通過集中招標(biāo)采購確定多家單位中標(biāo)形成短名單的供應(yīng)商庫模式運行優(yōu)劣分析

婁本立 上海勘測設(shè)計研究院有限公司

按照招投標(biāo)法及招投標(biāo)法實施條例，采用招標(biāo)的形式，對多項目共用的同類型貨物或者技術(shù)服務(wù)，評標(biāo)時采用同一單價或者不同單價確定多家合格供應(yīng)商作為中標(biāo)單位并形成短名單供應(yīng)商庫，稱作集中招標(biāo)采購或者短名單庫招標(biāo)。

短名單庫招標(biāo)針對企業(yè)需要的多批次同類型的貨物或者技術(shù)服務(wù)，由一家單位供貨或者提供服務(wù)不能滿足項目進度及及時性要求時，采用幾家具備同等能力的供應(yīng)商提供服務(wù)的形式，不但可以滿足招投標(biāo)相關(guān)規(guī)章制度，而且可以極大的提高招采效率，減少招采流轉(zhuǎn)次數(shù)，快速響應(yīng)同類項目工程需求，而且對于同類項目多、體量較大、工期短，需要短時間內(nèi)投入大量資源的項目，可以極大的減輕招采對項目工期的影響。在確定短名單庫時，采用定價不定量的形式，可以起到控制項目成本、減少后期合同變更因素的目的。

短名單庫的確定，可以通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)或者競爭性談判實現(xiàn)，通過制定合理的商務(wù)及技術(shù)、價格的評分標(biāo)準(zhǔn)，對潛在的合格供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備及服務(wù)能力進行綜合評判，確定入選的合格供應(yīng)商短名單庫的單位。

本文根據(jù)短名單庫招標(biāo)及短名單庫運行的實際情況，對工作中遇到的具體問題進行分析，就短名單招標(biāo)及短名單庫運行中存在的問題及優(yōu)缺點進行分析比對。

一、集中招標(biāo)形成短名單的優(yōu)點

(一)提高響應(yīng)速度

短名單招標(biāo)是通過對未來一段時間內(nèi)所要承擔(dān)的工作進行預(yù)估預(yù)判，在項目實施之前采用集中采購的方式，確定多家優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的供應(yīng)商，提供同一種類的貨物或者特定種類的技術(shù)服務(wù)，確保在項目承接后，貨物供貨速度供應(yīng)，現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)能夠快速響應(yīng)，減少重復(fù)招標(biāo)環(huán)節(jié)和合同談判環(huán)節(jié)，提高了響應(yīng)速度，滿足工程進度要求。

(二)類似項目靈活使用，減少重復(fù)招標(biāo)工作量

對工作內(nèi)容相同的同類型項目或者部分工作內(nèi)容相同的項目，可以通過一次集中采購，在規(guī)定合理有效期限內(nèi)，多項目使用，減少招標(biāo)組織工作的頻次，避免招標(biāo)組織和評審工作重復(fù)進行，起到簡化管理流程，降本增效的目的。

(三)統(tǒng)籌使用供應(yīng)單位，有效控制工期

對工作量大、難度高的項目，可以短時間內(nèi)組織多家廠家或者多支技術(shù)服務(wù)隊伍進場，提供及時的貨物供應(yīng)和人員、技術(shù)保障，現(xiàn)場作業(yè)團隊與技術(shù)支持團隊有效配合，快速形成戰(zhàn)斗力，有效控制工期。

(四)分?jǐn)傎Y金支付風(fēng)險和壓力

在資金支付不能及時到位的情況下，多家供貨單位及技術(shù)服務(wù)單位承擔(dān)工作，可以分?jǐn)傎Y金支付壓力，避免出現(xiàn)一家單位合同金額過大從而引起糾紛。這一點對于資金量使用較大的企業(yè)尤為明顯，明顯降低企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率和財務(wù)風(fēng)險。

(五)獲得較高的價格折扣和良好的服務(wù)

通過集中采購，發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢，可以獲得較高的價格折扣和良好的服務(wù)承諾。

