淺析煤田地質檔案的建設

鄭紅

摘 要：隨著地質勘查工作的加強，地質檔案的管理成為煤田地質工作的一項重要內容。本文根據煤田地質行業特點，提出建立健全規章制度，強化檔案的收集與鑒定，建設電子信息檔案，提高檔案的保密意識，不斷提升人才隊伍建設等應對策略，使煤田地質檔案建設適應高質量發展要求。

關鍵詞：煤田地質;檔案;管理

我國地質工作者通過長期實踐、研究，積累了大量的地質檔案資料，它們蘊含著幾代人的智慧與汗水，客觀地記載了地質工作者的科學認知和綜合總結，既是地質工作的重要成果和歷史記錄，也是其軟實力的組成部分，在地質勘探，能源礦產開發、利用，大型基建項目的開展以及地質災害防治等方面發揮了重要的作用。煤田地質檔案是在煤田地質勘查活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘探、勘測過程的真實反映和記載，也是本單位發展的重要依據。基礎的地質勘查文件具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，所形成的檔案材料要全面化、精確化、系統化，達到成套性、專業性的要求。一個完整的地質勘查項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過相關部門的審批和驗收，收集符合標準的基礎性文件，再進行分類、歸檔，這些工作要做到精準、有效。現就地勘單位的檔案管理工作談幾點認識。

1 完善的規章制度是煤田地質檔案的有力保障

煤田地質檔案以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。地質勘探檔案制度的建立具有雙重性，既是一項科技管理制度，又是一項檔案管理制度，制度的建立要多從這兩方面考慮。地質勘查檔案的收集在保證質量的同時，要做到及時、完整，個人手中不允許留存資料。檔案管理人員要按照科技檔案管理的規定，對已經收集的文字、圖紙、聲像等資料，根據文件形成的規律和特點，進行科學分類整理，設置歸檔類目。檔案查閱部門要建立健全檔案信息資源的開發利用制度。一是要執行查（借）閱登記制度，要求分項目逐一準確填寫清楚查檔人信息、查檔目的、檔案所起的作用與達到的效果，以便于進行跟蹤調查檔案利用效果。二是建立用戶聯系回訪制度。為掌握檔案資源利用情況，向檔案利用人進行回訪，了解查檔解決了什么具體問題，取得了哪些社會效益與經濟效益，掌握檔案利用效果的第一手資料，把檔案利用效果寫得具體生動有說服力。為編寫檔案利用實例收集詳細的資料。

2 檔案的收集與鑒定為煤田地質檔案夯實基礎

地質勘查的原始資料是檔案管理的基礎性工作。抓好基礎性工作，要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，用規范化、信息化、標準化進行檔案的收集、整理、歸檔和開發利用，協調各職能部門增強檔案意識，注重收集并及時移交，防止檔案材料的散失，保證檔案原始數據的完整、準確、系統。具體做法：一是明確有關部門與人員的工作職責，將收集原始資料納入地勘項目指標。二是鼓勵和支持檔案人員對地勘項目進行跟蹤管理，從最開始的立項、采取的勘探方式到竣工所有的資料都要收集齊全。三是收集的紙質資料，適用于電子介質存儲的文檔均應進行數字化處理。

地質勘查檔案的鑒定工作包括對檔案的價值鑒定和質量鑒定兩方面內容，對檔案保管期限進行鑒定，還要對保管期限進行復查。地質勘查的檔案鑒定是一項復雜的工作，鑒定檔案應根據“審查從細，留存從寬”的原則，既考慮歷史發展的需要，又要考慮現實工作的需要，既考慮單位工作的需要，又要考慮為社會服務的需要。要求鑒定工作者有一定的專業知識，既包括煤田地質工作中的專業知識，還要懂檔案管理。鑒定工作為檔案的計算機存儲和縮微化提高了效率，簡化了流程。

3 檔案電子信息化有利于促進煤田地質檔案的建設

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，信息化管理要結合地勘工作自身的特點。檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工。使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息、電子文件數據利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。建立全文數據庫，以便于存儲、查找和利用，地勘單位檔案工作網絡化、電子化既是煤田地質工作現實要求，也是檔案管理工作發展的必然趨勢，更是為了更好服務于煤田地質工作。

