人事檔案信息化管理研究

賈俊芳

【摘要】在信息技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展的過程中，行政單位檔案管理模式發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理正在向電子文件管理模式變化。信息化的整合可以保證行政單位的人事檔案管理效率，降低行政成本，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，本文主要分析行政單位人事檔案信息化管理應(yīng)用的意義，并闡述相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】信息化;人事檔案管理;行政機(jī)關(guān)

人事檔案是記錄一個人主要經(jīng)歷、政治狀態(tài)、道德風(fēng)格等個人情況的重要文件，起到了憑據(jù)、根據(jù)和參考作用，在企業(yè)管理中準(zhǔn)確識別干部，全面評價干部，合理使用干部發(fā)揮了重要作用。現(xiàn)在大部分企業(yè)在其他方面的工作中都應(yīng)用了信息技術(shù)，但是人事檔案管理方面仍然采用傳統(tǒng)的管理方式。這使得現(xiàn)在的人事檔案管理中出現(xiàn)了很多缺陷。在這樣的情況下，我認(rèn)為應(yīng)該很好地應(yīng)用信息技術(shù)，更好地發(fā)展人事檔案的管理工作。

一、信息技術(shù)的作用分析

在人社單位，人事檔案是個人管理的憑證，也是各部門業(yè)務(wù)開展的核心。在檢驗(yàn)確定優(yōu)秀人才的過程中，要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，促進(jìn)生產(chǎn)監(jiān)督工作的順利進(jìn)行，發(fā)揮著不可替代的作用。在信息化穩(wěn)定發(fā)展的推動下，各技術(shù)的有效應(yīng)用可以全面展示自身優(yōu)勢，同時為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供更多的幫助，解決傳統(tǒng)管理工作面臨的問題，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。另外，信息技術(shù)的應(yīng)用通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以將人事檔案的資源集中分類，提高文件管理的效率。這樣的管理模式與傳統(tǒng)管理相比，不僅有效地發(fā)揮了自身的優(yōu)勢，還可以在各種業(yè)務(wù)開展過程中進(jìn)行革新，解決傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高文件利用率，降低檔案管理的成本。

二、人社單位人事檔案信息化管理的意義

（一）順應(yīng)時代的發(fā)展

在社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的穩(wěn)定發(fā)展的推動下，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，這已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要趨勢，必須使事業(yè)單位重視起來，確保在實(shí)際開展各項(xiàng)工作的過程中能夠進(jìn)行全面分析，將信息技術(shù)適當(dāng)融入檔案管理的各個環(huán)節(jié)。這樣不僅可以全面提高管理效率，同時有利于適應(yīng)時代的發(fā)展，避免受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響限制事業(yè)單位的人才培養(yǎng)和優(yōu)化。因此，只有加強(qiáng)對新技術(shù)應(yīng)用的重視，才能提高檔案管理的信息化水平，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）人事檔案管理工作效率提高

人社單位人事檔案管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容比較復(fù)雜，且相關(guān)內(nèi)容較多，主要包括員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及工作能力等多個內(nèi)容，有效儲備事業(yè)單位的人才信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方法需要手動存檔，不僅消耗一定的人力和物力，同時也很難在后期提取文件。因此，加強(qiáng)對信息檔案管理的重視，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，有效提高檔案管理的效率。確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，提高公司服務(wù)質(zhì)量，保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

三、人事檔案信息化管理策略

（一）建立數(shù)字化的文件管理模式

應(yīng)該對人事檔案進(jìn)行信息化管理，構(gòu)建數(shù)字文件管理模式，這是順應(yīng)時代發(fā)展的戰(zhàn)略。人事檔案的數(shù)量相當(dāng)龐大，如果人工處理的話，很難發(fā)揮良好的管理效果。將文件數(shù)字化處理，將其保存在對應(yīng)的智能云盤或計(jì)算機(jī)設(shè)備中可以有效改善這種現(xiàn)狀。在這樣的情況下，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，完善相關(guān)信息化管理系統(tǒng)，相關(guān)的人事檔案管理者應(yīng)該在一定程度上理解整體的數(shù)字管理工作流程。因此，在對人事檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，構(gòu)建數(shù)字文件管理模式是非常有效的戰(zhàn)略之一。

（二）信息化平臺的構(gòu)建

構(gòu)建信息化平臺的主要目的是對員工的人事信息進(jìn)行有效應(yīng)用。另一方面，在對應(yīng)的信息化平臺上，可以有效利用數(shù)字化的人事檔案。信息化平臺對企業(yè)的人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，與往年相比，了解企業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)狀。因此，在信息管理人事檔案的過程中，良好構(gòu)建信息化平臺是非常重要的戰(zhàn)略之一。

（三）信息化文件管理制度的構(gòu)建

應(yīng)該對人事檔案進(jìn)行良好的信息化管理，建立信息化文件管理制度。在進(jìn)行信息化文件管理工作時，必須建立相應(yīng)的文件管理規(guī)則制度，完全記錄材料收入、整理、保存、保密、交接等制度和信息記錄完整考察制度，使人事檔案有章可循，堅(jiān)決杜絕文件丟失、篡改、提煉和偽造。在更加規(guī)范和制度化人事檔案管理的同時，還要確保每個人都要遵守相應(yīng)的檔案管理制度，并將新的制度規(guī)定落實(shí)在現(xiàn)實(shí)情況中。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才

除了確立數(shù)字化人事檔案管理模式外，還應(yīng)該培養(yǎng)數(shù)字檔案管理人才，只有這樣，才能進(jìn)一步發(fā)展數(shù)字人事檔案的管理。在人事檔案管理人才培養(yǎng)過程中，要明確培訓(xùn)的目的和內(nèi)容，培養(yǎng)檔案管理人才的目的是更好地執(zhí)行數(shù)字管理模式。在具體的文件管理人才培養(yǎng)中，具體的訓(xùn)練內(nèi)容分為兩個方面，一是計(jì)算機(jī)和信息化方面的培訓(xùn)，二是信息化和現(xiàn)代化人事檔案管理方面的培訓(xùn)。通過這兩個方面的相關(guān)培訓(xùn)，使人事檔案管理者對數(shù)字化文件管理模式有一個詳細(xì)的了解，并以此進(jìn)行數(shù)字化人事檔案管理的工作。因此，在數(shù)字化管理人事檔案的過程中，培養(yǎng)數(shù)字文件管理人才是非常重要的戰(zhàn)略之一。

結(jié)語：

總之，現(xiàn)在的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處于持續(xù)發(fā)展的階段。人社單位人事檔案管理工作的開展應(yīng)該加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)的重視，從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，建立相對全面的管理系統(tǒng)，完善管理，不斷提高管理效率，發(fā)揮信息化人事檔案管理的效果，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提高，推動人社單位健康發(fā)展。

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