檔案開放鑒定工作的挑戰(zhàn)與對策研究

文/山東省廣饒縣檔案館 趙慧娟

客觀地說，檔案開放鑒定工作對提高檔案管理工作水平有著十分重要的意義，然而在具體執(zhí)行期間，依然衍生出了五花八門的問題，例如鑒定技術(shù)不完善、鑒定意識薄弱等。現(xiàn)結(jié)合檔案開放鑒定工作的必要性，對檔案開放鑒定工作所面臨的挑戰(zhàn)進行探討，并在此基礎上提出切實可行的解決對策。

一、檔案開放鑒定工作的必要性

（一）減少檔案占用空間。在存儲檔案期間，紙質(zhì)檔案以及數(shù)字檔案均會占據(jù)大部分空間。而在眾多檔案當中，不具備使用價值的檔案又占據(jù)了一定的比例。可想而知，在存儲期間并沒有開展相應的檔案鑒定工作，久而久之，存儲空間必然會持續(xù)下降。客觀地說，數(shù)據(jù)冗雜的檔案倘若沒有被鑒定，那么不單單會對檔案存儲水平產(chǎn)生不利影響，而且還會加劇工作人員的工作壓力。所以，做好檔案開放鑒定工作勢在必行。

（二）需對檔案價值進行綜合評估。在存儲檔案的過程中，各種各樣的檔案均具備與之相匹配的編號編碼，這些編碼的目的是區(qū)分檔案的類型，而不同類型的檔案存在不同的價值。從客觀的角度出發(fā)，普通檔案中的指示、條例等一系列內(nèi)容，其價值要比來往信函等檔案的價值高出一些；針對學校教學檔案中的教學大綱來說，其要比課程表的檔案價值高出一些。除此之外，有些特殊的檔案文件內(nèi)容雖然比較常見，然而其文件的材質(zhì)、制作方法等相關(guān)特征可能會蘊含著豐富的價值。然而某些檔案盡管當時有較高的價值，然而隨著時間的流逝出現(xiàn)了破損的情況，其價值大打折扣。顯而易見的是，將檔案開放鑒定工作落到實處是十分有必要的。針對需要不同價值的檔案做好鑒定與評估工作，這樣就可以將各種各樣的檔案分門別類，在第一時間將那些不具備價值的檔案剔除掉，繼而促進其工作水平的全面提升。

二、檔案開放鑒定工作所面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案室資源配置不合理。在檔案管理工作期間，某些檔案室所凸顯出來的資源配置不規(guī)范現(xiàn)象就是現(xiàn)階段檔案開放鑒定工作所面臨的挑戰(zhàn)之一。比方說，一些檔案館所需存儲的永久性檔案數(shù)量較大，致使空間越來越小，導致新近的檔案不能得到科學的保存。致使檔案館永久性檔案數(shù)量較大的主要原因通常與以下幾點有關(guān)：一是檔案館缺少對檔案資源的科學分配；二是受到政策影響。然而，永久性檔案的使用率不一定比新進檔案的使用率高，所以這就導致資源管理水平低下。

（二）檔案管理人員鑒定意識薄弱。在我國現(xiàn)階段的檔案管理工作當中，不少管理者還沒有對檔案管理形成全面的認識，提到檔案，在腦海里浮現(xiàn)出的是一個冗雜的文字文件，同時認為檔案無論重要與否均需要進行永久的存儲。從檔案管理者的角度出發(fā)，其沒有深刻意識到檔案價值與檔案鑒定工作的重要性，導致檔案管理工作壓力變大。客觀地說，檔案管理工作和我們每個人均有著千絲萬縷的關(guān)系，開展此項工作可以科學判斷檔案是否存在價值，并結(jié)合實際情況做好分文別類工作，繼而促進檔案管理水平的全面提升。

（三）注重保存忽略鑒定。眾所周知，檔案存儲的時間越長則表示該檔案越具價值，然而無法將其作為永久性經(jīng)驗來鑒定全部時間久遠的檔案。從客觀的角度出發(fā)，某些檔案可能在當時的年代具有較高的價值，然而隨著時間的流逝其價值會持續(xù)下降，此時就不需要對其進行長久存儲了。倘若只將目光放在檔案的存儲上而沒有對檔案的鑒定工作引予以必要的重視，這樣不但會增加檔案存儲數(shù)量，還會阻礙到新檔案的科學保存，長此以往下去必然會對此項工作的順利開展產(chǎn)生阻礙。

（四）鑒定工作水平不理想，增加工作難度。通常情況下，在進行此項工作期間，大量的工作均是采用人工方式進行。檔案種類多、工作煩瑣，這必然會增加管理難度，同時也會對工作水平帶來不利影響。除此之外，給相關(guān)工作者增添工作壓力，會導致他們情緒低落，甚至會出現(xiàn)厭煩心理，久而久之，嚴重影響到工作水平的提高。倘若相關(guān)工作者發(fā)生鑒定失誤，那么容易發(fā)生關(guān)鍵檔案無法檢索甚至丟失等比較嚴重的情況。

