網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新思考研究

魏 磊 鄆城縣委宣傳部

在信息技術突飛猛進發展背景下，網絡技術也在不斷地更新，應當實現檔案工作數字化、檔案管理自動化以及檔案信息法制化的發展模式，拓展全新的檔案管理服務機制，促進對外交流的開放化，掌握全新的信息技術，從而使檔案工作得到更好的服務，應當積極提升資源質量的發展需求，促進檔案種類更加的豐富。檔案管理工作的創新發展可以提升工作的發展效率，從而促進檔案部門的有效性，找到工作發展的方向，對于之后的檔案管理有著至關重要的意義。

一、檔案信息化管理的作用

(一)促進檔案管理能力得到提升

信息化技術的普及為檔案信息化的創建帶來了極高的可行性。通過信息化的創建促進檔案管理規模的不但擴大，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息時代對檔案管理的全新需求。所以說促進檔案信息化管理是當前行業發展當中的必然趨勢。檔案管理人員應當結合時代的發展，促進信息化管理水平的落實，使得檔案管理的能力得到進一步的提升。

(二)促進檔案管理部門的競爭力得到提升

如果部門有著一定的管理水平，但在檔案管理力度和信息化創建方面缺失，那么就會對工作造成嚴重的影響，因此當管理人員應當將檔案系統的先進服務發揮出來，從而提升檔案管理部門的競爭力。

(三)促進檔案管理人員的專業素質得到提升

檔案信息化管理對于檔案管理人員也有的較高的要求，主要體現在專業的職業素養以及信息技術的掌握上。在新時代發展下，檔案管理人員應當掌握較強的網絡技術，了解互聯網的操作功能，并且在實踐工作當中發揮自身的專業素養。

二、檔案服務創新機制的要求

(一)創新渠道

檔案管理工作具有輔助性的特點，服務是其中重要的內容，首先為領導的決策提供服務，其次就是為各部門的正常工作提供幫助在。網絡信息化的發展下，檔案部門應當全面提升服務的敏銳度，積極主動地投身到信息化創建當中，針對各個時期的工作與相關部門取得緊密的聯系，掌握部門對檔案工作的基本要求，并提出針對性的檔案服務。除此之外，針對檔案管理部門所具有的服務功能，還應當進行拓展，為廣大用戶提供更加優質的檔案服務。因此就應當加大服務力度，樹立全新的服務理念，開展檔案展覽活動，彰顯檔案所具備的文化承載價值，在網絡時代發展下，檔案信息服務有著較為顯著的成效，檔案管理部門可以設置檔案信息綜合利用口以及展覽的窗口，并以此作為突破口，促進服務機制的創新。

(二)創新觀念

在新時代不斷發展的過程中，社會各個領域對檔案工作都提出了全新的要求。為了更好滿足這些要求，檔案管理人員就應當具備較強的服務意識。首先，樹立自主服務的觀念，在完成本職工作的同時還應當為信息化檔案管理的創建提供支持，其次，檔案信息發展融合而服務，拓展服務的發展范圍，不僅要滿足單位人員的檔案需求，還應當滿足其他行業工作人員的需求，最后為廣大人民提供的服務，依照法律法規進行檔案的開放性，并設置便民窗口，解決群眾對檔案的利用以及查找的需求。

(三)服務方式

檔案管理部門應當創建檔案網站，提供互聯網檔案的服務。創建檔案區域網，將檔案內容傳遞到網站當中，對檔案文件進行有效的管理。電子檔案數據是信息化管理工作的關鍵，將網站當中所有的歸檔電子文案進行整合，促進在網站當中進行文件的在線查找與搜索。在網絡時代的發展下，所有電子文件都可以實現檔案資源的在線運用，改變傳統紙質模式的管理方式，使檔案可以重新歸檔，保證檔案的安全與完善。

三、網絡環境下檔案信息化管理的措施研究

(一)增強信息化意識

檔案管理信息化所指的就是觀念信息化。檔案管理信息化的核心力量就是管理人員的積極性會得到提升，管理人員會積極運用信息化水平。由此可見，應當引導管理人員樹立正確的檔案管理信息化意識，從而更好地意識到檔案管理信息化發展的意義，提升工作的責任感以及使命感，重視檔案管理的信息化人發展，積極應對好工作的具體措施。因此，在實施檔案管理信息化的過程中應當先對相關工作人員樹立信息化意識，這也是激發檔案管理信息化的主要動力。

