淺談金融資產管理公司檔案資源共建共享

文/中國信達資產管理股份有限公司甘肅省分公司 臧兆媛

1999年，為應對亞洲金融危機、化解金融風險、提高國有商業銀行競爭力、促進國有企業改革脫困，金融資產管理公司應運而生。多年來，金融資產管理公司通過接收、管理和處置不良資產，有效維護了金融體系的穩定運行，促進經濟社會的健康發展，為化解金融風險、維護社會穩定和服務實體經濟作出了積極貢獻。近年來，資產公司在圓滿完成政策性處置任務的基礎上，穩步推進商業化改革轉型，隨著多牌照子公司的崛起，分子公司、分分公司、子子公司之間的協同運作成為集團發展和為客戶提供全方位金融服務的重要方式之一。業務開展過程中共同形成的協同項目檔案資源或同一客戶與不同機構業務開展過程中形成的檔案資源，已逐漸成為集團企業間相互連接的重要紐帶，如何推進這些檔案資源的共建共享，為集團成員提供更加有效和便捷的檔案資源服務，為各機構業務開展提供業務決策依據，實現檔案資源利用價值的最大化，是目前金融資產管理公司檔案管理工作中亟須考慮的一大課題。

一、金融資產管理公司檔案管理工作的特點

金融資產管理公司是一個以建立健全母子公司產權關系和公司法人治理結構為主的組織形式，是由多個獨立法人成員單位和多個非獨立法人的產業活動單位組成的多層次、多組織的結構，業務類型涵蓋了不良資產經營、證券、基金、保險、銀行、租賃等方面，是混業經營的戰略聯盟。在內部管理體制上采取企業集團中各成員既保持相對獨立的地位，又實行統一領導和分層管理，實行集權與分權相結合的管理體制。金融資產管理公司在不良資產收購處置管理的過程中，通過建立或控股了包括銀行、證券、保險、租賃、基金、信托等金融子公司，地產等非金融子公司，從而打造全能的金融和非金融產品，實現了母子公司間的資源共享和優勢互補，提高了集團整體的創新和競爭力，能夠為客戶提供全方位的服務。資產管理公司產品的多樣性，產生了檔案類別的多樣化，包括資產檔案、業務檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案等。其中資產檔案按照不良資產接收批次的不同劃分為收購金融機構資產和非金融機構資產、受托金融機構資產和非金融機構資產等，業務檔案根據業務類型劃分為戰略合作、直接投資、金融租賃、保險等。檔案管理工作也在組織機構和管理體制上實行集中統一管理的原則，總部檔案管理部門負責對集團各類檔案進行統一管理，對各分公司、子公司進行統一的領導、監督和指導。隨著以客戶為中心的服務理念不斷深入，總分公司之間、總部與子公司之間、分子公司、分公司之間、子公司之間都會圍繞一個客戶提供全方位的一攬子金融服務，因而在實際工作中產生了檔案資源共建共享的需求。

二、檔案資源共建共享對集團發展的重要性

（一）資產管理公司檔案共建共享的概念。資產管理公司檔案資源共建共享是指資產管理公司以檔案利用需求為中心，各成員單位在自愿、平等、互惠的基礎上，通過信息技術，建立一個以客戶為中心的檔案資源的平臺，實現檔案信息資源的橫向和縱向整合，實現檔案資源的共享。資產管理公司檔案資源共建共享就是從集團整體出發，對各成員單位之間就同一客戶開展營銷產生的檔案資源進行交換和共享，避免針對同一客戶出現“信息孤島”的現象。

