婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進研究

文/鄆城縣婦幼保健計劃生育服務中心 趙琳

婦幼保健文書，是社會醫(yī)療檔案管理中最為基礎的構成部分，針對文書檔案管理進行分析，是優(yōu)化公共衛(wèi)生醫(yī)療資料管理方法，推進企業(yè)成長的有效形式。

一、婦幼保健文書檔案管理工作概述

婦幼保健文書檔案管理，主要是針對我國醫(yī)療機構中的文書檔案（以婦幼保健為主）進行的文書檔案資料鑒定、統(tǒng)計、檢索、收集以及匯總等系列活動。依據(jù)婦幼保健文書檔案管理面向的群體不同，管理工作可分為如下幾類：

（一）黨群類工作。針對政府機關部門進行的婦幼保健相關報告、工作紀要等方面信息進行整合。同時，對每一個單位機關的基層婦幼保健工作記錄資料的整理。

（二）行政類工作檔案管理。依據(jù)行政部門下達的命令，對信息簡報、工作會議、信息通知等方面工作中，具有重要意義的婦幼保健信息進行整理。

（三）人事檔案類。即婦幼保健管理人員的基本人事變動信息。

（四）專業(yè)類。依據(jù)婦幼保健工作的具體需求，分為以下方面：一方面是通過文字記錄類，對婦幼保健相關知識進行整理；另一方面是通過聲像資料的整合、宣傳圖冊等，對婦幼保健文書資料進行集中性保存。

二、婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷

雖然我國婦幼保健文書檔案管理工作安排層面，已經(jīng)取得了令人滿意的實施成績，但局部對接和實踐環(huán)節(jié)上，依舊存在著諸多不足。現(xiàn)結合婦幼保健文書檔案管理的基本情況，將工作中存在的缺失歸納為：

（一）文書檔案管理品質較低。婦幼保健文書檔案管理的目的，主要是為了優(yōu)化社會公共醫(yī)療方面的工作內(nèi)容，從而實現(xiàn)各項生產(chǎn)因素綜合調(diào)節(jié)形態(tài)。但在具體進行文書檔案管理品質研究時期，為適應當前工作實施的具體需求，由于工作人員前期實踐目標設定不夠明確，從而導致后續(xù)活動實施期間，出現(xiàn)了“虎頭蛇尾”的工作問題。同時，婦幼保健文書檔案管理工作開展期間，由于缺少對于文書檔案管理實質性價值的考察，直接按照“檔案歸類標準”進行品質審核，容易出現(xiàn)只有“量”而沒有“質”的實踐問題。

（二）文書檔案管理內(nèi)容不完善。婦幼保健文書檔案管理內(nèi)容缺失，管理內(nèi)容不全面，是造成文書檔案管理工作缺失的主要問題。其一，婦幼保健文書檔案管理時，經(jīng)常會產(chǎn)生文書檔案管理內(nèi)容不健全的情況，從而造成婦幼保健文書檔案管理活動不夠合理。其二，婦幼保健文書檔案管理內(nèi)容層面的不連貫，常常以婦幼保健局部檔案信息不連貫、或者是僅有主體部分，而分支部分未給予詳細記錄的形態(tài)展現(xiàn)出來。

（三）文書檔案管理人員能力有限。文書檔案管理人員能力有限，也是導致婦幼保健文書檔案管理工作始終處于非穩(wěn)定狀態(tài)的主要隱患。其一，文書檔案管理人員的能力水平存在較大的局限性，他們僅僅是從某一個單元文書檔案管理環(huán)節(jié)進行問題分析，而對于具體進行文書檔案管理內(nèi)容上，呈現(xiàn)出了文書檔案管理活動調(diào)控不夠協(xié)調(diào)的態(tài)勢。其二，文書檔案管理工作具體實施環(huán)節(jié)上，文書檔案管理人員對新方式的運用存在著較大的局限性，也會造成婦幼保健文書檔案管理工作層面的缺失。

（四）文書檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)安排不當。文書檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)工作安排不當，也會造成婦幼保健文書方面的分析研究不夠合理，從而產(chǎn)生了文書檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)工作實踐安排因素不夠協(xié)調(diào)，實際工作規(guī)制安排不夠科學的實踐缺失。比如，文書檔案管理前期檔案存儲信息模糊歸類，或者是文書檔案管理內(nèi)容缺失等狀況，都是由于文書檔案管理人員監(jiān)管環(huán)節(jié)安排不當所致。

三、改進婦幼保健文書檔案管理工作缺失的方法

結合以上分析，現(xiàn)將改進婦幼保健文書檔案管理工作缺失的方法歸納如下：

（一）注重文書檔案管理品質。婦幼保健文書檔案管理系列活動具體實施期間，注重文書檔案管理資源的系列品質，是確保該部分活動與工作順利展開的第一步驟。首先，婦幼保健文書檔案管理工作的推進和實施，必須要與國家檔案管理工作需求相對應，且依據(jù)國家政策，適當進行檔案管理方法、管理技巧的調(diào)整。其次，婦幼保健文書檔案管理既要從數(shù)量上進行整體控制，又要對每一份婦幼保健文書檔案信息內(nèi)容進行合理歸類，以達到綜合進行文書檔案信息品質提升的目的。某地區(qū)婦幼保健文書檔案管理部門進行各項工作安排期間，為確保各個方面工作安排合理，降低文書檔案管理工作層面的缺失，其活動具體開展環(huán)節(jié)中的實踐要點可概括為：1.婦幼保健文書檔案管理人員進行各項工作安排前，工作人員要充分解讀國家婦幼保健工作的相關政策，以及如何規(guī)范進行婦幼保健文書檔案規(guī)整安排理論。2.婦幼保健文書檔案管理活動推進時期，確定一個核心目標后，再由此而衍生出多個分散性子目標。3.婦幼保健文書檔案管理工作安排時，既要從各個地區(qū)婦幼保健文書基本情況層面入手，還需要分析如何進行文書檔案管理層面的品質掌控，從而最大限度地將其結構設計與調(diào)節(jié)到最佳。婦幼保健文書檔案管理活動期間，逐步進行多樣化系列生產(chǎn)活動方面的安排，通過明確工作目標、注重工作品質的方式，拓展婦幼保健文書檔案靈活管理結構。

