建設(shè)工程項(xiàng)目資料管理相關(guān)法律問(wèn)題探討

李小建

（北京市煒衡（南通）律師事務(wù)所，江蘇 南通 226000）

一、目前建筑施工企業(yè)對(duì)于工程資料管理的現(xiàn)狀與不足

（一）不重視原件資料的保留

從工程招投標(biāo)開(kāi)始工程資料一般包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、圖紙、施工組織計(jì)劃、施工方案、監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要、發(fā)包人指令、簽證等。除了施工圖紙外發(fā)包人給予承包人的資料原件一般只有一份，原件保存在承包人手里就是有原件，反之就是沒(méi)有原件［1］。所以，承包人必須高度重視原件的收集、保存和歸檔工作。建立項(xiàng)目資料檔案管理制度，日常使用應(yīng)以復(fù)印件或電子版為準(zhǔn)，必須使用原件的，辦理借用人員與資料員進(jìn)行交接的簽字手續(xù)。人員離職或調(diào)換崗位時(shí)，需辦理所有資料的歸還手續(xù)。由于原件的重要性，所以匯編成冊(cè)交付發(fā)包人的竣工結(jié)算資料應(yīng)當(dāng)以復(fù)印件為原則。筆者經(jīng)常見(jiàn)到承包人把結(jié)算原件交付發(fā)包人后，發(fā)包人由于人員更迭或保管不善等原因，把原件資料弄丟，也有部分承包人在訴訟中堅(jiān)決否認(rèn)收到結(jié)算書(shū)原件的，給承包人結(jié)算鑒定造成不利后果。

如果發(fā)包人堅(jiān)持必須交付原件或根據(jù)合同約定應(yīng)當(dāng)提交原件結(jié)算資料的，則應(yīng)當(dāng)辦理原件交接的簽字手續(xù)，列清單寫(xiě)明哪些資料是原件、原件的名稱(chēng)和頁(yè)數(shù)，并且一定要保留遞交結(jié)算資料的復(fù)制品。

（二）不重視指令及往來(lái)函件的授權(quán)簽收

指令是變更合同價(jià)款和索賠的基礎(chǔ)性資料。指令可以以指令單的方式出現(xiàn)，也可以以工作聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要，甚至微信、短信的方式出現(xiàn)。工程建設(shè)中涉及的指令主要包括開(kāi)工指令、進(jìn)場(chǎng)指令、趕工指令、現(xiàn)場(chǎng)拆改指令、增加合同外工作量指令等。

往來(lái)函件的授權(quán)簽收是證明承包人在什么時(shí)間發(fā)給發(fā)包人什么資料［2］。凡是與時(shí)間有關(guān)系的變更、索賠都必須用到授權(quán)簽收。否則一旦發(fā)生糾紛，則極有可能由于缺少該部分的相應(yīng)簽收材料而導(dǎo)致請(qǐng)求不能得到裁判機(jī)構(gòu)的支持。

（三）不重視發(fā)包人指定分包證明資料的收集

在實(shí)務(wù)中，往往出現(xiàn)發(fā)包人指定分包的情形，而指定分包在計(jì)價(jià)方式、質(zhì)量責(zé)任、進(jìn)度責(zé)任等方面存在很大不同。承包人自行分包的所有責(zé)任，都應(yīng)由承包人向發(fā)包人承擔(dān)，而發(fā)包人指定分包所產(chǎn)生的工期延誤、質(zhì)量責(zé)任等均由發(fā)包人自行承擔(dān)［3］。因此，承包人對(duì)于發(fā)包人指定分包的情形，應(yīng)當(dāng)在施工過(guò)程中主動(dòng)獲取指定分包的證明資料以對(duì)抗后期可能產(chǎn)生的工期延誤、質(zhì)量問(wèn)題等糾紛。

