大數據時代高校檔案利用工作研究

大數據已成為時代熱詞，大數據為人們提供了更加便捷的生活和工作方式。高校檔案包含著許多信息，通過對高校檔案進行查詢，我們可以了解到學校的發展歷史、學生的發展歷程等相關信息。因此，高校檔案對于促進高校發展有著重要的作用。檔案利用是檔案使用者通過檔案利用工作系統檢索、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，在這個過程中，檔案信息的自身利用價值得以實現。

在大數據時代，信息量以前所未有的速度增長，用戶對信息的需求千變萬化，因此對高校檔案的利用工作也提出了更高的要求。基于此，本文以大數據時代為背景，就高校檔案利用工作進行研究。

一、高校檔案館“大數據”概述

（一）大數據基本內涵。大數據是指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。并不是一種新的產品，也不是一種新的技術，而是數字化時代出現的一種現象。

（二）高校檔案館“大數據”的特征。1.數據體量巨大（Volume）。大數據聚合在一起的數據量是非常大的，根據IDC的定義至少要有超過100TB的可供分析的數據，數據量大是大數據的基本屬性。數據龐大也是高校檔案館具有的顯著特征，不管是在檔案館內部還是外部，大數據無處不在，師生的“更新換代”導致大家都成為了數據的制造者；通信工具的使用以及機器-機器方式的出現使得交流的數據量成倍增長。2.數據種類繁多（Variety）。隨著傳感器、智能設備以及社交協作技術的飛速發展，數據變得越來越復雜。不僅包括傳統的關系型數據，還包括來自網頁、電子郵箱、文檔等原始、半結構化和非結構化數據。高校檔案的種類不再局限于紙質文本一種類型，還包含電子文件、圖片、音頻、視頻、網頁鏈接等，因此隨著檔案種類的增多，檔案的信息量不斷擴大。3.流動速度快（Velocity）。大數據是一種以實時數據處理、實時結果導向為特征的解決方案，它的“快”有兩個層面。一是數據產生快，有的數據是爆發式產生的，有的數據是涓涓細流式產生的，但由于高校檔案館用戶眾多，所以短時間內也會產生龐大的數據量。二是數據處理快，只有保證對數據的快速處理，才能在獲取用戶需求時及時做出反應。4.價值密度低（Value）。數據量急劇增長的同時，隱藏在海量數據中的有用信息卻沒有相應增長。隨著高校檔案館體制的不斷完善，所保存的信息量增多，導致用戶獲取有用信息的難度大大增加。

二、大數據時代高校檔案利用工作存在的問題

（一）檔案館員工培訓工作急需加強。檔案館員直接影響著檔案管理工作的質量和進程，要想提高檔案利用工作的水平，必須提高檔案館員的綜合素質。然而我國高校檔案館的工作人員中，大部分沒有受到相關專業培訓。檔案館員素質問題成了大數據時代高校檔案館工作中的一個巨大障礙。大數據時代，檔案館員對大數據、數據庫、信息系統的了解有多少、有無運用能力直接影響到高校檔案館的發展。對檔案館員進行大數據知識服務培訓，指導用戶利用網絡查詢信息，把數據庫、信息系統以及大數據服務有機納入高校檔案館服務中去，有其必要性和緊迫性。

（二）檔案信息資源安全保護意識較弱。大數據時代，檔案利用工作是在網絡環境下進行的，雖為高校管理人員和師生提供了方便，但不可避免地存在網絡安全性問題和數字檔案信息資源安全保護問題。檔案信息安全指保護信息網絡中的檔案不受威脅、干擾與破壞，即保證信息的安全性。而高校檔案信息的安全問題主要有三個方面：其一，當前，我國高校檔案管理部門均不同程度地推動檔案數字化，但各大高校只是獨立地進行自身高校內部的信息化建設，并未形成統一的標準，造成了我國高校檔案信息化的標準低，不夠規范。同時，高校投入不足也導致檔案館設備更新速度較慢、技術跟不上時代發展。其二，我國有關高校檔案信息安全的法律法規仍不完善，極易造成對高校檔案信息安全的威脅。例如，我國信息化建設實施多年后，才開始頒布電子檔案歸檔和管理有關的法律法規。其三，高校檔案館仍面臨計算機病毒、黑客攻擊以及檔案數字化過程中造成泄密等安全隱患。因此，不管是標準化、規范化還是安全性能，我國高校檔案管理信息化建設仍需改進。

