關于加強水利檔案資源利用的思考

王 健

（河北省秦皇島市山海關區河湖長服務中心，秦皇島 066200）

引 言

水利檔案指的是在水利工程建設活動和管理過程中形成的一系列資料，這些水利檔案能夠為水利工程的建設及后期維護提供有效的參考根據，全面促進水利工程事業健康進展。雖然，當前我國在水利檔案管理方面已經積累了不少的經驗，但是在整個檔案管理過程中不足之處和缺點依然存在，導致水利檔案資源的利用效率無法快速提升，也不利于水利檔案管理工作的可持續發展。要明白的是，水利檔案的開發與利用是一項具有系統性的復雜過程，必須本著循序漸進的態度展開。在新的社會形勢之下，為了全面推動我國水利工程的持續穩定發展，必須加強對檔案資料的終端維護。本文圍繞著當下加強水利檔案資源利用的思考展開論述。

一、水利檔案資源概念特征描述

（一）概念

水利檔案指的是水利單位在水利建設和管理活動當中形成或產出的信息資源集合，水利檔案擁有多種多樣的形式，包括紙質圖片、技術規范、視頻資料、影像資料等文本文件。水利檔案是水利工作的全過程歷史記錄，具有無法替代的重要價值。一方面，水利相關單位決策人員需要查閱水利檔案，為下一階段的工作的開展提供更加科學的指導，推動水利工程高效運作；另一方面，水利建設事業本來就具有長期性和系統性，在這一過程中，會產生大量的信息資源，如果無法對檔案資源進行集約化處理和高效管控，就會導致重要的水利檔案信息丟失，這些情況都有可能會給水利工程的正常運作造成負面影響。當前，我國各個水利單位的工作人員都必須有組織、有計劃地開展對水利檔案的高效整合和安全管理。

（二）特征

水利檔案的特征可以從以下幾個方面來描述。

第一個方面是系統性和成套性。眾所周知，水利工程建設具有較長的周期，尤其是在大型水利工程項目中，從工程開工到后期竣工需要經歷很長的時間，這就意味著水利工程建設工作會產生眾多的信息資料，檔案內容也比較多，工作的每一個環節都是相輔相成、相互銜接的，具有明顯的系統性。第二個方面是制度性，我國檔案局和水利部門已經針對水利檔案的管理做出了明確的規范，發表了《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》《水利科學技術檔案管理規定》等一系列文件，以上文件充分描述了水利檔案的保管期和使用期限，對檔案的安全管理和歸檔做出了明確的介紹。我國有關部門加強對水利檔案的重視是因為該檔案內容中經常會涉及多種多樣的水利技術，只有加強安全管理和規范化保存才能推動后續水利工程各項工作的順利展開，為水利工程建設和科研進步提供紙質參考，發揮檔案的潛在價值。

二、我國水利檔案資源利用現狀

第一，缺乏重視程度，這是我國當前水利檔案利用存在的主要問題。大多數水利部門都會設置專門的檔案管理機構，但是某些地區仍然存在著缺乏重視的現象。單位領導沒有加強對水利檔案的管理重視，缺乏資金和技術投入。與此同時，檔案管理部門的工作人員缺乏成熟的認知水平，沒有掌握計算機科技、互聯網技術等現代檔案管理方法，導致水利檔案資源管理中容易出現這樣或那樣的問題，這些問題不利于檔案管理的信息化推動和建設，也不利于檔案資料的整合與利用。在開展水利工程建設時，很多單位都重視建設而輕視管理，沒有嚴格按照相關要求進行檔案收集和資料歸檔工作，針對水利檔案管理和建設工作，大多數單位都是在竣工階段敷衍了事，或者應對上級的突擊檢查采取補救的手段進行檔案管理，這不利于提高檔案資源的利用和整合效率，也會對水利工程建設和維護造成不良影響。

第二，信息化檔案建設不到位。傳統水利檔案大多數都是紙質形式，這些紙質檔案在保存上容易耗費大量的資金，并且對保存條件有苛刻的要求，也容易受到外界因素的干擾，從而造成損壞，如受潮、發霉、燃燒等，同時還存在著很多人為破壞或丟失的現象，導致水利檔案資源整體質量不佳。雖然很多檔案部門已經配備了相關的計算機錄入設備，但是檔案管理的模式依然受到傳統人工管理思想的影響，具有很強的局限性，沒有及時對紙質檔案加強信息化轉化，也沒有落實電子存檔，忽視了信息化管理的重要性。以上這些現象嚴重影響了水利檔案資源的信息化進程，某些重要的檔案管理軟件如果缺乏開發和利用，就會面臨著同質化的傾向，導致水利檔案資源利用效率大大下降。

