對于檔案數字化生存路徑的創新思考

文/菏澤家政職業學院 周向東

就我國社會當前實際發展狀況來看，數字化已經成為一個必然的發展趨勢，對于職業院校的檔案來說，會對學校發展進行記錄，并且為未來的教學和管理提供一定的依據。檔案在建立之后，是要應用的，而檔案數字化形式在進行應用的時候，也會相應更加便利。傳統的學校檔案是以紙質實體的形式存在的，這不僅會增加檔案管理的難度，同時也不利于檔案的使用。如今在科技支持下，學校檔案有了數字化這種新的呈現形式，這種新型的檔案信息形態，對各種檔案信息以數字化的形式進行存儲，有助于及時進行檔案利用，同時也為職業院校當中的檔案信息共享創造了條件。檔案數字化為數字檔案體系的建立奠定了基礎，并且在進行檔案管理的時候也具備突出優勢，為檔案信息綜合利用創造了條件，在未來發展過程當中，需要對檔案數字化的生存路徑進行創新探究。

一、關于檔案數字化的生存條件

只有在信息技術水平發展到一定程度，才能夠實現檔案數字化發展，其生存條件是有自身發展優越性的，利用這種方式來呈現檔案信息，能夠在很大程度上促進檔案管理和利用的便捷性。當需要利用檔案信息的時候，傳輸移動具備快捷性、可復制性、及時性等突出優勢，和傳統紙質檔案比較，檔案數字化對于人們的使用是有積極作用的，在當前“互聯網+”發展背景下，這是一個必然的發展趨勢。然而，一項新事物的發展必定要有適合其發展的土壤，在進行檔案數字化建設的時候，也需要積極進行理念創新。學校的檔案管理人員需要對自身的觀念加以創新，對數字化進行更加深入的探究，然后結合當前檔案內容和檔案管理現狀，積極進行檔案數字化建設探究。目前正處于信息化高速發展時期，各個行業的發展都趨向數字化形式，國家對此大力支持，如今很多數字化檔案館的建設和檔案資源共享平臺的建設，在一定程度上對檔案數字化發展起到了推動作用。檔案數字化信息管理科學性的提高，相應增強了人們對于檔案呈現方式創新的熱情和動力，如今信息時代的發展為檔案數字化建設和發展提供了一定的動力，為其建設發展創造了一個適合發展的大環境，而這些都為檔案數字化生存創造了有利條件。然而不可否認的是，當前還有一些人在思想觀念上沒有進行革新，沒有意識到檔案數字化建設的積極意義，也不愿意突破既有的檔案呈現形式，對于檔案數字化形式一直沒有加以認可。為了進一步推進檔案數字化發展進程，職業院校應結合自身檔案發展現狀，積極進行管理體系的健全，并且相應建立起更為完善的檔案數字化管理制度，對檔案信息數字化進行更加綜合性的管理，建立起檔案信息采集、管理、利用等一體化的平臺，在更大程度上發揮檔案信息的價值和作用。

二、檔案數字化的發展機遇

在未來的發展過程當中，科技發展水平一定會進一步得到提高，而這就相應地為檔案數字化發展提供了更新的發展機遇，檔案數字化的普及程度將會越來越高，其自身發展優勢會進一步得以凸顯。因此在未來的發展過程當中，相關的檔案管理人員需要積極把控發展的機遇，使檔案發展建設與時俱進。在職業院校當中，檔案數字化的建設發展離不開領導的認可和支持，如果學校領導自身的思想與時俱進，并且對于檔案工作有所重視，那么就會采取相應措施來加以推動，這樣檔案工作人員在開展工作的時候，會有更加明確的遵循，使檔案數字化發展得到大的發展。對于學校來說，教師、學生、教學、管理等方面，都需要相應建立檔案，檔案當中的內容會為未來的教學管理工作起到一定的參考性和依據性作用，而檔案數字化利用的便捷性是顯而易見的，這在一定程度上促進了檔案管理手段的創新，學校在發展的過程當中，也可以相應建立起檔案館，并且同步推動檔案數字化發展，從而在更大程度上促進檔案信息更加廣泛地應用。

