解析企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用和管理經(jīng)驗(yàn)

加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息的科學(xué)管理，是現(xiàn)代企業(yè)落實(shí)日常管理技術(shù)當(dāng)中必不可少的工作內(nèi)容，同時(shí)也是現(xiàn)代化信息建設(shè)當(dāng)中的重要組成部分。要想促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對企業(yè)自身的檔案建設(shè)，不斷對信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用，更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供支持與服務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息開發(fā)與管理的原則

檔案管理工作作為企業(yè)信息化建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用，能夠有效促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。同樣，在加強(qiáng)對檔案管理工作重視程度的同時(shí)，也對現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理人員提出了更高要求。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，面對復(fù)雜的檔案信息開發(fā)與管理工作的落實(shí)，要求企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用嚴(yán)格遵循以下兩點(diǎn)原則。

（一）通過主觀能動(dòng)性的發(fā)揮，利于信息開發(fā)管理的創(chuàng)造性展開。在我國企業(yè)檔案管理工作的展開中，主要局限于對檔案信息的收集與存放層次，并沒有充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。企業(yè)的檔案管理部門所進(jìn)行的工作是配合其他部門進(jìn)行的，始終處于被動(dòng)狀態(tài)，并沒有得到實(shí)際的發(fā)展和創(chuàng)新。因此，隨著工作頻率的提高，給現(xiàn)代企業(yè)信息管理提出了更高要求。企業(yè)信息管理應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身的能動(dòng)性，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)局勢。通過對檔案信息模式的建立和完善，不斷發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供更便利的服務(wù)。

（二）強(qiáng)化企業(yè)檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)信息開發(fā)利用的落實(shí)。企業(yè)檔案信息管理人才的自身能力與業(yè)務(wù)水平直接對企業(yè)檔案開發(fā)利用的工作水平、工作質(zhì)量與效率帶來影響。因此要求企業(yè)加強(qiáng)對相關(guān)崗位從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)培養(yǎng)，只有掌握先進(jìn)的檔案管理業(yè)務(wù)的工作者才能夠有效把握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中各環(huán)節(jié)的重點(diǎn)內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，加強(qiáng)對信息資源的開發(fā)與利用，能有效促進(jìn)檔案信息管理工作的落實(shí)。通過對信息資源的開發(fā)與利用，更有效發(fā)揮信息管理資源的最大效能。

二、加強(qiáng)企業(yè)信息開發(fā)利用與管理的措施

在現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)當(dāng)中，企業(yè)信息的開發(fā)利用作為一項(xiàng)復(fù)雜的工作內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用工作。

（一）強(qiáng)化對企業(yè)檔案信息管理的重視程度。現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)與管理，更好地為企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)提供服務(wù)。企業(yè)管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息管理工作的重要性，明確檔案的目標(biāo)和原則，不斷對現(xiàn)代企業(yè)信息管理流程進(jìn)行規(guī)范。促進(jìn)企業(yè)檔案信息部門的地位不斷提高。一旦檔案信息的開放與利用沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，則會(huì)導(dǎo)致部門受到歧視，從而陷入負(fù)面循環(huán)。因此，要想避免這樣的問題發(fā)生，要求企業(yè)管理者在企業(yè)架構(gòu)當(dāng)中不斷突出檔案管理部門的地位，賦予相關(guān)部門具有一定的職能和權(quán)限，給予其足夠的資源支持，確保檔案管理與企業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與檔案管理協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）通過對各項(xiàng)規(guī)章制度的制定，實(shí)現(xiàn)對檔案利用的監(jiān)督管理。隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案信息管理工作得到一定程度的發(fā)展。要不斷促進(jìn)檔案利用中各項(xiàng)規(guī)章制度的完善，不斷強(qiáng)化檔案資料最基本的查詢和復(fù)制功能。同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的人員查詢企業(yè)檔案資源的層次進(jìn)行規(guī)范，制定相關(guān)規(guī)定，明確查詢檔案資料所需要的手續(xù)。因?yàn)檫@些檔案資料是記錄企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)文件，在一定程度上涉及企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密，因此加強(qiáng)對企業(yè)檔案的管理工作具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。除此之外，還應(yīng)當(dāng)正確處理檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系，為企業(yè)保守機(jī)密是每一名員工必盡的義務(wù)，更是檔案管理人員的職能。在日常工作當(dāng)中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案保密工作的重視程度，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，要確保企業(yè)檔案資料能夠?qū)C(jī)密保密與資源利用相結(jié)合。

（三）以企業(yè)自身的經(jīng)營管理為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部信息與外部資源的管理。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)反映企業(yè)真實(shí)的生產(chǎn)與經(jīng)營活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)與經(jīng)營規(guī)律的探尋。通過對內(nèi)外部信息的整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最終發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。1.要加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)，不斷對現(xiàn)有的文件材料進(jìn)行維護(hù)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息資源體系的形成，要確保已歸檔的檔案材料具有完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，通過對有價(jià)值檔案的保存和開放利用，最大限度從檔案中挖掘出適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的資源。同時(shí)可以通過對大數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代存儲(chǔ)資源的利用，不斷提升檔案資源的利用率。通過對檔案信息的各項(xiàng)管理規(guī)章制度的利用，實(shí)現(xiàn)對檔案完整性和安全性的有效保障。2.企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立檔案、情報(bào)資料與圖書一體化的信息體系，將檔案室與圖書閱覽室進(jìn)行合并，加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)對檔案信息資源的開放與利用，讓現(xiàn)有的檔案信息得到有效管理的同時(shí)，還能夠?qū)n案信息進(jìn)行開放與利用。有效為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。

（四）通過先進(jìn)技術(shù)手段的利用促進(jìn)檔案資源信息化的發(fā)展。傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展，加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)手段的利用是必然選擇，具體措施如下：1.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，通過對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，與企業(yè)檔案管理的實(shí)體相結(jié)合，從而形成企業(yè)內(nèi)部以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)為主體的檔案利用與管理的主體。2.檔案信息通過一系列的整理、加工和轉(zhuǎn)化流程才能形成完整的數(shù)據(jù)信息資源，因此通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)信息化進(jìn)程的有效推進(jìn)。3.隨著經(jīng)濟(jì)全球化的推進(jìn)，企業(yè)檔案利用與檔案管理應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，通過對現(xiàn)有檔案管理技術(shù)的升級，推動(dòng)企業(yè)檔案中各項(xiàng)信息資源得到最大限度的共享，有效實(shí)現(xiàn)以檔案信息化為基礎(chǔ)的現(xiàn)代企業(yè)的全面發(fā)展。

（五）培養(yǎng)適應(yīng)檔案信息化管理需要的專業(yè)人才。檔案信息的利用效果直接對檔案信息的開發(fā)與利用帶來影響，而該項(xiàng)工作進(jìn)行的效率直接與企業(yè)檔案管理工作的政治覺悟、專業(yè)素質(zhì)等相關(guān)聯(lián)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對檔案的編研工作。檔案編研是館藏檔案的主要對象，因此要想滿足現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)對信息資源的有效加工和整理。

三、結(jié)語

隨著全球化趨勢的不斷發(fā)展，給現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展帶來一定的發(fā)展機(jī)遇和前所未有的競爭壓力。面對外資企業(yè)的挑戰(zhàn)，我國企業(yè)從各方面加強(qiáng)對企業(yè)實(shí)力的強(qiáng)化，有效提高市場競爭力。在此過程中，現(xiàn)代企業(yè)的檔案信息管理發(fā)揮著重要作用。因此加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)與利用，才能夠更有效地實(shí)現(xiàn)對檔案信息中有效信息的利用，推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。