大型國有企業合同管理工作的思考

吳月鑫 大慶油田通勤服務公司

一、引言

交易是企業經濟活動的直觀表現，合同是交易的直接載體，明確著各方的權利義務等重要內容。因此，從經濟社會出現以來，對于合同的規范一直都是各個時期社會經濟管理者的重點工作內容。在我國，國有企業作為國民經濟的命脈與支柱，經濟往來活動十分頻繁，礙于體制管理方式等原因，合同管理難度較大，相應問題較為復雜，但管理工作的意義和作用也是巨大的。

二、合同管理內涵

合同管理是企業經營管理的一項非常重要的工作，是企業對于自身作為民事主體參與經濟活動，其他組織依照法律規定訂立的具有權利義務關系的協議，并依法依約進行履行、變更、解除等行為時，為了加強行為的合法性及效益性所進行的審查、監督等一系列管理行為的統稱。

大型國有企業因其具有經濟主體及政府政令的雙重屬性，因此其合同管理過程不僅有強烈的法律約束，還要受到管理制度的嚴格約束，其管理要求要求更為嚴格、復雜。合同管理管理工作不僅具有合法性保障職能，還要符合國有資產保障、履行社會職能等多重目的，因此國有企業的合同管理工作更要做精做細，做到全過程、系統化、動態性管理。

三、大型國有企業合同管理工作中存在的問題

(一)合同簽署過程中的問題

1．未簽合同

合同簽訂工作應當在履行開始前完成，這樣才能將權利義務條款達成一致意見并固定下來，避免法律風險，但在實際操作中往往存在未簽訂合同即開展業務活動，或者雖已經簽訂合同，但履行內容超出合同約定內容并未進行增補變更。這種情況不僅違反企業的合同管理規章制度，更嚴重的是如發生爭議時，難以確定雙方的權利和義務關系，很有可能損害我方利益，承擔資金風險責任。

2．事后合同

事后合同是指合同履行開始時間早于合同簽訂時間的情況。這種合同的存在，導致企業合同審批、選商等工作出現倒置，失去制度、經營活動的意義和作用。如：某公司簽訂的工程建設合同，工程期為2019年4月至2019年7月，合同簽訂日期為2019年8月。

3．拆分合同

企業合同管理往往是存在層級管理，尤其是大型國有企業，為了管控性與靈活性相結合，標的金額的大小與審批層級往往相關。有的單位為了規避制度管理與審批，會通過拆分合同來規避招投標及審批，增加企業管控風險。

4．合同條款約定不明確或存在瑕疵

合同關鍵的權利義務條款約定不清楚、不明確，或者表述出現瑕疵不周延，甚至出現重要條款遺漏等情況，為后期合同的履行帶來法律風險。

5．合同監督履行不到位

有的單位未按經濟合同約定付款進度清收款項，或未按約定預留工程質保金等。如某企業簽訂360萬元的地埋式污水設施工程合同，合同約定預留40%的質保金于3年后無質量問題一次性付清，實際提前兩年已全部付清工程款。

(二)規章制度體系不科學、不健全，掣肘合同管理工作

國有企業合同管理準則不僅僅是國家法律法規，更有企業相關規章制度的約束。如此多的管理準則本意是精細規范交易行為，然而由于規章制度體系不科學，存在沖突、繁冗、不具備可操作性等原因，或是重點管理制度不健全，導致操作隨意性較大，嚴重影響了國有企業的合同管理效果。

(三)人員素質參差不齊，契約意識不足

國有企業工作環境相對封閉，外部流動性較差，工作人員安排具有較強的行政主觀色彩。具體到合同管理工作中，往往出現合同管理人員不懂法律、不懂業務，不僅無法準確填寫合同文本，甚至缺乏契約精神，“甲方”意識強烈，漠視合同條款的法律約束力，條款填寫隨意、不按照合同履行等情況時有出現，導致經濟行為存在較大的不穩定因素。

(四)管理方式更新較慢，智能化程度不足

大型國有企業通常封閉性較強，管理模式相對比較固定，管理手段更新速度較慢，智能化程度較低，嚴重影響了企業的管理效率和管理質量。

四、合同管理相關建議

(一)規范合同簽署程序

1．合同簽署前

(1)確定簽署合同的目的

簽署每一個合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這個目的是什么，圍繞這個目的才能集合企業各個部門的力量來對這份合同做準備工作。

(2)審查合同對方主體資信

現代社會是陌生人的社會，企業往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信進行調查。請對方自行提供自身基本情況，如企業營業執照、稅務登記證等企業證照。

2．合同簽署時

(1)相關負責人分工

一是確定談判負責人。進入合同簽署的階段就需要確認與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業的業務人員，但涉及較大合同，則需由企業業務人員、法務人員、相關技術人員等會同參加談判。

二是確定文本內容審核負責人。合同是整個項目談判的呈現載體，也是日后履行中的依據，所以應由全程跟進項目的業務人員與法務人員共同負責合同內容的全面審查。

(2)合同文本的審查

每一類型的合同有著不同的審核要點，合同的通用條款審查一般包括雙方主體信息、合同簽署的背景及目的描述清楚明確、審核合同雙方的權利義務、合同通知條款的約定、違約條款、法律適用及管轄條款、簽署與生效條款等方面。

