學校檔案信息化管理的問題與對策

于 建

（朝陽市體育運動學校，遼寧 朝陽 122000）

伴隨著現階段我國社會經濟的飛速發展，信息技術已經融入我國的各行各業中去，教育行業也不例外。在學校發展過程中，檔案管理工作在其中占據著極為關鍵的位置，是學校持續穩定發展的關鍵因素，但是現階段我國大部分學校在實際開展檔案管理工作的過程中依舊采用傳統的方式開展工作，不僅使檔案管理的準確性以及效率無法得到保障，同時，還使學校自身的發展受到了較為嚴重的影響。因此，在面對這一問題的時候，學校方面一定要及時轉變自身的觀念，將信息技術全面地結合在檔案管理工作中去，通過檔案信息化管理模式，使其效率以及質量得到極為高效的提升，從而促進學校的發展。

一、現階段學校檔案管理的現狀

1.存在的問題

學校在開展檔案管理工作的過程中，信息化是其根本，分享資源是其目標，提升教育質量以及教育效率使其訴求。身為一個保有教育教學活動第一手資料的學校檔案，在學校發展過程中占據著至關重要的位置，可是其功能性卻被大部分的學校所忽視。當今階段中，我國大部分學校在實際開展檔案管理工作的過程中基本都是運用傳統的方式開展工作，只是針對其進行儲存，卻忽視了其實際的作用。在這其中最為關鍵的問題就是檔案管理信息化程度極為低下，尤其是在教學檔案信息化管理過程中，檔案作用無法全面發揮出現的現象時有發生，這就導致檔案自身所蘊含的巨大作用被徹底浪費，從而導致學校的發展受到極為嚴重的影響[1]。

2.面臨的機遇和挑戰

伴隨著我國最近幾年社會經濟的飛速進步，檔案的誕生模式出現了翻天覆地的轉變。現階段大部分的檔案信息都是在電腦中直接生成并直接儲存在電腦中的。在學校實際開展檔案管理工作的過程中，怎樣促使檔案的形式更加的完善，檔案功能性更加的齊全，為老師和學生提供更為高效的發展，是現階段信息時代背景下學校檔管理工作需要最為重視的問題之一。除此之外，在將信息技術與學校檔案管理工作充分結合的過程中，不可避免地會出現安全方面的問題。因此，在實際開展學校檔案信息化管理的過程中，一定要將所有種類的系統以及資料進行有效的整合與分類，然而若是想達成這些目標，就需要相關工作人員具備更為創新的思路去開展工作。可是在互聯網中問題依舊沒有得到有效處理，再加上缺乏相關的內部制度對其進行規范以及管理，這就為現階段學校檔案信息化管理工作提出了更為艱巨的挑戰。

二、學校檔案信息化系統的建立

1.檔案信息化管理的基本原則

1.1 規范性原則。現階段我國大部分的學校在開展檔案管理工作的過程中，其效率以及質量都無法滿足實際的需求，導致這部分情況的主要因素就是因為這部分學校還是沿用以往的檔案管理方式開展工作，從而導致其效果無法得到高效提升。若是想使學校檔案管理工作的效率以及質量得到極為高效的提升，那么就需要制定出一個科學、合理、規范的標準以及制度。根據學校檔案數字化獲取電子文件，需要嚴格按照規范化原則，制定出相對應的制度，只有這樣才可以使用電子文件的歸檔，相應制度的檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化、以及規范化，從而有效避免二次構建的情況出現，促使檔案管理工作的質量效率、安全穩定性得到極為高效的提升[2]。

1.2 安全性原則。伴隨著我國互聯網、信息等等技術的飛速發展，雖然為學校檔案管理工作提供了相對高效的發展機遇，但是在發展的過程中網絡中的種種缺陷也結合在其中。因此，在學校實際開展檔案信息化管理工作的過程中，一定要針對其安全性進行全面的提升，通過不斷增強安全設施的構建，促使學校檔案信息化管理工作安全穩定的進行，使其可以在保障效率的同時，質量方面也可以得到較大程度的增強。

1.3 服務性原則。在實際開展學校檔案信息管理工作的過程中，需要設計到眾多方面的因素，是一個極具系統性、復雜性的工作，需要充足的人力、物力、財力方面的支持，所以在實際開展工作的過程中就一定要嚴格遵守服務性原則，把信息化技術全面地融入其中。需要通過自身的實際情況、學校檔案的基礎，針對工作的實際需求進行詳細的分析，強化檔案文件的運用效率。在選用數字化內容的過程中，需要注重“經典”意義，從而使學校檔案管理工作的效果得到極為高效的增強，促進學校的服務水平。

2.構建檔案信息化管理系統的基礎需求

若是想使學校檔案管理工作全面實現信息化管理，那么數字化技術以及網絡技術就是其中必不可少的組成部分，通過這部分技術的高效運用，將檔案信息的收集、傳輸，以及存儲等等有機結合在一起，實現一體化管理目標。這樣的話不僅可以使信息的共享更加的高效便捷，同時，還可以使其利用效率得到極為高效的提升。

