大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案利用工作研究

大數(shù)據(jù)已成為時(shí)代熱詞，大數(shù)據(jù)為人們提供了更加便捷的生活和工作方式。高校檔案包含著許多信息，通過對高校檔案進(jìn)行查詢，我們可以了解到學(xué)校的發(fā)展歷史、學(xué)生的發(fā)展歷程等相關(guān)信息。因此，高校檔案對于促進(jìn)高校發(fā)展有著重要的作用。檔案利用是檔案使用者通過檔案利用工作系統(tǒng)檢索、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，在這個(gè)過程中，檔案信息的自身利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息量以前所未有的速度增長，用戶對信息的需求千變?nèi)f化，因此對高校檔案的利用工作也提出了更高的要求。基于此，本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，就高校檔案利用工作進(jìn)行研究。

一、高校檔案館“大數(shù)據(jù)”概述

（一）大數(shù)據(jù)基本內(nèi)涵。大數(shù)據(jù)是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。并不是一種新的產(chǎn)品，也不是一種新的技術(shù)，而是數(shù)字化時(shí)代出現(xiàn)的一種現(xiàn)象。

（二）高校檔案館“大數(shù)據(jù)”的特征。1.數(shù)據(jù)體量巨大（Volume）。大數(shù)據(jù)聚合在一起的數(shù)據(jù)量是非常大的，根據(jù)IDC的定義至少要有超過100TB的可供分析的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量大是大數(shù)據(jù)的基本屬性。數(shù)據(jù)龐大也是高校檔案館具有的顯著特征，不管是在檔案館內(nèi)部還是外部，大數(shù)據(jù)無處不在，師生的“更新?lián)Q代”導(dǎo)致大家都成為了數(shù)據(jù)的制造者；通信工具的使用以及機(jī)器-機(jī)器方式的出現(xiàn)使得交流的數(shù)據(jù)量成倍增長。2.數(shù)據(jù)種類繁多（Variety）。隨著傳感器、智能設(shè)備以及社交協(xié)作技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)變得越來越復(fù)雜。不僅包括傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)，還包括來自網(wǎng)頁、電子郵箱、文檔等原始、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。高校檔案的種類不再局限于紙質(zhì)文本一種類型，還包含電子文件、圖片、音頻、視頻、網(wǎng)頁鏈接等，因此隨著檔案種類的增多，檔案的信息量不斷擴(kuò)大。3.流動(dòng)速度快（Velocity）。大數(shù)據(jù)是一種以實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)結(jié)果導(dǎo)向?yàn)樘卣鞯慕鉀Q方案，它的“快”有兩個(gè)層面。一是數(shù)據(jù)產(chǎn)生快，有的數(shù)據(jù)是爆發(fā)式產(chǎn)生的，有的數(shù)據(jù)是涓涓細(xì)流式產(chǎn)生的，但由于高校檔案館用戶眾多，所以短時(shí)間內(nèi)也會(huì)產(chǎn)生龐大的數(shù)據(jù)量。二是數(shù)據(jù)處理快，只有保證對數(shù)據(jù)的快速處理，才能在獲取用戶需求時(shí)及時(shí)做出反應(yīng)。4.價(jià)值密度低（Value）。數(shù)據(jù)量急劇增長的同時(shí)，隱藏在海量數(shù)據(jù)中的有用信息卻沒有相應(yīng)增長。隨著高校檔案館體制的不斷完善，所保存的信息量增多，導(dǎo)致用戶獲取有用信息的難度大大增加。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案利用工作存在的問題

（一）檔案館員工培訓(xùn)工作急需加強(qiáng)。檔案館員直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和進(jìn)程，要想提高檔案利用工作的水平，必須提高檔案館員的綜合素質(zhì)。然而我國高校檔案館的工作人員中，大部分沒有受到相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)。檔案館員素質(zhì)問題成了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館工作中的一個(gè)巨大障礙。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案館員對大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)的了解有多少、有無運(yùn)用能力直接影響到高校檔案館的發(fā)展。對檔案館員進(jìn)行大數(shù)據(jù)知識服務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)用戶利用網(wǎng)絡(luò)查詢信息，把數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)以及大數(shù)據(jù)服務(wù)有機(jī)納入高校檔案館服務(wù)中去，有其必要性和緊迫性。

（二）檔案信息資源安全保護(hù)意識較弱。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用工作是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行的，雖為高校管理人員和師生提供了方便，但不可避免地存在網(wǎng)絡(luò)安全性問題和數(shù)字檔案信息資源安全保護(hù)問題。檔案信息安全指保護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)中的檔案不受威脅、干擾與破壞，即保證信息的安全性。而高校檔案信息的安全問題主要有三個(gè)方面：其一，當(dāng)前，我國高校檔案管理部門均不同程度地推動(dòng)檔案數(shù)字化，但各大高校只是獨(dú)立地進(jìn)行自身高校內(nèi)部的信息化建設(shè)，并未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成了我國高校檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)低，不夠規(guī)范。同時(shí)，高校投入不足也導(dǎo)致檔案館設(shè)備更新速度較慢、技術(shù)跟不上時(shí)代發(fā)展。其二，我國有關(guān)高校檔案信息安全的法律法規(guī)仍不完善，極易造成對高校檔案信息安全的威脅。例如，我國信息化建設(shè)實(shí)施多年后，才開始頒布電子檔案歸檔和管理有關(guān)的法律法規(guī)。其三，高校檔案館仍面臨計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊以及檔案數(shù)字化過程中造成泄密等安全隱患。因此，不管是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化還是安全性能，我國高校檔案管理信息化建設(shè)仍需改進(jìn)。