(3)合同簽署的形式完善

一是雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署，如約定需加蓋公章且授權代表簽字，則要注意不能忘記核查是否簽字。

二是騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上，要確保除落款頁外，每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽對于合同內容有手寫修改的地方，需要保證每份合同所修改的內容一致，并且由雙方在修改處進行簽署確認。

三是自然人主體的注意內容。合同主體一方為自然人的情況下，要確保自然人加印指紋，并將自然人身份證復印件留作合同附件。

3．合同履行時

合同簽署完成后嚴格按照合同約定開始履行，并由合同執行的負責人留存合同副本，以便隨時查閱合同并按照合同約定內容履行合同。例如作為建設施工合同的發包方，既要及時提供設計圖紙、控制施工節點又要按時付款、及時驗收。

4．合同履行后

合同履行后，應交由企業檔案管理部門進行歸檔，合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質文件與電子文件的統一。合同登記的項目應由企業的業務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。

(二)加強合同時效性，控制國有企業交易風險

國有企業合同管理起點不低，但是在發展過程中因為企業的特殊性和復雜性，導致合同管理工作出現了部分環節的與市場不匹配情況。因此國有企業應當持續加強合同全過程精細化管理，確保企業交易安全，合同管理要從大而廣進入精而細層面，要注重管理與檢查相結合。企業管理人員應針對合同檢查發現的問題，突出重點環節、重點事項、重點單位，強化監督考核，不斷提升合同管理意識和水平。一是加大事后合同治理力度。通過完善制度流程、加強檢查督導、強化考核問責等措施，切實抓好綜合治理、源頭治理，從根本上避免事后合同發生。二是強化合同履行管理。在國有企業合同管理中，下大力氣改變“重簽訂、輕履行”的錯誤思維意識，逐步推進“按約履行、嚴格履行”要求。具體到合同執行中，應嚴格明確合同履行負責人及其權利職責，合同簽訂后要認真進行合同內容交流，不能束之高閣，管辦脫節。合同履行過程中出現情況變化、不能按約履行等異常狀況時，應及時向合同管理部門報告，并組織相關人員及時處理，不得私下口頭變更合同，加強履約監督檢查，確保合同履行規范到位，避免因履行不當引發法律風險。

(三)健全科學、完善的合同管理制度體系

工欲善其事必先利其器，科學完善的規章制度能夠在法律的框架下，從經濟管理角度為企業保駕護航。因此國有企業應當結合企業自身業務特點和發展需求，為企業合同管理工作松松綁、加加衣。首先通過對合同管理現行規章制度的梳理，修訂廢止不具備可操作性的、彼此沖突的、冗余的規章制度，為合同管理工作松松綁；再針對企業合同管理工作中的漏洞，科學制定、補足規章制度短板，為企業合同管理工作再加一層防護衣，保障企業合同管理工作的科學性、體系性。

(四)充分發揮監管職能

加強執法隊伍建設，開展“合同監管深入”活動，夯實合同管理工作基礎。加強執法隊伍建設，是全面加強合同監管的基礎，是進一步完善市場經營秩序，制止各類合同違法行為，完成合同監管任務的需要。以營造誠實信用的經營環境，安全健康的消費環境為目標，開展打擊合同欺詐違法行為、促信用發展專項執法行動。并利用網絡信息化平臺的優勢，及時發布近期所查辦的典型合同案件。同時，嚴格按照“三堅持、兩務必、一達到”的工作思路加大合同監管力度，“三堅持”就是堅持宣傳教育和處罰結合的原則，堅持只講質量、不求數量，有案必結，辦一批有影響、有震懾力的案件原則，堅持突出抓大放小強有力的原則；“兩務必”就是務必保證辦案過程中的程序合法，務必保證辦案人員的廉潔高效；“一達到”就是爭取達到錘煉出一支辦大要案件、敢打大仗硬仗的、有素質、高水平的合同監管隊伍。加大合同辦案指導力度，在具體工作中，我們把日常監管與重點打擊有效結合起來，以點帶面。

(五)進一步提升合同質量和效率

針對合同人員水平與責任心等問題，通過設定合同管理人員崗位任職標準要求來控制相關人員業務自身基本素質。通過加強合同相關知識培訓、制定合同操作手冊、審查審批要點指導等內容，增強合同人員業務能力；通過對相關人員考核考評，注重合同管理人員契約意識與責任心的培養，來強化合同相關人員業務處理責任心；通過完善企業標準文本制定，進一步降低合同承辦、審查審批難度。

(六)加強對標管理，加快管理方式、管理手段的更新速度

大型國有企業應當建立和執行對標制度及自我提升模式，時刻關注行業管理動態，對標管理領域的新方法新工具，以提升自身的管理能力和水平。如，通過系統管理方式進行合同管理工作，減少線下、紙質流轉審查等工作，這樣不僅能夠提高工作效率，更能夠實現合同管理工作的無紙化、智能化、現代化。■