軍工科研院所數字化檔案保密管理探討

文/中國北方車輛研究所 楊淑梅 滕達 劉云麗

一、數字化檔案含義

所謂數字化檔案，就是將不同形式和載體上的檔案信息，通過計算機技術將其轉化為可以被計算機識別的數字信息（二進制），形成各種數據庫，實現計算機對檔案信息的保管、加工、傳輸、利用等。顯著特點是：1.檔案信息以數字化形式存在。2.檔案信息傳遞方式靠計算機網絡來完成。3.通過計算機網絡來實現檔案信息共享。4.數字化檔案信息標準、規范統一，結構一致，利于交流應用。5.檔案信息服務在線化，實現網上查詢和利用。

軍工科研院所大力推進檔案信息數字化的好處是顯而易見的，能夠促進國防科技檔案資源的開發和利用，促進研發效率的提升。同時我們也要看到，數字化后的電子文檔極易泄密、篡改、丟失，迫切需要改進檔案管理流程，加強檔案信息安全保密管理。

二、軍工科研院所數字化檔案特點

（一）保密性強，管理難度大。在軍工科研院所中，科研檔案全面客觀地記錄科研生產過程中的信息，包括科研程序、生產過程、管理實踐等環節，由于軍工科研院所的特殊性，有非常多的國家秘密和知識專利，詳細記載我國大量高端軍工技術、武器裝備的研制過程、各種技術方案與技術指標，無論內容還是形式上，都涉及國家秘密和武器裝備使用等安全措施。因為科技檔案從產生到歸檔、提供利用，其中環節復雜，涉及面廣，參與部門包括單位決策、研發、生產、使用、檔案管理等部門，參與人員包括單位領導、研發人員、生產人員、檔案管理人員等，所以控制好檔案管理涉及的各個環節，是保密工作的重點。當前，大多數軍工科研單位存在紙介質和電子介質檔案并存的現象，出現傳統管理方式與現代管理方式并存的現象，導致檔案在產生、使用、復制、銷毀等各環節都可能存在失泄密漏洞，加之長期和平環境，檔案管理和使用人員保密意識不強，給檔案保密管理帶來很大挑戰。尤其是檔案數字化后，許多網絡技術和高科技被用于竊密，如木馬、電磁反譯等技術，失泄密途徑大大增加，加上敵特分子的專業攻擊，導致檔案保密工作面臨的形勢越來越復雜嚴峻。

（二）種類繁多，數字化工作量大。軍工科研項目大多是復雜的系統工程，涉及多種學科與專業的交叉融合，在研制生產過程中會產生不同角度、不同層次且技術含量高的研究信息，這些信息為裝備產品的研究、設計、試制、試驗、生產、升級改進提供十分重要的信息來源。所以，軍工科技檔案是研發經驗、技術價值和管理訣竅等方面的集中體現，將全過程反映裝備研制、生產、質量管理等信息，內容包括研究論證、方案設計、試驗驗證、定型、生產、出廠、報廢，形成內容豐富、種類繁多的檔案。同時，大多數軍工科研院所成立時間較早，傳統管理的紙質資料數量龐大，需要轉化為電子檔文件，全面實現數字化管理，工作量也十分巨大。

（三）項目更新快，利用需求大。在項目立項、研究論證、試制試驗等各個環節，研發人員都需要大量查閱檔案資料，借鑒前人經驗，開闊思路，同時避免重復勞動，對提高技術水平，縮短研制周期，起到很好的促進作用。據不完全統計，研發人員查閱檔案時間約占項目課題1/3以上的研制時間，對老版本圖紙的利用率超過了50%。軍工科技檔案是國家資金投入、幾代研發人員辛勞的歷史積累，充分利用好這筆歷史財富，對新產品研發有著莫大助推作用。當前科學技術飛速發展，產品迭代更新周期愈來愈快，對館藏資料的利用需要更加迫切，這就要求加快數字化檔案館建設，提高檔案信息查閱效率。

