大數據視野下檔案信息化建設的新思考

摘 要：互聯網信息技術飛速發展，依托大數據技術的檔案信息建設管理工作取得了豐富的成果，檔案管理進入了“大數據發展”的時代。本文分析了大數據時代檔案信息資源的特點，并探討了當前檔案信息管理中存在的問題，提出了相應的建設策略。

關鍵詞：大數據分析;檔案管理;信息化建設

引言

面對信息技術和經濟社會的飛速發展，我國政府順應時勢，提出了“四個全面”和國家大數據的發展戰略。在全面推行政務公開和優化政府社會服務的過程中，檔案信息作為一種基礎性的信息資源，在社會管理的各個方面發揮著重要作用。利用大數據技術對檔案信息進行歸檔、分析和儲存能夠進一步提高我國檔案管理的質量和效率，以提高我國政府社會治理和公共服務的水平。當前，政務檔案的涉及領域更加廣泛，內容愈加豐富，作用不斷凸顯，同時也面臨著大數據技術運用下的信息安全風險等問題，為了保障和發揮檔案信息作為基礎性戰略資源的作用，相關工作人員應該認識到檔案管理的重要性，充分順應局勢開展檔案信息化建設，以滿足社會和公眾的不同需求。

1 大數據背景下檔案信息資源中大數據的特點

1.1 數量巨大且增長迅猛

政務檔案信息是對政府相關工作和社會服務的原始記錄，數量龐大且種類豐富。而在大數據飛速發展的環境下，各類信息資源的增長速度也是飛快的。這為檔案管理部門的信息收集和處理帶來了難題。

1.2 類別繁多且載體結構復雜

互聯網時代，檔案數據多元化、多樣化，其類別繁多，更是依托于不同的載體出現。如在具體的政府公眾服務中，其往往是線下人工、電子政務雙渠道進行，同時還依托各類互聯網新媒體平臺開展政務宣傳和建設工作，這就使得檔案信息的來源渠道非常廣泛。由于不同領域的檔案信息在內容和特點上存在差別，其具體的收集、整理和實踐應用的要求也不同，使得檔案管理的難度增加、任務加重，檔案人員需要對紙質資料、電子數據等進行分類的處理和分析保存。

1.3 迅捷的信息處理速度

大數據在整體上具有數量大、分析速度快的特點，能夠在海量的信息資源中抓取最有價值的部分，其迅捷的信息化處理速度為檔案管理信息化建設奠定了堅實基礎。由于信息需求者對信息資源的需求更多樣，其對信息的處理和分析也更深入，追求便捷高效成為信息利用的一大特點，同時對政務檔案信息的深入挖掘、分類和整理、后續的整理和應用也面臨更多挑戰。基于檔案信息數據的產生和用戶的使用需求，檔案信息處理的速度也將不斷提高。

1.4 檔案信息內容需進行深層次挖掘與分析

政務檔案在性質上屬于原始文獻數據，往往只是對政務活動或政策文件的原始收納。這些信息只經過簡單的收集和整理，尚未深度加工。而在大數據分析技術的幫助下，檔案信息管理人員能夠對檔案信息資源進行深層的處理，最大限度地挖掘其價值。處理過的檔案信息資源更具能效，能夠對政府相關部門開展社會服務活動、及時了解和滿足人民訴求提供助力。

2 當前檔案信息化建設中亟待解決的問題

2.1 落后的檔案管理觀念影響了檔案信息化建設

在國家大數據戰略的引領下，檔案管理信息化建設正在穩步推進，但許多政府部門工作者并沒有這意識到大數據視野下檔案信息化建設的真正內涵，只是片面地認為信息化建設就是引入新技術，只要建立了相關的檔案信息庫和管理系統就完成了建設任務。事實上，現代化的檔案管理信息系統只是一種輔助工具，其作為檔案信息化建設的一部分，主要發揮著規范工作人員管理行為的作用。但是政府部門工作人員應當認識到檔案管理信息化建設的意義和作用，認識到自身肩負的新任務和職責，在轉變觀念的基礎上創新工作，以實現檔案管理的進步和發展。在實踐中，還存在著忽視信息技術的應用、不重視電子數據庫建設等現象出現，檔案管理效率難以提升。

