基于電子檔案管理的安全保護方法研究

摘 要：檔案是記錄信息的重要載體。隨著我國信息技術快速發展，企業信息化管理能力逐漸加強，檔案的管理中越來越多采取了電子檔案的形式。提高電子檔案信息的安全保護，是目前我國檔案管理工作中的重點。本文對電子檔案管理的安全保護方法進行了研究分析，旨在提升電子檔案的安全性能，讓檔案管理工作的質量有所提升。

關鍵詞：電子檔案;安全保護;方法研究

隨著電子信息技術的發展，新型的檔案載體——電子檔案應運而生。相應地，其安全性問題也日益暴露?；诖?，需建加強電子檔案管理的安全保護。

1 電子檔案安全保護的意義

電子檔案的管理離不開安全保護，要提高電子檔案安全保護的質量，就要緊密結合計算機技術和網絡技術。在我國當前的大背景之下，網絡信息安全問題一直都在不斷完善發展中，值得提醒的是，網絡安全性能的局限性導致各類安全問題頻繁出現，而電子檔案安全保護工作所涉及的內容信息較多，如果信息內容有泄露問題發生，在一定范圍內會引起動蕩，造成不必要的麻煩，為了解決這類問題，安全保護工作需要得到相關管理人員的重視，需要加強對相關技術人員安全保護技術的培訓，且這種培訓須常態化。

2 電子檔案安全保護工作的必要性

在我國信息化快速發展的時代進程中，加強電子檔案安全保護，是電子檔案事業發展的必然選擇，同時也是對電子檔案進行充分利用的保障。對于檔案管理人員而言，在進行電子檔案保護工作時，需要具有一定的計算機技術以完善電子檔案安全保護工作——這已經成為整體工作中的重要環節之一。安全保密工作能夠推進電子檔案管理工作的安全性能，在后續建立完善的安全體系，以此為電子檔案事業的健康發展提供有利條件。

電子檔案安全保護工作與其他檔案保護工作較為不同，其他檔案保護工作一般只需要對信息內容進行整理歸納即可;而電子檔案安全保護工作需要建立在互聯網技術的基礎之上，對內部安全保護措施進行優化，此類安全保護工作整體復雜程度較高，但是對于電子檔案具有重要意義。由于電子檔案的信息內容較為廣泛，并且包括了各類經濟和軍事的內容，也讓電子檔案成為了重點保護對象。如果在此過程中電子檔案內容被泄露，會對國家生產造成不可估量的損失，如若被非法分子利用，也會產生巨大危害。

3 電子檔案安全保護工作中出現的問題

3.1 安全保護工作不集中

電子檔案涉及范疇的內容保存在各個不同的部門，比較容易讓電子檔案的管理工作不集中，這也逐步提高了電子檔案管理工作的難度，尤其是在安全保護方面的問題日益嚴重。電子檔案安全保護工作不能轉移到專業部門進行管理，其安全保護工作規范性較低，因此也就形成了一系列的問題，比如說安全問題的頻出。此類問題的出現，降低了電子檔案安全保護工作的質量，并且也對一些事物的判斷能力造成了一定影響，為了能夠更好地解決此問題，相關工作人員應該確保電子檔案安全保護工作的統一性，并且設立較為完善的管理部門，專門負責安全保護工作，為后續工作提供便利[1 ]。

3.2 安全保護水平低下

電子檔案安全保護工作缺少較為嚴密的安全體系和制度對其進行約束，這讓其安全保護水平低下，不能順應時代的發展，同時也降低了電子檔案工作的協調性，讓其在安全保護工作當中頻繁出現問題。尤其在我國當下互聯網技術飛速發展的背景之下，造成了后續問題的頻發。舉例說明，某一地區電子檔案安全保護工作經歷了多年的建設，但是由于網絡上一些主觀或者客觀因素的影響，其工作效率明顯下降，尤其是在安全保護方面。此現象表明了相關工作人員在一定程度上并沒有重視電子檔案安全保護工作的重要性，讓其在社會的發展過程中產生滯后現象。這容易讓電子檔案出現安全隱患，在一定基礎上會直接降低電子檔案安全性能。

