Excel在人力資源社會保障統計報表中的應用研究

劉凌燕

（菏澤市牡丹區統計局，菏澤 274000）

引 言

人力資源管理工作包含人資檔案與社保檔案的管理工作，無論公司規模如何，這項工作都具有較為龐大的工作量。因此，幾乎所有企業都選擇使用Excel工具建立數據檔案。例如，在管理社會保障信息時，人力資源管理者首先需要在人社部官網下載當年的“人力資源社會保障統計報表結構”，在SMIS系統中制作相應報表，以響應黨和國家對基層企業管理工作的指引。這套報表包括工資信息的匯總、人事信息的統計，也含有二者的交叉統計，是企業人力資源管理工作的基礎工作之一。

一、Excel數據表與報表之間的關系分析

在人力資源語境下，Excel數據表指人力資源者管理為統計與存儲日常工作中各類信息而制定的電子表格。報表則是為將數據供他人查閱、匯總、分析、審計而制作的電子表格。因此，二者從性質到功能上主要存在以下幾方面的聯系與區別。

（1）數據內容相同，數據處理不同。數據內容相同是指二者均以企業實際工作中產生的數據為依據，皆是真實經營管理數據在計算機平臺上的存在形式，存儲的數據在內容上是一致的。但在處理方式上，Excel數據表偏重于日常統計功能，注重數據記錄的全面性和準確性。而報表則注重其參考價值，常會額外將現有數據匯總、分析，更傾向于呈現趨勢化、整體性數據，表格的樣式也會基于美觀化原則進行調整。

（2）數據來源不同。Excel數據表通常由一線工作人員統計并制作，是將實際工作轉化為電子信息的過程，在數據統計工作中屬于初始步驟。報表則通常不存在統計步驟，僅直接以Excel數據表為數據來源，重點在于將原始數據可視化，用以深度挖掘數據價值，是以數據展現企業經營狀態的方式。

綜上，Excel與報表并非兩個獨立的概念。前者為后者提供數據，后者挖掘前者的數據價值。在人力資源社會保障統計報表中，也應充分利用Excel數據表做好數據收集工作，利用Excel技術做好數據整理與處理工作，以確保報表的科學性。

二、制作“員工社保繳費申請表”的具體流程

步驟1：新建文件、文件命名及調整行高。

①新建Excel表格，將文件預先保存并命名為“員工社保繳費申請表”。

②鼠標選中整個單元格的第2行，右鍵打開菜單選擇“行高”，在界面中將行高調整為30，選擇“確定”。

③重復上一步驟將第3行的行高數值調整為20，將第4～16行的行高調整為15，行高調整結束。

步驟2：調整單元格列寬。

①利用鼠標點選第2列（B）單元格，右鍵打開菜單并選擇“列寬”按鈕，在界面中將列寬調整為5。

②重復上一步驟將第1列和第8列（A、H）的列寬調整為15，將第4列（D）的列寬調整為15，將第6列和第7列（F、G）的列寬調整為10，選擇“確定”以保存設置。

步驟3：合并單元格。

①利用鼠標點選第2行的第2列至第7列（B2～G2），在上面的界面中找到“合并后居中”，將這6列單元格合并。

②重復上一步驟將第3行的第2列至第7列（B3～G3）的單元格進行合并操作。

步驟4：設置邊框線。

①利用鼠標拖選第2行第2列至第15行第7列的方形區域（B4～G15）。

②對準所選區域按右鍵，選擇功能菜單點擊“設置單元格格式”。

③在彈出的操作界面中選擇“邊框”頁簽，選擇一種適宜的線條樣式，并將該樣式應用于上、下、左、右框線。

步驟5：輸入內容。

①拖拽單元格選擇第2行第2～7列（B2～G2），該單元格在步驟3中已被合并，因此可輸入“員工社保繳費申請表”作為表頭；輸入后調整該單元格字體，調整為“宋體”（字體）、“18”（字號）；按Ctrl+E調整為“居中”格式，按Ctrl+B將文字調整為“加粗”。

②在第4行的2～7列分別輸入“序號”“姓名”“身份證號”“月份”“月均工資”“月繳費基數”。

步驟6：輸入函數公式。

①用鼠標雙選第5行第7列進入內容輸入，在其中輸入公式“=F5*0.09”。選擇F5時可直接輸入，也可以用鼠標單擊單元格F5。

②輸入后按回車鍵可計算出該員工的月繳費基數。

③將F7中的內容復制粘貼到下面每一行的第7列，也可拖拽單元格右下角復制公式。

步驟7：將數字設置為貨幣。

選中上個步驟在單元格中輸入數額的區域，重復步驟4的①②步，選擇“數字”頁簽，并為其選擇“貨幣”類型。

三、Excel在“社保代扣代繳統計表”中的應用

（一）制作“社保代扣代繳統計表”的意義

社保代扣代繳是實踐工作中用人單位為職工繳納社會保險的主要方式。代扣代繳以月為單位，根據職工的工資收入水平計算各類社會保險需繳納的金額，代表所有職工向征收機構繳納社會保險。該項工作是順應《中華人民共和國社會保險法》的具體做法，也是職工維護自身權益、相關部門征收社會保險費的主要方法。因此，HR需做好社保代扣代繳工作，為職工權益與企業的財務統計負責。

