淺談新發(fā)展階段對企業(yè)檔案管理人員素質與能力的要求

程婉瑾 重慶燃氣集團股份有限公司

檔案是企業(yè)建設發(fā)展與生產(chǎn)經(jīng)營重要的歷史見證者，是維護企業(yè)合法權益的有力憑證。因此檔案管理工作越來越受到企業(yè)領導者的重視，同時這也對企業(yè)檔案管理人員的思想素質、專業(yè)能力和管理水平提出了更高要求。檔案管理人員只有樹立牢固的檔案意識，培養(yǎng)強烈的責任感，憑借高度專業(yè)的技術能力才能在檔案管理中游刃有余，主動作為、不斷創(chuàng)新，才能更好地提升檔案管理工作的效率與質量。

一、當前企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀

(一)檔案意識不足

部分檔案管理人員檔案意識不強，工作不主動，滿足于各部門各科室上交什么，我們就收集什么，沒有主動將工作沉下去，導致部分有價值的檔案沒做到應收盡收，直接影響了檔案管理質量[1]。主要表現(xiàn)在如下幾個方面：一是收集不全。檔案管理人員一般重點關注紙質檔案的收集，對音頻、視頻、電子光盤等其他載體文件材料關注較少，收集較少；二是文件材料完整性打折扣，如個別文件存在有正文無附件，有請示無批復情況。三是檔案質量把關不嚴，在科技檔案中，簽章不全、復印件混雜、表格填寫不完整等現(xiàn)象較為普遍，對實際利用效果造成一定影響。

(二)專業(yè)能力不足

檔案管理是一項需要有一定專業(yè)技能的工作，但目前大部分企業(yè)檔案管理人員身兼數(shù)職，因此其檔案專業(yè)技能水平有限，在檔案管理工作上投入的精力較少，個別檔案人員只是經(jīng)過簡單培訓就上崗工作，缺乏對檔案收集、整理、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)流程的系統(tǒng)了解，在檔案管理工作中僅能對收集到的文件材料做到簡單處理，但與國家檔案管理相關規(guī)章制度要求存在較大差距，尤其是科技檔案需要檔案管理人員具備一定的工程管理相關知識和工程檔案編制整理知識。若缺乏專業(yè)技能和專業(yè)知識輔助，檔案質量將無法得到有效保障，企業(yè)檔案管理將可能處于混亂無序之中。

(三)創(chuàng)新動力不足

檔案管理工作與其他管理性工作相比，仍趨于傳統(tǒng)化，對人工操作的依賴性較大，并且因檔案保密性等特性的約束，可創(chuàng)新的空間較小。因此大部分檔案管理人員長期習慣于傳統(tǒng)管理方式，在檔案管理如何創(chuàng)新、如何用信息化手段改進上較為缺乏干勁。以檔案信息系統(tǒng)輔助檔案利用為例，雖然系統(tǒng)通過關鍵詞精確查找提高了檔案查找效率，但如何更加優(yōu)化系統(tǒng)功能提升利用質量，還有待檔案管理人員進一步思考。

二、新發(fā)展階段檔案管理人員面臨的新形勢

新發(fā)展階段，科技創(chuàng)新成果不斷推陳出新，信息化、智能化手段的廣泛應用對檔案管理人員提出了新的要求，也帶來了新的挑戰(zhàn)。一是信息技術的運用，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式和手段[2]，它既帶來了便捷優(yōu)勢，同時也需要管理人員具有較強的計算機操作水平，可以有效地運用各種信息技術，解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題。二是隨著手機相機、掃描軟件的普遍應用，檔案利用者對檔案信息提供的高效便捷提出了更高要求，越來越多的利用者希望通過手機照相或者手機掃描的方式獲取檔案信息，但因涉及到信息安全風險問題，檔案管理人員需要在檔案利用時嚴格把關，有效甄別，始終對檔案信息安全保持較高的敏銳度和關注度，平衡好利用者需求與信息安全。三是綜合辦公系統(tǒng)在企業(yè)中普及使用，電子文件歸檔成為每年檔案管理討論的熱門話題，雖然現(xiàn)在仍以紙質文件歸檔為主，但電子文件未來是否也將納入企業(yè)歸檔范圍、屆時如何整理入庫等都將成為檔案管理人員面臨的新問題。