三、軍工科研院所數字化檔案保密管理措施

（一）正確認識檔案利用與保密的關系。軍工科研院所檔案是國家投入和幾代科研人員辛勞付出的成果體現，涉及國家秘密和國防安全，其重要程度不言而喻。一些單位管理不到位，造成涉密人員對檔案利用與保密的關系認識不清，所以，要加強人員的保密教育，提高認識，依規管理，杜絕泄密行為。要讓檔案相關人員認識到，既要發揮好檔案的價值作用，提高其利用功能，同時也要保守國家秘密，建立嚴格的安全保密措施。處理好檔案利用與保密辯證關系，單獨強調任何一方而不顧及另一方，皆是不可取的，也是不允許的。在檔案管理過程中，在做好安全保密的前提下開展檔案利用，采取恰當保密措施便于檔案的有效利用，讓二者有機協調發展，和諧共存。

（二）加強檔案部門部位物理安全防護措施管理。檔案部門是軍工科研院所的保密要害部門，首先要加強物理防護措施，設置防盜安全門窗、電子安全門禁、多鑒報警裝置、視頻監控，建立安全隔離區、人員值班管理等。建立人員出入審批手續，嚴格控制人員出入權限，做到出入人員有審核、有登記。若有外來人員維修，執行專人旁站陪同制度。檔案室內嚴禁使用手機等無線通信設備，要求所有人員一律將手機存放在涉密場所之外手機柜中。涉密電腦屏幕不能正對門窗，設置安全屏保，防止他人偷窺；嚴禁將存儲涉密信息的辦公自動化設備連接公共信息網絡；嚴禁個人手機等數碼設備連接計算機充電。做好檔案網絡檢測，加強電磁輻射防護，實行動態管理，一旦發現問題，立即采取措施，消除泄密隱患。在嚴格執行相關保密制度基礎上，不定期開展保密自查和監督檢查，發現問題及時整改，確保涉密檔案部門部位的安全保密。

（三）建立健全數字化檔案保密管理制度。檔案數字化必然帶來管理方式上的變革，完善全數字化檔案保密管理制度，通過業務流程的形式，固化到檔案信息系統中。根據《保密法》和《檔案法》的規定，并結合《武器裝備科研生產單位保密資格審查認證管理辦法》等法規，修改完成本單位檔案保密管理制度。建立數字化檔案的定密、保密期限全周期管理制度，嚴格依據有關保密規定合適定密，做到定密工作完全制度化和規范化，這是檔案在科研生產工作中發揮作用的重要基礎。建立數字化檔案閱覽制度，包括閱覽的權限、范圍、審批，確保只有相應涉密等級人員才能閱覽對應密級的檔案資料。建立檔案信息輸入輸出管理制度，關閉所有終端接口，集中打印輸出管理，未經授權，任何人不得下載、復制、打印輸出檔案信息；統一配置和集中管理移動存儲介質，嚴格控制使用范圍，杜絕使用無標示存儲介質。還需要結合本單位實際，建立檔案保密守則、電子檔案管理制度、泄密事件查處辦法等一系列規章制度。

（四）加強檔案信息系統建設與管理。數字化檔案安全保密管理的核心是檔案信息系統的安全可靠，筆者認為應著重加強三個方面的工作：一是加強新技術的應用，采用傳輸網絡屏蔽技術、網絡分段技術、網絡安全檢測技術，信息加密技術、防復雜技術等。二是加強檔案信息系統的建設和維護，對系統進行研究、開發、維護、監測，及時發現漏洞并修補。三是落實檔案信息安全管理制度，定期開展信息系統安全審計，防止越權查看使用，杜絕擅自復制、修改、刪除信息等行為。逐步構建縝密的網絡檔案信息安全系統。

四、結語

在當前復雜而嚴峻的國際形勢下，國防軍工任務十分艱巨，檔案利用顯得尤為迫切。面對竊密與反竊密的斗爭也十分激烈，作為軍工科研院所，只有創新思維，用“敢于斗爭、善于斗爭”的態度，做好檔案利用中的保密工作，既要克服謹小慎微的心理，又要克服麻痹大意的思想。扎實做好安全措施防護和信息系統安全建設，完善各項管理制度，大力開發檔案資源，提供安全有效的檔案信息利用，充分發揮國防科技檔案服務軍工科研生產的作用，為我國國防事業以及國民經濟發展作出應有的貢獻。