（二）制作“社保代扣代繳統計表”的具體流程

步驟1：新建文件、文件命名及調整行高。

重復上一部分的“步驟1”，將文件預先保存并命名為“社保代扣代繳統計表”。

步驟2：調整單元格列寬。

重復上一部分的“步驟2”，將單元格調整為合適的列寬。

步驟3：合并單元格。

利用鼠標點選第2行的第2至第10列（B2～J2），在功能區選擇“合并后居中”按鈕，用鼠標左鍵點擊。

步驟4：設置邊框線。

①鼠標拖選第2行第2列至第15行第10列的方形區域（B4～J15）。

②對準所選區域按右鍵，在彈出的功能菜單里點擊“設置單元格格式”。

③在彈出的操作界面中選擇“邊框”頁簽，選擇一種適宜的線條樣式，并將該樣式應用于上、下、左、右框線。

步驟5：輸入內容。

①拖拽單元格選擇第2行第2～10列（B2～J2），該單元格在步驟3中已被合并，因此可輸入“社保代扣代繳統計表”作為表頭；輸入名稱后將該單元格字體調整為“宋體”（字體）、“18”（字號）；并按Ctrl+E將其調整為“居中”格式，按Ctrl+B將文字調整為“加粗”格式。

②在B3～J15區域內的單元格內分別輸入文字，并對文字進行適當調整。

步驟6：設置顯示“月份”公式。

①用鼠標雙擊第3行第3列（C3），在單元格中輸入“=MONTH(TODAY())-1”。

②輸入后按回車鍵可計算出應統計的月份（當月繳納上月的社保，如9月時顯示8月）。

步驟7：設置“養老保險”計算公式。

①用鼠標雙擊第5行第6列（F5），在單元格中輸入“=E5*0.08”。

②輸入后按回車鍵可計算出該員工應繳納的“養老保險”金額；再次選中F5，將其中的公式應用于F列整列，得出所有員工應繳納的“養老保險”金額。

步驟8：設置“醫療保險”計算公式。

①用鼠標雙擊第5行第7列（G5），在單元格中輸入“=E5*0.02+3”。

②按回車鍵可計算出該員工應繳納的“醫療保險”金額；將其中的公式應用于G列整列，得出所有員工應繳納的“醫療保險”金額。

步驟9：設置“失業保險”計算公式。

①用鼠標雙擊第5行第8列（H5），在單元格中輸入“=E5*0.01”。

②按回車鍵可計算出該員工應繳納的“失業保險”金額；將其中的公式應用于H列整列，得出所有員工應繳納的“失業保險”金額。

步驟10：設置“住房公積金”計算公式。

①用鼠標雙擊第5行第9列（I5），然后輸入“=E5*0.08”。

②按回車鍵可計算出該員工應繳納的“失業保險”金額；將其中的公式應用于I列整列，得出所有員工應繳納的“住房公積金”金額。

步驟11：為數字設置貨幣符號。

選中上個步驟在單元格中輸入經濟數額的區域，重復步驟4的①②步驟，選擇“數字”頁簽，并為其選擇“貨幣”類型。

操作小技巧：如果準備自動設置數字中小數點的位數，我們可以執行“文件”“選項”命令，在彈出的“Excel選項”對話框中，激活“高級”選項卡，并啟用“自動插入小數點”復選框，即可設置小數點的位數。

結 語

以上兩個案例可知，Excel數據表擁有十分便捷的操作界面和十分強大的功能，HR只需運用簡單的公式編寫便可以完成復雜的計算過程，在數據總量較大的情況下將數據計算公式應用于整個表格，能夠充分節省HR的工作成本，同時為企業的經營和發展提供可靠的數據工具。HR需注意將數據錄入表格時的準確度。只要原始數據是準確的，Excel表格完全可以實施100 %無誤差的計算，能為后續的數據匯總和數據分析環節提供極高的精度保障。這充分證明了利用Excel推進人力資源社會保障統計報表的方式具有較高的價值，適用于我國絕大多數具備信息化辦公條件的企業。我國各類企業應充分利用Excel表格的技術優勢，將“無紙化辦公”“信息化辦公”落到實處，提升企業運營的信息化水平，積極推進我國現代化建設。