（二）檔案資源共建共享對資產管理公司發展的重要性。彼得·德魯克認為“知識的生產率將日益成為一個國家、一個行業、一個公司競爭的決定因素”，因此提高知識的生產率以及加速將知識轉化為生產率是企業成長的關鍵。實現信息資源的共享體現的是企業輸出知識的能力，整合的知識只有通過一定的方式共享，才能實現知識的價值。檔案資源是一種珍存企業的記憶，是已經實現了的知識，通過進一步獲取、整合、共享與利用，將有助于提高集團公司整體檔案資源價值，提升公司的競爭優勢和公司價值。一是有助于資產管理公司提升客戶競爭力。共建共享的檔案資源可以為集團成員單位充分了解客戶金融需求、向客戶主動提供有針對性的金融服務提供有參考價值的資料，解決客戶一攬子金融需求，提高客戶的忠誠度和依賴性，增厚金融資產管理公司的客戶基礎，推動金融資產管理公司可持續發展。二是有助于資產管理公司風險管控。共建共享的檔案資源可以為集團公司各機構提供了解已開展業務和客戶的基本信息等，充分掌握客戶集中度情況，避免因同一客戶集中度過高引發風險，同時也能夠及時了解客戶履約能力和履約狀況，掌握客戶信用情況，避免出現客戶信用風險。三是有助于資產管理公司案例分享。共建共享的檔案資源可以通過系統平臺向集團各機構分享成功案例和失敗案例，幫助集團各機構間總結成功經驗、分析失敗原因。四是有助于資產管理公司提高工作效率。推進檔案資源的共建共享，可以減少信息冗余、重復工作的情況，提高集團公司整體檔案價值，提升集團檔案資源利用的有效性和便捷性。

三、集團管理模式下檔案資源共建共享的途徑

（一）使用成熟信息技術，建立統一的集團信息資源共享平臺和相應的信息共享機制。構建以客戶為中心、適用于當前集團業務的、統一的檔案資源管理系統，為檔案信息資源共建共享提供良好的技術保障，并根據設定的共享權限，使各類檔案資源通過該平臺及時、便捷共享。避免因信息技術落后，致使集團總部與各成員單位之間信息格式不同，信息孤島林立的情況發生。同時，通過建立完善的檔案資源共享考核和激勵機制，提高集團各單位實現信息資源共享的積極性，從而加快信息的有效集成和有序流動，最大限度發揮集團內檔案資源的作用。

（二）加強業務標準化與規范化建設。數據標準化是實現檔案資源共享的基礎，要改變檔案資源標準化程度不高、數據不能有效銜接、網絡交流受到限制的情況。從檔案管理到檔案管理軟件的開發與應用，應制定統一的規范與標準，打破目錄數據結構與數據交換格式“各自為政”，檔案管理系統應用“局部為營”的格局，推進目錄數據結構與數據交換格式標準化、規范化和檔案信息系統標準化、規范化工作，突破“數據孤島”制約檔案資源共建共享的瓶頸，實現檔案著錄源數據標準化、規范化，為大范圍檔案資源共建共享奠定源數據基礎。

（三）提高相關人員素質，奠定檔案信息資源共建共享的人才基礎。長期以來，在傳統檔案管理模式與慣性思維的影響下，相當一部分檔案管理機構在檔案信息資源建設與檔案信息服務方面還沿襲著傳統的模式，“條塊分割”“重藏輕用”，希望檔案資源共享，但不主動參與檔案資源數字化共建；也有一部檔案管理機構在檔案資源建設過程中，工作作風不實，工作質量不高，檔案數據不規范，影響后續的資源共享；此外，還有部分檔案管理人員業務素質偏低，不能利用先進技術對館藏資源和網絡資源進行深層次開發，編研能力不強，不能有效為領導和業務部門提供業務決策支持。在集團新業務不斷發展的過程中，檔案人員應提高業務能力，增強“以客戶為中心”“以業務為中心”主動提供檔案服務的意識，為檔案信息資源共建共享的發展與完善奠定堅實的人才基礎。

四、結語

綜上所述，集團管理模式下資產管理公司檔案資源的共建共享應緊隨集團業務發展的腳步，統籌規劃，建立以客戶為中心的檔案管理系統平臺，幫助集團各成員單位主動參與檔案資源數字化共建,滿足集團管理模式下檔案資源共同利用的需要。