“三”談新形勢下高校辦公室工作

文/湄洲灣職業技術學院 李慧穎

習近平總書記在《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》中曾用“重、苦、雜、難”四個字概括辦公室工作的特點，指出了辦公室工作的不易。新時代背景下，高校面臨教育改革和發展轉型的難題，高校辦公室同樣面臨著新的問題和挑戰。辦公室人員要適應新時代黨政工作要求，抓好工作職能落實，在崗位上擔當新作為，展現新風采。

一、落實“三辦”職責：辦文、辦會、辦事

長期以來，辦公室事務以“雜”字突出。“辦公”，顧名思義是“辦理公務”，涵蓋范圍廣，指向不明晰，在需要多個部門通力合作的工作中，辦公室通常被作為統籌或牽頭部門委以重任。新時期雖然政務有所精簡，但“總管”業務并未瘦身。“三辦”還是辦公室最根本、最基礎的職責。

（一）辦文重在把好內容關。辦公室材料通常是黨委、行政意志的直接體現，是高校辦學理念的縮影，是其他處室、二級院系參照執行的范本。辦公室材料要做好如下幾點：一是內容要嚴謹。辦公室的文件一旦發布，就代表頂層工作決策。辦公室起草的文件，內容必須是嚴謹的，傳達的信息是準確的，不要求文字多么優美，但傳達的意旨是沒有偏差的。二是文字要通達。雖然說要注意遣詞造句，但要避免使用艱深晦澀的表達方式。公文是白話文寫作，是行動的指南，關鍵在于可理解、可操作。送給領導看的，要通順明白，使領導少在用詞用句上再花費腦筋。傳達給其他人的，要簡單明了，迅速領會工作意圖。惜字如金，但語義通達，是需要下一番苦功夫的。三是格式要規范。辦公室文秘要熟練掌握十五種公文類型，區分不同種類公文的寫法和用途。要對照《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，規范格式寫作。辦公室人員通常在自己充分了解和掌握公文格式的同時，還要承擔其他處室發文核稿的工作，因此要注意加強處室內外培訓，確保發文的規范性。

（二）辦會重在把好服務關。一是會前做好“預習課”，要提前掌握會議基本信息，通知參會人員、參會時間、參會地點、參會主題。要提前收集和分發會議材料，確保不遺漏，方便與會人員根據材料充分參與到會議研究中。要提前做好會場布置，設置必要的橫幅或字幕，考慮是否需要會議簽到，桌牌或座位如何符合禮儀地擺放等，把氛圍布置到位。二是會中做好“專業課”。隨著精簡會議、專業管理的要求，會務管理也日趨專業化。有些高校通過物業外包方式，實現會務專業化。物業隊伍配備統一的服裝，負責茶水熱水，處理會場出現的一些突發狀況，如會議系統的調試等。當然，不管是否配備物業管理隊伍，會務專業化、精細化都是辦公室業務的題中之義。辦公室人員作為會務管理的主力，要以專業的態度，在會中實時把握會議進程，把關會議細節，關注與會人員的需求，把會場服務落實到位。三是會后做好“提升課”。會務工作要有頭有尾，有始有終。辦公室工作人員通常在最后離場。離場前確認關閉燈光、音響系統，確認重要會議材料回收，并做好必要的會場清掃，確保會議室下一次的正常使用。同時，對于黨委行政辦公會、調研座談會等，還需要根據會議記錄做好會后的提升整理，起草會議紀要或相關會議文件，傳達落實好會議精神。

（三）辦事重在把好時效關。一要理清輕重緩急。辦公室事無巨細，切忌眉毛胡子一把抓，撿了芝麻丟了西瓜，要確保不遺漏、不誤事。要把握“輕事快辦，重事穩辦，急事先辦，緩事細辦”原則。一般性的、不影響大局的“輕事”速來速辦，及時處理，不要拖延；關鍵性的、重點關注的“重事”要有規劃、有方案，辦穩辦妥；臨時性的、時間緊迫的“急事”先行辦理，做到急中有序，避免粗枝大葉、貽誤時機；對于時限比較寬裕的“緩事”，不要漏辦忘辦，更要從優辦理，把細節考慮到位，把事情落實到位。二要重視調查研究。事雖有輕重緩急，但不以事小而不為，不以事務而亂為。事先要做好調查，在調查中去粗取精、去偽存真，了解事情的全貌，研判客觀情勢，更好地為領導決策提供參謀作用。三要及時辦理反饋。事情辦理了沒有反饋也是一種拖延。反饋不是形式主義的“多此一舉”，而是便于跟蹤督查落實情況。在事情辦理中遇到了問題，無法按時落實，更要及時反饋，利于領導了解事情動態，進一步修正執行方案。

