信息技術在檔案管理中的應用探究

摘 要：信息技術的有效應用可以使檔案管理工作獲得高水平支持。本文對當前檔案管理工作存在的主要問題進行了總結，結合信息技術創新發展的背景條件，從技術性工作的角度出發，提出了檔案管理工作的改進策略。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;應用策略

引言

目前，信息技術的創新推廣速度較快，實現信息技術在檔案管理中的有效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。

1 信息技術在檔案管理中應用存在的不足

1.1 檔案信息化管理系統不夠成熟

目前，部分企業的檔案管理人員缺乏對現有信息系統可操作性的詳細考察，沒有結合軟件開發的實際情況，制定信息化技術的應用步驟，導致信息化系統的安全性與穩定性難以得到有效維護。一些檔案信息化管理系統的建設雖然進行了需求分析，但未能對檔案信息化管理工作的主要原則進行總結，導致動態性管理方法難以在檔案管理工作中實現普及推廣。一些檔案信息化管理系統在具體建設的過程中，沒有結合系統功能特點進行數據模型的創新設計，難以保證信息化技術在檔案管理工作中發揮作用。一些檔案管理信息系統的建設、檔案管理技術的設計缺乏對系統建設過程的創新調整，導致檔案管理的基礎性工作和信息技術難以得到高質量的結合，無法在檔案管理業務模式創新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統所具備的應用價值無法實現高水平開發。

1.2 檔案數據檢索質量較差

數據檢索質量直接影響著檔案信息的應用水平。但是，部分企業雖然推進了檔案數字化管理，并對信息技術進行了推廣應用，但對于檔案信息查詢服務的重視度較低，缺乏對檔案檢索目錄的高質量設計，無法憑借主題詞實現檔案信息的快速搜索，難以在增強信息調取效率的基礎上，體現出數據檢索技術的優勢。部分檔案數據檢索工作的實施對于可視化分析技術的價值缺乏足夠的關注，沒有使用圖表等方式實現對檔案數據的有效展現，導致檔案信息的處理舉措無法得到相應的調整創新，難以在數據模型的幫助之下，全面滿足檔案數據檢索管理的實際需要。

1.3 檔案服務能力缺乏有效拓展

部分檔案管理人員雖然引進了信息技術，但缺乏對檔案服務能力建設工作的重視，導致新型信息技術所具備的突出應用優勢無法得到顯現。一些檔案服務能力的建設工作對于檔案信息所具備的應用價值分析不夠完整，缺乏對數據挖掘技術的應用，沒有從信息全文檢索需求的角度出發，對信息集成技術進行合理使用，導致檔案的檢索效率及精準性無法得到提升。一些檔案管理人員在應用信息技術的過程中，對于數據資源的錄入和整編缺乏必要重視，沒有對檔案管理系統各類權限進行合理設置，導致檔案借閱管理及報表制作等基礎性工作無法得到改良，檔案數據的備份以及系統維護等業務難以得到信息技術的高水平支持。

1.4 檔案信息資源缺乏有效整合

檔案信息資源的整合是提升檔案應用水平的關鍵。但是，部分檔案管理人員在應用信息化技術的過程中，對于檔案管理領域的信息孤島問題缺乏足夠的關注，沒有對檔案信息浪費現象進行有針對性的研究，導致信息系統普遍存在重復構建的問題。一些信息技術的應用對于檔案信息現有的服務效果缺乏必要總結，未能對不同類型信息化系統的運行情況進行系統性研究，導致如財務系統和資源調度管理系統無法與檔案管理系統實現充分結合等問題。一些檔案信息整合工作對于實體檔案數字化所帶來的各方面影響缺乏完整的分析，沒有對檔案管理工作中的存量信息資源進行有效的整合，導致很多檔案數據信息的備份管理需求無法得到滿足，難以在實體檔案數字化基礎上更好地實現檔案信息的同步備份。

