Excel在人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用研究

劉凌燕

（菏澤市牡丹區(qū)統(tǒng)計(jì)局，菏澤 274000）

引 言

人力資源管理工作包含人資檔案與社保檔案的管理工作，無論公司規(guī)模如何，這項(xiàng)工作都具有較為龐大的工作量。因此，幾乎所有企業(yè)都選擇使用Excel工具建立數(shù)據(jù)檔案。例如，在管理社會(huì)保障信息時(shí)，人力資源管理者首先需要在人社部官網(wǎng)下載當(dāng)年的“人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)構(gòu)”，在SMIS系統(tǒng)中制作相應(yīng)報(bào)表，以響應(yīng)黨和國家對基層企業(yè)管理工作的指引。這套報(bào)表包括工資信息的匯總、人事信息的統(tǒng)計(jì)，也含有二者的交叉統(tǒng)計(jì)，是企業(yè)人力資源管理工作的基礎(chǔ)工作之一。

一、Excel數(shù)據(jù)表與報(bào)表之間的關(guān)系分析

在人力資源語境下，Excel數(shù)據(jù)表指人力資源者管理為統(tǒng)計(jì)與存儲(chǔ)日常工作中各類信息而制定的電子表格。報(bào)表則是為將數(shù)據(jù)供他人查閱、匯總、分析、審計(jì)而制作的電子表格。因此，二者從性質(zhì)到功能上主要存在以下幾方面的聯(lián)系與區(qū)別。

（1）數(shù)據(jù)內(nèi)容相同，數(shù)據(jù)處理不同。數(shù)據(jù)內(nèi)容相同是指二者均以企業(yè)實(shí)際工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)為依據(jù)，皆是真實(shí)經(jīng)營管理數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上的存在形式，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)在內(nèi)容上是一致的。但在處理方式上，Excel數(shù)據(jù)表偏重于日常統(tǒng)計(jì)功能，注重?cái)?shù)據(jù)記錄的全面性和準(zhǔn)確性。而報(bào)表則注重其參考價(jià)值，常會(huì)額外將現(xiàn)有數(shù)據(jù)匯總、分析，更傾向于呈現(xiàn)趨勢化、整體性數(shù)據(jù)，表格的樣式也會(huì)基于美觀化原則進(jìn)行調(diào)整。

（2）數(shù)據(jù)來源不同。Excel數(shù)據(jù)表通常由一線工作人員統(tǒng)計(jì)并制作，是將實(shí)際工作轉(zhuǎn)化為電子信息的過程，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作中屬于初始步驟。報(bào)表則通常不存在統(tǒng)計(jì)步驟，僅直接以Excel數(shù)據(jù)表為數(shù)據(jù)來源，重點(diǎn)在于將原始數(shù)據(jù)可視化，用以深度挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，是以數(shù)據(jù)展現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)的方式。

綜上，Excel與報(bào)表并非兩個(gè)獨(dú)立的概念。前者為后者提供數(shù)據(jù)，后者挖掘前者的數(shù)據(jù)價(jià)值。在人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表中，也應(yīng)充分利用Excel數(shù)據(jù)表做好數(shù)據(jù)收集工作，利用Excel技術(shù)做好數(shù)據(jù)整理與處理工作，以確保報(bào)表的科學(xué)性。

二、制作“員工社保繳費(fèi)申請表”的具體流程

步驟1：新建文件、文件命名及調(diào)整行高。

①新建Excel表格，將文件預(yù)先保存并命名為“員工社保繳費(fèi)申請表”。

②鼠標(biāo)選中整個(gè)單元格的第2行，右鍵打開菜單選擇“行高”，在界面中將行高調(diào)整為30，選擇“確定”。

③重復(fù)上一步驟將第3行的行高數(shù)值調(diào)整為20，將第4～16行的行高調(diào)整為15，行高調(diào)整結(jié)束。

步驟2：調(diào)整單元格列寬。

①利用鼠標(biāo)點(diǎn)選第2列（B）單元格，右鍵打開菜單并選擇“列寬”按鈕，在界面中將列寬調(diào)整為5。

②重復(fù)上一步驟將第1列和第8列（A、H）的列寬調(diào)整為15，將第4列（D）的列寬調(diào)整為15，將第6列和第7列（F、G）的列寬調(diào)整為10，選擇“確定”以保存設(shè)置。