三、企業(yè)檔案管理人員應具備的素質與能力要求

(一)良好的職業(yè)素養(yǎng)

良好的職業(yè)素養(yǎng)是保證企業(yè)檔案管理工作有序開展的重要前提，是企業(yè)高質量發(fā)展的重要關鍵，也是檔案管理工作性質的必然要求。第一，應樹立牢固的檔案意識，主要是在工作中應具備能發(fā)現(xiàn)、善發(fā)現(xiàn)檔案的能力，并為之能夠有效采取行動做好收集歸檔，同時也能夠帶動企業(yè)中其他工作者主動收集、及時移交檔案。第二，應具備強烈的工作責任感，一是嚴格把好“收集關”，始終堅持“應收盡收、不漏不缺”原則，與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關、反映企業(yè)建設發(fā)展真實情況的各種載體材料均應收集歸檔，對不及時移交檔案的部門科室提出要求，保障企業(yè)檔案收集的完整性；二是嚴格把好“質量關”，始終堅持高標準嚴要求，對每卷每件檔案進行嚴格審查，對質量不過關的檔案提出整改，未整改合格的檔案嚴禁入庫；三是嚴格把好“利用關”，清楚了解利用用途，對可能涉及信息泄露風險的情況及時制止；四是嚴格把好“保管關”，按照檔案庫房“八防”管理要求做好庫房管理，實時關注庫房設施設備情況，對物的不安全狀態(tài)及時防范、對人的不安全行為及時制止，有效保障檔案實體安全。第三，應具備嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，檔案工作是一項機密性較強的工作，檔案管理人員因其特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點[3]，因此必須具備較強的保密意識，并且能夠正確處理好檔案保密與利用關系，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導管理決策、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展等各方面服好務。

(二)全面的專業(yè)技術能力

檔案是一項專業(yè)性很強的工作，良好的專業(yè)能力是企業(yè)檔案管理工作順利開展的關鍵。專業(yè)能力主要包含以下幾個方面：一是扎實的專業(yè)理論基礎。檔案工作的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、檢索、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，只有在專業(yè)理論的指導下進行，才能事倍功半，少走彎路，減少盲目性[4]。因此，企業(yè)檔案管理人員必須要認真學習檔案各項法律法規(guī)，熟悉掌握檔案編制、收集、整理、審核、歸檔等各項工作要求以及對檔案修護、裝裱應有一定認識和操作能力。二是一定的其他領域知識儲備。檔案管理看似僅涉及一項工作，但若對企業(yè)管理、工程建設、財務管理等相關內(nèi)容均不了解，將影響檔案審核把關質量，以科技檔案為例，若不了解工程建設過程，那么也無法對科技檔案完整性、文件編制質量等提出問題和要求。三是熟練的計算機操作應用能力。計算機在各領域中有效運用切實增強了工作的便利性和質量的提升，在檔案管理中的應用亦然。因此檔案管理人員必須具有較強的計算機操作技術，才能充分發(fā)揮出計算機的優(yōu)勢，為工作提供便利，促進管理工作效率的提高，例如檔案信息系統(tǒng)的利用，不僅能夠應用現(xiàn)有系統(tǒng)提供的功能，還應該以檔案實際利用需求為指引，提升系統(tǒng)利用效果。

