高校辦公室管理存在的不足及對策分析

文/臺州學院 席晶

當今國內外社會形勢正發生著翻天覆地的變化，各個領域都有了突飛猛進的發展。社會的進步和發展，對高校提出了越來越高的要求。面對這樣的趨勢，國內各大高等院校將面臨不小的挑戰。學校是為國家為社會不斷輸送人才的地方，學校發展的好壞對學校的聲譽、規模、教學水平、科研水平都是一個考驗，高校辦公室在高校的系統中扮演著很重要的角色，所以盡最大可能發揮辦公室的作用，完善高校辦公室管理，對高校建設來說至關重要。

一、高校辦公室管理的現狀和不足

（一）高校辦公室層級明確但同時也面臨著管理的碎片化。高校辦公室管理崗位職責等級分明，從辦公室主任到副主任以及科長職員一級一級分工明確。首先，明確的分工雖然能夠讓各層級工作人員各司其職，但是也在一定程度上限制了職員的發展。太多的條條框框使得職員主觀能動性受到一定程度的限制，所有的問題，所有的決定都要一層一層地匯報請示，既限定了職員能力的最大限度發揮，又延長了決策和執行的鏈條。如果剛好碰上不愿意放權的領導，那職員所能做的事情就很有限，難以發揮職員作用。其次，辦公室在全校中是承上啟下的關鍵一環，經常遇到上級主管部門的緊急任務或各個二級學院、兄弟部門的突發情況，要辦公室去協調才能完成，但是由于辦公室過于注重自己部門的自身利益導致辦公室的綜合協調的效果得不到很好的體現。另外，如果相應的任務特別緊急，需要抽調人手突擊完成，使得忙的人特別忙，閑的人又特別閑，工作分配不合理導致職員不公平情緒的滋生，影響整體的良好工作氛圍。

（二）辦公室工作人員的幾種不良思想狀態。高校是我國人才培養的重要平臺，也是科技創新的主要動力之一。辦公室是各類文件、公章、材料管理的歸口部門，涉及多個部門方方面面，辦公室工作人員應有較高的政治覺悟。我國社會主義市場經濟發展到今天，經濟水平和人民生活水平發生了質的飛躍。有些辦公室工作人員容易被眼前一些利益蒙蔽雙眼，失去了工作的目標和動力，從而降低了自己的政治要求。再者，辦公室是全校的窗口部門，辦公室工作人員的工作風貌代表著學校的精神面貌。有些工作人員態度很懈怠，做事情不積極主動，消極怠工，服務意識差，導致上下溝通不順暢。還有些職員這山望著那山高，做事不用心，一心想著找更好更輕松的崗位，不能一心用在工作上。再次，部分辦公室工作人員放松學習導致業務能力跟不上。辦公室工作本來就是一個綜合崗位，對各個部門的職能都要有所了解，以便于同不同部門協作交流。而作為高校的辦公室管理人員，要有更高的要求。在科研、教學、人力等方面都要能說得上話。但是實際卻并非如此，工作人員業務能力的欠缺會非常影響工作的效率和外界對于這所高等院校的印象。

（三）高校辦公室相對于普通企業的辦公室來說對工作人員有著更高的職業要求。辦公室工作人員在上崗前需要接受系統的正規的培訓，掌握必備的工作技能，在工作中也要多接受各類短期的培訓來提高自己的工作效率。現在知識的更新換代速度飛快，只有不斷更新自己的知識學習體系，才更能適應高校發展形勢的要求。但是在現實工作中，辦公室工作人員沒辦法做到按規定進行崗位培訓，也沒有意識到培訓的重要性，培訓工作根本沒有引起高校辦公室足夠的重視。

二、高校辦公室管理對于高校建設的作用

高校辦公室在高校各個部門中占有很關鍵的位置，有著很高的地位。向上同高校的領導對接，向下同高校的基層一線工作人員對接。高校辦公室的作用不同于高校的其他部門，它是一個綜合的管理部門，沒有實際的業務但是在各個部門之間起到了一個起承轉合的作用，需要促進各部門以及領導和基層之間的溝通。辦公室游離在各部門之間又存在于各部門之間，要管理的范圍很大。對于企業的辦公室而言，辦公室存在的意義是讓企業能正常運作，而對于高校而言，其意義亦是如此。高校辦公室相當于是高校領導的助手，高校領導一般都一人身兼數職，既要帶團隊搞科研項目，還要參加各種會議，學校的各種管理沒辦法身體力行親自上陣，這就需要高校辦公室的工作人員來從中協調和輔助，把具體的各項情況匯報給領導者，幫助領導做一些規劃，而領導需要做的是決策之類的工作。雖然辦公室工作人員不是決策者，但是辦公室可以為領導的決策保駕護航，基礎工作做好了，領導者的決策也就是自然而然的事了。

