區塊鏈技術在高校檔案管理工作中的應用現狀和前景展望

郭 昱，孔慶春，何飛舟

（黑龍江八一農墾大學，黑龍江 大慶 163319）

1 區塊鏈技術的含義

“區塊鏈”是伴隨著信息技術的發展，特別是2008 年比特幣技術出現后逐步搭建的，和傳統的信息技術系統不同，區塊鏈的最大特征是“去中心化”和“去信任”，數據庫不再區分“中央處理者”與“局域參與者”，每一個端口都是數據的輸入和維護者，以發展先后順序為依據，把整個網絡中的數據區塊進行連接，構成數據組合結構，然后再借助密碼技術，將數據“固化”，避免被人為篡改，保證數據安全和準確。

2 區塊鏈技術在高校檔案管理中的應用

2.1 保證檔案信息完整

近年來，高校檔案管理問題出現很多案例，從翟天臨的論文造假，到某高校校長論文造假，再到個別政府官員學籍造假等，暴露出傳統檔案管理技術存在的問題。區塊鏈技術應用于檔案管理中，可以實現檔案全程電子化管理，包括信息錄入電子化、管理電子化、訪問權限設置等。在高校檔案管理工作中，區塊鏈技術可以自動加載“數字簽名”“時間戳”和“數字摘要”三個板塊。“數字簽名”是文件身份驗證，防止檔案信息錄入者在錄入的過程中造假；“時間戳”與互聯網信息同步，檔案處理時自動生成并以電子章的形式加蓋，一經加蓋，不可變動，從源頭上杜絕偽造；“數字摘要”是區塊鏈技術中的“哈希值”，是一種數據代碼，可以作為信息的DNA，數據一旦發生變動，哈希值就會發生變動，系統就會自動發出預警信號。在高校檔案管理工作中，區塊鏈技術充分發揮了“數字簽名”“時間戳”和“數字摘要”三個工具的作用，形成信息安全閉環，確保信息一經錄入即不會被篡改，拉高了檔案信息造假的成本，提升了檔案信息的安全性。

2.2 開啟智能身份認證功能

區塊鏈技術搭建起信用公共賬本，檔案數據可以實現全局域網的共享機制，充分體現檔案的公共性，一些個人信息，例如學生的出生年月日、成績，教師的科研項目成果等，都能夠在網絡中的每一個端口查詢得到，大大提高了檔案管理和使用效率。這一點國外高校已經有過探索。例如美國麻省理工學院，在2018 年起開始推廣區塊鏈檔案管理技術，探索發放電子畢業證書，授予雇主進入端口的權限，由雇主自主登錄查閱。2018年我國兩會期間，也有人大代表提出提案，在國內高校開展區塊鏈電子檔案管理認證試點。通過智能身份認證功能，可以分等級地授予用戶訪問權限，實現分層、分群管理，大大提高檔案管理工作效率和信息安全。

3 現階段高校檔案信息化管理工作存在的問題

3.1 信息管理工具落后

高校檔案類型多樣，包括人事檔案、基建檔案、歷史檔案等，對教職員工和學生的未來發展、學校各類資料信息的溯源等具有不可替代的作用。高校檔案規模通常較大，檔案歷史形成時間久，有些高校還保留有新中國成立前的檔案，具有很高的歷史研究價值。由于檔案重要、珍貴，因此需要提高管理水平。隨著信息技術工具的普及和廣泛應用，我國部分高校開始了智慧檔案工程建設，引進了一些信息管理工具。但在實際使用上，一些信息管理工具僅僅能夠將紙質版檔案掃描成電子版，或類似于現有的辦公軟件，只是替代了原先純手工的管理方法而已，仍然沒有能夠推動數字檔案管理工作的發展和進步。

3.2 檔案信息安全性有待提升

電子檔案雖然儲存方便，不占用過多的物理空間，且可以節省防潮、防蟲的管理成本，但信息化管理從其產生的第一天起，就面臨信息安全的問題。2019 年國際網絡安全大會曾披露，2019 年網絡安全問題導致的全球經濟損失保守估計不低于2.5 萬億美元。高校檔案不乏敏感的內容，例如人事檔案、財務檔案和基建檔案等，不排除個別別有用心的人士企圖做信息“黑客”，盜取、篡改檔案數據，實現其個人目的。因此高校檔案信息對安全性的要求很高。但從現階段來說，高校檔案信息系統的安全管理通常被納入到整個高校信息系統管理中，沒有單獨列出，也沒用專門設置信息防火墻，而一般性的管理防護在黑客入侵時面臨的風險會更高。再有，我國高校主要是公辦性質，費用主要來源于財政撥款，有比較強的預算約束。部分高校對檔案信息管理的安全性重視不足，在預算支出上將優化信息系統排在比較靠后的位置，資金不足，制約了系統升級換代速度，信息安全存在隱患。