（四）不重視合同管理

合同管理包括方方面面，對(duì)于合同中約定的價(jià)款變更應(yīng)當(dāng)非常重視，價(jià)款變更包括簽證、索賠等。施工合同中一般都約定了簽證索賠的時(shí)效，如果沒(méi)有在約定時(shí)效內(nèi)提出簽證索賠申請(qǐng)，則有可能權(quán)利不被認(rèn)可，因此由專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同管理，有針對(duì)性地對(duì)合同中約定的簽證索賠事項(xiàng)及時(shí)提出申請(qǐng)是維護(hù)施工單位合法權(quán)益的重中之重。

（五）不重視授權(quán)委托

在建設(shè)工程施工合同履行過(guò)程中，合同中往往會(huì)對(duì)發(fā)承包雙方及監(jiān)理單位的相關(guān)人員進(jìn)行授權(quán)，在發(fā)生往來(lái)函件的簽字簽收過(guò)程中或相關(guān)事實(shí)的確認(rèn)時(shí)，作為承包人往往會(huì)忽略相關(guān)簽字人員是否有相應(yīng)的授權(quán)，代簽行為屢見(jiàn)不鮮，對(duì)此如后期發(fā)生合同糾紛，相應(yīng)形成的書(shū)面資料往往會(huì)被對(duì)方以相關(guān)簽字人員無(wú)相應(yīng)授權(quán)而否認(rèn)，達(dá)不到相應(yīng)的證明目的。

（六）不重視缺陷責(zé)任期內(nèi)維修證明資料的收集

工程自竣工驗(yàn)收合格之日起則進(jìn)入缺陷責(zé)任期，在缺陷責(zé)任期內(nèi)如發(fā)生工程質(zhì)量問(wèn)題發(fā)包人會(huì)要求承包人進(jìn)行維修，承包人維修后應(yīng)及時(shí)取得發(fā)包人或物業(yè)公司出具的已經(jīng)維修的證明，并將已經(jīng)維修的事項(xiàng)發(fā)函告知發(fā)包人。否則一旦發(fā)生訴訟，發(fā)包人會(huì)以承包人沒(méi)有履行維修義務(wù)進(jìn)行抗辯或反訴，即使沒(méi)有訴訟發(fā)包人也會(huì)以此事為借口拖延竣工結(jié)算辦理或扣除相應(yīng)的工程價(jià)款。

（七）不重視工程接收手續(xù)及開(kāi)業(yè)證明

根據(jù)《最高院建設(shè)工程司法解釋?zhuān)ㄒ唬返谑臈l之規(guī)定：“建設(shè)工程未經(jīng)竣工驗(yàn)收，發(fā)包人擅自使用的，以轉(zhuǎn)移占有建設(shè)工程之日為竣工日期；建設(shè)工程未經(jīng)竣工驗(yàn)收，發(fā)包人擅自使用后，又以使用部分質(zhì)量不符合約定為由主張權(quán)利的，不予支持；但是承包人應(yīng)當(dāng)在建設(shè)工程的合理使用壽命內(nèi)對(duì)地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)質(zhì)量承擔(dān)民事責(zé)任。”因此，工程接收手續(xù)及開(kāi)業(yè)證明能夠清晰地反映工程項(xiàng)目轉(zhuǎn)移的時(shí)間，對(duì)于后期竣工日期的確定及質(zhì)量責(zé)任的確定具有重要的證明作用。

（八）不重視過(guò)程計(jì)量請(qǐng)款計(jì)量報(bào)告的完整性

計(jì)量資料，應(yīng)當(dāng)充分反映承包人所完成的所有工作內(nèi)容，即使按照合同約定有的工作內(nèi)容在計(jì)價(jià)方面有爭(zhēng)議，或者根據(jù)合同約定施工過(guò)程中不產(chǎn)生付款，也要申報(bào)計(jì)量。因?yàn)橛?jì)量的過(guò)程，不僅僅是計(jì)價(jià)，還包括施工工作做了哪些。所以，施工單位在按合同約定請(qǐng)款報(bào)量時(shí)，要將所完成的所有工程量進(jìn)行申報(bào)，而不是只申報(bào)能夠獲取進(jìn)度款的部分工程量，如此才能在后期工程量的確認(rèn)中處于優(yōu)勢(shì)地位。