三、檔案數字化的安全防范

學校檔案在一定程度上是對學校發展歷史的記錄，從檔案中可以看到一個學校的發展歷程，但是檔案數字化和傳統紙質檔案形式進行比較的話，一個發展劣勢是其會受到比較大的風險威脅。大數據時代，可以對學校教學管理的相關信息進行更加準確的分析，在檔案當中所能夠記載的教學管理信息也會越來越多，由此檔案自身所承載的責任也越來越大。如今在科技發展的背景下，無紙化辦公為檔案數字化建設發展起到了很大的推動作用，雖然這種形式能夠有效節約資源，減少消耗，但是其自身發展過程當中的安全隱患問題也是不容忽視的，而這可以說是檔案數字化生存的一個巨大挑戰。檔案數字化基于網絡技術得以發展，而一旦數據發生丟失或者物理性損壞，那么將會直接導致檔案的損壞。目前在檔案數字化建設過程當中，一個突出問題就是對檔案數據信息安全備份轉換不夠及時，并且對于存檔的數碼載體的存儲介質等也不能進行定期判讀識別，在信息采集方面存在一定的滯后性，并且歸檔數據會存在不能進行同步傳輸的問題，這些方面所存在的問題和不足，也相應地為檔案數字化建設造成了一定的問題和安全隱患，使得數字檔案信息出現丟失或者無法讀取的問題，一旦出現無法兼容的狀況，會相應導致亂碼問題的出現，一些檔案信息也會因此而丟失。如果不能對這些問題加以重視，及時探究恰當的解決措施的話，那么將會對檔案數字化建設起到很大的阻力，雖然實現了檔案數字化，但是檔案自身的價值卻難以凸顯出來，需要使用的時候出現無法打開的問題，這樣檔案自身的價值也就相應消失了。

如今檔案數字化安全管理方面的工作存在一定的不足之處，比如說界限不夠清晰、安全措施沒有做到位、制度方面不夠健全，這些安全管理方面的問題，對于檔案數字化建設的可持續發展起到消極影響，因此在未來的發展過程當中，學校的檔案管理人員需要結合當前的發展問題，逐漸完善安全管理措施，并且對安全管理責任加以強化，針對發展需求完善安全管理制度，使檔案數字化信息更加靈活地進行存儲，提升相關數據信息安全管理工作的可靠性和持續性。在檔案信息化建設管理的過程當中，一個必須要考慮的問題是，日后應用是否便捷？數據安全是否可以得到保障？科技發展水平的提升，并不代表檔案數字化建設是絕對安全的，所以必須要對信息安全保管的周期性問題加以重視，及時對信息管理發展現狀進行校驗更新和備份轉換工作，確保檔案當中的相關信息能夠得到安全保管，適時對存儲數據進行轉換升級，對檔案信息內容也需要進行雙向備份，定期做存儲更新工作，進而切實保障檔案數字化信息內容的安全，使檔案的價值和作用都充分發揮出來。

四、檔案數字化的人文體現

檔案是進行信息記錄的，所謂的人文關懷指的是以人為對象，通過檔案可以對人的生存狀況加以呈現，對于職業院校來說，人文方面的問題主要體現在學校的師生，從檔案自身的功能來看，其記憶功能可以很好地體現出特有的人文關懷，借助于檔案當中所記錄的內容，個人可以加強自我認同，對于群體歸屬感的加強也會相應起到積極作用，在進行檔案數字化建設的時候，也需要結合學校師生的發展需要，為他們建立完善的檔案內容，這既可以豐富當前學校當中的檔案類型和檔案內容，也可以在一定程度上滿足人文需求，為檔案數字化生存進行創新探究，使檔案自身的價值和功能可以在更大程度上得以凸顯。

五、結語

綜上，在當前大數據發展背景下，檔案數字化形式成為可能，這為職業學院檔案的呈現形式提供了一個新的發展視角，傳統紙質檔案的生產和流轉有所減少，一方面來看，這是社會發展進步的一個標志，但是由于信息技術應用和數字化進程之間存在著嚴重的不同步問題，所以說這直接導致了檔案數字化生存面臨一定挑戰。在未來的發展過程當中，必須要進行生存路徑的創新思考，對于檔案數字化管理的相關體制需要加以健全，使數字化的檔案呈現形式，可以相應成為學校教學管理工作開展的相關依據，使檔案建設工作能夠進一步得到發展提高，以檔案內容為當前的教學活動提供依據，促進當前教學質量不斷提高。