提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

王洪英

（臨沂雕塑公園，山東 臨沂 276000）

0 引言

檔案是對各種信息、活動的一種真實記錄，能夠直接將事業單位的發展歷程體現出來，并且其中還蘊含了社會經濟發展的信息，能為事業單位提供良好的參考依據，對事業單位的發展有著十分重要的作用。檔案管理工作是一項具有系統性、專業性、保密性和政策性的工作，隨著社會經濟的不斷發展，事業單位檔案管理也面臨巨大的挑戰。傳統檔案管理模式已經面臨淘汰邊緣，信息化、現代化已經成為檔案管理建設的主要方向。為此，事業單位需要及時更新觀念，做到與時俱進，充分利用各種現代信息技術，加強檔案管理信息化建設，從而實現檔案數字化、信息化，推進事業單位的可持續發展。

1 檔案管理信息化建設的優勢作用

1.1 提高信息化檢索的速率

信息化時代的到來促進了信息技術的快速發展，同時也產生了海量的信息數據，如何快速、準確地在數據庫中尋找所需的信息數據，成為檔案管理工作中需重點解決的問題。通過開展檔案管理信息化建設，借助信息技術能夠極大程度地提升信息的檢索速度，提高檔案管理現代化水平。首先，檔案管理信息化建設使原本的紙質檔案轉變為數字化檔案，改變了傳統人工進行檢索的工作方式，保證了檢索工作的準確性和及時性，能夠根據所需快速獲取信息。其次，可以實現批量信息同步查找。利用計算機技術，能夠對相同類型的信息進行快速檢索。最后，信息化檢索避免了對檔案造成損壞，能延長檔案的使用壽命，使檔案管理工作變得更加輕松便捷。

1.2 有利于構建優質的檔案存儲環境

部分事業單位在檔案管理中，仍運用傳統的紙質檔案管理形式，投入大量的人力、物力和精力對紙質檔案進行管理，這就使紙質檔案在管理和存儲上存在諸多的不足。而信息化建設為檔案管理工作構建了良好的環境，優化了檔案存儲條件，滿足了現代化檔案管理工作的需求。首先，信息化檔案管理避免了傳統紙質檔案受潮、破損、遺失等問題，使檔案以數字化的形式進行存儲，構建了全新的檔案管理系統，有效避免了外界因素的干擾。其次，信息化檔案管理有效拓展了檔案存儲空間，只需借助計算機網絡技術和檔案管理軟件，便可將檔案存儲到云空間，有效改變了傳統紙質檔案對空間的要求。最后，信息化檔案管理有效降低了成本，使檔案管理工作不再對現實環境有較強的依賴性。

2 事業單位檔案管理信息化建設的不足

2.1 缺乏時代性

當前，事業單位正處于改革的關鍵時期，但其將重點放在了其他工作上，對檔案管理并沒有進行深入的研究和有效的改革。同時，目前的改革機制也不是對所有事業單位檔案管理都適用的。在當前社會經濟新常態背景下，事業單位在發展過程中，難免存在問題和不足，而要想有效地解決這些問題，促進自身不斷的發展，就必須做好檔案管理工作，對保存的信息進行深入的分析，挖掘其中蘊含的有價值信息。但在實際的檔案管理工作中，事業單位并沒有制定出與社會發展相符的管理機制，管理模式仍較為陳舊，缺乏時代性，并沒有積極引進先進的管理理念、管理方法和管理設備，這就嚴重影響了事業單位檔案管理工作的效率和質量，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的進程，最終不利于事業單位的穩定發展。

2.2 缺乏統一規范

目前，雖然部分事業單位已經認識到檔案管理信息化建設的重要性，然而因認知不足等多方面因素的影響，信息化建設過程中無法與其他部門進行統一協調，信息化檔案管理不具兼容性和適應性，這就導致各部門在進行檔案信息檢索時無法使用同一系統進行查詢，嚴重影響了檔案檢索的效率。同時，事業單位的不斷發展使檔案的數量也在不斷增加，檔案管理工作變得更加煩瑣，如果事業單位信息化檔案管理缺乏統一規范，那么對檔案信息化的發展會產生不小的影響，檔案信息資源無法實現共享，嚴重影響了檔案的利用效率。

2.3 信息化程度較低

部分事業單位對檔案管理信息化建設存在抵觸心理，沒有積極引進現代信息技術，就無法利用信息技術來對信息數據進行收集、整理和存儲，仍利用人工來開展檔案管理工作。這就使檔案管理工作量和工作難度都不斷增加，需要消耗大量的人力，同時也不利于對檔案信息進行查找，還很容易產生失誤，造成檔案信息出現偏差，進而產生較大的影響。為此，事業單位必須提升信息技術利用程度，加強檔案管理信息化建設，避免對今后的發展產生影響。

