新常態下我國數字檔案資源建設的路徑探析

文/陜西省西咸新區空港新城管理委員會 吳楠

最近幾年，信息科學技術得到快速發展，我國檔案資源從文字管理模式轉化為數字信息技術管理形式，從而導致數字檔案資源的建設速度越來越快。信息技術數字資源具備的記憶性、集成性、方便攜帶性等特點，得到越來越廣的運用，成為帶動國家信息資源快速發展的重要組成。新形勢下，要加強數字檔案資源建設，實現數字檔案的高效發展。

一、數字檔案資源建設的重要意義

當數字檔案資源代替傳統紙質檔案技術的時候，檔案事業發展將更加迅速。首先，數字檔案建設相比于傳統紙質檔案技術更具便捷、快速的優勢，在檔案收集過程中，傳統的紙質檔案收集需要消耗大量的人力物力，而現代的數字檔案資源，只需要互聯網計算機即可完成，而且收集速度更加快速，更加便捷。其次，數字檔案比傳統紙質檔案更加方便查找，在需要使用檔案時，傳統紙質檔案資源需要很長時間才能查找出來。數字檔案技術，可以應用查詢的功能，快速找到需要使用的檔案。數字檔案對比傳統紙質檔案更加方便儲存、攜帶、傳輸，傳統紙質檔案需要大量的空間來儲存檔案資源，不方便遠距離交換檔案信息，而現代數字檔案，存儲只需要硬盤即可，攜帶輕便，遠距離傳遞只需要應用互聯網技術就可以實時傳輸。因此，隨著數字檔案代替傳統的紙質檔案資源，使得我國檔案建設速度更加快速，有利提高我國的綜合國力，為實現中華民族偉大復興作出貢獻。

二、新常態下數字檔案資源管理的不足

（一）檔案數字化占比較低，全國檔案數字化發展不平衡。檔案數字化主要是對已經儲存的檔案進行數字化，目前我國檔案資源進行數字化的程度比較低，而且全國數字化水平發展不均衡。目前我國東部發達區域應用檔案數字化程度相對比較高，比如深圳市檔案庫檔案已經達到了80%的檔案轉化率，而上海市已經達到了100%的轉化率，而發展比較差的地區轉化率只有30%左右。這就導致我國部分地區的數字化較低，而且全國發展水平不平衡，從而導致在未來發展中，數字檔案建設未占據更多優勢。

（二）數字檔案資源收集不夠規范。數字檔案資源是數字檔案發展壯大的重要支撐點，數字檔案儲存尚缺乏豐富優質的檔案，就會使得此項技術落寞，無法充分體現研發數字檔案的真正價值。根據我國目前的數字檔案儲存量來看，目前還存在一些問題：首先，每個區域的檔案儲存對數字化檔案的鑒定與傳統紙質檔案數字化沒有統一，沒有遵循嚴格的標準，還有一部分沒有認真執行檔案數字化。其次，是檔案收集不夠規范，從而導致檔案存儲庫里的數字檔案質量有高有低，無法滿足長期使用的要求。再次，數字檔案資源在結構上出現問題，主要表現為政務類的檔案比較多，但是經濟和民生類的檔案比較小，在類型中紙質檔案比較多，而新媒體檔案比較少。數字檔案的結構上出現的問題可能直接影響今后對檔案的使用率。最后，每個地方檔案儲存各管各的，沒有從全局出發開展檔案數字化建設，從而出現一些問題，就比如檔案信息資源重復儲存比較多，再就是檔案出現同質化的情況比較多，從而浪費較多的人力、物力以及財力。

（三）數字技術發展目前存在一定不足。各種高新技術誕生后，檔案管理部門能夠與對應用戶達到快速對話的水準，這使得檔案資源更進一步。但是這樣的技術連接存在一些不足，快速發展的科技對檔案管理部門資金投入和儲備相應專業人才帶來了巨大的影響。現代高新技術的使用需要相應的互聯網軟件硬件預期相輔，計算機的數據、軟件的采購以及檔案數字化外包服務的進行都需要應用大量的人力物力。根據目前情況來看，一般基層的檔案管理由于對檔案數量的規定要求，想要使用國家的專項資金或者地方的支持比較困難，從而影響了當地數字檔案發展水平。數字檔案如果系統與技術更新得不到同步的話，會出現一些安全問題，從而導致信息技術被盜取的風險。再就是專業的檔案數字化技術人才的缺少，使得數字檔案日常維護運轉受到限制，無法在日常維護建設當中得到更多提升。除此之外，每個地方的檔案系統文件保存的方式不同，會給整合錄入帶來一定困難，使得每個地方之間的檔案交流互動比較困難，無法實現數字檔案統一化。

