)備老化，這些問題導(dǎo)致數(shù)字檔案室建設(shè)硬件環(huán)境不足；軟件開發(fā)方面，三峽局檔案系統(tǒng)屬于初級階段，系統(tǒng)功能、存儲空間等諸多方面還需要進一步完善和改進，其信息防范技術(shù)也需要加強，軟件建設(shè)的不足也嚴(yán)重制約了檔案信息化的發(fā)展。此外，三峽局歷史檔案數(shù)據(jù)化僅完成全部檔案的四分之一，而檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)，以上種種，都需要大量資金投入，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供保障。

（三）建立健全的制度是數(shù)字檔案室建設(shè)的根本。

在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任。規(guī)章制度應(yīng)該依照國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，再結(jié)合本單位工作實際來制定。健全的規(guī)章制度不僅有利于數(shù)字檔案室的管理，更有利于檔案資源的收集，為數(shù)字檔案室提供源源不斷的“糧食”。

（四）檔案管理員信息化水平是數(shù)字檔案室建設(shè)成果的應(yīng)用基礎(chǔ)。數(shù)字檔案室建設(shè)成果應(yīng)用的關(guān)鍵因素是檔案人員信息化水平的提高，三峽局現(xiàn)有專職檔案員2名，兼職檔案員20名，全部為大專以上學(xué)歷，年齡層次集中在40-50歲。就三峽局現(xiàn)有檔案管理的規(guī)模來看，檔案人員數(shù)量嚴(yán)重不足且年齡偏大，其中很多人員存在計算機管理水平、操作技能薄弱的問題，無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的工作要求，因此引進人才和對當(dāng)前檔案管理員技能的繼續(xù)教育與精細(xì)化培訓(xùn)是必須的。只有不斷地提高檔案管理員的知識水平和計算機業(yè)務(wù)技能，才能適應(yīng)新形勢下的檔案發(fā)展。

五、結(jié)語

建設(shè)數(shù)字檔案室是知識經(jīng)濟時代發(fā)展的需要，是加快國家信息化建設(shè)步伐的需要，也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的需要，企事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室，將更好地為服務(wù)中心工作提供有效支撐，為建設(shè)現(xiàn)代化強國提供支持力量。