合同管理系統在煉化企業管理中的實踐運用

張紅梅

（大慶煉化公司信息中心，黑龍江 大慶 163411）

0 引言

隨著我國化工行業市場規模的擴大，煉化企業的經濟建設得到了高速發展，煉化企業的業務量逐步增加，再加上煉化企業現代化管理制度改革的不斷深入發展，這些都給煉化企業的合同管理工作帶來了巨大的考驗，傳統的合同管理模式已經不能適應當下煉化企業現代化管理發展的根本需求，深度推進煉化企業信息化建設，構建煉化企業合同管理系統已經勢在必行。

1 傳統的合同管理手段在煉化企業管理中的不足

由于大部分煉化企業是國企，導致這一類公司規模都較大，每天涉及的各項經營業務范圍廣，合同簽訂量大，并且隨著社會的發展，越來越多的地方需要利用到煉油與化工技術，隨之而來的合同商議要素也變得五花八門，如果煉化企業仍然使用傳統的合同管理手段來管理合同，往往會出現一系列問題，具體情況如下。

1.1 合同審批速度慢，效率低

現代社會公司辦事越發要求快捷、高效，尤其是在合同商議完畢，雙方簽署之后交由企業相關部門審批時，合同雙方都希望盡快達成合作，并展開下一步工作，而傳統合同管理模式中，由于煉化企業每天簽訂的合同量過大，使得審批部門的審簽進度過慢，紙質合同存檔后也不方便查詢。

1.2 合同規格難以統一

合同簽訂時，甲方企業眾多，各個公司要求的合同數據格式很難達到統一，并且由于雙方參與人員多，不同的人在設計合同時采用的文檔軟件也不同：有手工管理、Word 管理或是Excel 管理，在雙方簽訂合同完畢后，由于合同的數量多、種類雜，使得煉化企業合同管理部門難以將其歸檔，不方便后續管理。

1.3 合同實時性弱

紙質傳遞審批合同，無法經由第三方做實時監管，也無法有效監控審簽的進度，雙方會有著信息不對等的情況，造成簽約費時、效率低下。

因此，建立一套專用于合同管理的系統可以有效解決這些不足之處，利用計算機技術和信息化手段，改進合同管理模式，保證了網絡性、實時性和安全性，既滿足了現在的業務發展需要，也降低了管理成本，還能夠強化合同的監控力度，控制煉化企業經營風險。

2 合同管理系統的需求分析與架構分析

2.1 系統角色分析

合同管理系統應該有三種用戶使用：系統管理員、監控審批部門和普通用戶。接下來分別做詳細介紹。

系統管理員作為整個系統業務功能和用戶權限的管理者，涉及的業務最為復雜。首先，系統管理員擁有增刪用戶的權限，可以增加或刪除監控審批部門角色賬號和普通用戶角色賬號，同時賦予他們不同的使用權限；其次，系統管理員可以做基礎合同管理，設定一個標準的合同模板，這個初始模板具備所有的簽約條款，當普通用戶使用模板時，可以根據甲方的要求自行刪除一些不必要的條目，增加合同的靈活性；最后，系統管理員有著查看系統操作日志的權限，系統操作日志負責記錄著普通用戶和監控審批部門的相關操作，增加了系統的安全性。

普通用戶數量最多，涉及的業務較為簡單。普通用戶包括煉化企業的基層員工和甲方公司，基層員工每天出去跑業務簽合同，必須使用到合同管理系統，擁有的權限是合同條款的修改、打印、錄入，開發票；甲方公司可以登錄合同管理系統查看合同的審批情況、開發票情況和合同執行情況。

監控審批部門業務比較單一，有著監察合同簽訂過程權限、審批合同權限、查詢合同標對應的首付款權限；并且監控審批部門還可以對合同簽訂的甲方打分，根據合同的執行情況和付款是否及時來評定客戶的信用等級。

2.2 系統功能分析

合同管理系統在正式使用后需要具備以下功能。

第一，基礎功能。合同管理系統可以方便隨時查看合同具體信息、審批信息、收付款信息、是否有過變更、合同執行進度等；基層員工可以根據系統提供的初始模板，與客戶商議后起草新合同，系統還包括合同的打印功能、歷史變更信息查詢功能等；當合同執行時，實現發票歸類、記錄明細、隨時查詢并導出單據等功能。

第二，進階功能。對已經簽訂的合同業務做分類規劃，評價合同的執行情況，對客戶進行不同等級的打分，為后續是否繼續合作提出相應意見；記錄下審批部門的每一個操作，實現合同的專業技術咨詢、法律審查等功能；統計資金的使用和回收情況，對每一筆實際資金和計劃資金的不對等情況做回溯查詢。

第三，輔助功能。對所有代辦事項做自動提醒，包括合同的簽訂計劃、審批規定日期、首款到付日期、尾款到付日期、貨物交付進度等涉及時間規劃的業務，都可以利用系統的自動提醒功能來督促各相關負責人處理代辦事項。

2.3 系統非功能性分析

第一，準確性。準確性主要體現在合同內部的各條款簽訂情況，系統管理員和監控審批部門應對合同內容做仔細審核，確保交付款金額、合同執行日期、貨物數量等數據不出現差錯，避免出現合同業務糾紛。

