會(huì)議展覽業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析及防范措施

王 芳

（西安石油大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，西安 710065）

0 引言

2020 年是所有服務(wù)企業(yè)的寒冬，各類聚集性活動(dòng)受限，這無(wú)疑給會(huì)議展覽企業(yè)帶來沉重打擊。會(huì)議展覽是運(yùn)用招商、招展，將愿意參展的企業(yè)聚集到一起，在達(dá)到一定數(shù)量后，直接向當(dāng)?shù)貢?huì)議中心租賃幾天展會(huì)使用期，做好前中期的配套服務(wù)。它遵循著企業(yè)發(fā)展宣傳的客觀規(guī)律，依據(jù)國(guó)家制度法規(guī)，合理運(yùn)用資金，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)管理。

作為服務(wù)行業(yè)，風(fēng)險(xiǎn)控制能力受外界因素干擾較為強(qiáng)烈，在國(guó)家宏觀政策影響下，在了解企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)特征的基礎(chǔ)上，制定出適合本企業(yè)發(fā)展的有效防范對(duì)策和防范機(jī)制，方能保障企業(yè)的健康平穩(wěn)發(fā)展。

1 會(huì)議展覽業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的概念及特征

財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中，因受到外界各種不確定因素影響，而使企業(yè)經(jīng)濟(jì)情況有可能受到損失。對(duì)于會(huì)議展覽類企業(yè)而言，其主要面臨的風(fēng)險(xiǎn)是由于企業(yè)受經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、政策、自然環(huán)境等外部因素的影響，如：跨省出行受限、聚集性活動(dòng)受限等，以及企業(yè)內(nèi)部管理不善造成的企業(yè)運(yùn)營(yíng)不確定性，主要體現(xiàn)在企業(yè)運(yùn)營(yíng)的三個(gè)方面。

籌資方面：展會(huì)招商往往提前一年進(jìn)行，需要墊付大量資金，如人員成本、大量差旅費(fèi)、相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)費(fèi)等。由于會(huì)議展覽這一行業(yè)前期資金投入大、占用周期長(zhǎng)等特點(diǎn)造成財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)較大。

投資方面：展會(huì)的收益不僅取決于單位展位的收費(fèi)單價(jià)，更取決于整屆展會(huì)的實(shí)際展位數(shù)。由于每屆展會(huì)的最終成交展位數(shù)一方面取決于展會(huì)的招商力度，更取決于上屆展會(huì)效果延伸下的企業(yè)參展意愿。

運(yùn)營(yíng)方面：企業(yè)招展期間，會(huì)產(chǎn)生很多不確定費(fèi)用成本。其中，展館成本、搭建成本單價(jià)會(huì)因?yàn)閷?shí)際成交展位數(shù)而發(fā)生改變；差旅費(fèi)會(huì)因參與展會(huì)地點(diǎn)不同而發(fā)生變化；相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)宣傳贊助費(fèi)會(huì)因?qū)嶋H開展的活動(dòng)數(shù)量而發(fā)生改變等。

會(huì)議展覽行業(yè)采用的收款模式為：訂立合同支付定金，定金沒有明確規(guī)定，展會(huì)前一個(gè)月陸續(xù)收回展位剩余款項(xiàng)。企業(yè)費(fèi)用大都不能賒銷，全都要提前使用公司資金墊付。

2 企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)形成原因

會(huì)議展覽類企業(yè)面臨的通性風(fēng)險(xiǎn)形成的因素是多方面的，總的來說可以分為企業(yè)內(nèi)部管理不到位和企業(yè)外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生變化而導(dǎo)致的企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境改變。通過上文對(duì)會(huì)展類企業(yè)籌資、投資、運(yùn)營(yíng)三方面的分析來看，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)形成的原因也可歸類為以下兩個(gè)方面。

