如何正確處理文秘與檔案工作的關系

文/山東省成武縣檔案館 李國源

公文是檔案的來源，檔案是公文的精華，它們是聯系緊密而又相對獨立的一個主體的兩個方面，二者相互促進、相互制約。重視和處理好文秘工作與檔案管理的關系，做好文秘工作，既有利于檔案的歸檔、管理和利用，又促進了文秘工作質量提高和全局工作的健康運行。隨著社會的發展與進步，人們的生活與工作逐漸進入信息化時代，行政管理工作與辦公室業務工作也逐步走向了標準化與規范化，因此，事業單位若想在市場競爭中脫穎而出，需要充分認識到檔案管理工作與文秘工作的重要性與積極意義，同時管理部門還需要給予其足夠的重視，將文書檔案管理工作與文秘工作牢牢結合在一起，提高與改善事業單位的工作效率，使事業單位更好更穩定地發展。

一、文秘工作與檔案管理不協調的主要因素

在科學技術迅猛發展的新形勢下，先進的網絡信息技術得到快速普及應用，為人們生活帶來極大便利，也為事業單位文秘工作與文書管理工作一體化提供了便利性、可行性與必然性。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，通常情況下被稱為文檔一體化。事業單位對先進計算機技術以及行政辦公管理系統等進行充分利用，將文秘工作與文書檔案管理工作進行有機結合，能夠有效推動文秘工作與文書檔案管理工作的一體化、智能化、現代化，進而對公文資料的起草、審核、印發、歸檔等環節進行實時監督，促使文書檔案資料真正實現一體化、標準化、規范化。在實際工作中，文秘工作與檔案管理之間經常出現不協調的問題，大大降低了工作效率，主要表現在以下幾個方面：

（一）文秘人員素質參差不齊。文秘工作是各級機關重要的、經常性的基礎工作，是機關工作的一個重要組成部分。要求文秘工作人員要有強烈的事業心與高度的政治責任感，高尚的職業道德素養，較高的業務素質，集政策理論、法律法規、經濟管理、本行業的基本業務知識、公文處理和檔案管理、寫作知識和應用能力等于一身。

（二）工作分工不明確。有的單位文秘人員和檔案管理人員的分工不夠明確，崗位職責范圍不清晰，相互間難免出現推諉和不協調，導致一些工作落不到實處；由于精簡機構，往往是一人多職，文秘、檔案管理工作一肩挑，由于精力所限，很難保證規范、標準、高效。

（三）文秘人員的檔案意識不強。文秘工作對于檔案管理起著決定性的作用，公文處理是否標準、規范，直接影響到檔案的質量、規范化管理和開發利用。日常工作中，部分文秘人員沒有認清其責任的重要性，忙于應付收發文等工作，思想上沒有繃緊“檔案”這根弦，經常出現保存不完整或疏于收集、整理和留底備份，導致有些文件漏存或遺失。

（四）公文處理流程不規范。公文的辦理程序雖說是一個嚴密的體系，但是實際工作中，不遵守工作規則，不經過有關部門的審核越級行文、越級簽發、有校對無復核、一人校對兼復核、不登記就印發等無序現象時有發生，除了給工作造成損失外，也為檔案管理工作留下了不少隱患，甚至難以處理和彌補。

二、如何處理文秘工作與檔案管理的關系

文秘工作與文書檔案管理工作，兩者之間在很大程度上是相互聯系的，但同時也在一定程度上彼此獨立。文秘工作與文書檔案管理工作的對象都是公文。公文寫作是文秘工作的重要內容之一，是公文成文的前置條件。而檔案資料主要是從公文中收集提取并分類保存，所以，可以將文書檔案的管理視為公文發布以后的延續工作。由此可以看出，文秘工作與文書檔案管理工作之間通過公文這一主體緊密聯系起來。通過以上分析不難看出，文秘工作在檔案管理工作中起著至關重要的作用，要想規范機關的檔案管理工作，就必須從文秘工作抓起。

（一）加強教育培訓，提高文秘人員素質。任何工作，人都是決定性因素。文秘人員素質直接影響文秘工作水平。要對文秘人員進行政治責任感教育，使他們熱愛本職工作，牢固樹立全心全意為人民服務的思想，甘于奉獻，吃苦耐勞，愛崗敬業，為做好公文處理工作奠定良好的思想基礎。要通過各種業務培訓，不斷提高文秘人員的政策水平、專業理論、語言與邏輯，公文處理與撰寫等業務素質。還要增強文秘人員的檔案意識，教育他們增強責任心，頭腦中時刻裝有“檔案意識”。檔案管理作為一項政治性、機要性、技術性很強的工作，不僅僅為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按照標準規范辦理好每份公文，時刻不忘有價值的文件日后都要成為檔案，為立卷存檔打下基礎，更要為檔案的利用和管理創造條件。

