淺談高職院校學(xué)生資助檔案管理

學(xué)校資助工作是中國長期開展的一項惠民工程，高效推動中國教育教學(xué)的公平性和社會公平性。伴隨各大高職院校的持續(xù)擴招，學(xué)生貧困資助項目亦逐漸增多，文件材料漸漸增加。故而，學(xué)校做好學(xué)生資助檔案信息管理工作是提高學(xué)生資助項目成效與質(zhì)量的關(guān)鍵問題。

一、高職院校學(xué)生資助檔案形成的流程

（一）申請流程。高職學(xué)生若想取得國家相應(yīng)資助，應(yīng)當(dāng)向?qū)W校有關(guān)部門提交對應(yīng)申請。從目前的狀況看，一些學(xué)校明確要求，高職學(xué)生在申請國家助學(xué)金時不但要提交對應(yīng)的貧困申請書，而且還要詳細(xì)說明自身申請國家資助的理由，提交能夠證明自身身份的所有材料，亦需要具有貧困證明等其他貧困資料。高職院校國家助學(xué)金的材料均是以書面文件作為基礎(chǔ)，不但有助于相關(guān)工作人員對學(xué)生資助檔案實行管理，還能夠解決日后可能產(chǎn)生的各類問題與糾紛。學(xué)校做好高職學(xué)生資助申請流程中的檔案管理不只是為了記錄，更多是為了保障學(xué)生申請形成的法律效益。在現(xiàn)實國家助學(xué)金申請的過程中，極容易發(fā)生申請學(xué)生數(shù)量比國家資助數(shù)量多的狀況，因此存有很大的競爭現(xiàn)象。做好學(xué)生資助檔案管理工作能夠高效提升學(xué)生申請資料審查工作的質(zhì)量與效率，能夠大大降低不必要的問題與糾紛。

（二）審核流程。高職學(xué)生在申請國家資助后，會有相關(guān)組織對學(xué)生的貧困資格實行嚴(yán)格審查，隨后會有對應(yīng)授權(quán)機關(guān)做出學(xué)生是否通過資助審核的最終決定。不同高職院校對學(xué)生們的貧困申請資格存在一定的差異性，但是所有院校均會有一套固定的流程來保障國家助學(xué)金順利發(fā)放。高職院校需要將高職學(xué)生貧困申請書與其他貧困文字信息資料一起交給相關(guān)審核部門，與此同時，還應(yīng)保管好學(xué)生申請材料，便于在未來有透明、公開的合理依據(jù)。若有高職學(xué)生對最終審查結(jié)果提出質(zhì)疑，可根據(jù)學(xué)生們提供的材料實行再次審核，針對審核未能通過的學(xué)生，需要通知這些學(xué)生沒有通過的原因，同時亦應(yīng)做好高職學(xué)生資助檔案管理工作，防止在日后產(chǎn)生各種問題和糾紛。

（三）備案流程。學(xué)校的文書檔案需要真實根據(jù)每個高職學(xué)生的現(xiàn)實狀況進行記錄，要根據(jù)年份、根據(jù)學(xué)期詳細(xì)記錄國家助學(xué)金的發(fā)放狀況與學(xué)生申請狀況。高職院校亦需要在相關(guān)法律規(guī)定的時間范圍內(nèi)根據(jù)相關(guān)流程將所有資料上報給上層機構(gòu)存檔，這樣有助于實施事后監(jiān)督。學(xué)校應(yīng)當(dāng)做好高職學(xué)生申請國家助學(xué)金與國家助學(xué)金發(fā)放等相關(guān)檔案的具體管理工作，不但能夠為學(xué)校日后審查提供相應(yīng)便利，還能夠為高職學(xué)生提供在校學(xué)習(xí)期間具體情況的證明。

