淺析老年大學檔案管理

我國老年人口持續增加，如何讓老年人安度晚年，成為當前面臨的主要問題。老年大學可以滿足老年人生活和娛樂需求。截至2018年，我國老年大學達到7萬所，老年人在學校中不僅可以豐富文化生活，還可以掌握生活技能。在老年學生快速增加的情況下，對檔案管理提出新的要求，檔案管理工作面臨較大難題。本文針對檔案管理工作提出具體策略，主要目的是為老年人提供高質量的服務，便于各種信息的搜索查詢。

一、老年大學檔案管理的主要特點

（一）信息更新速度較快。相較普通高校，老年大學主要進行短期學習和培訓，老年人根據自身興趣愛好確定對應的課程，設置課程的類型比較多，另外，老年大學的成員比較復雜，人員變動速度比較快，這些情況直接導致信息采集和入檔工作困難，老年大學的學生并非同時入學，將根據學生的生理素質、心理素質和知識儲備展開考核，確定每個人需要培訓的課程。老年大學畢業的學生比較少，但專業的種類比較多，需要對不同專業學生的信息實行錄入和備案。受到專業課程多和人員構成復雜等因素的影響，導致檔案管理信息更新速度較快。信息的不斷更新加大了信息處理的難度。

（二）傳統紙質占主流。在檔案管理過程中，傳統檔案管理被現代化管理方式替代。我國大部分老年大學開展檔案管理的過程中，紙質化管理仍占據主體。老年大學開展檔案管理應用信息化技術的手段較大，但是大部分老年大學并沒有真正實行信息化管理，產生這一情況的原因主要有三個方面：1.管理人員沒有掌握網絡技術，并且接受網絡技術的程度較低，習慣性采取紙質檔案；2.老年學生缺少應用網絡信息的習慣與思維，大部分老年學生不能自主利用信息管理平臺查閱和上傳檔案信息；3.老年大學的經費有限，主要是地方政府撥付和社會捐助，致使老年大學構建數字化檔案管理的經費問題突顯。

（三）缺少專業化的管理人員。高素質、專業化的管理人員是保證檔案管理的重要保障。現階段，在檔案管理的過程中，嚴重缺少專業化的管理人員。2015年調查A老年大學檔案管理人員中顯示，受訪110名管理人員中全日制本科人員為30人，專業人數41人，管理人員中有35%沒有接受過正規的管理培訓。缺少專業化的管理人員是老年大學開展檔案管理工作中存在的主要問題，導致工作形式單一化、管理效率低等，問題比較多。

二、老年大學實施檔案管理的策略

（一）更新管理觀念。在老年大學中，檔案管理占據著十分重要的地位，如果不進行檔案管理，必然導致檔案雜亂無章，但是就目前來看，老年大學的檔案管理沒有做到與時俱進，多數管理方法采用的是人工管理方式，很容易出現不同的管理方式。傳統的保管方式，在使用與管理中存在占用空間大和不易存儲等特點，在現代化技術快速發展中為各領域帶來新的機遇，同時為檔案管理帶來新的發展機遇。數字化檔案管理主要是在互聯網技術和掃描技術等現代化技術的發展過程中產生的新型信息形態，將各種檔案資源轉變成數字化檔案信息，將數字化作為存儲信息的主要形式，從而形成完整的信息庫，按照網絡化形式進行銜接，借助計算機管理，提供查詢和修改等服務。現階段，數字化檔案管理比較普遍，管理人員的管理觀念應該與時俱進，為檔案管理工作的開展提供強有力的保障。定期組織培訓提升管理人員的管理理念，幫助管理人員了解更好的管理方法。除此之外，還可以使用考核法，檢測管理人員的管理理念更新效果，分析是否有效果，如果沒有效果，則需要改變提升工作人員管理理念的方法。工作人員要定期分析檔案管理方法，通過網絡學習等，學習最前沿的檔案分析管理方法，從而提高檔案管理方法的有效性。不同的管理方法適用環境不同，所以需要根據具體環境進行改進。

（二）引進先進的設備。為順利開展檔案管理工作，同時實現數字化管理，硬件設備尤為重要，其中主要包括計算機和互聯網等現代化設備，可以保證通過現代化設備和手段存儲紙質檔案和文書等信息資料。除此之外，應該將軟件系統作為重要載體，通過網絡系統與數字平臺實現信息傳輸和數據處理。比如利用技術力量，建設適用的信息管理軟件，通過數據庫建設數字平臺，滿足信息歸類和信息存儲等多種功能，借助數字平臺實現交互，促使在短時間內以信息化處理新的工作。由于引進先進的設備需要花費大量的投資，所以學校要積極與外界企業合作，創辦校內校外聯合項目，讓更多的企業了解校內的項目，從而愿意主動投資。老年大學需要引進的項目很多，所以需要引入的設備也很多，校方可以根據老年大學的實際需求，選擇最實用的項目，根據這些項目引進設備，進而不斷增加新的設備。完善檔案管理內部設備，防止設備出現紕漏，設定系統，如果出現紕漏，要及時修補。