3.3 未有統一的安全保護標準

電子檔案安全保護工作的范圍較廣，所涉及的內容比較多，相關的信息量較多，所以在安全保護的過程中會有一定難度，在安全保護的過程中，需要結合各類具體內容具體分析。此外，目前電子安全保護工作缺乏統一標準。尤其是在電子檔案安全問題方面，因其與其他傳統檔案安全管理內容不同，所以更需要結合電子檔案相關特點制定出符合實際需求的保護標準，提高電子檔案安全保護工作的質量。因為電子檔案安全管理工作具有重要意義，所以在提高安全維護效率的過程中，還應該以我國互聯網技術為基礎，對安全保護方式進行設定，以此滿足實際安全保護需求[2 ]。

4 電子檔案安全保護措施

上述不利因素給電子檔案的安全性蒙上一層陰影，同時也給檔案管理提出了新的要求。針對這些問題，我們可采取以下安全措施加強管理。

4.1 存儲載體保護

對于電子檔案而言，可以為其提供載體保護的方式一共有兩種。首先是提高電子檔案載體的材料質量，比如硬件設施——儲存光盤、磁盤，還有后續一系列的輸入輸出設備，各類反饋系統也在材料范疇內容，最關鍵的內容是通信設備，以上設施或軟件都為電子檔案提供了儲存、生成、傳輸的路徑，也是電子檔案建立的基礎內容。電子檔案的制成材料，需要以檔案的載體為基礎，結合各類用料以及相關設備的支持，才能更好地為其提供相關服務。其次是確保電子檔案載體物理方面的安全問題。此項工作需要結合計算機技術，對后臺的軟硬件平臺進行優化，并且不斷提升整體的完善性和準確性，讓其能夠更加準確地為人們提供輸入輸出功能。載體一般以磁盤光盤為介質，提高此類介質的使用壽命，減少此類介質的不利影響因素。此類載體自身具有一定的穩定性，但對環境有一定要求，所以需要多加投入，嚴格管控環境問題[3 ]。

4.2 硬拷貝保護

拷貝保護實際上就是對電子檔案的物理歸檔工作，在電子檔案生產和接收時，及時將電子檔案打印拷貝，并且保存在紙質檔案中，可降低計算機失誤造成的影響。此類保護方式自身具備一定優勢，比如說價格優勢，同時它也可以保護不夠完善的電子檔案，整體所需技術較少，不涉及任何管理難點，通過電子檔案紙質的收錄，還可以對其進行二次拷貝，實際上也是紙質檔案的一種延伸。

4.3 電子拷貝保護

電子拷貝保護工作需要結合脫機媒體拷貝設備支持應用，它可以對電子檔案進行拷貝，比如說我們可以將電子檔案在軟盤中進行備份，或者在光盤和磁盤中進行備份，最終將拷貝內容歸納到檔案庫內。多重拷貝之后，在發生計算機失誤時，可以通過多個途徑找出電子檔案內容。此類保護方式可以提高整體檔案檢索的效率，并且還能在一定程度上對電子檔案的信息內容進行完善。但是此類方式對于磁盤載體的環境要求較高，需要確保環境滿足要求，降低其中的風險因素，以此提高整體管理工作質量，不斷帶動電子檔案事業的發展，進而保護我國文化和文明的傳承 [4 ]。

5 結論

隨著電子檔案的日益增加，基于其特性而導致的安全問題，已成為當下檔案管理不可忽視的重要內容。為了確保電子檔案的安全性，可充分采取存儲載體保護、硬拷貝保護和電子拷貝保護等手段，在此基礎之上建立健全規章制度、提高檔案管理人員的綜合素質等安全措施，并且讓其能夠形成一個完整的電子檔案保護工程，完善其系統性，降低電子檔案安全保護工作的風險。

參考文獻：

[1]鄧瑩，柳維生，湯學軍.居民電子健康檔案信息安全保護現狀與建議[J].中國衛生信息管理雜志，2020，17（06）：734—738.

[2]湯怡.電子健康檔案在推廣過程中的隱私保護問題考量[J].區域治理，2019（38）：233—235.

[3]石念峰.開放網絡環境下電子檔案訪問控制技術研究[J].檔案管理，2017（05）：61-62+15.

[4]遲晨陽，毛華堅，孟海濱，趙東升.電子健康檔案信息安全和隱私保護的關鍵問題和研究進展[J].中華醫學圖書情報雜志，201，24（11）：22—26.

作者簡介：李琳（1980— ），學歷：?？?，陜西大西溝礦業有限公司助理館員。