2.1 企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)漏洞

2.1.1 企業(yè)的戰(zhàn)略影響企業(yè)收入

會(huì)議展覽的主題是吸引消費(fèi)者和參展商的關(guān)鍵，不合適的主題脫離大眾消費(fèi)，那就會(huì)使觀眾數(shù)量稀少、參展商出席率低。例如：在冬季舉辦冷飲展、在年后舉辦年貨節(jié)等。展會(huì)時(shí)間的確定對(duì)于消費(fèi)類展會(huì)來說也是至關(guān)重要的，在2020 年，整個(gè)服務(wù)行業(yè)不景氣，直接導(dǎo)致會(huì)議展覽企業(yè)招商難、尋觀眾難。而且，跨省旅游、住宿服務(wù)熱度下降，那么對(duì)于部分酒店業(yè)會(huì)議展覽、旅游業(yè)會(huì)議展覽來說，招商招展難度加大，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致企業(yè)今年停展。

一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，企業(yè)所能舉行的會(huì)議展覽數(shù)量會(huì)影響到企業(yè)的收入、成本等一系列財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。相對(duì)來說，單一會(huì)議展覽選題下，展會(huì)一年一次，展商及觀眾都是重疊的，在這種情況下，企業(yè)要思考制定什么樣的措施，可以讓觀眾展商都愿意來參加，以此提高企業(yè)黏性。

將企業(yè)多戰(zhàn)略下的不同展會(huì)進(jìn)行融合招商，如A、B 兩個(gè)展會(huì)，均可去相鄰城市的C 展會(huì)上招商，這樣就可將兩次差旅費(fèi)合并，即減少了成本，也可取得雙倍收入，這是值得企業(yè)探究的；通過與多城市、多行業(yè)會(huì)議展覽企業(yè)建立合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)合作共贏。

2.1.2 缺乏有力的財(cái)務(wù)制度

部分會(huì)議展覽企業(yè)內(nèi)部缺少明晰的財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)監(jiān)管制度、預(yù)算控制系統(tǒng)等，這就導(dǎo)致企業(yè)在當(dāng)年運(yùn)營(yíng)過程中的各類差旅活動(dòng)、宣傳印刷類消費(fèi)、相關(guān)協(xié)會(huì)參會(huì)招商宣傳等具有很大的不確定因素，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資金運(yùn)用不當(dāng)而導(dǎo)致的短時(shí)間資金短缺問題。由于會(huì)展招展期間，整個(gè)企業(yè)收入可以說幾乎為零，而此時(shí)往往是差旅費(fèi)較多的時(shí)間，大家需要出差去跑各類相關(guān)展會(huì)，無(wú)法提前確定參會(huì)與否，所以無(wú)法進(jìn)行整體預(yù)算，一旦企業(yè)出現(xiàn)資金斷裂的情況，企業(yè)不得不向銀行借入大量資金，或者向銀行拆解，一旦資金外借，往往會(huì)提升企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債率，提升資金成本，從而直接影響企業(yè)當(dāng)年展會(huì)收益率。會(huì)議展覽企業(yè)相當(dāng)于是以銷售為主的企業(yè)，很多依據(jù)財(cái)務(wù)法規(guī)制定出的政策，在執(zhí)行過程中缺乏有力推進(jìn)，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展隨心程度大，銷售不佳。

2.2 企業(yè)外部環(huán)境變化導(dǎo)致收入減少、成本增高

外部風(fēng)險(xiǎn)因素往往是指由于企業(yè)外部發(fā)生了不在企業(yè)前期設(shè)想內(nèi)的情況，這種變動(dòng)給企業(yè)本身帶來的超出意料的影響。常見的有：宏觀市場(chǎng)下金融市場(chǎng)發(fā)生變動(dòng)、多成企業(yè)聚集性出現(xiàn)欠賬無(wú)法償還導(dǎo)致的企業(yè)應(yīng)收賬款過大、財(cái)務(wù)收款現(xiàn)金過大而導(dǎo)致的安全問題等，會(huì)議展覽服務(wù)市場(chǎng)上同類型專業(yè)展會(huì)或相同目標(biāo)群體展會(huì)類型同時(shí)舉辦而導(dǎo)致的觀眾難求、展商難求等，外部風(fēng)險(xiǎn)帶來的突發(fā)事件、自然災(zāi)害等，都會(huì)給企業(yè)帶來一定的影響，從而間接影響企業(yè)應(yīng)收賬款，給企業(yè)帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

