醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息的策略分析

文/威海市婦幼保健院 楊思友

在醫(yī)院的運(yùn)行過程中，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行整理、歸檔是提升醫(yī)院工作效率的必要環(huán)節(jié)。因?yàn)獒t(yī)院人事檔案代表著醫(yī)院工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也是對(duì)他們工作的肯定，更是醫(yī)院對(duì)工作人員進(jìn)行工作分配的依據(jù)。傳統(tǒng)的醫(yī)療人事檔案歸檔處理過程是一個(gè)非常繁瑣的過程，需要工作人員對(duì)每一位醫(yī)務(wù)人員建立相應(yīng)的員工檔案，并需要對(duì)醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人檔案及時(shí)進(jìn)行手動(dòng)整理保存。由于醫(yī)院工作者較多，在傳統(tǒng)模式下檔案整理歸檔時(shí)，只是進(jìn)行手動(dòng)整理和保存。進(jìn)一步導(dǎo)致人事檔案管理困難，而在當(dāng)下對(duì)醫(yī)院進(jìn)行改革，針對(duì)人事檔案管理這一繁雜的工作流程，醫(yī)院逐漸嘗試將現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)融入人事檔案管理過程中，進(jìn)一步簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率。

一、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理過程中，相比于傳統(tǒng)形式的人事檔案有著絕對(duì)性優(yōu)勢(shì)。因?yàn)閿?shù)字化信息對(duì)檔案進(jìn)行整理，是將個(gè)人信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，然后將其存儲(chǔ)至網(wǎng)絡(luò)中。這一變化相對(duì)于傳統(tǒng)形式的人事檔案處理，不僅縮減了儲(chǔ)存的空間，還降低了人工整理過程的繁雜程度，從而使人事部門的工作強(qiáng)度減輕。與此同時(shí)，更可以使人事部門的工作效率得以提升。此外，將人事檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化便捷了檔案的查找，使檔案的儲(chǔ)存變得更加安全可靠。在傳統(tǒng)的人事檔案處理過程中，檔案查找時(shí)，由于數(shù)目過多，導(dǎo)致檔案查找時(shí)間過長(zhǎng)。并且，傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，這意味著檔案儲(chǔ)存過程中，會(huì)隨著時(shí)間的變化造成一定程度的損壞。將數(shù)字化的信息融入人事檔案管理過程中，將改變這一缺點(diǎn)，使檔案的查找更加方便、快捷、精準(zhǔn)。在新型的人事檔案管理過程中，檔案采用數(shù)字化管理，在進(jìn)行個(gè)人檔案查詢時(shí)，只需進(jìn)行個(gè)人檢索，便能夠?qū)€(gè)人檔案調(diào)出，從而進(jìn)一步減少查詢過程中所用的時(shí)間，并且對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理，不存在由于時(shí)間原因而導(dǎo)致檔案損壞的現(xiàn)象。因此，在人事檔案管理過程中，融入數(shù)據(jù)化的管理模式對(duì)于檔案的儲(chǔ)存及查詢都有著極其重要的意義。因此，在當(dāng)下醫(yī)療事業(yè)改革過程中，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化是改革的必然方向。

二、醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息使用策略

（一）增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念。在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理模式進(jìn)行變革的過程中，增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，是推動(dòng)當(dāng)下數(shù)據(jù)化管理模式進(jìn)入人事檔案管理的必然途徑。在傳統(tǒng)的人事檔案管理過程中，對(duì)檔案的保存以及查詢過程的管理意識(shí)較為模糊，并且人事檔案工作人員已經(jīng)對(duì)傳統(tǒng)模式的檔案管理方案思維產(chǎn)生了固化，不再愿意吸收新型的管理模式，這在很大程度上對(duì)數(shù)據(jù)化信息在人事檔案管理中的使用產(chǎn)生了阻礙，從而導(dǎo)致人事檔案管理效率過低的現(xiàn)象發(fā)生。想進(jìn)一步擺脫人事檔案管理效率低的現(xiàn)象，必須進(jìn)一步加強(qiáng)人事部門對(duì)于檔案管理的意識(shí)，并令其突破傳統(tǒng)檔案管理的思維模式，進(jìn)一步學(xué)習(xí)新型的檔案歸檔、儲(chǔ)存、保護(hù)模式。例如：醫(yī)院通過傳統(tǒng)模式下檔案管理的效率與數(shù)字化檔案管理工作效率對(duì)比，從而使人事部門認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)方式對(duì)個(gè)人檔案管理和儲(chǔ)存的不足，其后需對(duì)人事部門工作人員進(jìn)行相應(yīng)的鼓勵(lì)和支持，從而提高他們對(duì)于新型管理方法的學(xué)習(xí)熱情，繼而使數(shù)字化的管理模式能夠在醫(yī)院人事檔案管理過程中正常運(yùn)行。