（三）高校檔案利用缺乏預(yù)測性。大數(shù)據(jù)最大的優(yōu)勢就是通過對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行建模得到未來數(shù)據(jù)的預(yù)測結(jié)果，最大程度消除不確定性。然而我國高校檔案館的主要工作服務(wù)方式都很狹隘，采用單調(diào)且枯燥的“重視保管，忽視利用”的工作模式，并未挖掘檔案深層次隱含的信息。高校檔案館除了提供檔案查詢等工作外，也應(yīng)為高校決策提供服務(wù)。高校檔案是教師、學(xué)生等群體在各項(xiàng)學(xué)校活動(dòng)中直接或間接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，通過對這些原始記錄進(jìn)行分析，可得到深層次的信息，為高校的管理工作提供數(shù)據(jù)支持。如，高校可以通過學(xué)生課程評價(jià)檔案，站在學(xué)生的立場上去衡量各個(gè)課程的接受程度，達(dá)到更為合理地選擇課程、安排課程的目的。目前，大部分高校并未將檔案作為一種數(shù)據(jù)資源合理利用，缺乏檔案管理的預(yù)測性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案利用工作的改進(jìn)措施

（一）培養(yǎng)高素質(zhì)的高校檔案館人才隊(duì)伍。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，良好的服務(wù)意識、完整的知識結(jié)構(gòu)、熟練的信息技術(shù)、良好的信息道德，都是現(xiàn)代檔案館員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)。只有具備了這些素質(zhì)，高校檔案館員才能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的現(xiàn)代社會(huì)。首先，高校檔案館應(yīng)注重對館員的專業(yè)培訓(xùn)，如檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識、操作技術(shù)，確保他們能夠更好地完成檔案管理工作，提高檔案利用工作標(biāo)準(zhǔn)化水平。其次，在招聘新的檔案館員時(shí)，必須招聘具有專業(yè)知識和相應(yīng)知識背景的人來擔(dān)任檔案利用工作的管理人員，保證檔案館員的綜合素質(zhì)。最后，高校應(yīng)調(diào)整檔案相關(guān)專業(yè)人才培養(yǎng)模式，注重將國外前沿研究成果引入檔案相關(guān)學(xué)科的教學(xué)工作中來，以提高檔案工作人員的素質(zhì)。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源安全管理工作。一方面，高校只有加強(qiáng)檔案安全管理工作，才能使檔案利用工作安全、有效地進(jìn)行。檔案信息資源安全管理工作不僅需要國家制定相應(yīng)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等政策的支持，還需要高校按照《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》和《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》建立完善的檔案數(shù)字化安全管理制度，確保檔案信息資源安全；另一方面，高校數(shù)字檔案安全管理是一項(xiàng)高技術(shù)性工作，涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等方面，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案館應(yīng)對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行研究，掌握安全級別管理、身份鑒定、訪問控制管理等數(shù)字技術(shù)。

（三）加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)分析工作。利用數(shù)據(jù)間的相關(guān)聯(lián)系，以對數(shù)據(jù)的發(fā)展做出科學(xué)的預(yù)測和判斷，方便人們更好地制定決策。因此，高校檔案館在做好檔案的收集、整理和存檔等日常性工作之后，還應(yīng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)挖掘、分析工作，為高校工作提供數(shù)據(jù)支持。目前，許多高校并不重視檔案利用工作，但檔案作為高校的重要資源之一，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)思維將高校檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，對檔案數(shù)字信息進(jìn)行分析，全面了解高校在各個(gè)方面的情況。例如，人們十分關(guān)注大學(xué)生的心理健康問題，高校可以追蹤學(xué)生的心理健康狀況，形成學(xué)生心理健康檔案，了解目前大學(xué)生心理狀況的普遍情況以及存在的問題，學(xué)校依據(jù)分析數(shù)據(jù)開展心理輔導(dǎo)、心理健康宣傳等活動(dòng)。因此，在高校檔案利用工作中，應(yīng)將檔案信息作為一種數(shù)據(jù)資源充分利用起來，為學(xué)校提供決策支持。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來及相關(guān)技術(shù)革新使得海量、復(fù)雜、多結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的及時(shí)獲取、精確分析和深度挖掘成為現(xiàn)實(shí)，最終為高校檔案館等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)帶來全新的服務(wù)理念和服務(wù)模式的變更，推動(dòng)高校檔案館利用工作的變遷。依據(jù)大數(shù)據(jù)開展高校檔案館利用工作，不僅使師生用戶獲取高校檔案信息更便捷，也為學(xué)校發(fā)展提供決策數(shù)據(jù)。因此，高校檔案館應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案利用工作，提高檔案利用效率，為相關(guān)用戶提供科學(xué)、優(yōu)質(zhì)、高滿意度的服務(wù)，以優(yōu)化檔案館利用工作的服務(wù)模式、服務(wù)理念。