人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略研究

文/中國葛洲壩集團(tuán)文旅發(fā)展有限公司 柳芳

進(jìn)入21世紀(jì)，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為一種新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等組成的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，對我們的工作、生活和學(xué)習(xí)，進(jìn)行著深刻的改變和影響。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大背景下，企事業(yè)單位人事檔案管理工作，面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)。本文主要研究人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，探討人事檔案管理信息化管理存在的問題，分析信息化建設(shè)策略，為各部門在人事檔案管理信息化建設(shè)方面提供意見和參考。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

改革開放以來，伴隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)上工作崗位越來越多，社會(huì)就業(yè)率越來越高，且人員流動(dòng)性也越來越強(qiáng)。因此，在人事檔案管理方面，無論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位，都面臨著很多挑戰(zhàn)，如何做好人事檔案的管理工作，成為新時(shí)期企事業(yè)單位人事管理的重要內(nèi)容。企事業(yè)單位之所以對人事檔案管理如此重視，是因?yàn)槿耸聶n案管理具有重大作用。其作用主要體現(xiàn)在兩大方面：首先，對于用人單位來講，人事檔案是用人單位了解人才的最基本信息，也是人才進(jìn)行自我展現(xiàn)的重要途徑，通過人事檔案可以對個(gè)人的品德、思想、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)和工作能力有全面的了解，是企事業(yè)單位篩選人才的重要手段。其次，人事檔案可以對人才進(jìn)行保護(hù)，其具有一定的真實(shí)性和可靠性，無論是出國、就業(yè)、考試或者退休等，人事檔案具有其他檔案所不具有的優(yōu)勢，可對人才的信息進(jìn)行科學(xué)和有效的保護(hù)。

進(jìn)入21世紀(jì)后，我國各行各業(yè)信息化建設(shè)越來越迅速，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，人事檔案管理面臨著重大的機(jī)遇和考驗(yàn)。企事業(yè)單位在現(xiàn)代化建設(shè)中，要加緊落實(shí)全國網(wǎng)絡(luò)安全和信息化建設(shè)工作內(nèi)容，加強(qiáng)和深化人事檔案管理信息化改革，全面落實(shí)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。具體來講，人事檔案管理信息化建設(shè)，要改變紙質(zhì)檔案為電子檔案，要完成人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)，要加強(qiáng)人事檔案管理數(shù)字化處理。通過這一系列的改革措施，提高人事檔案管理的信息化進(jìn)程，提高人事檔案管理質(zhì)量和效率。

二、現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題

（一）漠視檔案管理工作，思想上不重視。對于企事業(yè)單位來講，人事部門更多的精力和時(shí)間，重點(diǎn)在處理人才招聘、人才選拔、人才培訓(xùn)等具體的工作上，而對于檔案管理工作，則比較忽視。很多企事業(yè)單位，目前為止對人事檔案管理工作極不重視，很多單位僅僅把人事檔案管理當(dāng)作是一年又一年的檔案保管，從思維意識上，沒有把人事檔案管理當(dāng)作是工作的重點(diǎn)，認(rèn)為人事檔案管理是一件沒有任何技術(shù)含量的常規(guī)性事務(wù)。正是因?yàn)槿绱耍耸聶n案管理相關(guān)部門和人員，認(rèn)為人事檔案管理工作沒有那么重要，認(rèn)為企事業(yè)單位人事檔案管理，只需要做到不泄密、不遺漏、可查檔即可。

（二）人事檔案管理人員不專業(yè)，檔案內(nèi)容質(zhì)量低。人事檔案管理工作與其他工作不同，更多的是單調(diào)和乏味的連續(xù)性工作，看起來很輕松，實(shí)則工作內(nèi)容極為細(xì)致和專業(yè)。因此，企事業(yè)單位對于人事檔案管理人才的要求就越高。但是，在實(shí)際的人事檔案管理工作中，由于檔案管理人員整體素質(zhì)不高、專業(yè)性不足，缺乏對人事檔案管理的全面知識儲備，使得實(shí)際的人事檔案管理工作凌亂不堪。甚至在一些企事業(yè)單位中，很多人事檔案管理人員往往身兼多職，比如監(jiān)察、科技等項(xiàng)工作，導(dǎo)致人員在人事檔案管理工作上的時(shí)間和精力超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，無法做好人事檔案管理及相關(guān)工作。

（三）檔案管理手段落后，信息化開發(fā)力度不足。很多人事檔案管理人員，因?yàn)椴痪邆鋵I(yè)的人事檔案管理技能，不具備專業(yè)的人事檔案管理知識，未參加過人事檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，使得在實(shí)際的人事檔案管理過程中，無論是管理手段還是管理模式，都是比較落后的。甚至有些企事業(yè)單位，人事檔案管理設(shè)備落后，人事檔案管理基本保管措施不到位，比如防火和防潮等，人事檔案管理還停留在七、八十年代的水平上。另外，企事業(yè)單位在人事檔案信息開發(fā)工作中極為被動(dòng)，人事檔案管理工作人員沒有主動(dòng)意識，只有當(dāng)人們需要使用時(shí)才會(huì)查詢，而且也是一些最基本、最簡單的信息，比如黨團(tuán)信息、個(gè)人簡歷等，而對于通過人事檔案發(fā)掘人才、選拔人才方面的全面性、時(shí)效性、深度分析等作用不是很充分。