二、高職院校學(xué)生資助檔案管理面臨的現(xiàn)狀

（一）高職學(xué)生資助檔案管理方式缺乏規(guī)范性。首先，學(xué)生資助檔案內(nèi)容缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)如今，國家沒有發(fā)布相關(guān)文件對高職院校學(xué)生資助檔案的內(nèi)容進行明確規(guī)定。學(xué)生資助檔案來源非常廣泛并且相對分散，檔案種類繁多冗雜，包括管理體系、上級領(lǐng)導(dǎo)部門文件、貧困申請表、各類重要通知以及專項資金撥付文件等。其次，學(xué)生資助檔案管理團隊能力良莠不齊。學(xué)生資助檔案基本由相關(guān)資助中心與輔導(dǎo)員進行保管，但這些人本身尚未受到過專門的檔案管理知識培訓(xùn)，并且每人擔(dān)任多個職務(wù)，處理學(xué)校與學(xué)生日常生活瑣事，必然會對學(xué)生資助檔案管理成效與管理質(zhì)量形成影響。最后，需要明確高職學(xué)生資助檔案保管時間期限。國家資助的項目種類繁多而且非常繁雜，每個資助項目的保管期限各不相同。

（二）高職學(xué)生資助檔案信息化建設(shè)相對落后。伴隨現(xiàn)代信息化的不斷發(fā)展，給高職學(xué)生資助信息檔案的歸檔和管理帶來全新的發(fā)展挑戰(zhàn)。以往紙質(zhì)檔案作為重要資料得到保存，必然有電子檔案無法媲美的作用和優(yōu)勢，然而紙質(zhì)檔案同樣存在占用資源以及動態(tài)化管理較困難等多種問題。一方面，以往的紙質(zhì)檔案在管理工作中占據(jù)比例要比電子檔案大。電子檔案具有各式各樣的形式，儲存與移交更加方便，能夠大大節(jié)省物力、人力與財力，更符合現(xiàn)代高職學(xué)生各類信息的動態(tài)化管理；另一方面，學(xué)生資助信息管理體系的創(chuàng)建較為落后。高職院校貧困生的家庭經(jīng)濟狀況變換與學(xué)籍信息移動均和學(xué)生資助檔案管理進行有效對接，這部分均要求高職院校必須加強學(xué)生資助檔案信息平臺創(chuàng)建。

（三）高職學(xué)生資助檔案使用率較低。目前，高職學(xué)生資助檔案應(yīng)用普遍偏低。第一，學(xué)生資助檔案僅僅被看作是學(xué)生受資助的證據(jù)以及記錄，未能及時跟進高職學(xué)生受到資助后的實際生活狀況與學(xué)習(xí)狀況。學(xué)生資助檔案中存在優(yōu)秀的貧困學(xué)生事件能夠用來作為勵志成才的重要典范，用來正確引導(dǎo)高職學(xué)生勵志、感恩，但現(xiàn)實狀況是諸多學(xué)生資助檔案束之高閣，對培育學(xué)生勵志感恩所發(fā)揮的作用與價值有限。第二，高職貧困學(xué)生的家庭經(jīng)濟條件是動態(tài)并且無法量化的。一些高職學(xué)生在貧困生認(rèn)定過程中，貧困證明材料非常容易獲得，且造假成本極低，直接對一些貧困學(xué)生檔案信息的合法性與真實性產(chǎn)生影響，如此勢必造成學(xué)生資助檔案應(yīng)用率的大幅度下降。

三、加強高職院校學(xué)生資助檔案管理的策略

（一）強化高職學(xué)生資助檔案管理體系創(chuàng)建。高職院校學(xué)生資助檔案從高職學(xué)生進入校園直到畢業(yè)，在這個過程中會有眾多的部門參與，學(xué)生資助檔案信息量亦非常大，在整個進程中，若缺少標(biāo)準(zhǔn)合理的管理體系，則會產(chǎn)生各類問題，甚至導(dǎo)致學(xué)生資助檔案的遺失或者損壞。由于高職學(xué)生資助檔案資料具有時間周期性以及時間連續(xù)性的特點，要想確保學(xué)生資助檔案的可靠性、真實性、完整性與連貫性，需做到如下幾點：首先，國家應(yīng)盡快發(fā)布統(tǒng)一的學(xué)生資助檔案管理體系，確定學(xué)生資助檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，明確管理監(jiān)管組織，創(chuàng)建考察評判體制，增強學(xué)生資助檔案管理力度與監(jiān)督力度。其次，各大高職院校需要通過對國家制度的了解，根據(jù)自身特點創(chuàng)建完整的學(xué)生資助檔案管理體制，其體制中需要囊括學(xué)生資助檔案信息的收集、信息歸納、信息運用以及信息傳遞等一系列過程的有效操作及管理方式，使管理工作人員可以有理有據(jù)、有據(jù)可依。

