企業檔案在新媒體環境中的發展思考

目前，業界對于“新媒體”這一新興概念缺乏統一清晰的定義，廣泛來說，新媒體是相較于廣電、報刊等傳統媒體的新的媒體形態，傳統媒體經過數字化、網絡化后通過互聯網、無線網、有線網等渠道以及電腦、手機、數字電視等終端傳播信息，改善了傳統媒體的枯燥性、延遲性和非互動性等劣勢，展現出數字化復合媒體的交互性、即時性、海量性、共享性等特征。近年來，新媒體與檔案工作結合的成效非常顯著。

一、新媒體在檔案工作中的應用成果

傳統的檔案工作在接收、編制、保存、利用等手工操作方面已形成較為成熟的體系，但在信息傳播、資源開發、文化教育方面非常薄弱，長期處于“真空”階段。新媒體進入檔案行業突破了這種局限，以多媒體作為信息的表現形式，在檔案這座寶庫里不斷挖掘、不斷展現，探索其深層的歷史價值和文化內涵，不但讓人們跨越時間和空間的界限更加了解檔案工作，從開發成果中受益，而且能夠開辟檔案行業新的工作內容和研究方向，在建設本專業的同時更加便捷地服務于公眾。

在移動互聯的大環境里，不管是各級機關綜合檔案館，還是各行各業的企業檔案館，都在不斷探索實踐，官方網站、客戶端以及官方微博、微信的數量、質量不斷提升，盡可能充分發揮檔案工作的專業性和新媒體的交互性，進而達到二者的高度融合。對網絡社區、檔案網站、微博公眾號、微信公眾號以及移動APP的分段調查結果極大程度上說明了新媒體在檔案行業中的影響力，新媒體的發展不僅推動了傳統網站的轉型，也催生出更多的社交媒體服務平臺，進而帶動了檔案信息服務的進一步拓展。結果顯示，我國應用社交媒體的檔案機構數量急劇增長，規模日益擴大，檔案信息服務質量逐步提升，信息內容日益豐富。各級各類檔案館通過利用社交媒體開發檔案資源，使檔案工作更加互動靈活，向智能化的“互聯網+檔案”邁進巨大一步。

二、企業檔案在新媒體環境中的發展優勢

（一）自身優勢。企業檔案作為檔案行業的重要組成部分，是指各個企業在長期的管理活動和經營生產中形成的對社會、國家和自身保存價值較大的文件材料，材料形式包括紙質文件、電子文件及照片聲像等，在內容上涉及企業產生的內部信息和與企業相關的外部信息，因而范圍小且具有針對性。企業檔案為企業發展服務，相比機關綜合檔案部門，檔案資源更加集中，檔案建設更加內部化、個性化，更加注重效益功能。新媒體的應用能夠更加迅速廣泛地促進企業精神文化和企業產品成果的自我推廣、自我營銷，讓檔案成為企業宣傳的窗口，從“輔助”轉為“一線”，從“幕后”走向“臺前”。檔案不僅能夠完整地記錄過去、方便未來，更能有效地應用于當下，為生產經營創造效益的同時，又能擴大自身的社會職能。可見企業檔案管理與新媒體傳播是相輔相成、相互促進的，為企業變革有利于自身發展的檔案管理模式提供了新的條件。

（二）跨界優勢。跨界合作原是新銳的商業營銷策略，指兩個或多個不同領域合作共贏，共享信息資源和市場，從而實現利益最大化，而后此理念延伸至不同國家、不同行業、不同文化，成為全球化的時代潮流，在各類實踐中突顯出強大生命力。我國檔案行業將跨界合作的理念應用于實際工作已經進行了眾多探索嘗試，得出結論：檔案館與博物館、民間團體合作能夠整合各方面的檔案資源，建立統一的資源平臺，與企業、高校合作能夠在爭取更多資金支持的同時，促進多種檔案資源的開發利用，發揮檔案的經濟優勢和文化教育功能。區別于公益性的綜合檔案館，企業檔案其本身就是跨界合作，“企”“檔”合一首先可以奪取先機，更加便捷深入地進行自我挖掘，掌握資源開發的主動權。檔案的跨界合作離不開網絡信息的技術支持，所以借助新媒體傳播，企業可以實現管理的雙向目的，在與商業、高校、文化藝術等行業的合作中產生極大的口碑效應，便于企業傳播文化、吸收人才、激發經濟效益，又能夠在大數據的潮流中獲取更多市場信息，得到及時的市場反饋，形成站在文化和經濟雙重高度上的良性循環，從而繼續推動檔案工作發展。