（二）提高人事部門對(duì)于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全的防護(hù)意識(shí)。雖然數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事部門的檔案管理過程中進(jìn)行使用能夠便捷個(gè)人檔案的儲(chǔ)存，并縮小檔案存儲(chǔ)空間。甚至能夠提高醫(yī)院的工作效率。但是這些優(yōu)勢(shì)是以加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)化信息的保護(hù)為前提的。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的當(dāng)下，數(shù)字化信息在方便人們生活的同時(shí)，也提高了信息泄露的危險(xiǎn)性。因此，若想將數(shù)字化管理模式融入人事檔案處理過程中，加強(qiáng)人事部門對(duì)于網(wǎng)絡(luò)防護(hù)的意識(shí)是必不可少的。在推行數(shù)字化檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)注意增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。并且做好防護(hù)措施，一旦發(fā)現(xiàn)信息泄露立即進(jìn)行處理。從而保證信息的安全。例如：在檔案信息的錄入過程中，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行加密，從而使醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)的檔案處于私人查詢狀態(tài)，使黑客和病毒無法進(jìn)入，從而進(jìn)一步保證檔案的安全。此外，應(yīng)當(dāng)提醒歸檔人員，在對(duì)檔案進(jìn)行處理時(shí)要及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，定時(shí)對(duì)其進(jìn)行清理，從而確保電腦的安全和穩(wěn)定。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)化信息整合處理過程中，增強(qiáng)管理人員對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)意識(shí)，提高網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施，是當(dāng)下數(shù)據(jù)化信息融入個(gè)人檔案的重要前提。

（三）吸收和培養(yǎng)專業(yè)型人才，進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)檔案體系。為了進(jìn)一步建設(shè)和完善整體性的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時(shí)吸收與之相關(guān)的技術(shù)型人才，從而進(jìn)一步保障數(shù)字化檔案體系的建成和完善。在醫(yī)院人事檔案數(shù)字庫(kù)建設(shè)過程中，需要極其專業(yè)的工作人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和輸入，從而促成數(shù)字庫(kù)建設(shè)。醫(yī)院在當(dāng)下體制改革過程中，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)于人才的吸收和培養(yǎng)，對(duì)傳統(tǒng)模式下人事檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行培訓(xùn)，從而幫助他們更好地勝任當(dāng)下數(shù)字化模式檔案的管理工作。例如“針對(duì)數(shù)字化信息庫(kù)的建立”對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式下的工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用教學(xué)，并且通過一定的方法提高他們個(gè)人的信息數(shù)據(jù)處理能力。在數(shù)據(jù)化信息庫(kù)建立過程中，檔案信息的儲(chǔ)存將由原本的紙質(zhì)式儲(chǔ)存完全轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)型儲(chǔ)存。這就意味著，檔案管理人員的工作模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，由原本通過紙張進(jìn)行抄寫的模式轉(zhuǎn)換為通過電腦錄入的形式對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。在人事檔案管理模式改革過程中，對(duì)數(shù)字化信息人才的吸收和培養(yǎng)，是當(dāng)下醫(yī)院人事檔案工作的重點(diǎn)。

（四）做好數(shù)據(jù)更新工作，提高辦事效率。在數(shù)據(jù)信息迅速發(fā)展的當(dāng)下，個(gè)人信息不斷變化，有老職工的離職，也有新職工的加入，給人事部門個(gè)人檔案數(shù)據(jù)的整理和錄入增加了難度。這就要求檔案錄入人員及時(shí)對(duì)醫(yī)院職工檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。但是，人事部門對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新的前提是相關(guān)部門及時(shí)上報(bào)工作人員信息以及離職員工離職時(shí)間，從而使人事部門對(duì)信息及時(shí)進(jìn)行核實(shí)，然后再對(duì)核實(shí)后的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。繼而，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠做到“實(shí)時(shí)更新”的效果。除此之外，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更新能夠從根本上提高醫(yī)院的工作效率，使醫(yī)院對(duì)員工的工作做出更為合理的安排，從而進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、結(jié)語

從以上的論述不難看出，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理過程中，不僅能夠?qū)n案的儲(chǔ)存進(jìn)行一定的優(yōu)化，而且，對(duì)延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間和保護(hù)檔案不被損壞有著重要的作用，從而確保醫(yī)院人事檔案工作的效率。但與此同時(shí)，在醫(yī)院人事檔案管理中，數(shù)字化信息技術(shù)的使用對(duì)于工作人員的工作能力提出了一定的要求。這就要求醫(yī)院人事檔案工作人員要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技能的學(xué)習(xí)，并且增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)意識(shí)，提高醫(yī)院人事檔案管理工作能力。