三、高校辦公室管理的對策

（一）辦公室管理需要通過制定完備的規章制度來做好內部控制。首先，健全、行之有效的辦公室制度來規范辦公室工作人員的職責范圍。要讓工作能夠有章可循，有范可遵。其次，要建立科學的評價考核機制，不要流于形式。把定性與定量結合起來，強化日常的考核評價，并把考核的結果與晉升相關聯。考核只是一種手段，是為了讓職員更盡責，在高等院校這種事業單位，對很多人來說是只要不出錯就可以一直干到老的鐵飯碗，長期在這種穩定安逸的工作環境下，職員容易失去斗志和獨立能力，想著過一天算一天，有事就做沒事做就磨洋工，工作態度消極。只有通過考核機制才能夠更好地激發職員的工作積極性。再次，要建立應急管理辦法，不能遇到突發情況就抓“壯丁”，讓能干的一直干，讓正常工作與臨時性、突發性任務有機結合，并結合考評體系讓金子更發光，讓有用的人才得到更好的提拔。

（二）高校要建立培訓體系，完善培訓機制。在現在這個知識共享的社會，不主動學習新的知識，也就無法適應社會的發展，跟不上步伐，因此辦公室工作人員要學習必要的工作方面的知識，提高自己的職業素養。工作人員可以選擇參加短期培訓，也可以選擇不離崗，在上班的間隙接受培訓。另外，高校辦公室人員要熟悉掌握智能辦公設備。智能經濟時代，智能家居和智能辦公設備以及智能生產設備在各個領域都開始普及，智能化的辦公設備對于辦公室管理來說是有百利而無一害的，能夠減少一些不必要的時間浪費，提高辦事效率，適應信息化的發展需求。高校需要舍得投入成本，增加智能設備開支，滿足辦公室管理的工作需求，最大程度在高校系統中發揮職能作用。

（三）高校辦公室要提升辦公室工作人員的素質。辦公室工作人員的行為舉止、工作態度都會影響學校的形象。辦公室工作人員應該擁有較高的職業素養和業務能力，要深度挖掘自身潛能和培養工作能力，提升自己處理文字的能力，學會使用現代化設備進行辦公。在態度方面，辦公室工作人員要強化自身的服務意識，優化自己的工作態度，保持工作熱情；在工作的過程中要用制度用道德約束自己，公私分明，保持清廉的作風。

（四）高校辦公室要正確處理和高校系統中其他職能部門的關系并積極做好輪崗培訓。辦公室和其他職能部門聯系緊密。辦公室的管理工作中，都離不開各個職能部門的支持和配合，對外保持和諧的關系對于高校辦公室的協調工作有著關鍵性的作用。首先，對于工作我們要提前做好計劃，提前跟對應的職能部門取得聯系，以便部門的同事在工作中能夠提前做好充分的工作準備，保證在關鍵的時候不會出錯，對校方產生負面影響。其次，高校辦公室工作人員輪崗輪職非常必要，輪崗可以讓辦公室職員熟悉其他職能部門的工作流程、業務范圍以便于今后更好地協調部門工作。輪崗輪職可以讓辦公室職員與其他部門工作人員建立更加緊密的聯系，有些事情是要親自去聯系去解決的，不是靠在辦公室坐著就能完成的，和工作中打交道比較頻繁的部門或對接人，我們需要在日常的工作就保持密切的聯系，搞好關系，建立良好的基礎，才能在需要對方配合的時候，輕易地達成。

四、結語

綜上所述，高校辦公室是高校系統中的重要組成部分，高校辦公室的管理工作也是做好高校建設的關鍵，身為高校管理工作人員，不僅要保持長久的工作熱情，積極的工作態度，還要去不斷地充實自己，提升自身綜合素質和工作水準，也只有這樣，才能保持高校各部門之間合理有序地運作，為促進我國高校建設添磚加瓦，為社會為各個工作領域培養出一批又一批對社會有貢獻的優秀人才，進而促進整個社會高速向前發展。