（三）“超級連接”優勢。“超級連接”作為一個新興概念，是新媒體環境的產物，是整個文化行業的大勢所趨。檔案館、博物館、圖書館等傳統文化機構通過網站社區、客戶端、公眾號、二維碼等新媒體傳播工具擴大了館藏實物的外延，極大地豐富了公眾對文化機構的認知，例如各大官網的虛擬導覽、線上線下的展覽宣傳、內容風趣的文化推送等，每一個環節環環相扣，優化了機構的管理、服務、體驗等各項功能，讓文化實體不再束之高閣，可以更加靈活全面地自我開發、與公眾互動。我國文化行業對“超級連接”的研究才剛剛起步，以小見大，企業檔案可以在此方向積極探索，借助自身檔案集中化、個性化的優勢，從企業內部搭建網絡，全方位獲取信息資源，循序漸進向全行業、全地域拓展，甚至可以上升至全球化的高度，推進國際傳播能力，吸引不同背景的受眾，展現中國企業的文化軟實力。這種連接成為企業發展的動力之一，已經不局限于文化本身，也不局限于單一領域，具有非常可觀的經濟價值和社會價值。

三、新媒體環境中企業檔案面臨的挑戰及措施

新媒體環境加快了檔案資源的開發宣傳，能夠更大范圍地實現各種檔案信息的優勢互補和共享，影響著各行各業的整體發展，企業檔案既迎接著里程碑式的機遇，又面臨著前所未有的挑戰。

（一）企業檔案管理理念轉變。信息科技的發展推進了企業管理的現代化，多數企業利用社交媒體展現企業風貌，傳播企業信息，擴大影響力，但其檔案管理與企業管理極少同步。很多地區的企業檔案仍然固守傳統管理模式，長期處于封閉式的信息化準備階段，忽略檔案資源開發所帶來的實際利益，在主觀上限制了檔案發展，更不用說與先進的智慧化管理斷層。對此，企業應該加強對檔案的重視程度，加大資金投入，打破對檔案管理的保守認知。新媒體是整合并傳播企業文化資源的工具，依賴于高新科技，卻不拘泥于表現形式，易于運行且效果顯著。如何在新媒體環境中快、準、穩發展？企業管理檔案的理念要轉變，在思想上與時代潮流同步，才能進一步在技術革新上追進。

（二）企業檔案信息的安全隱患。近年來，國家非常重視檔案安全，企業檔案不僅要加強檔案的傳統安全管理，更要應對互聯網環境下新媒體傳播信息的安全隱患，在大數據集成的新媒體環境中，正確處理檔案信息開放安全與保密安全、儲存安全與傳播安全的關系。首先，企業必須不斷完善檔案安全體制建設，制定適應新時代的檔案安全管理制度和相應的問責制度，以政策制度來保障檔案安全。其次，做好人與實體的安全，企業必須通過教育培訓提高檔案工作者的專業素質，做好“八防”日常維護、熟練使用信息化工具、堅守檔案保密原則等。信息化安全是一個宏觀的課題，對于企業檔案來說，一定要在文檔的形成、檔案網絡傳輸過程、信息資源管理維護與使用開發中，強化重點部位監管，重視紙質檔案和電子檔案長期保存的雙重不安全性，嚴格選擇檔案的儲存介質，嚴格限制檔案信息的開發范圍，避免新媒體環境中眾多不可見的疏漏。

（三）新媒體技術有待提高。新媒體是把雙刃劍，它的即時擴散能力能夠吸引更多受眾，擴大宣傳，卻不能有效地篩選真實信息和虛假信息、保密信息和公開信息，這就給企業檔案發展提出難題，應如何盡可能發揮有利優勢、規避不良影響。因此，企業必須辯證地看待新媒體工具，要嚴謹區別，不能全盤接收，在檔案信息開發時做好篩選、加工和處理，提高真實性、針對性和權威性，提高受眾互動的滿意度。同時，新媒體和企業檔案的雙方發展都需要國家層面的法律管制，更加嚴謹地保障和推動各項個性化的技術革新。目前，我國新媒體應用在專業領域的實證研究不足，所以不能一味地推崇或否定，我們必須在實踐中發現問題、解決問題，客觀分析新媒體運行的正負影響，才能健全新媒體在專業領域的運行。

四、結語

隨著網絡互聯時代的進步，新媒體的發展彌補了傳統媒體的一些缺陷，并不排除新媒體會成為主流媒體的可能性。在檔案領域，其開放性和包容性能夠推動各類檔案館的智慧化進程，實現檔案采集、管理、服務、利用的智慧化一站式服務，以及基于用戶多元化的分眾服務、基于信息移動的主動推薦服務。

傳統檔案工作封閉保守、缺乏創新，不能更為廣泛地建設所需資源，“十三五”為我國的檔案事業發展做出新的規劃，企業檔案作為其中一員，必須要推動檔案的信息化建設，在技術、形式和理念上進行革新，重視新媒體環境能夠帶來的經濟利益和社會影響力，合理利用新資源新工具，從而推動整個行業的發展，為整個國家層面的互聯網生態平衡作貢獻。