地質科技檔案信息化管理路徑研究

文/中陜核工業集團二一一大隊有限公司 賀娟玲

新時代辦公體系下，企業對檔案運用的方式發生了改變，僅僅提供紙質檔案很難滿足企業應用需求，因此，企業應對地質科技檔案進行信息化管理。從目前地質科技檔案信息化管理來看，其面臨著諸多問題，導致地質科技檔案信息化管理出現了嚴重的阻礙。企業應立足于信息化發展，積極構建檔案信息化管理模式，為滿足新時代地質科技工作需求提供保障支持。

一、地質科技檔案信息化管理內容分析

（一）檔案管理逐漸向信息網絡化、服務網絡化過渡。新時代背景下，地質科技檔案信息管理將由傳統的檔案管理向信息化管理過渡。在這種情況下，地質科技檔案管理的內容將會發生較大的變化。對于檔案管理而言，地質科技檔案的價值并不是收藏，是為了工作所用。在傳統的檔案管理模式下，申請檔案程序復雜、限制因素多，這就致使檔案利用效率不高。而新時期的地質科技檔案管理逐漸向信息化過渡，這對擺脫傳統檔案使用限制具有重要的作用。

（二）借助網絡來實現自動化檢索。在長期的工作積累下，地質科技檔案日益增多，想快速找到所需的檔案需要設置檢索工具才能實現。在傳統的企業信息檔案管理下，雖然也設置了檢索工具，但是相對于當前計算機信息化檢索而言，有明顯的滯后性。當前地質科技檔案信息管理應借助網絡來實現自動化檢索，并形成搜集、儲存、利用為標準的企業信息檔案管理體系。

（三）紙質檔案電子化管理。傳統的檔案管理模式會出現紙質檔案丟失情況，而且在互聯網辦公條件下很難進行互通，無法實現高效運用。因此，在信息化時代，地質科技檔案信息化管理的主要內容是向數字化發展，即將紙質檔案通過電子掃描的方式，將其轉變為電子檔案并進行存檔，以此提高檔案應用效率。

二、地質科技檔案信息化管理存在的問題分析

傳統的地質科技檔案管理向信息化管理過渡的過程中會面臨一些問題，主要包括以下幾點：第一，缺乏健全的管理體系。在檔案管理過程中出現借閱不規范、歸檔不規范、存儲不規范等不良現象，這些嚴重干擾檔案科學的應用，甚至還會出現檔案丟失的現象；第二，缺乏信息化檔案管理人才。地質科技檔案信息化管理需要專業的計算機人才，不僅要能夠熟練地使用計算機，而且還能利用計算機功能來實現檔案管理。從目前企業檔案信息化管理者來看，很多企業并不具備專業的信息化管理人才，加之對檔案管理的工作重視不足，檔案管理人員不穩定，容易出現頻頻更換的現象，而這對于地質科技檔案管理極其不利；第三，檔案信息化建設落后。隨著業務的增多，檔案也會越來越多，在這種情況下地質科技檔案管理并不是傳統檔案管理模式下簡單地用計算機對檔案進行記錄、統計，而是形成現代化辦公所需要的電子檔案。但是由于缺乏相應的技術支持，也缺乏與之相匹配的軟件、硬件配備，導致檔案管理信息化建設落后，地質科技檔案信息化管理出現了形式化的現象，沒有從根本上實現檔案信息化管理。

三、地質科技檔案信息化管理路徑分析

（一）建設信息化管理系統。信息化管理不是某一個檔案管理程序的信息化，而是需要立足于檔案管理的各個環節，來實現檔案信息化管理。對此應從以下幾點來建立檔案信息化管理系統：第一，地質科技檔案信息化管理系統需要硬件、軟件支持。一方面要保證地質科技檔案管理系統滿足容量需求，另一方面還要保證地質科技檔案安全，避免出現管理漏洞，導致重要地質科技檔案信息泄露。第二，地質科技檔案信息化管理的主要目的是為了應用，因此要提高檔案的利用效率。檔案信息化管理系統應以實用性為主，保證使用者能夠盡快獲得所需檔案資料，進而滿足相關工作需求。第三，能夠實現信息化處理功能。在地質科技檔案信息不斷增多的情況下，檔案信息只有實現信息化處理才能實現對現有檔案的有機整合，按照一定的定義、流程來形成目標處理結果，最終形成科學的信息化管理系統。