（九）不重視保留短信、微信、QQ聊天記錄、照片、郵件等信息

在施工過(guò)程中產(chǎn)生的上述往來(lái)資料在民訴法上屬于電子數(shù)據(jù)，具有證據(jù)效力。電子數(shù)據(jù)的原件，一般以原始的電子設(shè)備保存的為準(zhǔn)。因此切不可隨意復(fù)制后即把原始載體刪除，手機(jī)、電腦即使淘汰也要保管好，以備不時(shí)之需。

（十）不重視與發(fā)包人履行能力相關(guān)的信息資料

在實(shí)務(wù)中，墊資施工情形屢見(jiàn)不鮮，墊資款及工程款能否順利收回，很大程度上取決于發(fā)包人的資產(chǎn)償債能力。因此，為確保承包人在合同履行完畢后能夠順利地獲得相應(yīng)的工程款，在施工過(guò)程中需要重視收集與發(fā)包人資產(chǎn)相關(guān)的一切重要信息，如土地情況、預(yù)售情況、股權(quán)情況、抵押貸款情況、現(xiàn)金流情況、關(guān)聯(lián)公司運(yùn)營(yíng)情況等。如此，如發(fā)生訴訟糾紛，則可以在第一時(shí)間對(duì)發(fā)包人的資產(chǎn)進(jìn)行有效保全，為后期執(zhí)行做好準(zhǔn)備工作。

二、完善施工企業(yè)工程項(xiàng)目資料管理的幾點(diǎn)建議

（一）提高項(xiàng)目管理人員及資料員的管理意識(shí)、法律意識(shí)

項(xiàng)目管理人員及資料員明確工作職責(zé)、遵守工作規(guī)程是做好這項(xiàng)工作的前提。很多的項(xiàng)目管理人員及資料員對(duì)于自己的工作過(guò)于自信，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到資料形成收集管理的重要性，基本法律意識(shí)缺失是導(dǎo)致資料管理風(fēng)險(xiǎn)的主要原因。因此要做好崗前培訓(xùn)及過(guò)程指導(dǎo)，對(duì)工程資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，細(xì)化工作規(guī)程操作指引，使工程項(xiàng)目資料管理規(guī)范化、有效化。

（二）健全資料管理問(wèn)責(zé)制及考核機(jī)制

為充分提高項(xiàng)目管理人員及資料員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，在資料形成過(guò)程及管理過(guò)程中要制定切實(shí)可依的制度體制加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目管理人員及資料員的考核，定期抽查檢查，真正將資料的形成及管理工作落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)這些資料的價(jià)值。同時(shí)強(qiáng)化資料管理問(wèn)責(zé)制，對(duì)于發(fā)生由于資料收集管理問(wèn)題引起的損失，責(zé)任到人，充分提高資料形成人員及收集管理人員的責(zé)任意識(shí)。

（三）做好項(xiàng)目管理人員及資料管理人員的合同管理培訓(xùn)和法律技能培訓(xùn)

要確保項(xiàng)目資料管理的合法化、規(guī)范化，必須提高項(xiàng)目管理人員及資料員的合同管理能力及法律技能。作為施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展合同管理培訓(xùn)及法律技能培訓(xùn)，從實(shí)質(zhì)上提高項(xiàng)目管理人員的合同管理能力及法律技能。

三、結(jié)語(yǔ)

工程項(xiàng)目資料管理貫穿建筑工程的各個(gè)階段，作為建筑工程的重要組成部分，建筑工程項(xiàng)目資料管理狀況會(huì)影響整個(gè)建筑行業(yè)的發(fā)展。工程項(xiàng)目資料是有關(guān)各方在建設(shè)管理、質(zhì)量管控以及技術(shù)措施上的原始記錄，是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。建筑施工企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到工程資料與工程價(jià)款確定、工期順延、質(zhì)量認(rèn)定、造價(jià)索賠之間的緊密關(guān)系，充分認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目資料管理的重要性，做好工程項(xiàng)目資料管理工作，為企業(yè)健康發(fā)展及可能發(fā)生的爭(zhēng)議解決奠定良好的基礎(chǔ)。