醫院檔案管理工作中存在的問題與對策研究

文/濱州市人民醫院 劉嶸

醫院的衛生管理、醫療、藥品管理、科研、預防保健以及教學等活動當中往往會形成許多文件，即醫院檔案，此類檔案主要的保存載體為圖像、文字以及圖表等。醫院檔案一般會在協調、指導工作順利開展以及制定醫院決策與工作計劃過程中發揮重要作用，屬于寶貴的資料。伴隨當前信息化技術的全面發展，醫院檔案管理工作將面臨諸多挑戰與機遇，其對于醫院的重要性愈發明顯，醫院對此應當予以高度關注。

一、醫院強化檔案管理的主要作用

（一）優化醫院的人才選聘環節。對于現代化的企業、單位和機構而言，人力資源屬于關鍵的驅動力。因此，醫院若想取得進一步發展，就應該致力于廣招賢才，以便為自身引進更多新鮮血液，進而提升醫院的綜合水平。在人才和醫院之間，檔案能夠將雙方有效聯系在一起，這可以使醫院從檔案中掌握應聘人員綜合能力及其薪資期望，在很大程度上能夠幫醫院簡化選聘內容與環節。在選聘人才后，以檔案為基礎針對性培訓人才，能提升醫院整體醫護水平，推動醫院快速發展。

（二）幫助醫院深入開展建設工作。在民眾日常生活水平逐漸提升的新時期，其對自身以及親友的身體健康愈發重視。因此，醫院若想緊隨時代發展的步伐，應充分重視日常的檔案管理工作，以便對自身日常的運營狀況加以充分掌握。在醫院檔案當中，重點包括了醫院的人事狀況，科學利用與分析醫院檔案，可以幫醫院構建更加合理的人力資源信息系統，以便有效管理醫院內部的人力資源。醫院內部有相對復雜的人事狀況，而合理的人事檔案管理工作能夠將更準確的依據提供給醫院的人力資源管理部門，科學的分配人力資源，最終推動醫院整體管理水平提升。

（三）使醫院醫療質量得以提升。檔案管理當中還包括病例，其作用也十分重要，其通常會收錄各種類型病患信息以及疑難雜癥，對醫院日常進行的各種科研項目而言，屬于重要和珍貴的參考材料，同時也屬于對醫院整體醫療水準展開評價的關鍵指標。在衛生醫療領域當中應用先進的信息化技術，更便于開具和保存病例，也能夠隨時對自身健康情況加以了解。所以醫院必須提升重視病例的程度，進一步提升醫療水準。

二、醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案利用率較低。因為部分人員并不重視醫院的檔案管理工作，認為檔案管理工作是確保資料不丟失，只重視保存管理，忽視了對檔案資料的有效利用，導致保存的檔案過于單一，不能充分明確檔案室對于檔案信息的重要性，而管理人員也不能引導各科室有效利用檔案信息，不能按照醫院發展歷程對有利用價值的信息資源進行開發，降低了檔案信息的利用率。

（二）專職管理人員較少，管理素質不高。在病患增多的情況下，大部分醫院逐漸把日常運營的中心轉移到提升醫護人員整體水平上，卻忽略了檔案管理人員應該具備的素質。根據相關調查可知，如今我國許多醫院未聘用專職的檔案管理人員，其中兼職人員居多。此外，這些兼職人員年齡較大，知識水平與文化素養較低，且未經受過系統培訓、學習，專業技能與知識極為匱乏，這對于醫院日常落實檔案管理工作極為不利。

（三）相應制度尚不完善。雖然許多醫院如今的管理制度較為完善，且各科室、各部門的工作范圍與職責也較為明確，然而檔案室的制度依然沒有得到有效改進和更新。大部分醫院的檔案室依然使用舊有的管理體制，其最明顯的劣勢在于不能有效分清人員的職責，整體管理效率偏低，更不能形成有效、統一的檔案管理系統。與此同時，醫院在日常考評管理制度的目標時，基本不會考評檔案室。這種方式往往導致檔案信息未被專人進行統一管理，許多職工檔案以及歷史檔案等散落到各科室、各部門，這對于檔案調閱工作而言極為不利，同時會埋下較大的安全性以及完整性隱患。

（四）領導層的不重視。現今部分醫院的領導層并不重視自身的檔案管理工作。其中大部分領導人員認為做好醫院的科研以及醫療等工作才是醫院日常運營過程中最重要的工作，此外醫院檔案管理工作不能為醫院創造出直接的經濟利益，所以醫院自身檔案工作的開展并不順利。除此之外，許多醫護人員由于日常會將更多精力放在自身崗位當中，因時間緊迫，對于日常工作所涉及諸多內容未認真進行積累和記錄。還有一部分院內人員認為此項管理工作并不關鍵，未將醫院檔案完整保存下來，最終致使大部分重要信息缺失。

