事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析

文/天津市和平區(qū)教育綜合服務(wù)中心 董小溪

事業(yè)單位檔案管理的主要工作包括對檔案信息的核實、儲存并實現(xiàn)信息的實時更新。傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理模式耗費大量的人力物力，由于信息化的普及程度較低導(dǎo)致檔案的完整性和實時性難以實現(xiàn)，由此可見實行數(shù)據(jù)化的檔案管理是社會形勢所趨。研究本文在對目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題的基礎(chǔ)上，針對性地提出事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革的策略，希望能給相關(guān)工作者提供一定的參考。

一、了解事業(yè)單位檔案管理與模式創(chuàng)新的必要性

（一）新時代社會對人才資源的利用需求增強。事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展離不開對人才資源的不斷挖掘、管理和利用。在如今社會人才需求度不斷增加的背景下，事業(yè)單位對人才資源的利用和管理能力也需要不斷提高。但是由于人力資源管理方面的信息含量高、數(shù)量基礎(chǔ)較大，傳統(tǒng)的檔案管理模式具有很大的提升空間，創(chuàng)新檔案管理模式能在一定程度上降低檔案工作者的管理量，從而優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的組織架構(gòu)。檔案在員工入職、在職以及離職等不同工作時間范圍內(nèi)都發(fā)揮著記錄過程、實時更新信息的作用，這也是人力資源部門考核、管理的主要參考內(nèi)容。基于此，事業(yè)單位內(nèi)部檔案的處理是滿足人才需求和管理的體現(xiàn)。

（二）傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理制度與模式不符合發(fā)展趨勢。在對不同事業(yè)單位檔案管理模式和管理現(xiàn)狀進行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，可以總結(jié)出傳統(tǒng)的紙質(zhì)化為主的檔案管理模式限制了檔案管理效率的提高，其中存在弊端要求事業(yè)單位相關(guān)工作人員不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化和智能化。同時管理人員整體綜合素質(zhì)水平和能力不足，欠缺在專業(yè)知識上。因此很多事業(yè)單位不夠重視檔案管理方式，缺乏成熟的管理經(jīng)驗，工作質(zhì)量要求不高。檔案管理人員缺乏專業(yè)培養(yǎng)，導(dǎo)致不能正常使用和發(fā)揮資源價值。除此之外，管理模式由于封鎖性強，在事業(yè)單位工作過程中過于死板，缺乏變通、過于封閉，不利于人才的自由發(fā)展，同時不利于優(yōu)化人力資源配置，某種程度上是資源的浪費。

二、目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）信息軟件不適用、信息化管理不規(guī)范。雖然目前已經(jīng)大力支持先進的管理技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，并且已經(jīng)推動檔案管理工作實現(xiàn)電子化的發(fā)展趨勢，但是針對目前的實際應(yīng)用情況來看，還是存在一些比較突出的問題，主要表現(xiàn)為辦公和政務(wù)系統(tǒng)難以實現(xiàn)統(tǒng)一的自動化模式。各個部門和組織之間會存在信息化建設(shè)水平的差異，在具體應(yīng)用的過程當(dāng)中，整體性效率不夠高，使得信息軟件并不適用于所有組織和部門。從目前我國信息化管理制度體系的建設(shè)情況來看，還是不夠完善，并且缺乏統(tǒng)一性，在制定檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度的過程當(dāng)中，還是缺乏嚴(yán)格的規(guī)范，不能確保開展檔案管理工作是符合嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度的，在一定程度上可能會導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量不合格。會給用戶造成不太理想的服務(wù)體驗，同時也是對社會資源的浪費。

（二）管理模式不利于人才流動。人才流動需要檔案的調(diào)動，并及時更新對檔案中相應(yīng)的信息。一些事業(yè)單位將員工的學(xué)歷信息和求職信息用紙質(zhì)的方式進行記錄，員工流動時需要在原有檔案的基礎(chǔ)上不斷修改，不僅浪費了大量的工作時間，還容易出現(xiàn)檔案信息的遺漏和失誤等問題。還有一些事業(yè)單位用開放式較強的電子設(shè)備記錄和儲存員工的信息，但是容易造成信息泄露和真實性較低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事資源管理，資源封閉性較強、極其注意隱私保護工作。員工個人檔案和隱私是非常重要的，需要受到相應(yīng)保護。但是事業(yè)單位過于隱蔽就會產(chǎn)生相反的效果，不利于人才的調(diào)動。

（三）檔案管理建設(shè)缺乏安全性。目前，檔案管理主要依靠一些可靠的平臺來進行資料的保存和備份，但是我國信息管理平臺在各個方面還不夠成熟，安全性能還不夠高，因此容易遭到黑客和病毒的破壞和入侵，毀壞和盜取其中檔案資料，這對于保護和管理檔案信息是非常不利的，由于這種信息存儲方式可能會對信息安全造成一定的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險和隱患，因此需要相關(guān)部門加強安全監(jiān)管。