步驟3：合并單元格。

①利用鼠標(biāo)點(diǎn)選第2行的第2列至第7列（B2～G2），在上面的界面中找到“合并后居中”，將這6列單元格合并。

②重復(fù)上一步驟將第3行的第2列至第7列（B3～G3）的單元格進(jìn)行合并操作。

步驟4：設(shè)置邊框線。

①利用鼠標(biāo)拖選第2行第2列至第15行第7列的方形區(qū)域（B4～G15）。

②對準(zhǔn)所選區(qū)域按右鍵，選擇功能菜單點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”。

③在彈出的操作界面中選擇“邊框”頁簽，選擇一種適宜的線條樣式，并將該樣式應(yīng)用于上、下、左、右框線。

步驟5：輸入內(nèi)容。

①拖拽單元格選擇第2行第2～7列（B2～G2），該單元格在步驟3中已被合并，因此可輸入“員工社保繳費(fèi)申請表”作為表頭；輸入后調(diào)整該單元格字體，調(diào)整為“宋體”（字體）、“18”（字號(hào)）；按Ctrl+E調(diào)整為“居中”格式，按Ctrl+B將文字調(diào)整為“加粗”。

②在第4行的2～7列分別輸入“序號(hào)”“姓名”“身份證號(hào)”“月份”“月均工資”“月繳費(fèi)基數(shù)”。

步驟6：輸入函數(shù)公式。

①用鼠標(biāo)雙選第5行第7列進(jìn)入內(nèi)容輸入，在其中輸入公式“=F5*0.09”。選擇F5時(shí)可直接輸入，也可以用鼠標(biāo)單擊單元格F5。

②輸入后按回車鍵可計(jì)算出該員工的月繳費(fèi)基數(shù)。

③將F7中的內(nèi)容復(fù)制粘貼到下面每一行的第7列，也可拖拽單元格右下角復(fù)制公式。

步驟7：將數(shù)字設(shè)置為貨幣。

選中上個(gè)步驟在單元格中輸入數(shù)額的區(qū)域，重復(fù)步驟4的①②步，選擇“數(shù)字”頁簽，并為其選擇“貨幣”類型。

三、Excel在“社保代扣代繳統(tǒng)計(jì)表”中的應(yīng)用

（一）制作“社保代扣代繳統(tǒng)計(jì)表”的意義

社保代扣代繳是實(shí)踐工作中用人單位為職工繳納社會(huì)保險(xiǎn)的主要方式。代扣代繳以月為單位，根據(jù)職工的工資收入水平計(jì)算各類社會(huì)保險(xiǎn)需繳納的金額，代表所有職工向征收機(jī)構(gòu)繳納社會(huì)保險(xiǎn)。該項(xiàng)工作是順應(yīng)《中華人民共和國社會(huì)保險(xiǎn)法》的具體做法，也是職工維護(hù)自身權(quán)益、相關(guān)部門征收社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的主要方法。因此，HR需做好社保代扣代繳工作，為職工權(quán)益與企業(yè)的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)。

（二）制作“社保代扣代繳統(tǒng)計(jì)表”的具體流程

步驟1：新建文件、文件命名及調(diào)整行高。

重復(fù)上一部分的“步驟1”，將文件預(yù)先保存并命名為“社保代扣代繳統(tǒng)計(jì)表”。

步驟2：調(diào)整單元格列寬。

重復(fù)上一部分的“步驟2”，將單元格調(diào)整為合適的列寬。

步驟3：合并單元格。

利用鼠標(biāo)點(diǎn)選第2行的第2至第10列（B2～J2），在功能區(qū)選擇“合并后居中”按鈕，用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊。

步驟4：設(shè)置邊框線。

①鼠標(biāo)拖選第2行第2列至第15行第10列的方形區(qū)域（B4～J15）。

②對準(zhǔn)所選區(qū)域按右鍵，在彈出的功能菜單里點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”。

③在彈出的操作界面中選擇“邊框”頁簽，選擇一種適宜的線條樣式，并將該樣式應(yīng)用于上、下、左、右框線。

步驟5：輸入內(nèi)容。

①拖拽單元格選擇第2行第2～10列（B2～J2），該單元格在步驟3中已被合并，因此可輸入“社保代扣代繳統(tǒng)計(jì)表”作為表頭；輸入名稱后將該單元格字體調(diào)整為“宋體”（字體）、“18”（字號(hào)）；并按Ctrl+E將其調(diào)整為“居中”格式，按Ctrl+B將文字調(diào)整為“加粗”格式。

