大數據背景下高校數字檔案館（室）的研究

陳曉靜

摘要：隨著大數據發展全方位、多層次推進，形成了數量龐大且門類載體多元化的數據資料，如何對這些數據進行匯總，深入分析，更好地履行為黨管檔、為國守史、為民服務的使命，已經成為檔案學術界和實踐中重點關注的問題。

關鍵詞：大數據;高校;數字檔案館（室）

一、現狀述評

大數據背景下，高校在招生、教學、科研、管理等活動形成了數量龐大且門類載體多元化的數據資料，如何對這些數據進行匯總，深入分析，更好地履行為黨管檔、為國守史、為民服務的使命，已經成為檔案學術界和實踐中重點關注的問題。

（一）檔案信息呈現海量增長狀態

隨著數據技術的發展和成熟，高校檔案信息資源呈現海量增長狀態，電子檔案已經成為檔案工作的主要內容。目前檔案管理工作者更多的時間和精力是對每份文件進行收集、整理、鑒定等基礎工作，無暇顧及挖掘檔案的信息資源。在大數據環境下，我們可以通過建設數字檔案館（室）系統工程，實現對文件的云儲存以及電子檔案的自動收集、整理等工作。如此一來，在緩解檔案庫房可用面積緊張的同時又可以讓檔案管理工作者大力開發檔案信息資源，竭誠為利用者服務。

（二）檔案檢索難度大

實施利用時，需要檢索出目標性檔案。傳統檔案管理中，對于檔案的檢索更多的是停留在信息層面，即對文件的關鍵字、題名等進行檢索，查準率查全率低且檢索結果單一。目前用戶更加重視對大量檔案數據的集中化分析，使檢索結果更加真實、全面和客觀，從中挖掘更有價值的檔案信息。

（三）檔案服務方式轉變

傳統的實體檔案服務方式都是在接收到用戶利用需求后，將可以利用的信息提供利用。如今，用戶更希望在第一時間，在節約經濟成本和人力成本的前提下，由檔案館（室）通過平臺或系統，積極地向用戶提供所需的信息。這種傳播方式由原先被動多向主動單向的轉變，意味著數字檔案館（室）順勢而生，以適應時代和用戶的需求。

（四）全國示范數字檔案館（室）建設情況

截止到2020年1月7日，全國示范數字檔案館（室）為38個，全國范圍內高校數字檔案館（室）示范單位為0個。這表明高校數字檔案館（室）的建設很薄弱。國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確要求到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設數字檔案館，全國50%的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目。

綜上所述，建設數字檔案館（室）已成為高校檔案工作提質增效與創新發展的必經之路。

二、研究目標和價值

推進建設符合國家、社會和高校信息化發展要求的數字檔案館（室），有利于整合高校信息資源，增強檔案信息管理與服務能力，提高高校管理水平。

（一）檔案資源數字化

通過對高校各類信息系統中形成的電子文件歸檔和對紙質等傳統載體檔案進行數字化加工，實現檔案存量數字化、增量電子化，確保文件的真實、完整、安全、可用性。

（二）檔案管理信息化

高校數字檔案館（室）將檔案管理業務流程固化在電子檔案管理系統中，實現數字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用都可通過信息技術手段來實現。

（三）檔案服務知識化

高校數字檔案館（室）利用知識管理、大數據等理念和技術，創新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動為高校提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。

三、研究主要內容

（一）數字檔案館（室）基礎設施建設

基礎設施包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備五個方面的內容。研究在已有相關基礎設施的基礎上，按照相關要求進行適當調整，遵循滿足需求、適當超前、易于擴展、保障安全的基本原則。

（二）數字檔案館（室）應用系統建設

數字檔案館（室）應用系統，是一種電子檔案管理系統，作用是對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用等的計算機信息系統。基于開放檔案信息系統（OAIS）參考模型，

確保數字系統能集成管理各門類數字檔案資源。

（三）數字檔案資源建設

《數字檔案建設指南》指出數字檔案資源包括文書、聲像、科技、專業等各門類電子檔案、傳統載體檔案數字副本和數字資料等。如何通過業務系統形成和數字攝錄、傳統載體檔案數字化生成檔案數字副本完成文件的歸檔。

（四）保障體系建設

1.制度保障。研究文書分類方案文件保管期限、元數據方案、文件編號規則等制度保障。

2.經費保障。主要包括軟硬件設備購置，確保為高校數字檔案館（室）建設工作提供必要的保障。

3.人才保障。所配檔案管理人員是否具備檔案業務技能或信息化技能。

課題名稱：《大數據背景下數字檔案館的研究》;編號：KYQ202109