事業單位文書檔案管理優化途徑探索

在新的形勢下，由于科學技術的迅速發展與互聯網的廣泛運用，事業單位檔案的信息量也隨之增加，信息的內容越來越細分，變得更加繁雜與瑣碎，現實情況對當今的文書管理工作提出了新的挑戰。事業單位應積極探索文書檔案管理的優化途徑，解決當下存在的各種問題。

一、事業單位文書檔案管理存在的問題

（一）工作人員專業素質不高。在新時期事業單位的文書檔案管理中，存在著工作人員專業素質不高的問題，部分單位沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，忽略了對員工專業素質方面的培養。當前，事業單位普遍設置了檔案管理人員，但是，檔案管理人員大多不是文書檔案管理專業人員，他們的專業程度普遍不高，甚至還有一些是兼職人員，缺乏對檔案信息進行深入理解與研究的能力，這與新時期的發展不相適應，大大降低了事業單位文書檔案管理的效率和質量。他們中大部分人缺乏相關技能與知識，甚至對自己的工作職能不明確，沒有嚴格執行對于檔案的收集、整理以及裝訂工作，甚至部分員工身兼多職、人員變動頻繁，嚴重阻礙了事業單位文書檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案管理理念相對落后。當前我國的事業單位將主要精力放在日常業務上，這使得事業單位整體沒有形成檔案管理的正確理念，相關工作人員在此種大環境下對自己的工作不認可、不重視，嚴重阻礙了事業單位的文書檔案管理工作。

（三）檔案管理方法相對陳舊。大部分事業單位還在使用傳統的檔案管理方法，該現象致使文書檔案的管理工作受到阻礙，成本高、效率低，工作質量不能得到有效保障。從目前我國事業單位檔案管理的現狀看，存在著不夠規范的問題，主要表現為組卷沒有條理、案卷的標題不統一、檔案編號不統一、沒有設卷內的目錄等。規范文書檔案管理，對于進一步提升新一輪事業單位檔案管理水平有重要的作用。

（四）檔案管理制度不完善。檔案管理制度不完善是目前事業單位存在的重要問題，他們沒有結合自身情況切實完善單位的檔案管理制度，并且在執行中還會出現形式主義泛濫的情況。

（五）對文書檔案管理工作不夠重視。由于文書檔案的日常管理出成績較慢，所以導致事業單位的主要領導對這項工作不太重視，關注與投入較少，忽略資料的搜集與移交，還有一些部門工作人員認為自己保管資料只是便于查詢，嚴重影響了文書檔案資料的完整性。

（六）檔案管理信息化、現代化程度不高。從當前我國檔案管理信息化、現代化的建設情況來看，部分事業單位不僅建立了辦公自動化OA系統，而且配備了現代化的檔案管理設備，為實現檔案管理信息化、現代化提供了硬件設施和軟件系統支持。但是，隨著檔案收集信息的范圍不斷擴展，部分事業單位仍然使用較為傳統的工作方式，從而制約了檔案管理信息化、現代化的發展。

二、事業單位文書檔案管理的優化途徑

（一）提升工作人員專業素質。對當前我國各事業單位的文書檔案管理工作進行優化，應有目的地提升相關工作人員的素質，此舉能在根本上保障其工作質量的提高，確保文書檔案管理工作的科學性與合理性。因此，事業單位應加強對工作人員專業素質的培養，使其充分運用自身技能完成檔案管理工作的各項事務。為了進一步提升文書檔案管理水平，需做到如下幾點：首先，要提高文書檔案管理人員的專業水平。對于現有管理人員的崗位培訓是當前急需加強的一項工作，鼓勵他們參加單位組織的各項崗位培訓，尤其是在電子檔案的更新與管理方面，使自己的專業知識變得更加豐富。與此同時，要加強管理人員對于新技術的學習，更新自己的觀念，使用檔案管理的新方法，拓寬思路與擴大知識面，以適應新時期對于文書檔案管理工作的新要求。事業單位還應該不定期開展對于相關工作人員的教育培訓活動，在培訓中針對管理工作中的各項難點、要點進行重點培訓。同時建立健全培訓機制，讓文書檔案管理工作人員實實在在提高專業技能。在此基礎上，促使其將在培訓中所學到的各種技巧靈活地運用在工作當中。其次，事業單位在對工作人員進行專業技能培訓的同時，還要加強其職業責任感，增強文書檔案管理工作者對自身工作重要性的認知，培養其成為愛崗敬業的典型，積極投身到檔案管理工作當中去。最后，事業單位應針對檔案管理工作人員建立相應的考核機制，定期對其工作成果進行考核，鼓勵其干事創業。