（二）完善文書檔案管理內(nèi)容。婦幼保健文書檔案管理工作內(nèi)容方面的完善，包括如下方面：一方面，是從當前文書管理結構規(guī)制不合理、實際調(diào)節(jié)不到位等方面的不足進行優(yōu)化；另一方面，應進一步拓展婦幼保健文書檔案管理范圍，最大限度發(fā)揮婦幼保健文書檔案的社會價值。某地區(qū)進行婦幼保健文書檔案管理活動安排時期，為確保各項工作內(nèi)容妥善安排，文書檔案內(nèi)容管理方面的安排要點可歸納為：1.依據(jù)該地區(qū)婦幼保健文書管理的基本情況，適當進行婦幼保健系列工作內(nèi)容方面的對應安排，以達到結合實踐工作要點，不斷進行婦幼保健文書檔案內(nèi)容的歸類化調(diào)節(jié)。其歸類包括日常管理類、人事檔案類、專業(yè)知識類三部分。2.婦幼保健文書檔案管理活動具體實施期間，每一部分進行文書檔案日常管理時，管理人員為避免數(shù)據(jù)局部丟失的隱患，采用大數(shù)據(jù)進行文書檔案管理內(nèi)容方面的對應安排。3.婦幼保健文書檔案管理時，直接采用電子文本進行平面信息收集，并在大數(shù)據(jù)程序之下，創(chuàng)建一個獨立的文書檔案管理體系，負責婦幼保健文書檔案管理部門中的相關資料。4.婦幼保健文書檔案管理活動具體實施期間，開創(chuàng)線上共享平臺，文書檔案管理內(nèi)容之間的共享服務。此方法不僅大大降低了工作群體的服務動力，還能夠避免文書檔案資料零散性分散的問題。

（三）提升文書檔案管理人員能力。某地區(qū)婦幼保健文書檔案管理活動具體實施期間，為適應當前工作實施的具體需求，當?shù)貦n案管理人員活動安排如下：1.從婦幼保健文書資料內(nèi)容多元的分析層面出發(fā)，集中性進行文書檔案管理方面的內(nèi)容分析。同時，婦幼保健文書檔案管理活動具體解析期間，針對大數(shù)據(jù)時代特征，還要在數(shù)字化程序集中處理、程序最優(yōu)化調(diào)節(jié)時期，做好文書檔案管理等部分的對應調(diào)整，從而實現(xiàn)以產(chǎn)業(yè)結構為基礎，持續(xù)性進行文書檔案內(nèi)容層面的適當性規(guī)劃。2.文書檔案監(jiān)管系列活動研究方面，進行工作管理崗位體驗式調(diào)動，從而被動幫助實踐群體拓展工作視角，也可以挖掘個體發(fā)展?jié)撛谀芰ΑＬ嵘龐D幼保健文書檔案管理人員的能力，是從工作實施主動性層面出發(fā)，適當進行各個方面實踐要素層面的調(diào)整。對于企業(yè)整體發(fā)展而言，更是創(chuàng)造了婦幼保健系列活動不斷調(diào)節(jié)的實踐形態(tài)。

（四）文書檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)有序調(diào)節(jié)。改進與調(diào)節(jié)婦幼保健文書檔案管理工作方面的不足，應通過文書檔案監(jiān)管明晰實踐目標。一方面，婦幼保健文書檔案管理工作開展期間，管理人員應對文書資料進行系統(tǒng)判斷，不能出現(xiàn)“局域化”的婦幼保健文書檔案管理狀態(tài)。另外，婦幼保健文書檔案管理工作實施期間，工作人員應依據(jù)前期設定好的工作流程進行各部分內(nèi)容安排，合理進行多重因素的評估與設定。某地區(qū)文書檔案管理人員進行日常工作安排時期，為確保該部分工作安排協(xié)調(diào)合理，工作人員進行多樣化實踐分析時，工作人員所給予的系列分析要點可歸納為：1.婦幼保健文書檔案管理工作具體實施期間，工作人員需要對不同階段的實踐情況進行綜合評定，并嚴格按照每一步驟的檔案管理要求，規(guī)范進行文書檔案管理內(nèi)容方面的評定。2.文書檔案管理多樣化活動定位與解析時，以“婦幼保健”檔案管理為基礎，針對工作服務群體要求、檔案應用趨向等因素，進行文書檔案監(jiān)管實踐層面的規(guī)范化解讀。

四、結論

綜上所述，婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進研究，是社會公共醫(yī)療服務資料整理的理論歸納。在此基礎上，本文通過注重文書檔案管理品質、完善文書檔案管理內(nèi)容、提升文書檔案管理人員能力、文書檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)有序調(diào)節(jié)等方面，分析婦幼保健文書檔案管理工作優(yōu)化方法。文章研究結果為婦幼保健文書檔案管理工作提供了借鑒。