一是會(huì)展企業(yè)的融資渠道受限于宏觀的金融市場(chǎng)，一旦資金短缺需要融資，往往需要支付大量融資成本。現(xiàn)在市面上的專業(yè)類展會(huì)企業(yè)往往需要依靠政府補(bǔ)貼，企業(yè)只靠自己墊付往往無(wú)法支撐局面，一旦政府補(bǔ)助無(wú)法使企業(yè)度過安全期，企業(yè)面臨的就是銀行借貸。會(huì)展類公司就相當(dāng)于商業(yè)服務(wù)－租賃，屬于輕資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)模式。作為銀行貸款方，銀行往往不愿意貸給輕資產(chǎn)企業(yè)，一旦無(wú)力償還就只能充當(dāng)壞賬了，這就導(dǎo)致銀行惜貸的情況。

二是如自然災(zāi)害等外部環(huán)境發(fā)生巨大變化后導(dǎo)致國(guó)家宏觀政策變化，從而影響展會(huì)項(xiàng)目順利開展。2020 年是極不平凡的一年，突發(fā)疫情必將影響到展會(huì)的正常開展，嚴(yán)重地區(qū)甚至?xí)斐烧箷?huì)的取消，這便給展會(huì)企業(yè)的投資回報(bào)帶來了巨大的不確定性。

三是各種不利因素，包括外界動(dòng)蕩、內(nèi)部管理不善等都會(huì)造成企業(yè)運(yùn)營(yíng)期間內(nèi)出現(xiàn)臨時(shí)性資金周轉(zhuǎn)問題。突發(fā)的狀況，如展會(huì)前期宣傳與實(shí)際參展地不一致、展位圖來回變更使得先訂購(gòu)展位企業(yè)沒有優(yōu)勢(shì)等，將導(dǎo)致原定展位的取消；前期定位展商因當(dāng)?shù)卣摺辉试S出省等或企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)問題——資金鏈斷裂、企業(yè)研發(fā)失敗等退會(huì)，這會(huì)給會(huì)展企業(yè)的應(yīng)收賬款回收造成一定影響，加劇資金周轉(zhuǎn)困難。

四是應(yīng)收賬款、大量現(xiàn)金收款導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)為企業(yè)銷售提供勞務(wù)過程中形成的應(yīng)收賬款以及展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)催收余款產(chǎn)生的大量現(xiàn)金冗余問題。應(yīng)收賬款的回收受到宏觀經(jīng)濟(jì)條件、自然環(huán)境等因素的影響，宏觀經(jīng)濟(jì)不景氣將導(dǎo)致社會(huì)信用狀況的惡化，進(jìn)而影響到會(huì)議展覽企業(yè)財(cái)務(wù)收款的風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)議展覽行業(yè)是個(gè)特殊的行業(yè)，企業(yè)收入集中在展會(huì)前一個(gè)月大量收款，展會(huì)結(jié)束后統(tǒng)一開具發(fā)票。上下游企業(yè)較多，記賬方面需要區(qū)分各類企業(yè)進(jìn)款與余款，做好獨(dú)立項(xiàng)目核算。