(六)有利于控制項目任務(wù)不飽滿時企業(yè)成本

任何一個企業(yè)在項目承接及生產(chǎn)運作時均不可避免空檔期的設(shè)備和人員閑置，在人力資源成本越來越高的當(dāng)下，企業(yè)如何根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點去配置管理人員規(guī)模和充分利用外部資源，優(yōu)質(zhì)的外部合格供應(yīng)商配置直接關(guān)系到這個公司的成本支出和最終利潤，此時選擇建立優(yōu)質(zhì)的合格供應(yīng)商庫來協(xié)助完成公司的短期任務(wù)和年度目標(biāo)，將使公司的運營風(fēng)險降到最低，企業(yè)利潤也更有保障。

二、集中招標(biāo)形成短名單的缺點

(一)入圍短名單單位的管理難度大

短名單庫內(nèi)的單位具有承擔(dān)相應(yīng)專業(yè)的工作能力，具體項目實施時，根據(jù)自身承接項目的規(guī)模、工作范圍及工期，與庫內(nèi)單位能力進行匹配，確定合適的單位承擔(dān)對應(yīng)的工作，需要考慮的維度和變量較多，難以準(zhǔn)確地把握并完全匹配，這就需要統(tǒng)籌考慮企業(yè)內(nèi)部與協(xié)作單位的資源和能力。

(二)工作任務(wù)的分配存在難點

各入庫單位資質(zhì)、能力、人員、裝備及管理水平不同，現(xiàn)場管理及成果質(zhì)量必然會出現(xiàn)差異，因此任務(wù)分配要充分了解工作任務(wù)及各單位實力，確保工作任務(wù)安排合理有序，并發(fā)揮各單位的優(yōu)勢。

工作任務(wù)安排存在較多考慮因素，主要的分配原則有：(1)按照項目進度要求，對工期進行倒排，對工作量進行細化分解，依據(jù)入庫單位的人員、裝備的實力為主要原則，按照一個單位承擔(dān)一個片區(qū)或者區(qū)域的全部工作進行劃分；(2)依據(jù)短名單單位的資質(zhì)、及以往業(yè)績?yōu)橹饕瓌t，對承擔(dān)的片區(qū)進行劃分；(3)考慮入庫單位的墊資能力，對項目建設(shè)周期長，過程付款比例過低的項目，需要首先考慮安排墊資能力強，實施意愿強烈的單位；(4)實施難度大，專業(yè)性強或者綜合程度高的項目，安排綜合實力強的單位或者專業(yè)性強的單位。

(三)不利于投資控制

短名單招標(biāo)一般適用于總工作量未定或者不清晰時組織的招標(biāo)，對難于限定總工作量或者采用預(yù)估工作量據(jù)實結(jié)算的項目有極大的便利。在實施過程中，工作量易受多種因素影響，因前期無精確的工作量，且工作量邊界約束不夠清晰明確，對以滿足生產(chǎn)需要為導(dǎo)向的項目，工作量變化難以控制，不利于總投資控制。

(四)招標(biāo)的工作范圍不易做到全覆蓋

短名單招標(biāo)最大的優(yōu)點為一次招標(biāo)，不同區(qū)域、不同項目可以多次使用，但是因不同項目存在地域差異、項目業(yè)主要求不同及同樣工作種類的工作深度要求不同，招標(biāo)時不同考慮全部差異，招標(biāo)的工作種類不能覆蓋全部工況，隨著項目推進，各地各項目的些特殊性不能充分考慮，造成部分工作單價定價不合理而影響現(xiàn)場工作。

三、短名單招標(biāo)的需要重點考慮的問題

(一)短名單單位數(shù)量要把控合理

短名單單位越少，管理難度越小，但各參與單位工作任務(wù)相對飽滿，項目較多時，可調(diào)配的裕度較小，也容易造成因分包隊伍能力不足而影響項目進度。短名單單位越多，現(xiàn)場管理難度及短名單單位調(diào)配難度越大，造成項目部管理負(fù)擔(dān)，但是在應(yīng)對工作量大、工期緊張的項目時，可調(diào)節(jié)的裕度大，能夠更好地滿足項目的需要。因此在確定短名單入圍單位時，需要充分考慮有效期內(nèi)承接的總體的工作任務(wù)量、入圍單位的實力以及項目的特點，做到入圍單位的生產(chǎn)能力相對于承接項目的工作任務(wù)量有適度的富裕即可。