（四）人事檔案通用性差，安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高。新時(shí)期“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，人事檔案信息已經(jīng)呈現(xiàn)出多元化、數(shù)量化的發(fā)展趨勢，工作人員可以隨心所欲進(jìn)行檔案類型、檔案儲存等檢索工作。但是，企事業(yè)單位由于在制度設(shè)定、人員管理以及檔案使用規(guī)范化等方面存在缺陷，往往會(huì)出現(xiàn)人事檔案信息外流、信息失真、信息系統(tǒng)癱瘓以及信息丟失等問題。由于人事檔案通用性差，雖然事業(yè)單位各個(gè)部門都有自己的檔案管理體系，但是通用性差所導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高的問題依然嚴(yán)重。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)策略分析

（一）加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)信息化設(shè)備。做好人事檔案管理信息化建設(shè)，最基礎(chǔ)的工作就是，企事業(yè)單位要加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)信息化設(shè)備，只有這樣才可以提高信息化管理水平。因此，作為人事檔案管理部門，要想辦法進(jìn)行資金擴(kuò)充，通過各種途徑進(jìn)行資金的整合和籌集。籌集完資金后，企事業(yè)單位人事檔案管理部門，要加強(qiáng)信息化辦公場地建設(shè)，安裝專業(yè)的信息技術(shù)設(shè)備，同時(shí)通過各種途徑，營造良好的信息化工作環(huán)境。除此以外，購入人事檔案管理信息設(shè)備后，要安排人員定期進(jìn)行信息化系統(tǒng)更新，保持信息化系統(tǒng)的順暢，同時(shí)做好人事檔案的信息備份，定期做好人事檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化與升級，從而建立起完善的人事檔案信息管理系統(tǒng)。

（二）將人事檔案信息資源數(shù)據(jù)化。與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作不同，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要是依靠紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄，而人事檔案管理信息化系統(tǒng)，則是通過電子化、信息化、數(shù)據(jù)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理。人事檔案管理信息化建設(shè)，需要保持人事信息的完整，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息錄入，通過對大量文字的格式轉(zhuǎn)換，變換成數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化與信息化，為人事檔案管理的信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平。信息化檔案管理系統(tǒng)，是人事檔案管理的承載體，是人事檔案管理信息化的主要支撐。信息化檔案管理系統(tǒng)具有兩大優(yōu)勢：一個(gè)是可以幫助人們迅速找到想要的信息；另一個(gè)則是信息不會(huì)混亂，而且可以隨心所欲進(jìn)行信息整合。信息化檔案管理系統(tǒng)，需要把基礎(chǔ)性硬性設(shè)備準(zhǔn)備好，而且還需要相關(guān)的軟件設(shè)施的支撐，使得信息化檔案管理系統(tǒng)操作更加簡單。另外，提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平，需要把人事檔案進(jìn)行分類，做好對信息數(shù)據(jù)的錄入，從而確保有目的地進(jìn)行所需要信息的存儲、調(diào)取、查閱、分析等工作。

（四）確保所有人事檔案的安全性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息的傳播速度是極快的，人們在享受信息共享的同時(shí)，還需要注意信息的安全性問題。人事檔案信息一旦泄露，甚至可以發(fā)生一系列意想不到的事情。舉個(gè)例子來講，對于國家機(jī)關(guān)工作人員，信息的泄露會(huì)給國家工作人員帶來危險(xiǎn)；如果發(fā)生在戰(zhàn)爭年代，軍人信息的泄露還會(huì)直接威脅到人身安全。因此，確保所有人事檔案的安全性，是極為關(guān)鍵和重要的。制定嚴(yán)格的人事檔案管理制度、提高工作人員的安全警惕性，遵守工作制度，提高專業(yè)度和水平，以及做好相關(guān)數(shù)據(jù)更新，從而建立起一個(gè)完善的信息安全保障系統(tǒng)。

（五）加大對人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度。人事檔案管理工作可以劃分到服務(wù)性工作種類之中，從服務(wù)人員的角度來說，人事檔案管理工作人員需要提升自身的專業(yè)素質(zhì)，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。畢竟，實(shí)際的檔案管理工作，是由人事檔案管理人員進(jìn)行操作的。因此，作為企事業(yè)單位部門，需要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的考核力度，加強(qiáng)對人事檔案管理人員的知識系統(tǒng)性培訓(xùn)，掌握相關(guān)技術(shù)技能，提升自身綜合能力。另外，不同類型人才之間要經(jīng)常進(jìn)行技術(shù)層面交流，及時(shí)分享信息建設(shè)難點(diǎn)及處理這些難點(diǎn)的方法，才能夠從根本上完善人事檔案信息化建設(shè)工作。

四、總結(jié)

綜上所述，人事檔案管理信息化建設(shè)，是順應(yīng)新時(shí)代下“互聯(lián)網(wǎng)+”的客觀要求。面對社會(huì)需求、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)管理等多方面的變化，各部門應(yīng)該從人事檔案管理信息化建設(shè)理念、目標(biāo)、機(jī)制、方法、能力等多層面、多角度出發(fā)，落實(shí)人事檔案管理政策和制度，從硬件和軟件這兩個(gè)維度，提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平。