（四）管理人員職業(yè)素質(zhì)不夠高。雖然現(xiàn)在檔案管理工作已經(jīng)逐步實現(xiàn)自動化、智能化，但是主要的管理工作還是依靠相關(guān)管理人員，因此對管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能的要求比較高。但是目前來看，公共資源檔案的管理人員還沒有很好地適應(yīng)新時代下形成的信息管理的方式，在運行和操作方面沒有完全掌握正確的流程，影響管理的水平和效率，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對管理人員加強培訓(xùn)，進一步提高他們的知識儲備和管理技能水平。

三、新時代創(chuàng)新和改革事業(yè)單位檔案管理的對策

針對上述目前我國事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中存在一些問題，事業(yè)單位有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極開展創(chuàng)新和改革管理工作方式，針對一些比較突出的問題，應(yīng)當(dāng)立即采取有效的解決對策，下文主要對此進行探討。

（一）推行檔案管理的信息化建設(shè)。首先事業(yè)單位需要正視目前檔案管理的實際情況，進一步推進檔案管理實現(xiàn)良好的信息化建設(shè)，不能將眼光局限于目前的建設(shè)規(guī)模，而是應(yīng)該加大對檔案管理工作的資金投入。根據(jù)實際需求引入一些先進的設(shè)備，并加強相關(guān)管理人員專業(yè)技能和技術(shù)的培訓(xùn)，確保事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作能夠穩(wěn)步進行。同時，還應(yīng)該注重根據(jù)時代的發(fā)展趨勢來創(chuàng)新和調(diào)整對策，在人才管理方面以及工作實施方面都需要通過創(chuàng)新來進一步完善相關(guān)管理制度，這樣才能夠使得目前檔案管理工作更加符合時代的需求，更好地發(fā)揮公共資源本身的價值，推動檔案管理工作得到有效的實施。

（二）擴大檔案管理團隊。檔案管理團隊的綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作開展的質(zhì)量。及時為事業(yè)單位檔案管理團隊注入新的活力、不斷創(chuàng)新團隊管理理念都是保證檔案管理工作運轉(zhuǎn)順利的主要途徑。在檔案管理團隊的日常工作和考核中，可以通過成立專門監(jiān)督小組和制定相應(yīng)制度來約束員工的行為。而且對員工要加強思想上的引導(dǎo)，及時召開思想交流會議，同時也可以通過后期的培訓(xùn)等方式來提升員工的整體專業(yè)素養(yǎng)，從而加強對事業(yè)單位整體的人力資源管理。同時作為優(yōu)秀的管理人員，自身也要嚴(yán)格要求自己，需要具備專業(yè)的素養(yǎng)和良好的道德品質(zhì)，堅決杜絕徇私舞弊現(xiàn)象發(fā)生，保證人事檔案的安全。針對上文分析來看，管理人員還是占據(jù)檔案管理工作當(dāng)中的主導(dǎo)地位，無論是各行各業(yè)，都需要重視人才培養(yǎng)，著重發(fā)展人才戰(zhàn)略。這需要進一步擴大檔案管理團隊的規(guī)模，同時還需要加強對管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)工作，需要定期對管理人員開展知識和技能的培訓(xùn)工作，幫助他們提高業(yè)務(wù)能力，使得他們的個人素質(zhì)以及知識儲備都能夠得到有效的提升。同時還應(yīng)該在日常工作當(dāng)中，加強對管理人員技能水平的考核，適當(dāng)開展一些專業(yè)競賽，為管理人員制定合理的獎懲制度，從而有效激發(fā)他們積極工作的態(tài)度，在日常管理工作當(dāng)中，還應(yīng)該加大宣傳責(zé)任意識，幫助管理人員培養(yǎng)良好的素質(zhì)。

（三）加大硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施建設(shè)工作在現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展過程當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，同時也影響著公共資源檔案管理工作開展的效率，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強對硬件設(shè)施的補充和配備，為檔案管理工作提供更多現(xiàn)代化辦公設(shè)備，從而為管理人員開展工作提供便利，更好地提高管理人員參與工作的積極態(tài)度，使得硬件設(shè)施本身的優(yōu)勢得到有效的發(fā)揮。除此之外，在應(yīng)用軟件的同時，還應(yīng)該要求各個部門加強統(tǒng)一和聯(lián)合，以便實現(xiàn)公共資源的共享，使得公共資源得到更好的利用。

（四）不斷創(chuàng)新管理方式。管理模式的發(fā)展隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)模式的轉(zhuǎn)型不斷改變，即管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展是日新月異的。如果相關(guān)管理人員沒有創(chuàng)新意識，傳統(tǒng)管理模式在新時代中的弊端和落后之處就會不斷顯現(xiàn)。對于創(chuàng)新管理制度和模式，還需要管理人員在發(fā)展的過程中，不斷總結(jié)經(jīng)驗并進行探索，尋找新的突破口。

四、結(jié)語

隨著社會的進步和發(fā)展，針對目前事業(yè)單位檔案管理工作的管理方式需要不斷創(chuàng)新和完善。這不僅需要進一步提高管理體系的可行性來為整個信息管理工作提供良好的指導(dǎo)作用，還需要在日常工作中加強各個組織團隊之間的交流和互動，使用統(tǒng)一的軟件來更好地發(fā)揮公共資源的價值，實現(xiàn)資源共享化。在平時管理工作當(dāng)中，還應(yīng)該積極發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并加以彌補和改進，這樣才能夠更好地適應(yīng)社會的需求。