三、水利檔案資源利用策略與建議

（一）加強前期市場調查

若要確保水利檔案資源能夠得到整合和利用，體現出檔案管理的主體性，檔案有關部門在工作時就需要加強對檔案資源的收集整理和開發利用。在開發的前期階段，需要加強市場化的調研，對市場供求關系加以掌握，結合檔案部門的實際工作情況進行具體分析，與水利行業發展現狀相互融合，把現有的審計檔案信息當作基礎，以此為基石，開發出更高質量、更高水平的檔案信息資源內容，滿足水利檔案使用者的實際需求。有關人員要對市場動態化信息進行敏感的捕捉，用更具開放性、動態化的眼光進行改進與調整，檔案管理人員還要和水利工程建設一線人員加強工作對接，從而更加清楚市場導向，對各種檔案信息資源和內容加以整合，制造出更加優秀完善的檔案資源范本。

（二）完善水利檔案資源管理機制

有關工作人員要加強對水利檔案信息的開發和利用工作，解除片面的認知局限，建立健全水利檔案相關法律法規，確保檔案信息資源的利用合法合規。與此同時，還要加強對檔案信息資源的統一化編制管理，對水利檔案的案卷標題進行目錄化和條塊化分割，為后續的檔案利用和信息提取工作提供支持，對檔案信息資源儲存和檔案歸檔制度加以完善，有條件的情況下，要用電子文件的形式統一格式儲存，提高信息資源利用效能。除此之外，要制定檔案資源分類管理條例，對檔案資料進行分類共享，某些需要嚴格保密的技術檔案需要按照相關要求做好保密措施，將特殊性和普遍性結合，提高檔案利用的安全性。

（三）加強統籌規劃，提高檔案管理工作效率

統籌規劃是提高資源利用效率的前提。首先，水利檔案資源能否被高效利用要考慮到檔案歸口部門的工作效能高低，水利單位必須制定月度、年度工作計劃，在科學的工作安排指導下提高檔案管理工作的高效性和便捷性，有針對性地開展相關檔案內容的收集工作。其次，水利單位檔案管理部門需要健全管理流程，在檔案信息的篩選、收集和制作的全過程中，加強分塊式管理，每個部門都要負起檔案管理的職責，并不是只有檔案管理部門才有制作檔案的責任，要加強各個部門之間的分工聯動，真正實現水利檔案管理的規范化和一體化建設。最后，水利有關單位要加強目標責任制的創設，全面提高工作人員的責任意識和工作能力，用專業化的技術規范檔案管理行為，全面打開檔案管理工作的新局面。

（四）加快對水利檔案信息資源的整合

當前，隨著我國信息化技術的發展，水利檔案資源在不同過程中都需要加強深度的整合與分析，水利工程檔案類型比較復雜，有些涉及國家加密技術資料，不同的檔案規模和加密類型導致檔案管理的內容具有復雜化和多元化的特征。為了加強檔案資料的實際開發效果，在檔案利用過程中需要對檔案管理工作進行全面優化，提高檔案管理工作人員的工作積極性和主動性，對設計、招標、竣工等多個階段的信息加強記錄，體現水利檔案的社會效益。加強對檔案信息的合理挖掘，利用不同主題內容做好規范化分析，體現出檔案信息的全面價值，結合檔案工作基本方法和基本規律，讓水利檔案呈現出最為有效的黃金內容，把工作人員急需的檔案信息全面展示出來，利用網絡渠道加快各種資源與內容的整合，實現不同類型水利檔案資源的優勢補充。

（五）提高信息化共享效率

信息技術在水利檔案管理中的運用全面提高了水利檔案資源管理的實際效率，為了全面發揮水利檔案的管理有效性，一定要與時俱進，改變傳統檔案管理模式，結合信息化先進科技，讓水利檔案適應時代的發展。為了完成這一任務，必須對現存的檔案資源加強重組，做好保密等級的分類工作。在實際工作中，有關管理人員需要利用單位內部網絡對接公網和辦公系統，實行身份認證，盡量不要在現場查閱水利檔案，利用網絡科技加強對檔案資源的利用，提高安全性，建設檔案管理OA系統，讓需要的檔案資料可以在全單位上下傳遞，全面提升水利檔案資源的全盤利用效率。

結 語

有關部門要加強對水利檔案資源的合理利用，加強前期市場調查，完善水利檔案資源管理機制，展開統籌規劃，提高檔案管理工作效率，加快對水利檔案信息資源的整合，提高信息化共享率，讓水利檔案的價值得到充分施展。