2 信息技術在檔案管理中的優化應用策略

2.1 提高檔案信息化管理系統的成熟度

檔案管理人員在探索信息技術的應用途徑過程中，要加強對檔案信息化管理系統構成情況的分析研究，并對工程項目建設的基本原理進行考察，使檔案信息化管理方案的構建可以具備更強的可操作性，并保證檔案管理所需的軟件可以在這一過程中實現高質量應用。要加強對檔案信息化管理需求的分析，并對系統當前的功能優勢及使用性能進行考察，保證系統具備足夠的穩定性與安全性。檔案信息化系統的建設工作需要加強對說明書制定工作的關注，尤其要對檔案管理標準化體系建設所需的基礎條件加以分析，保證檔案動態化管理方法得到有效構建。要加強對檔案信息化管理系統功能和數據構成情況的考察，并對系統架構以及功能模塊進行有效的創新，保證系統安全管理體系可以在這一基礎上得到更加成熟的構建。檔案信息化管理系統的建設還需要加強對計算機軟件開發狀態的關注，尤其要保證檔案管理人員充分參與到系統建設工作中，確保軟件開發過程可以得到明確，為檔案管理系統價值的充分開發提供有力支持。

2.2 提高檔案數據檢索工作質量

在探索信息技術在檔案管理工作中的具體應用策略過程中，一定要加強對檔案信息構成情況的分析，并結合檔案信息查閱需要，對檔案信息檢索途徑進行優化，使檔案檢索工作目錄得到創新調整，進而滿足檔案信息的多元化查閱需要。檔案數據檢索工作在開展的過程中，必須加強對信息技術普及規律的重視，并將各類主題詞及相應的檢索內容加以總結，使檔案信息利用需求可以得到優化，有效提升檔案檢索工作效率。要加強對可視化分析技術的重視和應用，尤其要對圖表形式的信息進行重點研究，使數據檢索精準度得到提高。檔案數據檢索工作還需要對特殊信息進行集中處置，尤其要對數據分析模型進行靈活使用，為檔案信息利用效率的優化提供精準支持。

2.3 提高信息化檔案服務水平

檔案管理人員在探索檔案服務新方式的過程中，一定要將檔案管理信息系統所具備的突出應用優勢進行總結，尤其要對檔案信息的整合和組織工作進行深入研究，使檔案信息化體系的建設可以在檔案價值開發方面發揮作用，以便可以更加有效地滿足信息化檔案服務需要。檔案管理人員在制定信息化服務策略過程中，一定要加強對檔案信息服務條件的重視和考察，并對數據挖掘技術進行合理使用，保證符合檔案信息全文檢索需求的舉措得到相應優化，為信息集成技術充分發揮應用價值提供幫助。要加強對檔案信息檢索能力構成情況的關注，并對信息檢索速度的影響因素進行深入研究。檔案管理人員需要根據信息系統當前的運行規律，對檔案進行的收集整編方法做出調整，合理設置檔案調取權限，并對檔案統計報表等基礎性功能加以完善，確保數據的維護及備份功能得到強化。要根據檔案管理信息系統開發的基本規律，對檔案管理信息化需求進行全方位考察研究，尤其要對網上檔案信息瀏覽平臺進行高水平構建，并保證相應的網頁檢索功能得到強化，為信息化檔案服務體系的完善提供幫助。

2.4 提高檔案信息資源的整合水平

在制定檔案管理信息化方案過程中，需要加強對檔案管理工作中信息孤島問題的重視和分析，尤其要對檔案信息資源浪費問題進行嚴格統計，使信息系統可以有效避免重復建設問題，并保證信息匱乏現象可以得到充分規避。要加強對檔案資源質量特征的分析考察，并對檔案信息管理以及檔案服務體系建設的相關需求進行總結，確保不同類型的信息化系統可以與檔案信息調取應用需求相符合，有效提升檔案服務綜合質量。要加強對檔案管理工作中信息化系統實際運行情況的關注，并對財務管理和資源調度管理系統進行整合，結合檔案管理團隊辦公自動化的目標，制定檔案信息資源整合的具體策略，使檔案數字化管理體系的建設可以獲得高質量的信息源，并保證檔案信息的來源能夠得到相應的優化。在檔案信息資源整合的具體實施過程中，一定要加強對檔案管理信息化總體方案的關注，尤其要對數字化檔案管理優勢進行總結，使各種類型的存量信息實現高質量整合，為檔案信息的備份和調取提供有力支持。

3 結論

信息技術的創新發展可以使檔案管理工作得到全面優化。因此，對檔案管理工作的實際情況進行總結分析，并結合信息技術的主要優勢，進行檔案管理工作相關問題的總結，制定信息技術在檔案管理工作中的有效應用策略，對提升檔案管理工作綜合質量具有十分重要的意義。

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作者簡介：王亞琴（1986— ），碩士研究生，菏澤市行政審批保障中心館員。