企業印章管理中的法律風險防范

李桂武 中交第四航務工程局有限公司總承包分公司

印章是用作驗證業務管理活動的正當性及實效性的重要輔助工具，還是內部控制的重要輔助工具。印章使用不當，將可能給企業帶來法律風險，因此，識別企業印章存在的法律風險，并采取應對措施，對企業發展具有重大意義。

一、企業印章的種類

通常，企業印章可分為以下幾類：第一種是企業的管理印章、合同印章、財務印章；第二種是企業的政黨、工會、團委印章；第三種是企業的部門印章；第四種是項目部的印章。本文主要簡述第一種及第四種印章的選用，現有的法律經營風險及防止這些經營風險的建議。

二、企業印章使用中存在的主要風險

(一)印章數量繁多

企業只能有一個加蓋印章，項目合同和項目建設的相關方只會在交易文件中承認加蓋印章的有效性。如果嚴格管理印章并僅刻制一個印章，對于同時在多個地區投標或建設的多個項目，加蓋印章不能滿足實際需要，一個印章將會影響業務活動并增加管理成本[1]。因此，有的企業放松對印章的管理，并且可能刻制多個印章(如合同專用章(1)、合同專用章(2)等)。由于企業具有多個印章，當第三方出于非法目的私自偽造刻制該企業的印章，并以該企業名義開展經濟活動而產生訴訟糾紛時，如果企業未能提供證據證明該印章是他人私刻偽造的，且企業已盡到必要的管理責任，則該企業可能承擔不利的訴訟后果。

(二)他人偽造企業印章

即使《刑法》已將偽造印章的行為定義為犯罪，司法部門也嚴厲打擊印章犯罪，但是因為偽造印章牟利較大，致使偽造印章的使用在社會生活中很普遍。第三方可以使用偽造的印章進行銀行貸款，合同欺詐和其他活動，從而使公司無故遭受損失或直接陷于訴訟糾紛。

(三)印章刻制業務流程不清晰

企業刻制印章應當經過本單位批準程序，并到公安機關指定單位申請刻制印章，同時完成印章備案，方可使印章具有唯一性，并產生對抗外部第三人的法律效力。若企業私自委托非公安機關指定單位刻制印章，亦未完成印章備案，則可能導致印章存在被仿冒刻制的風險。

(四)印章管理制度不健全

企業未建立健全印章內部管理制度，對印章的刻制、使用申請手續、流程、印章管理等問題未作規定，導致企業印章刻制、使用、管理混亂無序。

(五)印章使用不規范

印章使用不規范，主要體現在：1.印章工作人員未嚴格審核用印申請手續是否完善，在手續不完善的情形下允許使用印章；2.印章工作人員未審核用印申請人的擬需蓋章的材料，甚至在空白的推薦信或空白紙上蓋章；3.印章工作人員允許用印申請人自行使用印章[2]。

(六)印章保管不規范

印章保管不規范，主要體現在：1.印章工作人員把印章隨意放置在桌面，甚至放在自己看不見的地方；2.印章工作人員隨意將印章放置于普通柜子或抽屜，未使用保險柜進行保管；3.公司更改或者取消之后，個別公司無法及時銷毀這些印章，進而招致法律經濟損失或者印章被盜的潛在經營風險。

(七)項目部印章管理不規范

項目部的印章管理不規范，主要體現在以下幾點：1未規范項目部印章刻制流程，未到公安機關指定單位申請印章刻制，亦未對項目部印章進行備案。2.個別公司不重視項目部印章的使用管理，對項目部印章的使用范圍未予限制。例如，有的項目部使用項目部印章來簽署經濟合同并提供擔保、承諾、證明等。3.個別企業未明確項目部公章的使用審批流程，未經項目部領導審批，隨意使用項目部公章；4.項目部尚未建立印章使用臺賬，項目部對印章使用狀態不清楚；5.項目部被取消后，項目部的印章未及時回收和銷毀。上述印章管理現象是相對較高的法律風險，這將大大增加可能對企業不利的法律風險。

三、防范印章管理法律風險的建議

(一)加強印章管理意識，建立印章風險防控體系

為了充分知曉公司印章的重要性，法律管理部門應當為各級工作人員提供關于印章法律經營風險的專門機構培訓。并認識到不可控制的印章管理或不可控制的法律風險牢固建立并增加密封管理成本，而不是忽視密封管理風險[3]。