（二）創新檔案管理理念。除了提升工作人員的素質外，事業單位還應創新檔案管理理念。為了實現科學規范的檔案管理，檔案管理員應轉變傳統的檔案管理理念。事業單位應從領導層開始加強對文書檔案管理工作的重視程度，并且嚴格落實相關規定要求，確保各項管理措施落到實處。領導應樹立榜樣作用，源清則流清，源濁則流濁，只有領導擁有正確的檔案管理理念，員工才能從根本上轉變思想。除此以外，事業單位還應加大對文書檔案管理工作的扶持力度，在人力、物力資源方面給予足夠的支持，為文書檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。

（三）改進檔案管理方法。事業單位應加強計算機信息技術在文書檔案管理中的應用，引入國內外的先進設備，建立起完善的信息化管理平臺，促使文書檔案信息在存儲、管理、查詢以及利用方面都能夠平穩推進，促進檔案管理的數字一體化發展。事業單位還應做好信息化管理設備的更新與維護工作，減少文書檔案出現信息泄露等安全問題。

（四）健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度能夠保障文書檔案管理工作的正常開展，有利于事業單位檔案管理的現代化進程。首先，事業單位應在制度的具體建設當中，注意從單位自身的實際情況出發，了解文書檔案管理工作的重點難點，確定其制度能夠與事業單位整體發展相符合，且能夠充分滿足相關人員對于檔案查詢與使用的需要，使文書檔案能夠發揮其應有的作用。其次，事業單位應將文書檔案管理工作進行嚴格的落實，并建立相應的監督制度，全方位監督文書檔案管理工作的過程，約束工作人員的行為。在這一過程中，需要特別增強檔案管理者的責任意識，使得他們能夠在實際工作當中履職到位，增強工作的規范性。

（五）加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設。隨著計算機技術與網絡技術的迅猛發展，事業單位的文書檔案管理工作也應朝著信息化與現代化的方向發展。將網絡技術、計算機技術與文書檔案各類信息資源的處理結合起來，從而促進文書檔案管理工作的信息化。主要從以下兩個方面入手：一是在文書檔案的資料搜集、整理與資料錄入過程當中，引入現代信息化手段，從而使檔案資料實現信息化管理。二是要重視各種類型的紙質檔案的數字化建設與信息數據庫的建立工作，從而保障信息數字檔案格式的規范與數據的安全性、可靠性，適應長期性的發展需要。雖然信息化建設已推進多年，但許多事業單位文書檔案管理信息化建設依然存在分散化的問題。比如信息化管理平臺只局限在檔案室或少數幾個部室間，未能實現整體布局、全面滲透。又如檔案管理平臺無法與其他管理子系統間無縫對接，或是由于接入標準不統一、存在信息壁壘等。要實現此目標，前提是構建系統化的信息化平臺。這既需要使原始檔案的數據化轉換具備統一的標準，也要求打通過去分散存在的子系統間的信息壁壘。在此基礎上，管理者還需充分發揮包括大數據、云計算、人工智能在內的前沿技術，深入挖掘文書檔案潛藏的信息資源。唯有如此，才能促進事業單位檔案管理整體水平全面提升。

三、結語

綜上所述，探索事業單位文書檔案管理的優化途徑對于推進事業單位建設有著重要的作用。因此各事業單位應著重培養相關工作人員的素質，創新檔案管理理念，并著手對檔案管理的方法進行改進，完善事業單位檔案管理的制度，為后續工作的開展提供有利條件。