第二，魯棒性。魯棒性主要體現在系統對基層員工錄入數據的一系列判斷，理想情況是基層員工能夠根據系統規定的數據規格來錄入，當出現輸入數據不符合系統規定時，比如說輸入空字符串，系統應當提示“輸入有誤，請重新輸入”等字樣，維持系統的良好運轉。

第三，可用性。可用性主要體現在系統應該具有良好的界面，操作簡單便于每個用戶使用，界面上按鈕數量不應過多，讓使用者一目了然，對不經常使用系統的客戶也能夠便于上手；系統的反應速度也要快，達到標準的企業級軟件或網站的響應速度。

2.4 系統架構設計

合同管理系統開發屬于計算機軟件工程開發領域，在系統角色、系統功能需求和非功能需求都設計完畢后，需要對系統的整體架構設計做規劃，以面向對象開發為基礎，構建三層結構，分別為頁面層、業務邏輯層和數據訪問層。

頁面層是系統與各種使用用戶的交互入口，界面上展示著系統所具備的各類功能按鈕，方便使用者使用；不同權限的用戶界面展現也不同，隨著不同權限用戶的點擊，界面會跳轉到相應的界面中。

業務邏輯層包含著各類業務的代碼實現模塊，保證各自的獨立運作和協同合作，負責接收頁面層傳來的各種數據表單，并將數據信息傳遞到數據訪問層。

數據訪問層作為整個系統的底層架構，與數據庫相連，接收業務邏輯層傳來的數據，并存儲到相應的數據庫表中。

3 合同管理系統在煉化企業管理中的實際應用

3.1 合同列表

合同列表頁面中包含合同的初始模板和完成模板，為客戶和煉化企業基層員工簽訂合同做基礎。合同內各項條款可以被拖拽、刪除，當簽訂雙方洽談成功后，由基層員工操作合同列表，按模板規格填寫相應數據、文字，還可以創建其他合同附件，系統可以自主識別合同；當錄入工作完成后，合同會交由監控審批部門審查和批復，客戶和員工可以隨時查看審批進度信息。

3.2 業務審批

當合同進入審批流程后，系統使用角色變為監控審批部門，該部門可以利用手動和自動兩種審批模式對合同的起草、執行、變更和終結做控制。自動審批模式包括檢查合同金額、檢查合同類型、開發票等功能；手動審批模式包括合同在不同單位或部門間流轉、合同打回、征詢交流等功能。

3.3 資金管理

系統在合同新建時就會自動創建收付款計劃。該計劃內描述著標準的收付金額、時間和經手人，可以由用戶自行更改，一旦創建完畢，系統就會依此執行實際收付款操作，合同被審批通過后，狀態改為“執行中”，無論是一次付清還是多次付款，系統都會以實際到賬金額來核銷計劃資金，并提醒資金交付的最后期限。合同的收付款計劃建立后，雙方都可以查看實際付款情況和發票管理情況。

3.4 數據查詢

在合同錄入數據庫后，系統會提供不同的查詢方式。一是模糊查詢：包括合同編號、合同名稱、合同類別、合同負責人、所屬項目等；二是組合查詢：在查詢按鈕下方提供不同的合同標簽，當選擇多個標簽進入查詢欄后，系統可以給出相應信息；三是高級查詢：系統具有查看歷史查詢記錄的功能，方便下一次查詢時可以直接調出合同信息。

4 合同管理系統的實際效果

4.1 直接效益

合同管理系統改變了以往傳統的合同管理模式，在合同的起草方面加快了基層員工的辦公效率，規范了合同文本，保證了條款的合理性；在合同的審批方面簡化了監控審批部門的辦公流程，增加了合同信息的時效性，節約了管理成本；在資金收付方面方便了財務人員對合同收付款信息的了解，財務部門可以實時查看資金的流動，規避了財務風險；在數據查詢方面節約了合同雙方的統計數據時間，系統可以對各項數據做精準統計歸檔，并制定報表方便查看，降低了人工成本。

4.2 間接效益

合同管理系統為煉化企業帶了巨大的間接效益。首先，提升了企業形象。因為合同管理的先進性，在合作的同時給客戶帶來了巨大的方便，提高了自身的管理水平；其次，為煉油與化工供應鏈管理奠定了基礎，由于合同管理得方便，煉化企業的整體業務容易實現一體化構想，降低運營成本；最后，促進了整個行業的提升，合同管理系統對于煉化企業的幫助很大，其精確的管理能夠極大地提高企業的工作效率，為整個行業乃至于社會帶來福利。

5 結語

煉化企業全面推動合同管理系統的建設發展是立足于煉化行業現代化發展和信息化建設的根本需求，對提升煉化企業管理質量、增強管理效率具有十分重要的作用。當前我國多數煉化企業在推動合同管理系統建設過程中依然存在諸多問題，要充分研究合同管理系統的需求分析與架構分析，并以此為基礎，構建科學、完善的合同管理系統，并對構建的合同管理系統進行實際效果分析，進而全面優化煉化企業的合同管理系統，提升煉化企業的現代企業管理能力。