2.2 檔案信息化建設缺乏整體規劃

由于對檔案信息管理的認識不到位，在開展政務檔案管理信息化建設的過程中常常出現缺乏整體規劃的問題。部分政府機關和部門盲目引入新技術、新系統，卻沒有對自身的工作形成準確的定位和規劃，導致檔案管理孤立進行，無法與工作內容和工作實際結合，更難以滿足人民的實際需求，與政務公開和為人民服務的宗旨背道而馳。

2.3 檔案管理人員素質較低

大數據技術的引入需要工作人員不斷提高自身的專業素養和對新技術的應用能力，政府部門對知識型人才的需求力度越來越大，這對檔案工作人員信息收集和處理的素養以及對大數據技術的應用能力提出了高要求。當前，政府部門檔案管理工作人員以計算機人員為主，還有各類檔案管理專業的工作人員，他們認為檔案管理信息化建設就是單純地應用新技術，對自身工作認識不全面，有的工作人員更缺乏責任意識。檔案管理人員除了過硬的專業素質，還需要有高度的責任意識和工作熱情。

2.4 檔案信息化缺乏統一標準和有效的安全保障

政務檔案信息必須保證信息數據的真實性和完整性，尤其是房屋征收服務的相關檔案，其涉及居民房產信息，必須要有統一的保存標準和有效的安全保障，以維護人民財產安全和個人需求。但是在以往的工作中，由于檔案信息以紙質資料為主，檔案的質量存在較大差別，而在具體的實踐中又缺乏相關的安全保障標準，這就使得此類檔案信息面臨著嚴重的保存困難和使用限制難題。同時，由于部分工作人員缺乏安全意識，也間接導致了數據信息的丟失。

3 大數據視野下檔案信息化建設策略

3.1 以完善的硬件、軟件基礎建設為技術支撐

要以完善的硬件和軟件設施為政府機關檔案信息化建設提供堅強的技術支持。政務機關檔案管理涉及收集整理、分析儲存、應用等多個環節，必須加強相關配套設施的引入和建設。硬件設施方面，要采購更多計算機、大型交換機等，確保信息處理高效進行。而在軟件建設方面，要堅持構建檔案信息資源庫、檔案信息查詢平臺、政務信息網站等，做好檔案管理信息系統的構架工作。實現數字化管理。

3.2 構建完善的安全防護體系

為了順應時代的發展，政府機構和部門要堅持構建完善的安全防護體系，以為檔案信息化建設提供堅強的后盾。要通過信息保護、資源共享、信息審計等多方面加大防護力度。一是對機密信息的保護，要通過保密協議，信息庫建設等多種方式對涉及人民隱私的信息進行保護，同時還要及時清理各類不需要的信息，以保持信息庫的信息資源完整性。二是加強信息資源的共享，要對各類型和各級別的檔案信息進行限制查詢，在權限內進行傳播，以保障信息安全。三是加強信息審計，要建立專門的檔案信息監督和審計小組，根據相關流程開展信息評估，并對政府部門的檔案管理工作進行監督，以預防信息泄露。

3.3 構建高素質的檔案信息化人才隊伍

為了從整體上優化政府機關的檔案管理工作，提高信息化建設的效率和水平，高素質的人才儲備是關鍵，必須構建高素質的專業人才隊伍。一方面，要堅持引入更多專業人才;另一方面，要加強對原有工作人員的培訓和監督，增強其應用大數據技術開展檔案管理的能力，同時加大監督考核力度，激發其工作積極性。

3.4 科學建設檔案信息管理系統

在完善軟件設施的基礎上，要進一步加大檔案信息管理系統的構建工作。在專業技術人才的引領下構建管理信息，并逐步實現檔案信息的數據化處理。同時要不斷完善平臺功能，實現檔案信息的大數據分析。

結論

大數據時代各種技術飛速發展。政務檔案信息管理工作者應當在充分認識自身工作內容和工作職責的基礎上開展檔案管理的信息化建設工作。其中，首要目標是保留和挖掘檔案信息的原始價值。在推進地區檔案信息化建設的同時還要加強地區間聯動，建設成立檔案信息的數字化記錄和共享平臺，以保證各項數據及時上傳，并能在政府部門中實現有效的流轉，最終服務于民。在云計算、大數據、人工智能技術的幫助下，檔案信息數據的公開處理也有了廣泛的基礎，這標志著我國檔案管理和政務公開的又一進步。檔案信息管理者要堅守和完成時代發展賦予自身的使命，對檔案管理的信息化建設有擔當、有信心。

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作者簡介：馬靜瑜，大學學歷，濟南市槐蔭區房屋征收服務中心副研究館員。研究方向：檔案管理。