煤田地質檔案信息化建設，使檔案的載體形態和記錄方式向著多元化的趨勢發展，煤田地質檔案現有的管理方式也必然會隨之改變。首先，改進和完善了煤田地質檔案載體的形式和結構，檔案載體類型由過去單一的紙質載體發展為以磁盤、光盤等多種磁性材料為載體的檔案，打破了存儲空間和保管期限的限制，使檔案信息資源的種類和數量得到快速增長，豐富了水利檔案信息資源。其次，改變了檔案信息的形態，信息化檔案管理系統是以數字信息技術和計算機網絡技術為基礎的，因此檔案信息被轉化數字化形態，利用時能通過計算機來讀取，降低了檔案原件被損壞和丟失的風險，通過數字化拷貝可以補償原件的作用，同時還能減少檔案原件被直接利用的次數，解決檔案原件紙張磨損的問題，延長了檔案原件的壽命。另外，檔案實行信息化管理后，檔案信息化系統與煤田地質專業信息化系統通過專業軟件對接，實現專業工作數據收集自動化，不僅大大降低了檔案人員的勞動強度，而且還減少了專業檔案信息資源的流失，提高了歸檔率。

4 強化保密意識是煤田地質檔案保管的重點

隨著國家可利用資源的逐漸減少，礦產開發更是地勘單位的核心機密，煤田地質檔案具有商業秘密性的特點，是增加地勘單位市場競爭力的關鍵，是檔案保管工作重點。

加強煤田地質檔案管理的保密工作。首先，抓好保密制度的貫徹落實。認真貫徹執行《檔案法》《保密法》《科學技術檔案工作條例》等一系列法規。對涉密紙質、電子、聲像檔案的借閱、保管、移交、銷毀等環節要嚴格遵守保密制度，確保萬無一失。要按照《保密法》和《檔案法》的規定，制定涉密地質資料、文件在保管和利用中的保密工作制度，各項借閱規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，確保涉密地質資料、文件的安全。第二，涉密檔案應單獨裝訂保存，嚴禁與非密級檔案材料進行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現涉密擴散問題。認真抓好涉密載體管理、抓好重大涉密事項的保密管理。第三，檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。未經批準，任何人不得隨意閱覽、復制、傳真和摘錄涉密檔案內容，更不得私自撕拆、涂改。保密檔案使用完畢后應及時核對、檢查、維護，確保安全無恙。第四，檔案信息資源必須參照統一規范標準進行，保證檔案資源的安全性。凡是涉及保密的檔案信息，在檔案信息化開發利用過程中，應做好物理隔離或邏輯隔離處理。

5 人才建設是提升煤田地質檔案工作的重要因素

要從根本上實現煤田地質檔案建設現代化的目的，就必須培養一批管理型、技術型和復合型人才，從檔案建設的全局和戰略的高度出發，加強檔案人才隊伍的建設。首先，要抓好檔案管理崗位成才工作。加大對人才的培養力度，要針對檔案人才嚴重缺乏的狀況，制定切實可行的人才培養計劃;要通過崗位培訓、繼續教育等形式，來增強檔案人員的檔案信息意識和能力，使檔案人員成為既精通業務，又有創新精神的復合型人才。其次，要創新管理模式，建立考核機制。將檔案人員對專業技術的掌握及學習情況納入到崗位工資績效考核，從而激勵檔案工作者積極主動地學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，成為檔案建設的行家里手。

總之，煤田地質檔案是珍貴的信息資源，在經濟、生態文明發展中發揮著不可替代的作用，檔案部門應高度重視檔案的管理建設工作，緊緊圍繞煤田地質高質量發展要求，在經濟活動中體現出應有的價值。

參考文獻：

[1]馮麗偉.電子檔案存儲技術前期研究[J].中國檔案，2015.

[2]田淑華.館藏檔案數字化效益分析[J].檔案時空，2015.

（作者單位：吉林省煤田地質局）