（二）建立完善的工作規則和制度。要按照國家的有關標準和要求，制定整套具有約束力的規章制度來規范公文處理行為，這些規定和程序要具體實用、簡潔明確、操作性強，要盡可能細化，對公文的收文、發文、簽發、歸檔等每一細節、每一步驟都做出明確規定。同時要嚴格監督執行，要求公文處理的每個環節都必須按照規定進行；定期開展檢查評比，把公文處理工作列入文秘人員的崗位責任中，明確規定文秘人員在公文處理中的任務、職責和要求，以此作為依據。實施考核和獎懲，推動公文處理逐步走向制度化、規程化、規范化，保障檔案的“半成品”文件材料齊全完整、優質高效。

（三）強化文書部門立卷工作。文書部門立卷是《檔案法》早已明確的一個基本制度，《國家行政機關公文處理辦法》也規定公文辦理完畢后，由文書部門或業務部門負責“及時整理(立卷)、歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后一個環節，卻是檔案工作的開始環節，是真正意義上的銜接點。各機關辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，及時收集、及時分類，切忌拖拉積壓。會議文件應在會議結束后及時收集歸檔，聯合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協辦單位保存復制件或副本。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類的管理，方便平時查閱，有利于年終立卷。需要指出的是，當遇到工作人員調離崗位時，應將本人保存、借用的公文材料按照有關規定全部進行移交，以保證檔案材料的完整齊全。

（四）引進“文檔一體化”管理的模式。檔案專業教科書上把檔案的收集作為檔案工作的開始，在理論上是正確的。但在實踐中，檔案工作必須從文秘工作抓起，只有“超前”管理，才能確保檔案業務規范管理科學利用。隨著科學技術現代化的發展，特別是計算機網絡技術的發展，檔案界提出了“文檔一體化”管理模式，所謂“文檔一體化”，就是從文秘工作和檔案工作的全局出發，對文件實行前端控制，全程管理。“前端控制”是現代文件管理理念的重要內容，以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程，要求把一切能夠提前進行的，一律提前到文件生命周期的最前段進行。“全程管理”就是檔案部門把文件從運行、保管、維護再到利用的全過程加以控制、從“源頭”提前介入文件的管理工作，不論是檔案的鑒定，還是包括信息整理在內的編目、著錄、標引等檔案管理行為都完全融入文件辦理運行程序中同時進行。這就是我們要追求的“文檔一體化”管理，它使“文件”與“檔案”階段、“文件管理”與“檔案管理”階段再也不能明確區分開來，成為相互聯系、相立促進的一個整體階段。

（五）加強電子政務和信息化建設，為實現檔案管理現代化打好基礎。要想徹底避免人為因素造成的工作失誤，使文秘工作和檔案管理工作規范化、標準化，實現二者的有機銜接，就要依靠現代化的信息技術，實現網上辦公。有條件的單位要盡快建立電子政務系統，并在規劃和設計本單位電子政務系統時，按照國家的有關規定標準和要求建立電子政務系統，在辦公自動化系統中設置合理的工作流程，把文件工作和檔案管理工作的需求一同嵌入管理系統中，使檔案管理與電子政務系統結合成有機的整體。通過這一現代化的手段，在確保電子公文及時高效、安全保密地運行的同時，使文件整理與歸檔工作一次完成，避免大量的重復勞動，大大提高了工作效率。檔案人員也不必再次進行歸檔文件目錄的輸入，可以節省大量人力和時間進行檔案信息資源的開發工作。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統隨時掌握文書、業務部門的管理動態，及時進行指導，從而實現檔案的超前性、預見性管理。

三、結語

綜上所述，文秘工作與文書檔案管理工作一體化發展是未來檔案管理事業的發展趨勢，更是事業單位穩定發展的前提基礎與條件，兩者的一體化發展是事業單位的發展條件與基石，更是事業單位的必然選擇。在新時代，事業單位要給予一定的關注與重視，做好事業單位檔案管理與文秘工作的統一協調，引進專業技術過硬的人才，為事業單位的發展奠定基礎，同時為我國檔案管理事業保駕護航。