(二)提升現代化的檔案服務水平

在當前新時代發展的過程中，信息技術作為新時達發展的主要產物在人們的生活以及學習當中已經得到了廣泛的運用，促進了生活以及教學質量的長遠發展。在實際的生活當中，信息技術為人們的工作帶來了更多的便利，并且也習慣性的運用計算機的方式對檔案進行進一步的管理與使用。因此作為檔案的管理人員，應當在新時代的發展當中不斷提升自身的現代化服務水平。其中的關鍵就是促進檔案信息資源的信息化與電子化發展，從而使用戶在信息查找的過程中可以運用計算機進行資料的查找，進一步減少檔案資源的儲存地點，保證檔案資源更具真實性與完善性；之后還應當保證檔案信息可以滿足用戶檔案使用的權利，在資料轉化的過程中，工作人員還應當進行完善的保密工作，對國家的加密內容進行隱私處理。

(三)創新檔案資源的利用途徑

在當前信息技術不斷發展的過程中，應當保證人們對檔案資源的質量需求不斷的提升，保證檔案種類更加豐富。為了保證企業和單位對檔案進行合理的運用與整合，檔案管理部門應當注重對檔案資源運用途徑的不斷創新，促進檔案服務水平的創新發展，使服務的方式得到進一步的完善，更新服務發展的理念，保證檔案的運用價值得到有效的運用與發揮。不僅如此，檔案管理部門還應當改變傳統的檔案管理方式，對社會當中的不同檔案資源進行整合與匯總，通過合理的資源方式促進對檔案的有效運用與開發，使得檔案資源的種類得到完善發展，促進檔案運用途徑的不斷更新。

(四)構建完善的檔案資源中心

促進檔案資源合理運用，就應當提升對檔案資源的合理構建，促進資源的整合完善發展。首先應當對檔案進行全面的管理，促進檔案的真實性以及完整性；其次應當創建高技術人才的發展隊伍，促進管理人員的技術水平全面提升，融入高質量以及高素質的人才，促進內部人員工作不斷的提升，開展培訓工作，保證管理人員可以掌握現代化的檔案管理方式，運用先進的管理技術，促進檔案管理工作的常態化發展；最后，應當促進檔案資源的開放化管理，在進行檔案管理與審核的過程中，保證檔案的開放化管理，促進檔案資料運用率的全面提升，發揮出檔案的自身價值。

(五)增強檔案資源的共享

如果想要促進檔案利用率得到提升，就應當彰顯出檔案資源的價值，保證各個部門之間與檔案管理進行有效的溝通交流，發揮檔案信息的共享性特點，促進檔案自身的利用價值得到全面的發展。促進檔案資源的搜集與整合發展，使得檔案資源可以為更多的人提供優質性的服務，加強各界人士對檔案管理工作的重視，促進檔案資源利用率得到提升，使檔案可以發揮出自身的發展價值，提升影響力。

(六)運用信息技術創建數據管理系統

數據管理系統在檔案管理當中使必不可少的一項內容，安全可靠的數據管理可以保證檔案資料的完整性，并且為自身的利益發展奠定堅實的基礎。由此可見，各個到單位應當積極地運用信息化技術，加強對數據管理的有效創建，并且還應當結合檔案管理的類型進行細致的分類。除此之外，在創建數據管理系統時，還應當注重搜索引擎，進而提升檔案管理的效率。在創建數據管理系統的過程中還要保證系統的安全發展，可以創建防火墻，安裝殺毒軟件等等，防止黑客的入侵以及惡意破壞，優化檔案的信息化管理，避免遭受到損壞的情況。

四、結語

總而言之，實現現代化的檔案管理不僅可以提升檔案資源的利用率，同時還可以保障檔案資源的完整性，進一步發揮出自身的使用價值。檔案管理在企業當中具有著較強的價值，時刻記錄著企業的發展狀況，并進行詳細的記錄，是促進企業不斷發展的關鍵數據，因此檔案材料的價值是非常重要的。在互聯網環境發展的背景下，應當以服務機制作為發展的突破口，實現信息化技術，實現檔案管理資源的共享，促進檔案服務水平的全面發展。當前我國檔案信息化管理仍然處于發展的階段，在之后的研究當中仍然需要不斷的創新，在網絡技術發展的背景下促進檔案股那里的信息化發展。■