數字信息化在醫院人事檔案管理中的應用探究

文/湖北省麻城市中醫醫院 涂紅莉 江紅

人事檔案管理工作，在醫院管理工作中占據著至關重要的地位，已經成為醫院生存發展的重要影響因素之一，特別是人事檔案管理水平，與醫院可持續發展有著密切的聯系。現階段，在醫療衛生事業不斷發展的過程中，醫院類型具有多樣化的特點，醫院之間的競爭越來越激烈。基于本質視角，行業間的競爭與人才的競爭相當，而醫院人力資源的合理運用，則會對人事檔案管理效果起到一定的決定性作用，對此應提高對人事檔案管理工作的高度重視。在人事檔案管理中，數字化信息的運用，可以顯著提高管理水平，合理配置人力資源，從而形成對醫院可持續發展的促進作用。

一、數字信息化在醫院人事檔案管理中的應用價值

（一）有利于推動醫院檔案管理水平的提升。在信息化時代出現以后，醫院醫療體制改革速度越來越快，而人事檔案管理工作，作為記錄人才信息的載體之一，已經開始與網絡時代接軌。數字化人事檔案管理工作，不僅便利于醫院相關管理工作的開展，而且也可以顯著提高醫院人力資源檔案管理工作水平。與此同時，醫院人力資源檔案管理信息化，可以促進醫院原始數據檔案保存、查詢等一系列工作的順利進行，免去以往人事檔案管理中所浪費的時間和精力。此外，如果對于紙質文件管理過于依賴，在檔案不斷增加的情況下，會明顯加劇儲存和管理的工作量，再加上紙質文件在保存期限的影響下，長久地保存難以實現，慢慢也會出現褪色等不良現象。在紙質檔案數量過多的情況下，查閱或復制材料的難度較高，極容易損傷到檔案原始材料，且具有不可逆的特點，嚴重浪費人力成本。而借助數字化人事檔案信息管理，可以使上述問題得到有效解決，給予人事檔案管理工作強有力的保證，有效節約時間和人力成本。

（二）有利于實現內部信息資源的共享性目標。在醫院人事檔案管理工作中，數字信息化的融合，可以共享實現醫院內部管理的相關信息，同時將各個部門之間的開放性發揮出來。數字信息技術和網絡技術的相互融合，有助于醫院人力資源信息檔案管理數據庫的構建，從而基于網絡化和智能化等技術實現共享。此外，在醫院信息傳遞工作中，信息的時效性也比較強。對于疾控中心的檔案，要求根據具體類目進行保存，而數字化檔案信息管理，可以為檔案的保存、查閱提供極大的便利性。

二、數字信息化在醫院人事檔案管理中的現狀分析

（一）缺少對人事檔案管理工作的高度重視。在醫院工作中，醫療工作是重中之重，所以一些醫院在人事檔案管理工作中，對于數字信息化應用的重視程度較低，人事檔案管理的投入力度也明顯不足，繼而影響著醫院人事檔案管理工作的信息化水平。此外，部分醫院日常的檔案管理工作規范性不足，檔案相關數據統計和處理嚴重缺失，難以有效提高信息化的應用水平，再加上部分醫院的管理人員處于兼職狀態，工作態度不夠嚴謹，使得檔案管理工作本身的作用無法得到發揮。

（二）人事檔案管理相關資料的利用水平較低。一般來說，醫院人事檔案數量數不勝數，對此比較注重檔案管理、整理工作的開展，然而這些檔案資料的利用效率并不高，無法充分發揮出檔案管理的功能。目前，雖然數字化信息技術得到了廣泛應用，但是整體信息化程度較低，相關管理設施與臨床科室實際情況對比，仍然比較落后，并缺少先進的管理技術，仍然采用手工操作方式，從而無法保證檔案管理水平。

（三）缺少完善的醫院檔案管理標準體系。在管理制度方面，對于醫院檔案管理工作的信息化建設也提出了明確的要求。實際上，電子檔案的歸檔、分類等標準并不明確，管理體系的先進性不足，極容易威脅到電子檔案和個人信息的完整性，信息丟失現象也比較常見，從而不利于順利推進相關部門工作。此外，由于缺少標準化的管理體系，人事檔案的信息化軟件的兼容性不足，很難順利推動分級管理模式，不利于檔案管理共享水平的提升。

（四）復合型人才有待構建。在傳統人事檔案管理工作中，管理人員的配置比較簡單化，但是在網絡化時代出現以后，行業之間明確提出了對于復合型人才的要求，如果工作人員不進行學習，很難適應新時期工作，也無法靈活運用計算機操作技術。基于此視角，復合型人才在人事檔案數字信息化中起到的作用不可小覷，而且人才定期培訓也要落實下去。實際上，個別醫院的人事檔案管理部門尚未定期開展培訓工作，管理狀態并不嚴謹，即使一些部門積極引用信息化技術，但是應用的價值尚未得到充分發揮。此外，針對一些老員工，接受信息化的能力較低，一定程度上難免對人事檔案管理工作的開展造成影響。