三、新常態下數字檔案資源建設的路徑策略

（一）完善創新檔案庫數字檔案資源。所謂完善就是在以往的基礎上在檔案數量上更加全面覆蓋，能夠全方位收集檔案信息，而創新就是在檔案內容上得到創新，其中包括創新優化質量，提升儲存檔案數據的價值，讓儲存的檔案數據更具特色，更真實。細化來說，就是把存儲的檔案采用委托外包的形式進行，把數字檔案信息的存儲工作外包給數字化服務公司。在委托外包公司時，對于檔案信息的保密性，需要簽訂保密協議，從而保障數字檔案信息的安全性。例如，政府的數字檔案存量信息加工需要消耗大量的人力物力，因此一般情況下政府把這類工作外包給數字化服務公司，讓企業完成，但因為檔案信息具有一定保密性，因此在選擇檔案信息時需要簽訂保密協議，從而降低政府對此項工作的成本以及人力的消耗。在檔案信息存儲量增長時，要全面應用電子信息文檔接收技術和歸檔工作。每個層次的檔案管理部門要遵守職責，對收集管理工作盡職盡責，并且需要按照規定把所有與檔案信息有關的資料上傳到數字信息庫。每個層級的檔案管理庫要建立相應的電子文檔備案中心，快速準確地收集電子文件，再就是要具備離線接收的技術，保障信息能夠脫機備份，從而確保電子檔案的安全性。還要把政府信息資源管理庫、各行各業的數據庫以及個人網站上的檔案管理庫進行線上連接，從而全方位收集線上檔案資源，進一步豐富數字檔案庫的儲備。此外，要對數字檔案庫的收集端口盡可能地擴大全方位覆蓋，提高對公眾生活、學習等相關的檔案資源收集，再就是提高多媒體互聯網等技術的檔案信息收集工作，充分利用現代媒體給檔案工作帶來幫助，從而提升檔案管理部門與檔案應用者之間的互動關系。加強地方性檔案資源，重點是少數民族地區的檔案資源收集工作。總而言之，能夠完善創新檔案庫的資源，給社會發展帶來幫助。

（二）建立健全數字檔案資源規范化系統。規范化資源系統的建立健全主要是從三方面進行：分別是對標準規范化的層次進行提高，對現有標準的更新工作和修訂標準規范的國際化之間的兼容性。首先，對數字化檔案標準規范化的設計，我國的數字檔案規劃標準建設應當放眼未來，也要從根本出發，穩定發展。規范數字化檔案標準框架系統，還有數字檔案業務的標準以及應用技術的標準和管理標準，規范檔案收集、儲存、管理以及利用等環節。也就是說，要建立健全數字檔案標準規范系統，要先對國家提出的相應標準制度進行健全完善，從而規范信息數字化檔案資源。其次，更新創新目前現有的標準規范，目前數字化檔案資源的標準設定和信息技術的發展已經形成了差距，大部分標準無法滿足現代發展的需求。這就需要對現代標準進行更新，對現有標準進行修改，根據信息技術發展的情況增添相關標準。數字檔案規定需要具備一定靈活性，充分發揮出現代互聯網信息技術，用發展的眼光看待事物，在一定范圍保持擴展創新。提高與國際標準的兼容性，從人類文化資源共享的角度來看，那些加密的、已公開的數字檔案資源是人類的財富，所以，在數字檔案資源標準制定過程上，要考慮國際標準，這樣才能促進我國數字檔案資源建設健康發展。

（三）整理合并數字檔案資源。數字檔案資源的合并，不變更檔案資源物理歸屬，而是把檔案信息的內容進行關聯。信息技術的發展為整合帶來了多種途徑，能夠讓檔案網站進行關聯，建立網站檔案管理群組，為分配的檔案網站提供統一的查詢入口或是搜索方式。還可以建立檔案目錄中心，能夠查詢復雜的檔案信息，在目錄中心快速查找其位置。再就是聯合每個地區的數字檔案庫，建立區域性或是全國性的數字檔案資源管理庫，整理合并數字檔案資源，為今后的服務提供統一準確的檔案信息資源。

四、結語

歸根結底，隨著我國科學技術的快速發展，信息技術在檔案資源的管理建設中應用越來越多，從而快速推動了檔案管理技術的發展。但在現實中的應用存在一些不足，主要是區域之間的差異，信息未得到統一。從目前的數字檔案資源管理建設來看，要想實現檔案資源高效管理，就要從資源合并入手，進一步豐富現有的檔案資源，讓檔案管理更具規范化，加強新型技術的應用以及人才的培養，從而讓數字檔案資源建設發展更快更好。