醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀及建議

醫(yī)學(xué)科研檔案記錄著醫(yī)療方面的重要科學(xué)研究成果和過程，并記錄著信息技術(shù)的發(fā)展歷程，所以醫(yī)學(xué)科研檔案是重要的檔案資料。但是，當(dāng)前的醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作存在較多的不足或漏洞，規(guī)范科研檔案工作有著重要意義。

一、科研檔案在醫(yī)院管理中的重要作用

（一）對(duì)科研成果的學(xué)術(shù)指導(dǎo)、借鑒作用。一項(xiàng)科研成果的產(chǎn)生，需要通過反復(fù)觀察實(shí)驗(yàn)、深入調(diào)查研究、綜合整合分析等一系列腦力和體力勞動(dòng)，再經(jīng)過專家的評(píng)審鑒定，才能確認(rèn)為具有學(xué)術(shù)指導(dǎo)和借鑒作用的成果。這一過程短則1-3年，長(zhǎng)則5-7年，有難度的課題甚至需要更長(zhǎng)時(shí)間。規(guī)范化的科研檔案管理，有助于減少科研活動(dòng)中人、物和財(cái)力的浪費(fèi)，提高研究效率。

（二）在學(xué)科建設(shè)和發(fā)展中的作用。學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院實(shí)施科教興醫(yī)的重要途徑，代表了醫(yī)院的整體水平和學(xué)術(shù)地位，是醫(yī)院長(zhǎng)效發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力。重點(diǎn)學(xué)科的建設(shè)既需要提高醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平、優(yōu)化人才培養(yǎng)機(jī)制，還需要加強(qiáng)科學(xué)研究的實(shí)力。在此過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的照片、圖紙、文檔、光盤等檔案資料，加強(qiáng)科研檔案的收集和管理，對(duì)醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)和發(fā)展具有重要意義。

（三）在醫(yī)院管理中的長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。與保管在醫(yī)院檔案庫房?jī)?nèi)的文書檔案不同，科研檔案是醫(yī)院內(nèi)部一系列醫(yī)療實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，既有文本資料，也有珍貴的影像、圖片、視頻資料，包括了一個(gè)科研課題從立項(xiàng)到形成科研成果過程中所產(chǎn)生的一套內(nèi)容完整并且客觀真實(shí)的資料系統(tǒng)。不僅能反映醫(yī)院自身的醫(yī)療水平，還具有較高的文獻(xiàn)研究?jī)r(jià)值，為社會(huì)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。

二、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）醫(yī)院管理人員忽視科研檔案的重要性，規(guī)范管理意識(shí)較弱。醫(yī)院科研項(xiàng)目的成果直接影響著后續(xù)的醫(yī)療水準(zhǔn)，所以醫(yī)院管理人員對(duì)成果結(jié)論較為重視，而記錄科學(xué)研究過程的科研檔案對(duì)當(dāng)前的醫(yī)療管理工作影響不大，管理人員缺少規(guī)范化的管理意識(shí)。正是由于醫(yī)院的管理人員對(duì)科研資料的不重視，所以科研檔案較為雜亂、數(shù)據(jù)資料不完整等問題導(dǎo)致科研檔案歸檔較為困難。比如：如果科研項(xiàng)目的數(shù)據(jù)、資料收集不完整，那么科研檔案無法完整歸檔，后輩的科研工作人員不能夠有效地運(yùn)用科研資料，將會(huì)造成科研成果的浪費(fèi)，同時(shí)也不利于醫(yī)療水平的提高。甚至部分科研資料出現(xiàn)泄漏問題，從而使得科研成果的運(yùn)用受到影響。比如：科學(xué)研究人員的離職或者調(diào)動(dòng)將會(huì)影響科研資料的完整性或者泄漏，進(jìn)而影響該項(xiàng)科研項(xiàng)目成果的運(yùn)用。