②在B3～J15區(qū)域內(nèi)的單元格內(nèi)分別輸入文字，并對文字進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

步驟6：設(shè)置顯示“月份”公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第3行第3列（C3），在單元格中輸入“=MONTH(TODAY())-1”。

②輸入后按回車鍵可計(jì)算出應(yīng)統(tǒng)計(jì)的月份（當(dāng)月繳納上月的社保，如9月時(shí)顯示8月）。

步驟7：設(shè)置“養(yǎng)老保險(xiǎn)”計(jì)算公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第5行第6列（F5），在單元格中輸入“=E5*0.08”。

②輸入后按回車鍵可計(jì)算出該員工應(yīng)繳納的“養(yǎng)老保險(xiǎn)”金額；再次選中F5，將其中的公式應(yīng)用于F列整列，得出所有員工應(yīng)繳納的“養(yǎng)老保險(xiǎn)”金額。

步驟8：設(shè)置“醫(yī)療保險(xiǎn)”計(jì)算公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第5行第7列（G5），在單元格中輸入“=E5*0.02+3”。

②按回車鍵可計(jì)算出該員工應(yīng)繳納的“醫(yī)療保險(xiǎn)”金額；將其中的公式應(yīng)用于G列整列，得出所有員工應(yīng)繳納的“醫(yī)療保險(xiǎn)”金額。

步驟9：設(shè)置“失業(yè)保險(xiǎn)”計(jì)算公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第5行第8列（H5），在單元格中輸入“=E5*0.01”。

②按回車鍵可計(jì)算出該員工應(yīng)繳納的“失業(yè)保險(xiǎn)”金額；將其中的公式應(yīng)用于H列整列，得出所有員工應(yīng)繳納的“失業(yè)保險(xiǎn)”金額。

步驟10：設(shè)置“住房公積金”計(jì)算公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第5行第9列（I5），然后輸入“=E5*0.08”。

②按回車鍵可計(jì)算出該員工應(yīng)繳納的“失業(yè)保險(xiǎn)”金額；將其中的公式應(yīng)用于I列整列，得出所有員工應(yīng)繳納的“住房公積金”金額。

步驟11：為數(shù)字設(shè)置貨幣符號(hào)。

選中上個(gè)步驟在單元格中輸入經(jīng)濟(jì)數(shù)額的區(qū)域，重復(fù)步驟4的①②步驟，選擇“數(shù)字”頁簽，并為其選擇“貨幣”類型。

操作小技巧：如果準(zhǔn)備自動(dòng)設(shè)置數(shù)字中小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)，我們可以執(zhí)行“文件”“選項(xiàng)”命令，在彈出的“Excel選項(xiàng)”對話框中，激活“高級(jí)”選項(xiàng)卡，并啟用“自動(dòng)插入小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，即可設(shè)置小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)。

結(jié) 語

以上兩個(gè)案例可知，Excel數(shù)據(jù)表擁有十分便捷的操作界面和十分強(qiáng)大的功能，HR只需運(yùn)用簡單的公式編寫便可以完成復(fù)雜的計(jì)算過程，在數(shù)據(jù)總量較大的情況下將數(shù)據(jù)計(jì)算公式應(yīng)用于整個(gè)表格，能夠充分節(jié)省HR的工作成本，同時(shí)為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)工具。HR需注意將數(shù)據(jù)錄入表格時(shí)的準(zhǔn)確度。只要原始數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確的，Excel表格完全可以實(shí)施100 %無誤差的計(jì)算，能為后續(xù)的數(shù)據(jù)匯總和數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)提供極高的精度保障。這充分證明了利用Excel推進(jìn)人力資源社會(huì)保障統(tǒng)計(jì)報(bào)表的方式具有較高的價(jià)值，適用于我國絕大多數(shù)具備信息化辦公條件的企業(yè)。我國各類企業(yè)應(yīng)充分利用Excel表格的技術(shù)優(yōu)勢，將“無紙化辦公”“信息化辦公”落到實(shí)處，提升企業(yè)運(yùn)營的信息化水平，積極推進(jìn)我國現(xiàn)代化建設(shè)。