現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接

文/福建省平和縣水土保持工作站 陳云生

受傳統(tǒng)思維的影響，很多人認(rèn)為文秘工作者就是“管家”，任何瑣碎事情都應(yīng)處理，但對于檔案管理工作，大部分人停留于文件的收集、整理及使用上，并沒有真正將這兩項工作結(jié)合起來，工作人員之間缺乏有效溝通，不利于彼此互通信息，從而影響工作的效率。鑒于此，本文對文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接展開研究，有助于建立起二者工作之間的關(guān)系，從而實現(xiàn)彼此的互補(bǔ)和依存。

一、現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的含義

（一）文秘工作。一般來說，文秘工作是以機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策為依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)的各項決策服務(wù)的實際工作人員。在此期間，文秘工作人員需要承擔(dān)起項目管理、辦公室管理、文件信息管理、組織各項會議以及人員間的通信交流等工作環(huán)節(jié)。同時，伴隨著社會時代的發(fā)展，文秘工作也由原來的辦公室打字員、辦事員變?yōu)榫哂忻鞔_職能范圍的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作人員。可見，在現(xiàn)代社會，文秘工作變得更加專業(yè)化和規(guī)范化。

（二）檔案管理。單位一般會存在專門的檔案管理部門，這個部門主要是對各類檔案實體、檔案信息進(jìn)行及時管理，并為其他部門及時提供檔案服務(wù)。其中，檔案管理人員需要完成檔案資料及信息的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供檔案利用服務(wù)等工作內(nèi)容。由此可以看出，檔案管理工作是較為繁瑣、涉及面較廣的工作。所以，相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要熟悉檔案管理的各項內(nèi)容、充分明白從事檔案工作應(yīng)該具備哪些專業(yè)能力及素養(yǎng)，這樣才能有效推進(jìn)檔案管理工作。

二、現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的關(guān)系

（一）文秘工作是檔案管理的前期工作。在實際工作中，文秘工作的主要產(chǎn)品是各類公文及文件信息，而檔案管理是對已經(jīng)形成的公文、文件信息進(jìn)行及時管理，從而將這些資料作為歷史記錄保留下來，方便日后的資料備查和借鑒。所以，只有做好前期的文秘工作，形成具有高質(zhì)量的公文及文件信息，這樣檔案管理人員才能對有效的信息資料進(jìn)行管理，從而實現(xiàn)高水平的檔案管理。可見，文秘是檔案管理的前期工作，而文秘工作的質(zhì)量高低直接影響了日后檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）檔案管理是文秘工作的補(bǔ)充與完善。伴隨著機(jī)關(guān)企事業(yè)單位業(yè)務(wù)往來的增多，會產(chǎn)生大量的公文及信息資料。如果機(jī)關(guān)企事業(yè)單位缺乏良好的檔案管理部門，或者檔案管理人員素養(yǎng)低下，將不能對文秘工作中形成的公文及數(shù)據(jù)資料進(jìn)行規(guī)范整理，從而同時影響到檔案管理與文秘工作。所以，檔案管理工作十分重要，也是對文秘工作的補(bǔ)充和完善，使得機(jī)關(guān)企事業(yè)單位所產(chǎn)生的信息資料可以及時規(guī)劃和管理，并作為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要參考資料。

三、文秘工作與檔案管理工作規(guī)范銜接的意義

（一）有效提升相關(guān)部門人員的職業(yè)素質(zhì)。在新時期，文秘工作與檔案管理工作得到發(fā)展，相關(guān)的工作內(nèi)容與工作職責(zé)越來越規(guī)范。所以，對于每位從事文秘或者檔案管理的人員，都需要擁有專業(yè)的知識及職業(yè)素質(zhì)，才能做好各項工作。同時，隨著這兩項工作的融合與銜接，對工作人員的能力提出了更高要求，將會促進(jìn)工作人員不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和能力。

（二）能夠提高文秘工作者的辦事效率。將文秘工作與檔案管理工作規(guī)范銜接，促使越來越多的文秘人員兼做文書檔案管理工作。信息資料的形成、收集、整理、鑒定、保護(hù)、利用等方面，十分考驗工作人員的辦事效率。如果相關(guān)工作人員遺漏或者出現(xiàn)延誤、遲滯的現(xiàn)象，都會影響文秘與檔案管理工作的正常運(yùn)行。所以，文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接，能夠有效提高文秘人員的辦事效率。

（三）讓檔案信息資料充分發(fā)揮出其實用價值。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息、文件資料的形成都經(jīng)過文秘工作者之手，他們應(yīng)了解為什么產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)信息，可以方便他們及時整理與應(yīng)用這些信息資料。所以，文秘工作者兼做檔案管理工作，能夠更好地了解與運(yùn)用信息資料，使其作用得到充分發(fā)揮，讓每項檔案信息得到有效借鑒。鑒于此，促進(jìn)文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接具有十分重要的意義。