三、數字信息化在醫院人事檔案管理中的應用對策

（一）樹立人事檔案信息化管理安全意識。人事檔案數字信息化管理，具有高效化、快捷化的特點，但是極容易引起安全問題。由于涵蓋著較多的人事信息，內容的豐富性較強，涉及較多的風險，對于信息系統的要求也明顯上升。目前，在醫療互聯網不斷發展過程中，醫療信息泄露問題經常發生，導致黑客經常入侵或攻擊醫院信息系統，所以要想避免潛在安全風險的出現，應做到：1.操作系統軟件必須要予以安全保護，附帶網絡版反病毒功能，并對醫院內部局域網默認端口進行設置，以此來形成對黑客入侵的有效預防作用。此外，在醫院人事檔案信息數據安全工作中，集中存儲、數據離線存儲、數據備份等，在人事檔案管理中具有較高的應用價值，值得廣泛應用。2.在人事檔案日常管理工作中，要想有效預防數據丟失現象，對于計算機操作人員來說，應加密保護存儲的重要數據材料，以免造成不必要的經濟損失。3.基于檔案管理人員視角，應對不可公開和可公開的檔案管理資料進行合理區分，對不同權限進行設置。同時不定期開展相應的維護保養工作，使紙質人事檔案和電子數字信息人事檔案管理保持高度的協調與一致。其中，對于紙質檔案材料，應提高防火、防水、防潮等高度重視；而對數字信息檔案，在紙質檔案材料做好安全工作的基礎上，應注重防輻射、防高溫、防病毒等，防止出現人事信息丟失或不安全的現象。

（二）構建人力資源信息管理系統。在醫院人事檔案數字信息化管理方面，管理系統的構建是至關重要的，要借助信息化技術，拉近人力資源信息與數字化管理之間的距離。要想實現人力資源信息共享性目標，對于人力資源信息收集的管理部門來說，既要避免信息數據出現丟失現象，也要注重信息數據真實性、準確性的發揮。對此醫院信息中心應對醫療管理系統后臺運行情況進行深入分析，加強人力資源HR系統的構建，基于人事檔案信息系統，實現計算機檔案網絡分支系統的順利構建。借助醫療管理系統，員工可以實時對相關崗位設置情況、人事變更等情況進行了解。同時對于醫院領導和質控部門來說，也可以對員工相關信息有所了解，確保醫務人員績效考核等順利落實。

除此之外，人力資源信息管理系統共享，旨在將人力資源管理者的工作壓力控制在合理范圍內，順利完成人事信息的收集、整理工作。在醫護人員和管理人員等定性與定量考核中，其針對性也比較強，將績效評估落實到位，旨在充分發揮出人事檔案信息化管理的激勵性作用，促進人事管理的順利進行。

（三）完善管理制度建設。要想促進人事檔案管理的順利進行，應嚴格遵循相關規章制度，滿足標準化需求。對于衛健局和醫院內部而言，也要加強人事檔案信息化管理制度的構建，設置清晰明確的分工，將上層領導的指示落實到位，確保管理制度的構建與醫院實際情況相一致。通常來說，由于不同醫院的實際情況不相同，人事檔案情況的復雜性、多樣性顯著，應展開科學化的調查，然后制定相應的信息資料構建方案。同時，在制定制度的過程中，安全性的防范也是必不可少的，有效預防任意修改、泄漏等行為，最大限度地保證檔案信息的安全性。

除此之外，基于信息化視角，在開展醫院人事檔案管理工作中，對于法制化環境也提出了明確的要求。通常來說，人事檔案管理部門與各個科室之間難免會涉及法律問題，且具有一定的復雜性，所以應借助完善的法律體系，給予有效的調整與維護，且人事檔案資源的收集、整理等，也要求法律體系的維護與參與。簡言之，在醫院人事檔案管理工作中，必須要實現依法治檔和依法管檔。各級醫療衛生機構的相關領導，應對人事檔案管理工作的相關流程進行深入剖析，引導相關人員加強對《檔案法》的深入學習，并與醫療機構改革步伐相一致，全面推進人事檔案管理制度。

（四）提高工作人員綜合素質。就目前而言，在科學技術發展的推動下，數字信息化技術發展速度越來越快。基于此，在人事檔案管理方面，為了將數字信息化技術的應用價值充分發揮出來，應注重相關管理人員綜合素質的提升，加強對相關專業理論知識的學習，不斷壯大信息化人事檔案管理隊伍。醫院應積極開展學習培訓活動，重點培訓數字技術的運用能力，為相關工作人員業務技能的提升創造有利條件，更好地服務于醫院人事檔案管理工作。

其中，檔案管理人員應靈活運用和駕馭信息知識。眾所周知，信息化專業知識具有較強的專業性特點，故檔案管理人員應加強信息化專業技術知識的學習，具備良好的信息駕馭處理能力。因為以往人事管理制度差異性的存在，個別醫院的用人管理制度的規范性不足，在工作崗位設置方面，由于人情困擾等因素的存在，一定程度上放寬了對檔案管理人員的專業性要求，檔案管理人員往往由非專業人員來擔任，不僅無法將檔案管理的嚴謹性發揮出來，而且也不利于人事檔案管理規范化運作水平的提升。在信息化發展的影響下，醫院應加強復合型專業技術型人才隊伍的構建，同時兼具計算機操作知識和外語水平、相關法律法規等水平，構建一批高質量的檔案管理人才隊伍，更好地服務于醫院臨床醫療、教學科研等工作，憑借良好的人事資源信息共享服務，促進醫院健康發展與進步。在人事檔案信息數據庫的幫助下，也可以將有價值的人力資源信息提供給醫院決策層，做好人才信息的儲備工作，從而實現人力資源的高效化利用。

四、結語

綜上所述，基于現代化視角，在醫院人力資源信息管理工作中，數字信息化在人事檔案管理中的應用勢在必行，其現實意義顯著。目前，在醫學水平不斷提升的過程中，必須積極落實人事檔案管理工作，且積極采用信息化技術，致力于管理效率的不斷提升，推動醫院人事檔案管理工作走向全新的高度。