3.3 專業人才儲備不足

與傳統的人工檔案管理不同，區塊鏈技術需要具有計算機技術的專業人才來操作。從我國高校目前的情況來看，信息技術部門的工作主要是圍繞教學管理和辦公軟件，檔案管理和教學流程管理有很大的不同，需要區塊鏈方面的專業人才進行運營和技術維護，特別是檔案信息安全方面的工作。但從現有技術人才來看，高校區塊鏈方面的技術人才數量不多，儲備不足，一些高校采取外包、請兼職的方式來開展區塊鏈檔案管理工作，無論是工作效率還是信息安全性都存在一定的問題。

4 區塊鏈技術應用于高校檔案管理的路徑

4.1 加快推進分布式存儲技術應用

區塊鏈技術的“去中心化”特征，使信息分布式存儲成為可能。分布式存儲就是將信息按照適當的維度進行分類，把信息存儲到系統網絡不同的節點中。即便遭到外來黑客的入侵，也只能對某一節點產生影響，而且其他節點的信息依然會保留，信息不會缺失，安全性也會得到進一步保障。分布式存儲的關鍵技術包括三個方面：一是元數據管理，傳統的元數據管理強調統一性和集成性，即由某一中央處理節點負責所有元數據的錄入和存儲，但會面臨“中心化”導致的信息安全問題，而區塊鏈實現了“去中心化”，大大提高了信息安全系數；二是系統彈性擴展技術的應用，高校檔案管理的數據規模和復雜度十分突出，系統彈性擴展技術可以實現元數據的分配和數據的透明遷移，提高整個節點的信息處理效率，規避傳統的“中心化”系統下數據儲存位置相對固化，復制拷貝占用空間過大的問題；三是存儲層級內的優化技術，區塊鏈技術結合大數據工具，可以對檔案信息進行篩選和整理，同時降低系統能源消耗指數，按照訪問量將檔案信息進行排序，訪問頻率越高，排序越靠前。

4.2 制定區塊鏈技術使用規范

由于區塊鏈技術是新生事物，在實際工作中的應用尚不廣泛，在高校檔案管理中的使用也才剛剛起步，相關使用規范還沒有搭建起來，區塊鏈使用還存在不規范的地方。高校檔案管理工作是一項看似簡單，但是對系統安全性和完整性要求非常高的工作，實操環節若缺乏明確的制度指引，工作人員可能會出現誤操作的問題，或者別有用心的人鉆技術漏洞，篡改、盜竊檔案信息，使檔案信息面臨非常嚴重的危險。因此加強制度建設十分緊迫，具體包括兩個層面：一是政府層面，可以考慮對區塊鏈技術制定具有普遍適用性的規范標準，以國家標準的形式頒布，作為整個規范體系的框架；二是高校層面，應當結合本校檔案信息化管理工作的實際開展情況，制定具有針對性、更具落地實操性的指引細則，讓檔案管理工作者的工作能夠“有規可依、有章可循”。

4.3 加強技術研發，搭建人才梯隊

現代信息技術發展日新月異，區塊鏈技術也不例外。高校檔案管理工作應當加強區塊鏈技術的研發，不斷調整、適應檔案管理工作的需要，特別是順應檔案信息化、智能化管理的發展方向。對此，高校應當首先考慮自主加強技術研發，搭建自有的技術團隊，圍繞檔案管理工作的實際需求開展技術研發，對于自有研發能力有限的高校，可以考慮利用社會力量，引進區塊鏈技術第三方開展技術合作，發揮第三方的技術優勢，為高校“量身定做”檔案管理體系，從而減少高校檔案管理的工作量，提高管理效率。另外，高校要加快相關人才隊伍建設，包括內部培養和外部招聘兩個渠道。內部培養渠道，可以考慮從現有的區塊鏈技術相關的專業中，擇優選拔有意向進行檔案信息管理工作的畢業生，進入到相關崗位，發揮專業所長；外部招聘渠道，可以開展社會招聘，設定一定的資格條件，吸引真正有能力的區塊鏈專業人才為高校檔案信息化管理工作做出應有的貢獻。

5 結語

本文從區塊鏈技術的含義入手，分析了區塊鏈技術在高校檔案管理中的作用，包括保證檔案信息完整、開啟智能身份認證功能和維護檔案信息安全三個方面，并歸納了當前高校檔案信息化管理中存在的問題，包括信息管理工具落后、檔案信息安全性有待提升和專業人才儲備不足，并針對性地提出改進建議，包括加快推進分布式存儲技術應用、制定區塊鏈技術使用規范和加強技術研發，搭建人才梯隊等。高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，如何進一步利用好區塊鏈技術，提高檔案管理效率、優化管理工作質量，值得相關工作者思考。