3 企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范措施

面對(duì)企業(yè)內(nèi)外部多重不確定因素給企業(yè)帶來的不確定影響，企業(yè)后期應(yīng)努力構(gòu)建符合企業(yè)特征的投融資管理制度，保障企業(yè)在資金短缺時(shí)可擴(kuò)大融資渠道，降低融資成本，使投融資活動(dòng)合規(guī)、高效；管理層人員應(yīng)有憂患意識(shí)，在年末時(shí)，根據(jù)盈利情況，適當(dāng)提取一定準(zhǔn)備金，即在法定盈余公積外專項(xiàng)提供一部分用于避免資金短缺對(duì)企業(yè)帶來的傷害。同時(shí)，要樹立風(fēng)險(xiǎn)管理的企業(yè)文化，先事一步，而非發(fā)生后才反過來尋找原因；企業(yè)需要及時(shí)構(gòu)建合理的財(cái)務(wù)預(yù)算體系，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估與控制，將外部因素對(duì)企業(yè)造成的不利影響降到最低。

3.1 強(qiáng)化財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，樹立良好的企業(yè)文化

由于我國(guó)的會(huì)展行業(yè)在行業(yè)內(nèi)部相對(duì)于海外發(fā)達(dá)國(guó)家來說起步較晚，無(wú)論是在從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，還是管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)上，都難以直接滿足行業(yè)迅速發(fā)展的要求。在傳統(tǒng)思維的影響下，特別是銷售為主的企業(yè)內(nèi)部，工作人員普遍存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，缺乏必要的風(fēng)險(xiǎn)管理理念，人們常常認(rèn)為財(cái)務(wù)是服務(wù)于銷售的，而非財(cái)務(wù)反作用于銷售，為銷售保駕護(hù)航。

3.2 加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，合理規(guī)避主題風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)議展覽項(xiàng)目主題的確定會(huì)直接影響企業(yè)資金投放的多少以及會(huì)議展覽能否成功，不合理的選題將導(dǎo)致展會(huì)的舉辦效果不理想甚至賠本賺吆喝。想要做好會(huì)議展覽主題的選取，首先，要評(píng)估企業(yè)現(xiàn)有資源，整合企業(yè)現(xiàn)有展商、觀眾的類型，輻射他們的相關(guān)行業(yè)，尋找共同點(diǎn)。主題雖有改變，但原有的資源仍然可以利用。其次，在原有的共同點(diǎn)基礎(chǔ)上，根據(jù)不同主題做的市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)該主題的收益、成本進(jìn)行科學(xué)分析驗(yàn)證，形成該主題下的投資分析報(bào)告向主管部門報(bào)備審批。最后，鑒于展會(huì)招商時(shí)間過久，戰(zhàn)線相對(duì)較長(zhǎng)，而它更易受外部環(huán)境的影響，因此，應(yīng)建立一套符合本公司所選主題的運(yùn)營(yíng)環(huán)境分析機(jī)制，及時(shí)捕捉外界相關(guān)信息的動(dòng)靜，并迅速做出應(yīng)對(duì)外部環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)抵御措施，將損失控制在企業(yè)能接受的合理范圍內(nèi)。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)資金運(yùn)營(yíng)管理，計(jì)提準(zhǔn)備金

加大對(duì)企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)資金管理的重視，同時(shí)要加強(qiáng)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)企業(yè)現(xiàn)金流的管理工作。企業(yè)管理人員需及時(shí)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部貨幣資金情況，制定相應(yīng)應(yīng)收賬款催收政策。首先，一旦合同訂立就要開始加強(qiáng)對(duì)應(yīng)客戶的應(yīng)收賬款回收工作，實(shí)施銷售人員應(yīng)收賬款回收責(zé)任制度。其次，針對(duì)諸如自然災(zāi)害如疫情等突發(fā)類事件，展會(huì)企業(yè)要根據(jù)以往同類型運(yùn)營(yíng)資金經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)計(jì)提一定的風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備金。最后，加強(qiáng)與相關(guān)公司的合作力度，企業(yè)間可以在一些風(fēng)險(xiǎn)較大的會(huì)議展覽項(xiàng)目上互相擔(dān)保，爭(zhēng)取在不利因素發(fā)生時(shí)，能夠通過企業(yè)間相互拆解減少企業(yè)實(shí)現(xiàn)新會(huì)議展覽項(xiàng)目時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。