三、提升醫院檔案管理工作質量的對策

（一）全面開發利用檔案信息。1.做好歸檔電子文件的管理工作，對院內網絡資源的共享功能展開全面利用，以便直接轉換各科室、各部門所生成的各類文件以及上級來文，隨后將其歸入檔案數據庫中。一同歸檔電子文件和紙質文件，進而實現同步運行院內辦公的自動化系統。2.提升硬件、軟件基礎設施投入資金。院方必須著眼于實際，對現有的設施根據設備適當超前與延伸以及填平補齊等原則加以有效利用，并且合理采購、引進設備和技術，諸如海量儲存、圖文影像掃描、數據庫服務器以及路由器等各項設備。3.充分借助院內網絡構建適合醫院自身的檔案信息網絡，提供遠程檢索光盤、上網發布新信息、聯機查詢公共目錄以及電子郵件等服務，另外還應提供咨詢檔案信息的相關服務，以便定題、定向為廣大用戶提供的信息咨詢服務更加具備交互性，同時借助先進的信息技術提煉、加工與深度挖掘檔案信息，以便將更多的2次、3次加工信息產品提供給醫院，使醫院自身檔案服務等業務、服務質量等得以提升，最終使檔案的本質作用被發揮出來，并為醫院帶來一定的經濟效益。如今醫院需要把先進的網絡技術融入日常檔案管理中，并且建立健全檔案網絡管理平臺，將大量模塊設置到平臺當中，以便實現分類管理醫院檔案。4.充分利用網絡分析軟件，有效分析、整理醫院檔案信息和數據，以便實現充分開發、利用互聯網。借助先進的信息化技術，可以集中管理醫院檔案，并且使檔案管理的流程實現合理簡化。除此之外，院內的醫護人員可以通過社交軟件共享、傳遞數據資料，進而使檔案使用效率得以全面提高。在以往的檔案管理模式中，各類紙質檔案將占據許多空間，同時也有著極高的環境要求，基本都是以人工的模式查閱、傳遞檔案，這使得此項工作受到極大的時間與空間限制，降低了醫院整體管理效率。而信息化技術的應用，能夠為醫院檔案室節約極大空間，管理人員會以電子數據的方式將檔案存放到電腦當中，這些檔案不會被氣候、環境等因素所影響，進而使檔案管理的整體質量得到大幅度提高。同時，院方也無需對檔案室信息安全等問題加以擔心，僅需將防火墻安裝到電腦當中便可以了，進而使檔案管理安全性得到提升。

（二）打造更為專業的管理人才團隊。醫院應該落實以人為本的人才管理理念，注重對兼職以及專職檔案管理人員的培養工作，以便讓這些管理人員明確自身需要做什么、應該如何去做，不斷提高自身工作素養。此外，還應為檔案管理人員創造和同行學習的機會，拓寬檔案管理人員的視野。同時，提升專兼職人員的緊迫感與危機理念，對其知識架構加以優化，及時補充并更新其專業知識。此外確保管理人員能夠主動掌握醫院各事件發展歷程，熟悉醫院動態，主動參與醫院各種活動，保持和各科室、各部門的溝通，繼而完整收集檔案資料信息。

（三）完善檔案管理相應系統與制度。通常情況下，醫院的檔案管理工作有著嚴謹性以及條理性等特點，而檔案管理制度的完善便是確保醫院檔案管理工作順利完成的關鍵與基礎。各大醫院應當充分結合國家有關法律、法規以及自身的具體發展狀況，確保所構建的管理制度更加合理。此外，還應完善相應獎勵以及監管系統，將范圍里各科室、各部門都統一到檔案管理的工作內容中，確保檔案管理工作區域規范化和標準化，實現醫院整體管理與檔案管理相協調、相統一。另外，還應完善以下制度、體系：1.健全檔案的收集體系。使各部門能夠明確自身責任，強化檢查監督工作，保證醫院各科室、各部門能夠完整、及時地上交各種檔案。2.完善檔案的分類體系。安排專業人員按照檔案不同的類別與性質分類檔案。3.加強檔案的保管體系。構建管理檔案庫的相關責任制度，安排專人定期對檔案實際存放狀況、倉儲設施的維護情況等進行檢查，從而保證醫院檔案始終處于良好的狀態，并且詳細記錄檔案借閱細節。

（四）提升領導重視程度，強化其管理思維。對于醫院的領導層而言，應該將更多精力放到檔案管理工作當中，使檔案管理工作被提升至與科研、醫療平齊的高度，嚴抓管理質量。同時，院方也需要加大《檔案法》宣傳力度，促使全員強化檔案管理思維，使之能夠主動配合檔案管理人員。唯有全院人員協同合作，才能確保醫院自身檔案管理質量與效率得以全面提升，最終推動醫院為社會提供更良好的醫療服務。

四、結語

總體而言，在醫院的整體發展進程中，檔案管理工作占據著十分重要的地位，醫院若想確保此項工作發揮其重要功能，就應當對其進行全面改進和優化。如能有效提升人才團隊、制度、觀念、信息化方面的建設，就能夠促使醫院檔案工作日臻完善，并且推動醫院更健康、有序地發展。