（三）高校檔案利用缺乏預測性。大數據最大的優勢就是通過對現有數據進行建模得到未來數據的預測結果，最大程度消除不確定性。然而我國高校檔案館的主要工作服務方式都很狹隘，采用單調且枯燥的“重視保管，忽視利用”的工作模式，并未挖掘檔案深層次隱含的信息。高校檔案館除了提供檔案查詢等工作外，也應為高校決策提供服務。高校檔案是教師、學生等群體在各項學校活動中直接或間接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，通過對這些原始記錄進行分析，可得到深層次的信息，為高校的管理工作提供數據支持。如，高校可以通過學生課程評價檔案，站在學生的立場上去衡量各個課程的接受程度，達到更為合理地選擇課程、安排課程的目的。目前，大部分高校并未將檔案作為一種數據資源合理利用，缺乏檔案管理的預測性。

三、大數據時代高校檔案利用工作的改進措施

（一）培養高素質的高校檔案館人才隊伍。在大數據時代，良好的服務意識、完整的知識結構、熟練的信息技術、良好的信息道德，都是現代檔案館員應當具備的素質。只有具備了這些素質，高校檔案館員才能適應大數據時代下的現代社會。首先，高校檔案館應注重對館員的專業培訓，如檔案管理相關的專業知識、操作技術，確保他們能夠更好地完成檔案管理工作，提高檔案利用工作標準化水平。其次，在招聘新的檔案館員時，必須招聘具有專業知識和相應知識背景的人來擔任檔案利用工作的管理人員，保證檔案館員的綜合素質。最后，高校應調整檔案相關專業人才培養模式，注重將國外前沿研究成果引入檔案相關學科的教學工作中來，以提高檔案工作人員的素質。

（二）加強檔案信息資源安全管理工作。一方面，高校只有加強檔案安全管理工作，才能使檔案利用工作安全、有效地進行。檔案信息資源安全管理工作不僅需要國家制定相應的法律法規、標準規范等政策的支持，還需要高校按照《檔案信息系統安全保護基本要求》和《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》建立完善的檔案數字化安全管理制度，確保檔案信息資源安全；另一方面，高校數字檔案安全管理是一項高技術性工作，涉及計算機技術、多媒體技術、數據庫技術等方面，因此在大數據時代，高校檔案館應對相關技術進行研究，掌握安全級別管理、身份鑒定、訪問控制管理等數字技術。

（三）加強檔案信息資源數據分析工作。利用數據間的相關聯系，以對數據的發展做出科學的預測和判斷，方便人們更好地制定決策。因此，高校檔案館在做好檔案的收集、整理和存檔等日常性工作之后，還應進行檔案數據挖掘、分析工作，為高校工作提供數據支持。目前，許多高校并不重視檔案利用工作，但檔案作為高校的重要資源之一，應利用大數據思維將高校檔案轉換為數字信息，對檔案數字信息進行分析，全面了解高校在各個方面的情況。例如，人們十分關注大學生的心理健康問題，高校可以追蹤學生的心理健康狀況，形成學生心理健康檔案，了解目前大學生心理狀況的普遍情況以及存在的問題，學校依據分析數據開展心理輔導、心理健康宣傳等活動。因此，在高校檔案利用工作中，應將檔案信息作為一種數據資源充分利用起來，為學校提供決策支持。

四、結語

大數據時代的到來及相關技術革新使得海量、復雜、多結構數據的及時獲取、精確分析和深度挖掘成為現實，最終為高校檔案館等信息服務機構帶來全新的服務理念和服務模式的變更，推動高校檔案館利用工作的變遷。依據大數據開展高校檔案館利用工作，不僅使師生用戶獲取高校檔案信息更便捷，也為學校發展提供決策數據。因此，高校檔案館應充分利用大數據技術開展檔案利用工作，提高檔案利用效率，為相關用戶提供科學、優質、高滿意度的服務，以優化檔案館利用工作的服務模式、服務理念。