（三）提高技術水平。數字化檔案管理應該做到固定化，例如紙質檔案，應該利用掃描儀掃描照片，利用照相機拍攝照片，保證檔案內容的真實性。錄音和影像資料除永久保存外，還應該備份存儲，電子文檔應該保證草稿和修改稿統一管理歸檔。修改稿應該保留改稿人的姓名與草稿字樣等修改的信息，保證整套歸檔的文件固定化，不可改變。另外，還應該發揮縮微技術和現代科技的作用，確保真正達到數字化管理的目的。檔案內容將涉及保密和安全等信息，需要為老年人提供高質量的信息服務，因此保證檔案資源數字化管理是建設信息化檔案的前提。故此，應該制定科學嚴謹的安全措施，確保在傳輸信息的過程中不會泄露或者篡改信息。檔案管理保密工作主要包括下面幾個方面：1.確保存儲信息的安全性，檔案存儲時應該自帶具有備份功能的服務器，工作站和辦公網絡相銜接，并且還需要利用光盤庫刻錄備份；2.確保檔案信息平臺與系統安全運行，網絡系統應該采取物理隔斷或者防火墻等安全措施，配備加密產品和檢測系統，防止病毒入侵和受到黑客攻擊，確保網絡系統的安全性，確保應用系統及數據信息不會受到破壞；3.確保登錄者身份安全，制定權限管理及身份認證，通過輸入動態口令和身份認證等形式，嚴格控制登錄者的身份，保證管理系統登錄的安全性。由于老年人面對先進的技術接收比較慢，所以需要一點一點讓老年人接受，通過先教授教師，再讓教師教授學生，幫助學生吸收新的知識和技術。除了提高檔案管理的技術水平之外，還要提高管理制度，管理制度作為技術保障，防止服務出現失誤。目前的老年大學檔案管理人員行為得不到規范，所以很容易出現工作失誤，影響檔案的順利運行。

（四）提高服務質量。開展檔案管理的主要目的是共享信息資源，為教學管理提供高質量的服務，提高教學質量，提升老年學生的滿意度，其中檔案管理是達到上述目標的重要途徑。檔案管理的價值主要是借助檔案查詢實現，從某種意義上講，檔案查詢工作質量將直接影響檔案管理工作。檔案管理者應該提升服務態度，提升服務質量。建立健全檢索工具，編制利用價值高的編研資料，借助計算機開展檔案管理的工作，促使管理方法更加科學化和標準化，強化檔案管理服務功能，從而為老年學生提供高質量的服務。收集工作是開展檔案管理的起點，相較各環節處在特殊地位。檔案收集與存儲是提供信息資源的前提，若沒有搜集整理檔案，便不能保證檔案資料的系統性和完整性，因此應該定期收集各種數據資料，保證檔案資料的完整。定期整理收集的檔案材料，按照不同門類和不同載體進行劃分，保證做到相互印證和相互補充，從不同角度出發，體現學校各時期歷史面貌。在檔案管理中，這項工作不可流于形式，整理無使用價值的檔案，也不能將價值高的資料放在普通檔案庫內。為發揮檔案管理的作用，老年大學的管理者應該培養教職工正確使用檔案的意識，正確認識到合理應用檔案可以提升工作效率，為學校發展奠定基礎。如果不提高檔案服務質量，那么必然會對老年大學發展產生極大的影響，工作人員需要明確檔案的服務方向，分析檔案接下來發展的目標，分析服務職能，確定政治方向，明確檔案使用方案，積極開發，通過計算機檢索等方法保證服務質量。對服務人員的工作水平進行優化，設定嚴格的工作紀律，同時設定賞罰措施，如果工作人員能夠按照正常的方法進行工作，則可以實施獎賞，如果工作人員不能按照正常的方法進行工作，則要進行一定的懲罰。

三、結語

綜上得知，在信息化時代快速發展過程中，數字化的檔案管理優勢逐漸突顯，檔案管理實現數字化成為主要趨勢。首先管理者應該清醒認識檔案管理的意義，基于管理觀念，提高管理人員綜合素養，提升服務質量，確保老年大學的檔案管理工作順利進行。