（二）醫(yī)院科研檔案管理制度存在缺陷，管理效果較差。經(jīng)過調(diào)查統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，絕大部分醫(yī)院的科研檔案管理制度不健全，甚至部分醫(yī)院缺乏科研檔案管理制度，導(dǎo)致科研檔案管理效果較差。而醫(yī)院缺少科研檔案管理制度的情況下，檔案管理人員對(duì)資料收集、歸檔等工作較為隨意。同時(shí)，科研檔案資料出現(xiàn)缺失或者零散保管的狀況。比如：科研工作人員評(píng)定職稱過程中，需要外借科研資料，但醫(yī)院并未建立專業(yè)的外借歸還制度，導(dǎo)致科研檔案資料未按時(shí)歸還，甚至出現(xiàn)丟失等狀況。醫(yī)院對(duì)科研檔案管理工作未建立對(duì)應(yīng)的監(jiān)督管理制度，無法及時(shí)掌握科研檔案的管理狀態(tài)，而且無法對(duì)丟失的科研檔案實(shí)施查找補(bǔ)充，從而導(dǎo)致科研資料不完整，影響后續(xù)科研人員的再次利用。大部分醫(yī)院的檔案管理人員專業(yè)能力較弱，并未接受系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，所以其檔案管理工作不到位。

（三）醫(yī)院缺少必要的管理設(shè)施和專業(yè)的管理人員。當(dāng)前，醫(yī)院的臨床業(yè)務(wù)部門占用較多的資金和資源，導(dǎo)致職能部門的辦公場(chǎng)所較小、辦公設(shè)備缺乏等問題。比如：科室檔案不能夠放置到專門的檔案地點(diǎn)，不能夠配備專業(yè)檔案管理人員歸檔和管理，從而使得部分科研檔案出現(xiàn)丟失或者不完整的問題。醫(yī)院并未撥付專門的資金用于檔案管理設(shè)備的采購和管理，所以醫(yī)院科研檔案管理設(shè)施較為缺乏，科研檔案管理較為雜亂。醫(yī)院檔案管理人員的學(xué)歷相對(duì)較低，專業(yè)能力較弱，而且部分人員的英語水平不高，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院重視醫(yī)療人員的培訓(xùn)和能力提升，不重視對(duì)檔案管理人員的定期培訓(xùn)和專業(yè)能力的提升。因此，醫(yī)院科研檔案管理人員專業(yè)能力較差，缺乏創(chuàng)新的管理知識(shí)和管理理念。

（四）科研檔案管理技術(shù)不過關(guān)，缺乏科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，很多檔案存儲(chǔ)和管理信息可以通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效的儲(chǔ)存。然而，部分醫(yī)院的科研檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)不過關(guān)，從而使得科研檔案管理方式以手工管理為主，其檔案資料也以紙質(zhì)版資料為主。運(yùn)用紙質(zhì)版資料歸檔容易造成檔案資料過多，導(dǎo)致不容易查找和借閱，同時(shí)也不利于科研人員歸檔。因此，相關(guān)人員的信息技術(shù)不過關(guān)使得科研檔案管理效果不佳。醫(yī)院科研檔案管理信息化設(shè)備不足，使得科研檔案的編排和歸檔難度加大，需要投入大量的人力和物力才能夠完成。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)部分現(xiàn)代化信息管理技術(shù)不熟悉，使得檔案管理工作效率較低。總體來說，當(dāng)前醫(yī)院的科研檔案管理設(shè)備不足以及人員信息技術(shù)不過關(guān)等問題，使得科研檔案管理效果較差，管理效率較低。

三、改善醫(yī)院科研檔案管理工作的具體建議

（一）積極宣傳科研檔案的重要性，強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)。科研檔案的歸檔、管理以及再次利用涉及醫(yī)院各部門的工作人員，所以醫(yī)院要做好科研檔案重要性的宣傳，要求全部人員重視科研檔案的規(guī)范管理。如果僅僅依靠檔案管理人員的工作規(guī)范，那么可能無法實(shí)現(xiàn)科研檔案的高效管理。醫(yī)院要積極引導(dǎo)全體人員重視科研檔案的管理和運(yùn)用。