三、針對檔案開放鑒定工作挑戰(zhàn)的有效對策

對檔案開放鑒定工作所面臨的挑戰(zhàn)進行分析后，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗提出以下幾點對策：一是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案；二是強化檔案管理人員檔案鑒定意識；三是檔案鑒定工作要一步一個腳印地進行；四是充分利用各種高新技術(shù)手段，具體內(nèi)容如下：

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案。就那些年代久遠但還要存儲的檔案而言，為了進一步節(jié)約檔案存儲所需空間，檔案館可借助于電子掃描傳輸?shù)雀鞣N技術(shù)手段，把一些不需要存儲原件的紙質(zhì)文字檔案演變成相應的電子檔案，并在以下設備中做好分類存儲工作：一是電腦；二是存儲器等。從客觀的角度出發(fā)，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，不但可以實現(xiàn)節(jié)約空間的目的，還能提高檔案利用率，可謂是一舉兩得。

（二）強化檔案管理人員檔案鑒定意識。結(jié)合相關(guān)實踐調(diào)查可知，我國的檔案管理工作者所具備的檔案管理意識較為薄弱，對檔案鑒定工作以及檔案價值沒有一個全面的了解。要想提高檔案開放鑒定工作水平，就要在指定的時間內(nèi)對這些檔案管理者做好系統(tǒng)性的培訓工作，旨在進一步強化他們的鑒定意識，促使他們以最飽滿的熱情投入此項工作中。我們都知道，此項工作自身就存在一定的乏味性，在明確檔案價值高低的過程中，相關(guān)工作者一定要端正自身的工作態(tài)度，切不可產(chǎn)生不耐煩的情緒。除此之外，檔案館還需要對各種各樣的檔案進行詳細的鑒定，這個環(huán)節(jié)中要求相關(guān)工作者要具備與之相匹配的綜合能力，假如人員的綜合能力不高，那么必然會對工作水平帶來不利影響。檔案工作人員應當構(gòu)建起終身學習的理念，持續(xù)學習新的鑒定知識與技能，令蘊藏價值的東西變成檔案，將那些不具備價值的檔案剔除掉，以減少檔案庫存負擔。

（三）檔案鑒定工作要一步一個腳印地進行。從廣饒縣檔案館的角度出發(fā)，檔案鑒定工作存在著較大的復雜性。基于此，該檔案館在開展此項工作期間第一件事就是要結(jié)合自身發(fā)展情況制定出科學合理的檔案鑒定計劃，并結(jié)合各單位檔案數(shù)量以及檔案性質(zhì)，科學規(guī)劃此項工作的時間進度，旨在從整體上令相關(guān)工作者的工作量得到有效緩解。不只是這樣，檔案應當做好定期鑒定工作，不允許因需鑒定的檔案沉積而增加鑒定難度。除此之外，該檔案館還應當對不同價值的檔案處理措施加大安排力度，無論是針對哪種檔案，均要有與之相匹配的去處。這里值得一提的是，就新的檔案而言，相關(guān)工作者在首次整理期間應當借助相關(guān)的鑒定知識科學鑒定這些檔案，并在此基礎上將鑒定結(jié)果當作參考標準，對其做好以下幾項工作：一是對檔案做好分類整理工作；二是對檔案做好保管工作，旨在有效緩解自身的工作壓力。

（四）對各種高新技術(shù)手段進行充分利用。我們都知道此項工作對存儲檔案起到了不容小覷的作用，同時還與以下幾點密不可分：一是檔案質(zhì)量；二是檔案管理水平。基于我國經(jīng)濟水平不斷提高，檔案資源的地位也得到了進一步的提升，檔案管理質(zhì)量會在無形當中對檔案服務的有效性帶來一定的影響。尤其是在最近幾年里，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等各種高新技術(shù)手段如雨后春筍一般涌現(xiàn)出來，這些技術(shù)均能夠滲透到此項工作中，以強化檔案鑒定的可靠性與真實性，繼而從源頭上降低相關(guān)工作者的工作壓力。

四、結(jié)語

檔案鑒定工作沒有得到相關(guān)工作者的高度重視，長此以往，就會出現(xiàn)檔案存儲空間變小、工作水平不理想等一系列問題，繼而對我國檔案的利用率帶來不利影響。想要促使檔案發(fā)揮出應用的價值，那么就要求檔案館在全面了解自身發(fā)展趨勢的基礎上，積極尋找自身的薄弱之處，并采取有效措施加以完善，旨在確保檔案鑒定工作可以有條不紊地進行下去，繼而加快我國經(jīng)濟發(fā)展的腳步。