四、文秘工作與檔案管理工作規(guī)范銜接的方法

（一）從員工思想意識方面，強(qiáng)化他們的“文檔一體化”意識。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位想要規(guī)范銜接二者工作，就必須從工作人員的思想意識角度出發(fā)，不斷強(qiáng)化他們的“文檔一體化”意識，促使他們展開更多的工作探索與研究，以更好地實現(xiàn)二者工作的規(guī)范銜接。其中，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位需要鼓勵文秘人員強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)，并促使他們將“檔案”二字印入腦海，使其愿意和主動兼做檔案管理工作，以實現(xiàn)文秘與檔案管理的銜接。以筆者所在的水政監(jiān)察業(yè)務(wù)部門為例，自進(jìn)入該部門，筆者一直從事和文秘相關(guān)的事務(wù)，負(fù)責(zé)對各項業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。隨著業(yè)務(wù)量的增多與發(fā)展，對本人的職業(yè)能力提出了很高的要求。同時，在單位中，也為我們提供了一些技能培訓(xùn)。可是，仍有部分員工將文秘與檔案管理工作脫離開來，這不利于實現(xiàn)二者的規(guī)范銜接。所以，單位應(yīng)該從員工的思想意識方面，引導(dǎo)員工發(fā)掘文秘與檔案管理之間的關(guān)系，以強(qiáng)化員工的“文檔一體化”意識，這樣才能為后期的銜接工作打下基礎(chǔ)。比如說，加強(qiáng)文秘人員的文書信息處理能力，及時將分散的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，然后將各個部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息資料進(jìn)行歸類，從而完成最后的系統(tǒng)化基礎(chǔ)采集，進(jìn)而讓他們接觸和了解實際的檔案管理工作，使得他們逐漸形成檔案管理與文秘工作相結(jié)合的意識。

（二）建立相關(guān)的“文檔一體化”系統(tǒng)維護(hù)機(jī)制，實現(xiàn)文檔的規(guī)范銜接。為了推進(jìn)文秘工作與檔案管理的規(guī)范銜接，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動“文檔一體化”的大數(shù)據(jù)化建設(shè)，從而把文檔信息管理與大數(shù)據(jù)有機(jī)融合，形成一套完善的文檔信息管理系統(tǒng)，對相關(guān)單位的檔案信息進(jìn)行采集、分析以及應(yīng)用，最終提升“文檔一體化”管理的效用。在文檔管理大數(shù)據(jù)化后，還需要對相關(guān)工作人員進(jìn)行后續(xù)的培訓(xùn)，以幫助他們深刻認(rèn)知大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用原理及模式，以熟悉技術(shù)的操作步驟，這樣管理人員才能利用有效的技術(shù)對各種文書資料、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理。此外，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的維護(hù)也很重要，各單位必須建立完善的系統(tǒng)維護(hù)機(jī)制，明確好管理人員的職責(zé)，以確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定地運(yùn)行。比如，對系統(tǒng)使用進(jìn)行明確的規(guī)范，讓管理人員懂得如何輸入檔案信息數(shù)據(jù)、如何查詢和檢索數(shù)據(jù)以及如何使用檔案數(shù)據(jù)等；同時，系統(tǒng)日常維護(hù)也要有針對性的方案，明確系統(tǒng)管理負(fù)責(zé)人的職責(zé)，使得各項系統(tǒng)維護(hù)工作落到實處。以筆者所在的水政監(jiān)察業(yè)務(wù)部門為例，單位應(yīng)該給予文秘人員適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)學(xué)習(xí)時間，并且定期組織一些系統(tǒng)知識的培訓(xùn)活動，以幫助文秘人員及時掌握相關(guān)的系統(tǒng)管理知識，從而更好地展開“文檔一體化”管理。在此期間，員工也要提高認(rèn)識、熱情服務(wù)，對于新興的系統(tǒng)管理事物，應(yīng)該保持虛心學(xué)習(xí)的態(tài)度，才能促進(jìn)工作不斷發(fā)展。

（三）嚴(yán)格規(guī)范“文檔一體化”管理工作，促使工作有章可循。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的“文檔一體化”管理工作離不開制度的管理，要想順利開展和實施“文檔一體化”，就必須建立完善的管理制度，嚴(yán)格規(guī)范各項工作，這樣才能有效保障“文檔一體化”工作的質(zhì)量，讓管理工作有章可循。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位想要制定規(guī)范的管理制度，應(yīng)該從自身情況出發(fā)，分析當(dāng)前文秘與檔案管理工作中存在哪些問題，并針對問題制定嚴(yán)格的管理制度，制定符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的“文檔一體化”管理規(guī)范和制度，從而有計劃、有步驟地落實各項文檔管理工作。繼續(xù)以水政監(jiān)察業(yè)務(wù)部門為例：首先，當(dāng)前很多文秘工作人員的政治意識不強(qiáng)，工作仍然存在懶散的現(xiàn)象，缺乏奮發(fā)向上的精神狀態(tài)，個別黨員缺乏政治意識和全局意識。這就需要創(chuàng)新和優(yōu)化人才培養(yǎng)制度，從而提高基層職工的政治意識和全局意識，從而為各單位的“文檔一體化”管理工作輸入新鮮的血液，進(jìn)而確保管理工作的效率和質(zhì)量。其次，建立嚴(yán)格的人員工作約束機(jī)制，防止和克服人員可能出現(xiàn)的消極、不作為行為。作為管理工作人員，應(yīng)該遵守單位制定的各項約束機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)范自身的行為，重視自己的言行，避免出現(xiàn)影響單位形象的不當(dāng)言論，進(jìn)而形成一個良好的管理風(fēng)氣。比如在日常工作中，筆者不斷提升自身的工作技能，參與了單位組織和引導(dǎo)的各項水政業(yè)務(wù)管理培訓(xùn)工作，提升了自我管理素養(yǎng)，也收獲了一定的管理經(jīng)驗，能夠為水利事業(yè)的發(fā)展作出一些力所能及的貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語

綜上所述，在新時期，文秘工作與檔案管理工作存在一定的關(guān)系。我們必須重視二者工作的銜接，建立起完善的管理系統(tǒng)，并重視工作監(jiān)督機(jī)制的設(shè)定，以促使二者工作有效銜接，不斷提升文秘工作與檔案管理工作的水平。