（二）全程參與課題管理，提升檔案質(zhì)量。1.指導(dǎo)科研立項(xiàng)。在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行科研立項(xiàng)時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)把需要?dú)w檔的材料通過電話、郵件或者書面通知的形式告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。當(dāng)收到上報(bào)的資料后，檔案管理人員要對(duì)課題論證和申報(bào)等資料內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性。2.建立專卷。科研檔案應(yīng)該按項(xiàng)目進(jìn)行組卷，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將科研項(xiàng)目從選題立項(xiàng)開始所產(chǎn)生的計(jì)劃書、開題報(bào)告、論文等各類材料綜合組卷，建立各科研項(xiàng)目的專卷。3.由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷、歸檔。科研檔案要做到專人專卷。從科研選題到形成科研成果過程中所產(chǎn)生的所有文件資料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照要求負(fù)責(zé)立卷、組卷，編制完成后向上級(jí)單位歸檔提交。4.階段檢查。檔案管理人員要掌握科研項(xiàng)目的實(shí)施流程，在科研項(xiàng)目進(jìn)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，按照項(xiàng)目的歸檔要求，檢查相應(yīng)的文件材料是否完整、準(zhǔn)確，對(duì)其中存在的問題進(jìn)行及時(shí)反饋。5.參與項(xiàng)目驗(yàn)收。在收到驗(yàn)收通知后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要盡早辦理歸檔，由檔案管理人員對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)施過程中的所有科研文件資料按年度、類別進(jìn)行驗(yàn)收，檢查檔案的內(nèi)容和質(zhì)量是否符合要求。

（三）醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，做好科研檔案移交工作。醫(yī)院要建立科學(xué)合理的檔案管理人員的招聘制度，重視其人員的專業(yè)素質(zhì)提升和定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)。比如：醫(yī)院要定期開展人員的專業(yè)培訓(xùn)，不僅包括醫(yī)療人員，也要包括職能部門人員。同時(shí)，醫(yī)院要鼓勵(lì)檔案管理人員利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)新型管理方式和管理理念。比如：學(xué)習(xí)新型的檔案信息化管理技術(shù)或者相關(guān)醫(yī)療科學(xué)研究等方面的基礎(chǔ)知識(shí)，從而為科研檔案的分類、歸檔以及管理等工作奠定知識(shí)基礎(chǔ)。隨著科研技術(shù)和醫(yī)療水平的不斷提升，科研資料將會(huì)越來越多，所以檔案管理人員也要不斷提高自身的業(yè)務(wù)專業(yè)能力。同時(shí)在檔案移交時(shí)，設(shè)計(jì)“案卷移交清單”。首先明確案卷的題名信息，包括課題名稱、負(fù)責(zé)人、時(shí)間等基本信息；其次編制移交目錄，包括開題報(bào)告、課題合同書等卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容或名稱。移交清單一式兩份，經(jīng)檔案人員審核確定符合歸檔要求后，交接雙方當(dāng)事人要在移交清單上簽字，并注明交接時(shí)間，以備后期檔案查詢需求。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段為臨床科研服務(wù)。在傳統(tǒng)檔案管理的手段基礎(chǔ)上，檔案管理部門要充分利用現(xiàn)代科技發(fā)展帶來的便利條件，通過使用打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、二維碼掃描儀等現(xiàn)代化的電子輔助設(shè)備，依托互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，提高檔案管理的工作效率。比如：科研人員可以通過輸入病理照片搜索相同病例的資料，或者運(yùn)用關(guān)鍵詞搜索科研項(xiàng)目成功案例。醫(yī)療工作人員的日常醫(yī)療工作較為繁雜，無法花費(fèi)大量的時(shí)間搜索和收集科研檔案，所以引入高效率的檔案管理系統(tǒng)能夠有效提高檔案的運(yùn)用效率，也能夠節(jié)省醫(yī)療人員的時(shí)間和精力。如果醫(yī)院引入較為先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，那么檔案管理部門要做好管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，使得相關(guān)人員都能夠熟練進(jìn)入管理系統(tǒng)外借檔案資料。但是，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)的過程中，也要重視保密功能的實(shí)現(xiàn)，防止出現(xiàn)科研項(xiàng)目成果的泄露。可以通過局域網(wǎng)或防火墻，設(shè)置檔案查詢的權(quán)限，既能避免科研資料外泄的風(fēng)險(xiǎn)，也能實(shí)現(xiàn)科研成果在醫(yī)院內(nèi)部的交流分享，發(fā)揮科研檔案的價(jià)值。

總之，醫(yī)院科研檔案管理的最終目標(biāo)是促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的提高和發(fā)展。因此，檔案管理部門要重視科研檔案的規(guī)范化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，創(chuàng)新管理制度和管理模式，依托現(xiàn)代化的高科技手段提高工作效率，充分發(fā)揮科研檔案管理的學(xué)術(shù)價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值，提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力和學(xué)術(shù)影響力。