(二)入圍單位的考核及退出機制較難把控。

針對具體的項目，按照項目的進度要求和總體工作量，合理劃分工作區(qū)域，在項目實施過程中，因入圍單位的綜合實力存在差異，必然會造成工作成果質(zhì)量、安全進度等方面的差異，因此要對入圍單位進行考核排名，對實力存在差距的單位進行剔除。為了公平、公正的考核評分，需要制定一套行之有效的考核管理辦法，對入圍單位的服務(wù)態(tài)度、工作質(zhì)量等進行全面客觀的考核，對排名靠后的單位進行談話或者定期更新。

(三)短名單運行期擴充單位的問題

在短名單運行期內(nèi)，因涉及不同地區(qū)的項目，存在區(qū)域差異及項目難易程度差異，入圍單位的生產(chǎn)運營項目成本存在一定的差異，項目在地臨近區(qū)域內(nèi)的單位成本相比外地單位有較大優(yōu)勢，而在招標(biāo)時存在不能充分考慮區(qū)域差異和項目所在地單位的優(yōu)勢，因此在項目實施時，采用相同的價格、相同的合同條款，邀請項目所在的單位加入短名單，對項目的實施和成本的控制更有利，但是短名單在運行期的擴充問題，需要程序合法公開公平公正，是否可以招標(biāo)法和釋義相關(guān)要求，通過招標(biāo)或者競爭性談判加入需要進一步的探討。

(四)同工同價與不同資質(zhì)等級的矛盾

短名單招標(biāo)時，存在同一工作采用相同價格和同一工作采用不同價格的兩種方式選擇的矛盾，入圍單位中，不同的單位資質(zhì)等級不同、綜合實力與管理水平各有差別，但是在招標(biāo)時，因為評價因素較多，因此難以采用一種評價指標(biāo)，在項目實施過程中，資質(zhì)等級高、實力雄厚、管理水平高的隊伍，應(yīng)對困難問題的解決方案更優(yōu)，成果質(zhì)量更可靠，成本更可控。因此探索不同資質(zhì)等級、企業(yè)綜合實力及管理水平的短名單單位，采用不同價格或者遞減價格的形式簽訂協(xié)議，在滿足招標(biāo)法及釋義的前提下，相對更公平合理，但是招標(biāo)過程中，難以對各個單位進行全面的了解和掌握，在項目運行實施過程中對從業(yè)者的專業(yè)技術(shù)能力和能力素質(zhì)又與企業(yè)資質(zhì)等級不完全一致，因此也難以一次完成定價工作。

(五)短名單有效期和項目工期不匹配問題

短名單招標(biāo)的一般時效性為1年至2年，在短名單有效期結(jié)束后，項目尚未完成的，繼續(xù)由原承接單位實施至工作內(nèi)容完成，對新增的工作量，為了保持項目的延續(xù)性和資料完整性，原則上由原單位繼續(xù)承擔(dān)。對原區(qū)域內(nèi)新增的相對獨立的工作，既可以安排新單位承擔(dān)，也可以安排原單位承擔(dān)，對原單位不愿意承擔(dān)的，可以安排新單位承擔(dān)，雖然理論上可行，但是在結(jié)算及合同簽訂上存在時間差，且多次招標(biāo)的單價可能會存在差價，因此完善程序，需要在招標(biāo)或者合同簽訂時，予以明確和說明。

總之，通過集中招標(biāo)采購的方式，確定多家單位中標(biāo)并形成短名單的辦法，對工作內(nèi)容相對明確，工作量不確定的同類型項目有極大的適用性，在滿足招標(biāo)程序和項目進度要求以及成本控制上有明顯的優(yōu)勢，但是也存在一些需要深入探討的問題，隨著國內(nèi)招標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)制度的完善和發(fā)展、管理辦法的細化，會更加有針對性和符合性。