二、提升“三會”能力：會聽、會說、會寫

（一）“會聽”就是理解上情。對于辦公室人員來說，準確領會上級精神，理解領導意圖是做好工作的第一步。正確理解和把握上級意圖本質上是一種思維方式，也是應有的工作素質。領會上級的意圖功在平時，需要一個過程。首先要對高校的人、事、物有基本的了解，明確工作指向，所以多聽多看是“入門”。接著要學會捕捉上級表達的信息。要注意說話的語境、語氣、語調、停頓等，結合表情、動作等行為信息，避免斷章取義。未充分理解上級指示的時候，要不怯于主動提供自己的想法，協助領導補充完善信息，使自己校準偏差，確保準確領會工作意圖。在此基礎上，還要善于升華。辦公室人員要緊跟政策時事，把高校工作置于國家、省、市教育改革轉型和社會經濟發展的背景中，與領導充分溝通，保證上情決策更科學、更有效。

（二）“會說”就是準確傳達。在辦公室，會說不是向上級的曲意逢迎，或向同級的左右逢源，也不是向下級的夸夸其談，而是讓說話之道為工作服務。首先要明白“說”的意圖。面對簡單的語境，可以直來直往，直言不諱。面對復雜的工作情況，需要先打好腹稿，采用恰當的說話方式表達工作需要。工作中的說話，尤其要注意突出重點，言之有物，避免平鋪直敘，口若懸河。無論是向上級匯報，還是向下級傳達，都要讓聽話者迅速明白說的是什么，再輔以語言的藝術，營造良好的工作氛圍。同時要注意力戒“空談”，根據實際情況善提可操作性的意見建議，是辦公室人員“參謀助手”角色的題中之義。

（三）“會寫”強調以文輔政。“文章合為時而著，歌詩合為事而作”非常契合辦公室公文精神，突出為時勢和時事發文的特點。作為辦公室業務的重頭戲，“筆桿子”不是一蹴而就的，要勤為“練家子”，多看多練才能學有所成。一是把握行文的“思想性”。要提高站位，突出政治性功能。辦公室人員要自覺站穩政治立場，用新思想武裝頭腦，把學習國家路線方針政策作為一種日常修養，尤其是學習關于高校治理體系建設和高校思想政治工作的重要論述和要求，把理論素質過硬作為寫作的基礎，思想過硬才能成為文章的核心。要善于積累素材，平時對所見所聞多思考，對領導意圖多了解，對群眾反映多搜集。在接到文字任務時，把握行文的主題，把工作生活的積累應用到寫作中，淬煉文章的思想。二是注意文章的“框架性”。要架構“有骨有肉”的文章。在確定寫作主題之后，著筆之前，要擬定文章的框架，列出提綱和要點，對整個謀篇布局有所設計。“總—分—總”是比較常見的公文結構方式。尤其注意分要點的構思、歸納和凝練，善取“小標題”，使文章讀起來層次分明，易于理解。三是練習文字的“表達性”。在有框架后，落筆就要讓整個文章“血肉”豐厚。表達能力至關重要，它不僅是表達，更是一定量閱讀基礎上，使用文字、詞匯、語句、修辭、數據的綜合能力。辦公室文秘可以通過文章閱讀、素材積累、寫法借鑒模仿、多加練筆琢磨使文字表達能力得以提升。“文章千古事，得失寸心知”，可以算是辦公室文秘的伏案總結和工作勉勵，辦公室文字創作事關重大，付出多少甘苦心血，最后得失成敗只有寫作者自己知道。

三、保持“三心”情懷：進取心、敬畏心、平常心

新形勢下高校辦公室工作對辦公人員提出了更高的要求，如何在工作崗位上發揮應有的作用，不僅需要恪守崗位職責，提升工作能力，更需要加強自我修養，修煉“三心”情懷，永葆事業動力。

（一）以進取心筑事業之基。高校辦公室人員只有積極進取、夯實責任、埋頭實干，才能成就一番事業，實現人生價值。在高校核心部門的重要崗位，工作者要時刻保持高度的使命感和責任心，圍繞黨政各項工作標準要求，把工作落深、落實、落細。唯有厚其基，方能成其高。有了進取心，才能摒棄庸庸碌碌、得過且過的懶政怠政，才能在艱難困苦面前始終保持巧勁、韌勁、干勁，更好地圍繞核心、服務大局，高質量推進黨和國家高教事業發展。

（二）以敬畏心拒權力之惑。心有所畏，行有所止。作為工作助手和參謀，辦公室人員經常被看作是領導身邊的紅人，因此更要有面對各種誘惑的定力，常戒非分之想，常懷律己之心，做到遵紀守法，寵辱不驚。要樹牢“四個意識”，始終對黨紀法規有所敬畏，嚴把規矩關，嚴守紀律紅線，做到依法用權、廉潔用權。要以更高的標準自我要求、自我約束，在領導身邊更要修正身之德，做到謹言慎行。

（三）以平常心養修身之樂。對待個人名利地位要始終保持一顆平常心。一是淡化“官”念，力戒官僚主義、形式主義。領導身邊人不是“雞毛令箭”，不能越俎代庖，更沒有“官威”可抖。相反，要深入基層一線，經常到普通的教師學生中去開展調查研究，熟悉情況，增進師生同事情誼。二是要坦然面對個人得失,切忌急功近利。人生逆旅，過往起伏，辦公室工作者要永葆進取心、敬畏心，更要有顆平常心，練就“不以物喜、不以己悲”的豁達，攀登“功成不必在我、功成必定有我”的境界。