2.4 專業人才匱乏

為保證事業單位檔案管理質量，必須保證檔案管理人員具有較高的信息素養和職業素養。但通過對事業單位檔案管理人員工作素質和能力的分析發現，大部分檔案管理人員并非專業院校畢業，專業能力和素養都相對較低，缺乏自主學習能力，對信息技術并沒有進行自主的學習，從而導致自身缺乏完善的知識結構，無法滿足當前信息化檔案管理工作的需求。同時，大部分檔案管理人員由于能力不足，并沒有掌握科學合理的檔案收集、處理和存儲的方法，在工作中缺乏良好的責任感，經常敷衍了事，并且遇到問題時相互推諉，嚴重影響了事業單位檔案管理的有效性。

3 加強事業單位檔案管理信息化建設的措施

3.1 制定檔案管理信息化建設總體規劃

檔案管理信息化建設作為一項系統工程，事業單位必須要做好總體規劃，將涉及的各個方面進行綜合考慮，立足于本單位整體發展戰略，對其進行合理的規劃。事業單位需要結合自身的特點和長期的發展目標，進行科學的論證與深入調查，從而對檔案管理信息化建設制定切實可行的短期目標和長遠目標。同時，需要做好單位內部各部門之間的協調，與信息中心建設、公文管理等保持同步，并且與本單位軟硬件系統發展相符，相互協作、相互支持，實現本單位檔案管理信息化的規劃與建設。

3.2 實現信息資源數字化

在檔案管理信息化建設中，檔案信息資源數字化是重要的基礎內容，主要就是利用現代信息技術將以往的紙質檔案等進行加工、轉化，將其變為數字化的信息形式，并存儲到建立的數據庫中。首先，事業單位將日常工作中所產生的公文、資料等利用數字化手段轉化為數字信息進行存檔。其次，將單位原本存放的各種介質載體的檔案進行信息化、數字化處理，尤其對重點檔案做好監管，將其存儲于數據庫中。最后，對上級單位或者兄弟單位的各種文字檔案，進行解密或者加密后轉化為數字化形式進行存儲。此外，需要對檔案進行分類存儲和管理，積極引進現代化檔案管理系統，利用計算機檔案目錄的編排與檢索，保證檔案信息化建設的有效開展。

3.3 實現檔案信息傳遞網絡化

事業單位應當建立自己的檔案信息網站，以網頁形式向人民群眾提供有關檔案信息和服務，開展檔案信息網上咨詢、查詢，并實時歸檔和直接提供電子文件。檔案網站應與本單位內部網絡相連接，實現內部辦公自動化系統與檔案管理共享的互通。將檔案管理系統整合到本單位管理信息系統中，構建一個完整的系統，以綜合考慮本單位各個部門，實現資源共享，最大限度地發揮檔案管理的綜合效益和系統效益。通過互聯網接入國家或地區檔案網絡，實現國家或地區檔案信息檔案管理信息的在線交流。信息檔案網站建設要選擇質量高、口碑好、技術過硬的產品，其要符合國家相關標準。同時還需要加強技術交流，在安全規定下與國內外單位進行相互學習，借鑒優秀的工作經驗，從而結合自身單位建立個性化檔案管理系統。

3.4 檔案信息化應做到規范化、標準化

事業單位檔案管理信息化建設還必須規范化、標準化，這樣才能確保檔案信息化管理的正常運行。在建設過程中，事業單位需要嚴格按照國家提出的信息化管理要求，結合地區信息網絡管理標準和自身單位的特點，制定內部完善的管理體系。在技術要求上，必須要統一規定數據庫的結構與格式，統一檔案數據庫管理軟硬件的文件格式和數據索引，從而在全國和地區范圍內實現統一的傳輸解碼，更好地實現數據信息的實時共享，以避免因基礎設施、文件格式的不同產生不可讀的網絡障礙，導致數據無法轉換和解碼。

3.5 建立檔案網站服務平臺

大多數事業單位都具有服務性和社會性，與社會大眾息息相關。因此，在政策許可的前提下，要積極利用檔案信息網站和網絡，建立檔案信息網站服務平臺，利用檔案信息服務社會，與民生網、咨詢網對接，實現業務信息的相互交流和互補。

4 結語

隨著時代的不斷發展，事業單位檔案管理信息化建設已經成為必然趨勢，對此，事業單位需要充分認識到檔案管理的重要性，采取有效的措施來提高檔案管理信息化建設水平，最終發揮檔案的實際價值，促進事業單位的可持續發展。