此外，當前辦公中使用的辦公軟件較多，辦公方式也日益多樣化，對檔案利用的需求也不同，有的需要紙質檔案，有的需要電子版檔案，有的需要在具體的辦公軟件中使用檔案信息等等。因此，在這種情況下，地質科技檔案信息化管理系統應具有兼容性，既能夠單獨使用檔案滿足一般性的需求，也能夠針對不同的使用情況滿足特殊性的需求。

（二）制定檔案信息化管理準則。檔案信息化管理的實現需要遵循相應的準則，按照一定的標準來完成檔案信息管理工作，應制定相應的地質科技檔案信息化管理細則：第一，不同企業的企業性質、經營業務、檔案種類等存在明顯的差異，檔案管理準則應遵循自身的具體情況來建立，并形成與本行業相匹配的人員管理，以此達到提高地質科技檔案信息化管理效率的目的。第二，制定檔案管理流程，使檔案管理工作系統化、科學化，比如嚴格按照紙質、電子兩種方式進行地質科技檔案存檔。第三，地質科技檔案信息化管理應具有靈活性，切勿生搬硬套，應具有擴展性，能夠滿足多種辦公形式的應用，尤其是能夠實現和不同軟件的對接，保證多樣化的辦公需求。第四，應確定檔案信息化技術管理標準，使檔案管理具有信息技術支撐，形成以計算機為主體的檔案信息管理體系，滿足當前辦公應用需求，提高檔案應用效率。比如使用人員在申請檔案使用之后，可以通過計算機來實現檔案的查閱，而不需要通過到檔案室借閱。

（三）培養專業的檔案信息化管理人才。通常情況下，檔案管理工作主要是進行紙質檔案管理，并做好檔案的收集、儲存、借閱等相關工作。在這種檔案管理模式下很少涉及計算機，對管理人員綜合素質要求也較低，但是隨著檔案信息化管理模式的出現，需要配備相應的信息化管理人才。首先，要提高檔案管理人員思想意識，從傳統的檔案管理意識中擺脫出來，用信息化管理意識武裝頭腦，不斷提高自身工作能力，使之能夠滿足當前地質科技檔案信息化管理需求。其次，企業應重視檔案管理崗位及人才培養，對現有的檔案管理人員進行信息化檔案管理內容培訓，并制定檔案信息化考核制度來規范工作行為，為實現地質科技檔案信息化管理提供保障。最后，檔案信息化系統對實現檔案管理信息化具有重要的作用，企業應注重系統開發人員的培養，使其能夠根據企業目前檔案管理現狀來開發出適合地質科技檔案信息管理的系統，保證所應用的軟件具有穩定性、實用性特點，還能根據行業變化進行不斷升級，從根本上解決企業信息化管理水平落后的局面，實現地質科技檔案信息化管理水平的不斷提升。

（四）提升檔案信息化安全保障。檔案信息化管理中應將信息安全放在重要的地位。在信息傳輸越來越便捷的情況下，如何實現信息安全管理并達到高效應用顯得尤為重要，對此應從以下幾點來構建檔案信息安全屏障：第一，應對現有地質科技檔案存放房間進行管控整改。對具有安全隱患的區域進行修葺，并制定嚴格的準入機制，從而防止無關人員進入，減少安全隱患。第二，做好計算機網絡維護工作。定期對網絡環境進行監測，對網絡存在的漏洞及時修復，并應用專業的安全防護系統，防止黑客侵入破壞檔案管理系統。第三，規范檔案存儲介質及存放設備。嚴格按照規范進行存儲存放，嚴防地質科技檔案在存放過程中出現損壞，從而造成重要資料的丟失，為今后的工作帶來不便和不必要損失。第四，設置信息化檔案查閱權限。并不是企業任何人員都能隨意使用檔案，只有一些特定崗位才能使用，同時需要設置身份信息，如果其他人員查看檔案，需要提交申請才能開放使用，以此減少地質科技檔案信息的流通范圍，降低地質科技檔案信息安全隱患的發生。

四、結語

目前，地質科技檔案信息化管理面臨著信息化專業人員缺乏、信息化管理機制不完善、沒有形成健全的檔案信息管理系統等問題。因此，應立足于地質科技檔案管理情況來制定符合地質科技檔案信息化管理系統要求的準則，培養專業的檔案信息化人才，并構建安全的檔案信息化管理機制，形成科學、系統的地質科技檔案信息化管理體系，為實現地質科技檔案信息化管理提供有利條件。