2.1 把握好檔案管理的技術流程。第一，構建出高效的檔案電腦管理體系，科學、合理、全面針對學校的所有檔案開展管理工作；第二，針對電腦檔案管理體系進行有效的創新以及優化，促使其工作流程更為規范，從而使檔案管理效率得到極為高效的提升；第三，通過檔案的管理步驟實施檔案信息化系統軟件功能設計；第四，在以上工作完美實施之后，需要在實際開展工作的過程中制定出一個規范的內部維持制度，促使檔案管理工作的安全性得到保障。

2.2 重視通知平臺，自根源著手。學校中檔案管理部門以及文印部門，均屬于辦公室工作，所以就更加需要規范兩者的工作行為，使其養成一個優良的習慣，首先需要讓文印部門按照需求處理所有的電子版檔案，其次，在將其傳送至檔案管理部門；最后，相應的檔案管理工作人員需要在接收到文件的第一時間將其進行劃分、處理，以及儲存，從而形成一個規范化的檔案管理流程[3]。

2.3 建立聯系保持交流。按時溝通，和有關部門構建出緊密的聯系。在平時開展工作的過程中，一定要重視每一個細節，要了解各個部分在什么時間段需要開展什么工作，及時采集該工作的材料，這樣的話就可以使材料的及時性以及真實性得到保障。除此之外，還需要定向進行練習，和每一個部門相關工作人員維持密切的溝通，這樣的話就可以在第一時間獲取到最具有價值的信息。

3.提升學校檔案信息化管理水平

在學校實際開展檔案信息化管理工作的過程中，最為需要重視的一方面即是學校自身的傳統素養以及改革發展性。第一，需要將信息技術全面的結合在其中，運用最快的速度構建出檔案信息庫，促使檔案運用效率得到極為高效的提升。第二，需要針對以往的電子檔案進行創新與優化，把多媒體技術結合在其中，針對所有類型的檔案實施信息化管理，加快全文數字庫以及多媒體數據庫的構建，這樣的話不僅可以實現檔案全文信息查詢的工作目標，同時，還可以使檔案管理工作的效率以及質量得到極為高效的提升。但是在這一工作實際開展的過程中需要注意的一點就是，針對那些需要歸檔的文件在通過詳細的檢查以及更新之后再將其儲存到信息數據庫中，這樣做的主要目的就是為了可以使檔案的準確性、即時性、有效性能夠得以保障，確保未來使用的穩定性。

4.積極構建檔案管理工作者專業團隊

在學校實際開展檔案信息化管理工作的過程中，其效果的好壞與其工作人員具有極為密切的聯系。這部分工作人員的創新能力以及管理能力對學校檔案管理工作的效率與特點具有極為深刻的影響。當前階段中，大部分的學校都相對欠缺專業的檔案管理工作者，導致自身的檔案管理效果受到了極為嚴重的影響。因此，現階段所有的學校都需要重視起這一點，積極構建專業化檔案信息化管理團隊，將更為嶄新的管理模式以及管理理念引入其中，從而使自身的檔案管理效果得到極為顯著的提升。選拔檔案管理工作者的基礎條件。在實際開展學校檔案管理工作的過程中，最為重要就是其工作人員，然而工作人員自身最為重要的就是較強的語言能力以及科學素養，只有具備這部分基礎能力才能夠不斷提升自身的工作效果。與此同時，還需要對其展開具有針對性的培訓，在培訓期間側重培養其實踐工作技巧以及工作態度。針對學校方面開展檔案管理工作相較于企業檔案管理來講的話，具有較大程度的差異性。在學校開展檔案管理工作的過程中，其多樣性是最為顯著的特點之一，之后在具備較強知識儲備的條件下，通過自身的語言能力，才可以針對檔案的種種類型進行準確的劃分，才可以將檔案信息的價值最大化發揮出來。在進行培訓和學習的時候，一定要提高培訓的標準化程度。除此之外還需要以自己學校檔案管理信息化的目標和原則為要求，嚴格制定培訓標準，以便于在之后的工作中進行標準化操作。培訓的內容要與時俱進，讓他們始終走在時代的前列。在實際開展學校檔案信息化管理工作的過程中，該工作是一項長期而艱巨的任務，它反映著一個學校的整體教育教學管理水平。與時俱進，做好檔案的信息化管理工作，將有助于學校師生對檔案資源的充分高效利用，有助于學校教學質量的提高，發揮著巨大的促進作用。因此，一定要構建出一支專業能力較強的管理團隊，不斷促進學校檔案管理工作的效率以及質量得到極為高效的提升。

結語

綜上所述，在學校發展過程中，檔案管理工作在其中占據著極為關鍵的位置，是學校高效發展的關鍵影響因素，但是目前我國大多數的學校在開展檔案管理工作的過程中，其效率以及質量都無法滿足實際的需求，因此，面對這一現狀就需要積極地把信息技術全面結合在檔案管理工作中，構建出一支專業化的檔案信息管理團隊，通過所有工作人員的不斷努力，更為高效持續地促進學校的發展。