淺析運用互聯網思維提升辦公室工作水平

文/廣西機電職業技術學院 蘇桂青

辦公室是黨政機關、企事業單位、社會團體等組織設置的輔助領導管理和綜合服務的辦事機構。在組織機構體系運行過程中起著承上啟下、協調左右、溝通內外、傳遞信息、研究政策、輔佐決策的重要作用。提升辦公室工作水平對于一個組織體系的高效運行十分必要。在新時期的發展背景下，辦公室管理人員更應該順應時代發展的要求，運用互聯網思維進行自我反思和改進，將互聯網思維融入現代辦公室工作體系構建過程中，從而多方面提升辦公室工作水平。

一、新形勢下辦公室工作特點分析

（一）綜合性。主要包括事務性工作：文件收發、迎來送往、會議安排；專業性工作：檔案管理、統計管理、調查研究；政務性工作：公文撰寫、機要保密。

（二）政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低，直接影響著領導的決策和事業的發展。辦公室要把學習掌握黨和國家的方針政策當作一門重要的必修課，不斷提高自己的政策水平。

（三）輔助性。不能代替決策者，要向決策者提供信息，不能擅自指揮全局，要協助領導處理好日常工作。

（四）服務性。為上級領導服務、為同級部門服務、為下級和基層群眾服務。

（五）瑣碎性。辦公室事務相對其他部門來說具有瑣碎性、復雜性的特點。電話通知、會議預約、內外聯絡、客戶接待等都是辦公室主要內容，雖然繁瑣，但對組織體系的運行卻是非常重要的。

（六）不規律性。由于辦公室涉及工作內容較為廣泛，所以辦公室的職責范圍比較大，且具有明顯的不規律性。例如，當辦公室接收到較多的領導指派任務和較多的接待訪問工作，辦公室的工作強度明顯爆棚，但如果在沒有工作任務的情況下，辦公室的閑置狀態很明顯。

二、辦公室的基本任務

（一）參與政務。調查研究、提供信息、提供方案、擬辦意見、提出建議，即給領導出主意、提意見、擬方案。

（二）協調業務。協調、溝通各部門業務，主要是抓好縱向協調、橫向協調和內部協調。協調信息、協調關系、協調政策、協調計劃。

（三）掌管事務。業務方面的事務，后勤方面的事務，黨務方面的事務，干部方面的事務，工團方面的事務，宣傳方面的事務。

（四）搞好服務。為上級領導分憂，為周邊同事排憂解難，為全體員工周到服務。

三、互聯網思維釋義

（一）互聯網思維概念。隨著互聯網的不斷發展壯大，互聯網思維的發展已經深入人心，粉絲經濟、網絡眾籌作為互聯時代的產物，已經和人們的工作、生活緊緊聯系在了一起。首先，對于互聯網來講，用戶是互聯網體系服務的主體，互聯網思維要以用戶體驗為基礎，以滿足用戶需求和超出用戶需求作為互聯網思維的重點內容。其次，立足于優秀逐步走向卓越，在同一環境中，只有不斷提高產品和服務的質量，以接近極致的工作態度去創新發展，一個團體才能可持續發展。

（二)“互聯網思維+行政辦公”概念。隨著科技的不斷發展和網絡協同辦公的普及，“互聯網思維+行政辦公”概念日漸成熟起來，從技術層面看，在“互聯網思維+行政辦公”概念模式的推動下，行政辦公的工作效率和質量明顯提高，但如果從思維理念的角度去看，互聯網思維和行政辦公的結合仍有很大的空間需要彌補。“互聯網思維+行政辦公”概念更多的是提倡困難面前利用互聯網思維進行思考和解決，通過互聯網提高辦公能力。

四、新時期辦公室工作面臨的挑戰

（一）隨時進行業務重組。外部方面是經濟全球化、多元化。互聯網應用的無邊界變化，經濟新常態、科技創新、智能科技成果的大量運用；內部方面是單位內部不斷調整的組織架構、隨時有可能進行的業務重組等。

（二）移動互聯網時代要順應時代趨勢。新生代員工登上了職業舞臺，他們的新思維、新方法、新需求，不斷刺激著傳統的管理觀念。這就要求辦公室在現有服務的基礎上，不斷整合員工訴求，順應互聯網時代趨勢，不斷迭代更新，滿足新形勢、新群體、新需求。

（三）構建動態的協同集體。當前，我們正處在數字化革命大爆發的前夜，數字化為中國帶來的影響不容小覷，而人工智能將進一步促進全球大協作，大部分工作將被機器人取代，甚至安全需求將從根本上解決，面對瞬息萬變的外部環境，在組織形式變革中，如何構建一個動態的協同集體？將互聯網思維運用在辦公室工作當中，與時俱進地進行互聯網信息化建設，是現代化辦公室轉型的必要選擇，更是提升辦公室工水平的重要途徑。

五、運用互聯網思維多維度提升辦公室工作水平

（一） 以平臺思維突破時空限制。平臺思維的核心思想就是最大限度開放、共享與共贏。從本質上分析，辦公室是一個服務平臺，利用大數據、跨界合作等實現高效率的整合為客戶服務；數字化技術可以支持所有員工通過移動設備實時有效地完成各項工作任務，使員工在全新的數字化辦公環境下學習和發展必要的技能。

（二）以扁平化思維簡化隸屬關系。扁平化思維打破金字塔的組織結構，簡化上下級之間隸屬關系的層次，建立橫寬縱短的扁平化柔性管理體系，使組織（企業、學校等）能夠適應信息社會的高效率和快節奏，適應組織內部（企業、學校等）員工參與管理，以實現組織（企業、學校等）內部上下左右的有效溝通，降低組織運行成本，打通資源流動通道，打破中間冗雜管理層次，從而具有群體協作優勢。

（三）以大數據思維進行科學決策。大數據思維方式將引發生活、工作和思維的變革，通過大數據思維方式人們可以挖掘出事物之間隱蔽的相互關系，獲得更多的認知與洞見，運用這些認知與洞見就可以幫助我們捕捉現在和預測未來。通過數字化、網絡化建設將人力資源、財產資源、技術資源、營銷資源以及硬件資源數字化，在具體的協調管理實務中做出決策，從而提升辦公室工作效率和工作水平。

（四）以參與互動思維構建信息溝通機制。運用互聯網用戶參與思維構建多元化、多途徑、互動型的信息溝通機制，為辦公室創設一種高效流通的信息環境，如：依托網站、微信公眾號，官方微博、員工微信群等，把與行業相關的政策、工作動態、法律知識等，以及本單位的工作部署、學習材料等內容在第一時間轉載公布，方便員工隨時瀏覽學習，以此提升工作效率；通過信息反饋機制（社區、微博、微信等反饋系統），可以方便快捷地收到客戶群體、基層群眾的建議和想法，通過上行傳達作用可以為領導提供更好的參謀服務。

（五）利用互聯網技術構建辦公室事務監管體系。辦公平臺通過大數據處理技術，幫助工作人員進行“信息去噪”，可以借助工作平臺及時從海量信息中發現有效信息，在公開、透明的信息環境中各下級部門可以互相監督，促使各項任務高效完成，通過互動性工作平臺可以充分發揮辦公室部門的統籌管理作用，從而顯著提升辦公室工作水平；運用互聯網思維完善監管體系，通過互聯網技術構建實時動態監管體系，一方面可以避免人為因素對辦公室事務的干擾作用，另一方面有助于績效考核工作的順利開展，可以間接促使各項辦公室事務高效完成。