（二）促進高職學(xué)生資助檔案管理信息化。伴隨經(jīng)濟的不斷發(fā)展，目前社會已逐漸進入信息化時代，隨著計算機的廣泛運用以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的學(xué)生資助檔案管理早已無法適應(yīng)當(dāng)前時代的需求，高職院校學(xué)生資助檔案的需要跟上時代不斷發(fā)展的步伐，全面運用當(dāng)代新興科學(xué)技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，例如計算機、投影儀、掃描儀等，推動高職學(xué)生資助檔案管理真正實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化。現(xiàn)如今，高職學(xué)生自助檔案管理工作信息平臺早已獲得全面應(yīng)用，現(xiàn)代化的資助工作大力呼吁現(xiàn)代化的學(xué)生資助檔案管理。各大高職院校需要積極采取相應(yīng)措施，把數(shù)字化信息現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)運用到高職學(xué)生資助檔案管理工作中，創(chuàng)建和資助工作相符合的現(xiàn)代化檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，進而真正實現(xiàn)學(xué)校和高職學(xué)生相互間信息溝通交流的順暢，以此提升高職學(xué)生資助檔案管理工作的有效性與實用性。與此同時，方便教師及時調(diào)整與更新高職學(xué)生個人信息，保障學(xué)生資助工作能夠做到精準(zhǔn)高效。不但要重視維護與完善高職學(xué)生資助信息電子檔案，還應(yīng)保障紙質(zhì)信息檔案的共同發(fā)展。

（三）及時整理分析以保障學(xué)生資助檔案的運用價值。在高職學(xué)生資助檔案管理的整個過程中，應(yīng)及時對各類高職學(xué)生資助檔案實行整理歸納、區(qū)別管理、分類別歸檔。對于受助高職學(xué)生的實際家庭狀況、個人信息與所有貧困證明材料應(yīng)做到全面搜集、防止遺漏狀況出現(xiàn)，對于高職學(xué)生家庭狀況變動與突發(fā)情況亦應(yīng)進行及時了解與掌握，方便對高職學(xué)生資助檔案實行更新與補充。學(xué)生資助檔案是高職學(xué)生享受國家資助的主要依據(jù)及基礎(chǔ)，高職院校在實行資助檔案管理過程中，應(yīng)做到如下幾點：首先，應(yīng)做到及時、高效；其次，在對學(xué)生檔案資料進行審核的過程中，亦應(yīng)重視對學(xué)生貧困資格信息等其他材料的真實性進行鑒別。比如對高職學(xué)生所提供的貧困證明、家庭狀況說明等其他貧困材料應(yīng)當(dāng)仔細(xì)核實，必要時可與學(xué)校相關(guān)部門或者教師與學(xué)生進行詳細(xì)確認(rèn)。學(xué)生資助檔案自身所具有的利用價值主要在于維護與保障高職學(xué)生資助工作過程中的公正、公平，為學(xué)校資助評審工作提供真實可靠的參考資料，故而高職院校學(xué)生資助檔案管理工作應(yīng)真正做到全面搜集、去粗取精、及時調(diào)整更新，保障學(xué)生資助檔案全面發(fā)揮自身具有的價值和作用。

（四）提升學(xué)生資助檔案管理工作人員的專業(yè)能力。高職學(xué)生資助檔案應(yīng)配置專業(yè)的檔案管理工作人員，應(yīng)對檔案管理教師進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強上崗教學(xué)、繼續(xù)教學(xué)與專業(yè)教學(xué)，提升其檔案管理工作人員的知識素質(zhì)，提高其計算機操作能力，使他們具有更高層次的檔案管理能力。與此同時，應(yīng)注重檔案管理工作人員的專業(yè)發(fā)展與個人發(fā)展等問題，為其提供個人發(fā)展與進步的平臺，提供高質(zhì)量、高水平相應(yīng)課題的申報契機，擴展他們的眼界，加強他們的創(chuàng)造創(chuàng)新能力。

四、結(jié)語

綜上所述，高職學(xué)生資助檔案管理不但是高職學(xué)生資助工作的關(guān)鍵內(nèi)容，亦是服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于社會的一項重要工作。增強高職學(xué)生資助檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，是推動高職學(xué)生資助工作不斷有效發(fā)展的保障，是提高高職學(xué)生資助標(biāo)準(zhǔn)化管理水平的關(guān)鍵基礎(chǔ)。