(三)較高的信息安全素質

隨著企業(yè)科技創(chuàng)新步伐加快，信息化手段在企業(yè)中的普及程度越來越大，檔案管理人員的信息安全素質直接關系到電子文件的安全及企業(yè)的數(shù)字化檔案信息安全。因此檔案管理人員對信息安全的敏銳度和責任感尤為重要。對企業(yè)檔案工作者來說，一方面是在檔案信息系統(tǒng)的構建和使用上，檔案管理人員必須嚴格按照國家檔案局頒布的《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關規(guī)章制度聘用符合要求的服務機構構建檔案信息系統(tǒng)，并邀請企業(yè)中相關技術人員嚴格把關系統(tǒng)安全與穩(wěn)定，對系統(tǒng)使用權限進行合理劃分界定，以便確保系統(tǒng)構建及使用安全；另一方面在日常提供電子文件信息時，要對檔案利用者利用用途有清晰了解，保持較高的敏銳性，對不符合利用要求和可能有泄密風險的情況有一定的判斷，尤其是企業(yè)中涉密相對程度較高的電子文件利用，如電子光盤拷貝。

四、提升企業(yè)檔案管理人員素質和能力的建議

(一)健全檔案管理制度，提升檔案人員工作規(guī)范性

完善的檔案管理制度是確保檔案管理工作有序開展的有力手段。第一，企業(yè)應嚴格按照國家、地方相關規(guī)章制度，因地制宜編制企業(yè)自身的檔案管理規(guī)范制度，既要有全面性的檔案管理標準，也應有個別專業(yè)性檔案工作的實施細則或操作指南，既要符合上級標準要求，也應接地氣、具有可操作性，便于檔案人員在實際工作中按規(guī)范執(zhí)行，增強檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，減少或避免因不規(guī)范操作帶來的風險隱患。第二，與時俱進更新制度規(guī)范，檔案制度不是一成不變，企業(yè)檔案管理人員應及時跟進國家檔案局有關文件指示，積極對不適宜企業(yè)發(fā)展的檔案管理要求進行整理和修改，使企業(yè)檔案管理制度始終保持與國家標準一致、與企業(yè)發(fā)展速度匹配。

(二)強化檔案管理專業(yè)人員隊伍建設，提升檔案管理水平

在新發(fā)展階段、新發(fā)展格局下，企業(yè)檔案管理要進一步提升，關鍵在于需要加強檔案管理人員隊伍的建設與培養(yǎng)。一方面，除了從企業(yè)內(nèi)部加強對檔案人員專業(yè)技能培訓外，也應從外部積極吸收引進優(yōu)秀的檔案管理人才。同時為穩(wěn)固檔案人才隊伍，應從績效考核、職稱評定、崗位晉升等各方面綜合考慮，明確企業(yè)檔案管理人員能者上，以優(yōu)秀人才帶動檔案管理工作，助推檔案管理保持高水平發(fā)展。

(三)加強檔案管理人員培訓，提升人員專業(yè)技能

一是對新加入的檔案管理人員做好崗前培訓，使其具備基本的檔案素養(yǎng)及能力，了解基本的專業(yè)知識，能夠基本處理好專業(yè)檔案工作。二是對長期從事檔案管理工作的人員及時經(jīng)常性地開展繼續(xù)教育，擴大專業(yè)知識覆蓋面，傳授檔案管理領域中的新知識新技術，不斷豐富其專業(yè)理論。三是以學習交流的方式開展互助式培訓，即邀請優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員介紹經(jīng)驗方法，或者以參觀方式學習先進企業(yè)檔案管理模式。

時代的進步與創(chuàng)新在有效地改善日常生活的同時，也對檔案管理人員的實際工作提出了新的挑戰(zhàn)與新的要求。企業(yè)檔案管理人員必須緊跟時代的步伐，主動適應新發(fā)展階段各項要求，全面掌握各項檔案專業(yè)技能，熟練應用信息化工具，以高度的責任感、踏實的工作態(tài)度、扎實的工作作風，不斷促進企業(yè)檔案管理水平邁上新臺階。