企業應當加強對印章管理人員的培訓，增強領導者對于印章在公司管理中重要性的認識，一直提升印章管理技術設備及法律經營風險防備法律意識，構建印章經營風險防控指標體系。

(二)加強印章刻制管理，完善印章管理制度

首先，嚴格提交原則，并強調防偽。企業取得營業執照后，必須直接向公安機關申請，其中，管理印章和財務印章必須經公安部門批準后并到指定單位申請刻制；其次，嚴格控制密封件的數量。經濟活動集中于三種類型的工業印章和商業印章(官方印章，合同印章，財務印章)。最后，企業應建立印章管理制度，指定印章管理部門，并明確公司各部門的印章管理職責，闡明密封的應用和使用過程，并遵守規則和規定。

(三)加強印章管理系統和標準化印章使用程序

企業或下屬項目部必須設立印章管理人，印章管理人必須簽署印章管理崗位法律風險承諾書，以明確印章管理部門的行政職責和法律風險防范措施。

申請印章的職能部門必須提交《印章使用申請書》，同時依照印章管理規定執行檢查和批準程序。只有在取得管理職能部門及工作人員的批準之后才能使用申請的印章[4]。在相關檔案文件中使用印章之后，印章管理員必須仔細檢查印章文檔的使用狀況，以保障印章的具體內容及使用次數與申請相符。使用印章時候，印章管理員必須直接使用它們，其他人不可以使用該類印章。除此之外，印章不能超出印章管理員的視野。

(四)嚴格規范項目部印章的審批程序，明確項目部印章的使用范圍

嚴格控制項目部印章的刻制申請。項目部的印章只能在企業法定代表人的書面同意下方可申請刻制，并且必須經公安機關批準。防偽印章必須加蓋印章并進行記錄，所有業務單位印章必須在使用前進行注冊并提交給公司印章管理部門，并且印章的使用范圍必須在印章激活文件中指定，并要獲得公司對業務經理的批準。

建設項目職能部門的印章必須嚴厲限制使用范圍，而且不能用作簽署外部合同或者使用外部協議，證書或者其余建筑材料。如有必要，必須通知所有分包商，原料供貨商及其余相關方其印章的使用權限。建設項目職能部門必須委任印章工作人員，同時建立印章使用臺賬，而且嚴禁允許公司外部的第三方使用建設項目職能部門的印章。

(五)加強印章保管

在特殊情況下，如果需要密封，則必須有管理人員在場。如果丟失了印章，則必須盡快將其報告給公安機關，并且必須出具聲明證明，并且該損失報告必須在項目的當地報紙上發表[5]。

(六)企業或項目部變更或撤銷，印章統一收繳并記錄

企業或項目部在變更或撤銷，并完成業務和行業取消程序之后，印章管理部門需要收集管理印章、合同印章和財務印章，并根據檔案管理規定保存收集的印章。

(七)發現仿冒情況立即采取補救措施

基本方法是：首先，及時向公安機關舉報，調查造假者的法律責任。其次，及時通報法律管理部門，并立即將假冒合同通知另一方，說明有關事實并終止合同。交易對手不配合有關合同終止事宜的，應當及時向當地法院申請，通過法律手段確定合同無效，并終止有關合同。

(八)為印章信用提供法律保證措施，防止印章偽造

第一是旨在建立強制性封條備案和監督制度的立法，很明顯，未提交的封條是無效的。第二是法律授權司法機構作為印章備案和監督機構，并明確印章防偽是司法機關的法定職責。該系統的建設必須在有限的時間內完成，以促進全國范圍的網絡建設，同時覆蓋現有商事企業的印章。為社會提供免費的印章進入及驗證服務。第三是依據單位的屬性及業務管理應該刻制幾種專用圖章，但是還可以與此同時保存，還可以應由分支機構或者臨時管理機構印制。第四是通過立法將印章行業確立為合理合法的低產壟斷行業，增多印章雕刻行業的進入技術壁壘，并在全國范圍內形成主要的商業平臺。第五是推動印章存案及電子簽名間的無縫聯絡。

(九)嚴厲處罰以提高印章管理法律水平并防止違法印章

首先，建議全國人民代表大會或者全國人民代表大會常務委員會公布《中華人民共和國密封管理法》，對于密封制造中的違法活動制訂零容忍及低成本規定[6]。二是修改《刑法》第二百八十條，提高涉及企業印章犯罪行為的刑罰力度，具體可以提高主刑刑期，增加罰金、沒收財產附加刑；擴展與公司印章有關的犯罪構成，變造、偽造印章及偷盜公司印章的行為必須入罪，而且必須將基層單位納入印章犯罪的對象。

四、結語

隨著公司的一直發展，管理印章的難度持續增大，防范印章法律經營風險的法律責任愈來愈重要。因而，公司應當將印章管理作為法律經營風險防控的重要組成部分，建立健全印章管理機制，嚴格規范印章管理工作業務流程，構建印章法律風險防控體系，保障企業和諧，穩定，健康及可持續發展。